Email Writing Skills Through Outlining and Proofreading: A Course Evaluation for Sep (Sistema de Estudios de Posgrado) Employees

Abstract

An English for Specific Purposes (ESP) course was designed to address the specific needs, wants, and lacks of five employees from Sistema de Estudios de Posgrado (SEP) at the University of Costa Rica. Using a Task-Based Language Teaching (TBLT) approach, the five-week virtual course aimed to enhance participants’ ability to write response emails in English by incorporating outlining and proofreading strategies. The research addressed three sub-questions related to participants’ initial writing proficiency, changes from pre-test to post-test, and their opinions on the strategies. A mixed-methods design was employed, combining quantitative analysis of pre-test and post-test writing scores using paired sample t-tests and a descriptive statistics analysis, with a qualitative thematic analysis of questionnaire responses. Results suggested notable deficiencies in organization, logical development of ideas, grammar, mechanics, and style and quality of expression prior to instruction. After the intervention, participants appeared to show improvements across all assessed writing criteria, with apparent increases in mean scores and a potential reduction in score variability. Qualitative data suggested generally positive perceptions of outlining and proofreading strategies as seemingly practical and beneficial tools for enhancing writing clarity and professionalism. These findings may imply that integrating outlining and proofreading into ESP writing instruction could contribute to improving workplace communication skills.Un curso de Inglés con Fines Específicos (ESP, por sus siglas en inglés) fue creado para atender las necesidades, deseos y carencias específicas de cinco funcionarios del Sistema de Estudios de Posgrado (SEP) de la Universidad de Costa Rica. Aplicando un enfoque de Enseñanza Basada en Tareas (TBLT, por sus siglas en inglés) el curso virtual de cinco semanas tuvo como objetivo mejorar la habilidad de los participantes para redactar correos electrónicos de respuesta en inglés, incorporando estrategias de elaboración de esquemas (outlining) y revisión (proofreading). La investigación abordó tres subpreguntas sobre el nivel inicial de competencia escrita de los participantes, los cambios entre la prueba diagnóstica y la prueba final, y sus opiniones sobre las estrategias implementadas. Se empleó un diseño de métodos mixtos, que combinó el análisis cuantitativo de las puntuaciones obtenidas en las pruebas diagnóstica y final mediante pruebas t para muestras relacionadas y un análisis de estadística descriptiva, junto con un análisis temático cualitativo de las respuestas a los cuestionarios. Los resultados sugirieron deficiencias notables en organización, desarrollo lógico de ideas, gramática, aspectos mecánicos y estilo y calidad de la expresión antes de la intervención. Tras esta, los participantes parecieron evidenciar mejoras en todos los criterios de escritura evaluados, con aumentos evidentes en las puntuaciones medias y una posible reducción en la variabilidad de las mismas. Los datos cualitativos sugirieron percepciones generalmente positivas sobre las estrategias de elaboración de esquemas y revisión, consideradas herramientas prácticas y beneficiosas para mejorar la claridad y profesionalismo en la escritura. Estos hallazgos podrían implicar que integrar dichas estrategias en la enseñanza de la escritura dentro de un curso ESP contribuiría a mejorar las habilidades de comunicación en el ámbito laboral.