Diseño del proceso administrativo y operativo de la empresa Guanacaste Garden Center

Abstract

Guanacaste Garden Center fue fundada en 1995 como una empresa con características de administración familiar. Actualmente existe un crecimiento renovado en el desarrollo inmobiliario de Guanacaste y es importante que la empresa pueda tener una estructura organizacional adecuada que le permita competir y aprovechar el potencial de crecimiento. Debido a esto se presenta el siguiente trabajo cuyo objetivo fue establecer los procesos administrativos y operativos adecuados a la realidad organizacional de la empresa Guanacaste Garden Center. En primer lugar, se identificaron las actuales funciones, responsabilidades e impresiones generales del personal sobre la gobernanza en la organización por medio de entrevistas. Los principales hallazgos de las entrevistas fueron una clara desconexión entre los niveles operativos y directivos, confusión en la división de responsabilidades y falta de liderazgo estratégico. Posteriormente, se determinó la estructura organizacional óptima con el detalle de las responsabilidades a cargo de cada puesto. Se creó un organigrama y el manual de puestos con funciones y responsabilidades definidas. Adicionalmente se desarrolló una matriz RACI que permite ampliar el detalle de las interacciones entre puestos para cada tarea. Finalmente, se desarrollaron los principales procesos administrativos y operativos que ocurren dentro de la organización por medio de diagramas de flujo tipo BPMN. La correcta implementación de las herramientas creadas debe ir acompañada de un proceso de capacitación e involucramiento de todos los niveles jerárquicos dentro de la organización.Guanacaste Garden Center was founded in 1995 as a family-run business. Currently, there is renewed growth in real estate development in Guanacaste, and it is important for the company to have an appropriate organizational structure that allows it to compete and capitalize on this growth potential. Therefore, this work aims to establish the administrative and operational processes best suited to the organizational reality of Guanacaste Garden Center. First, the current roles, responsibilities, and general impressions of the staff regarding governance within the organization were identified through interviews. The main findings from the interviews were a clear disconnect between operational and managerial levels, confusion regarding the division of responsibilities, and a lack of strategic leadership. Subsequently, the optimal organizational structure was determined, detailing the responsibilities of each position. An organizational chart and a job manual with defined functions and responsibilities were created. Additionally, a RACI matrix was developed to provide a more detailed view of the interactions between positions for each task. Finally, the main administrative and operational processes within the organization were developed using BPMN flowcharts. The correct implementation of the tools created must be accompanied by a training process and involvement of all hierarchical levels within the organization.