Propuesta para la implementación de un Sistema de Gestión Documental en la ASADA La Argentina del cantón de Guácimo

Abstract

En la presente investigación, se analiza la gestión documental que realiza la ASADA La Argentina, ubicada en el cantón de Guácimo en la provincia de Limón, con el fin de generar una propuesta de implementación de un sistema de gestión documental. Dicho sistema permitirá generar valor a los servicios que ofrecen al almacenar los documentos que manipulan de forma estructurada, organizada y centralizada, lo cual les brinda una herramienta para consultar la información de manera eficaz a través del sistema de información.

El primer paso consistió en conocer el marco legal y procedimental con relación a la gestión documental que regula a las instituciones públicas en Costa Rica. Como resultado, se obtuvo que la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos establece que la responsabilidad del manejo de los documentos recae en cada institución y la manera en que determinen llevarlo a cabo, lo cual indica que es posible y válido implementar una solución informática acorde las necesidades de la ASADA La Argentina. Por otra parte, el Archivo Nacional de Costa Rica establece que el marco de referencia sugerido para la aplicación de un modelo de gestión documental es la norma ISO-15489, misma que contempla la metodología DIRKS que consiste en una serie de etapas que sirven de guía para la implementación de un sistema de gestión documental y que fueron aplicadas en el desarrollo de la presente investigación.

Una vez establecidas las regulaciones legales y procedimentales, se indagó y analizó la situación actual de la organización en relación con la gestión documental que llevan a cabo. El estudio se centró en los procesos que realizan diariamente, identificando los procesos clave y generales del negocio, y todos los tipos de documentos que deben manipular, la forma en que estos se crean, editan, almacenan y consultan. Los datos recabados permitieron entender los flujos de procesos y los roles de empleados que los ejecutan, lo cual reveló que la mayor parte de los documentos son almacenados de manera física y que, para realizar una consulta, se efectúa manualmente, lo cual aumenta el tiempo de respuesta para llevar a cabo los distintos procesos.

Al identificar la necesidad de implementar un sistema de información para gestionar los documentos en la organización, se realizó una comparación de tres alternativas de software especializados. La herramienta que obtuvo un mejor puntaje fue FileRun, un software de código abierto con funcionalidades que pueden satisfacer las necesidades documentales de la ASADA La Argentina y que cuenta con el soporte necesario para asegurar la escalabilidad del sistema a futuro.

Gracias a la aplicación de la metodología DIRKS, se elaboró una propuesta para llevar a cabo la implementación de un sistema de gestión documental en la ASADA La Argentina. Esta contempla una arquitectura empresarial para el almacenamiento de los documentos, una serie de políticas documentales, manuales de uso del sistema FileRun y la planificación de las capacitaciones. Además, se establece las especificaciones técnicas del sistema por implementar relacionadas con los requerimientos de hosting y del sistema como tal.

Por último, se presenta un plan de implementación del sistema propuesto, en el que se describe los pasos necesarios que se deben seguir para implementar FileRun en los procesos documentales de la ASADA La Argentina.