Propuesta de implementación del Expediente Digital de Planta, para optimizar procesos, recursos y mejorar la disponibilidad de la información en el Negocio Generación

Abstract

En ausencia de un criterio archivístico para el desarrollo e implementación de una aplicación informática que permita la administración de los documentos digitales que deben conformar el Expediente Digital de Planta, para administrar de forma eficiente una Planta Geotérmica y extender la vida del activo productivo; este proceso de documentación se da sin un modelo que establezca los requisitos básicos que se deben cumplir para que los archivos se gestionen de manera normalizada e interoperable, por lo que hoy en día son documentos digitales o impresos, de los cuales no se puede validar su autenticidad, integridad, fiabilidad y utilización.La presente investigación y la formación académica recibida nos ha proporcionado los mecanismos y las herramientas necesarias para presentar una propuesta para esta necesidad institucional, que apoye a la Institución para normalizar y sistematizar la administración de sus documentos digitales. Por lo tanto, ¿cuáles son los requisitos del sistema a implementar? Identificar los requisitos que se deben contemplar para el Expediente Digital de Plantapresentados en esta investigación nos condujo a ejecutar un análisis de las prácticas archivísticas más utilizadas, a indagar sobre sistemas de gestión de documentos, con el fin de proponer un modelo de Expediente Digital de Planta adaptado a la realidad actual, el cual contemple la captura, clasificación, descripción, acceso y seguridad, conservación, trazabilidad y administración del sistema. El modelo propuesto establece la captura de los documentos en un sistema de gestión documental, facilitando el mantenerlos durante el tiempo que se requiera, que se realicen las relaciones con los demás documentos que sean capturados en dicho sistema y que sea posible realizar los pasos para su administración. El modelo incluido en esta propuesta está basado en la clasificación de los documentos digitales según los procesos que los hayan generado, para asegurar que estén apegados a las prácticas institucionales y a la normativa interna. En cuanto a los controles a nivel de accesos y seguridad, se sugiere que se deben crear categorías de accesos a los documentos, así como roles y perfiles de los usuarios en el sistema y que de esta forma se defina lo que deben visualizar y lo que no. La institución desea implementar un sistema de Expediente Digital de Planta, el cual debe considerar, además de la normativa interna, los instrumentos en materia de gestión documental que sirvan de insumo para el diseño del sistema, también deben complementar los requisitos propuestos con los que identifiquen en el contexto de la institución, y que se deban agregar de una forma integrada y completa en los procesos que generen la gestión documental que estará en el sistema.Finalmente, el implementar un sistema de Expediente Digital de Planta robusto y confiable, será una garantía para asegurar que los documentos sean auténticos, íntegros, fiables y utilizables durante el tiempo que sea determinado, para que facilite la toma de decisiones y que, a su vez, sea un recurso para optimizar los procesos, los recursos y la disponibilidad de la información en la Planta Geotérmica.