UNIVERSIDAD DE COSTA RICA SISTEMA DE ESTUDIOS DE POSGRADO EL PAPEL DEL ARCHIVO CENTRAL MUNICIPAL COMO ENTE RECTOR, EN MATERIA DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN, CON BASE EN EL MODELO DE ASESORÍA ARCHIVÍSTICA PARA EL DISEÑO DE UN SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS MUNICIPALES DE LA DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL Tesis sometida a la consideración de la Comisión del Programa de Posgrado en Bibliotecología y Estudios de la Información para optar al grado y título de Maestría Académica en Bibliotecología y Estudios de la Información ALEJANDRA ARAYA CORRALES Ciudad Universitaria Rodrigo Facio, Costa Rica 2025 ii DEDICATORIA A Manuel Emilio, Daysi, Paquita, Nina, Chino y a la Macha. iii AGRADECIMIENTO A Dios por toda la ayuda siempre. En especial a todos mis profesores que han sido un invaluable ejemplo para no dejar de aprender todos los días. A mis compañeros de archivística por su apoyo y a los compañeros de la maestría por todo lo que aprendí de ellos. A las municipalidades que colaboraron con esta investigación y a la Dirección General del Archivo Nacional. iv HOJA DE APROBACIÓN Esta tesis fue aceptada por la Comisión del Programa de Posgrado en Bibliotecología y Estudios de la Información de la Universidad de Costa Rica, como requisito parcial para optar al grado y título de Maestría Académica en Bibliotecología y Estudios de la Información ______________________________________ Mag. Esteban González Pérez Representante de la Decanatura Sistema de Estudios de Posgrado ______________________________________ MAP. Ramón Masis Rojas Director de Tesis ________________________________________ Dr. Luis Fernando Jaén García Asesor ________________________________________ Dr. José Pablo Meza Pérez Asesor ________________________________________ Mag. Jairo Guadamuz Villalobos Representante Programa de Posgrado en Bibliotecología y Estudios de la Información ________________________________________ Alejandra Araya Corrales Sustentante v TABLA DE CONTENIDO DEDICATORIA .................................................................................................................... ii AGRADECIMIENTO .......................................................................................................... iii HOJA DE APROBACIÓN .................................................................................................... iv TABLA DE CONTENIDO .................................................................................................... v RESUMEN .......................................................................................................................... vii ABSTRACT ........................................................................................................................ viii LISTA DE TABLAS ............................................................................................................. ix LISTA DE FIGURAS ............................................................................................................ xi LISTA DE ANEXOS .......................................................................................................... xiii LISTA DE ABREVIATURAS ............................................................................................ xiv CAPÍTULO I. INTRODUCCIÓN .......................................................................................... 1 1.1 El problema y su importancia ....................................................................................... 1 1.2 Objetivos ....................................................................................................................... 5 CAPÍTULO II. MARCO REFERENCIAL ............................................................................ 6 2.1 Estado del arte ............................................................................................................... 6 2.2 Marco teórico .............................................................................................................. 11 2.3 Marco conceptual ........................................................................................................ 22 CAPÍTULO III. MARCO METODOLÓGICO .................................................................... 39 3.1 Enfoque y tipo de investigación .................................................................................. 39 3.2. Población y muestra ................................................................................................... 40 3.3 Definición de las categorías de análisis. ..................................................................... 44 3.4 Análisis de los datos ................................................................................................... 48 CAPÍTULO IV. ANÁLISIS DE RESULTADOS ................................................................ 53 vi 4.1 REGULACIONES EN MATERIA DE LA GESTIÓN PÚBLICA APLICADA POR LA ORGANIZACIÓN MUNICIPAL Y SU RELACIÓN CON LAS DIMENSIONES EN GESTIÓN DE INFORMACIÓN ............................................................................... 53 4.2 DIAGNÓSTICO Y ANÁLISIS .................................................................................. 68 4.3 CARACTERIZACIÓN DE LA POBLACIÓN EN INVESTIGACIÓN .................... 68 4.4 ANÁLISIS DEL ARCHIVO CENTRAL COMO PROCESO INTEGRAL EN LOS NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN MUNICIPAL ...................................................... 79 CAPÍTULO V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................ 120 5.1 CONCLUSIONES .................................................................................................... 120 5.2 RECOMEDACIONES.............................................................................................. 122 REFERENCIAS .................................................................................................................. 126 CRONOGRAMA ................................................................................................................ 124 ANEXOS ............................................................................................................................ 124 vii RESUMEN Esta investigación tiene como objetivo analizar el papel de la figura del archivo central municipal como ente rector en materia de la gestión de información, con base en el Modelo de asesoría archivística para el diseño de un sistema institucional de archivos en municipalidades de la Dirección General del Archivo Nacional. La gestión de información es ampliamente estudiada por la Dra. Gloria Ponjuán, la cual categoriza en dimensiones el estudio de los contextos organizacionales, donde se gestiona información para producir servicios o productos. Este análisis se lleva a cabo por medio del estudio de cada caso, representado por los archivos centrales de las municipalidades, aplicando la técnica de recolección de datos por medio de un cuestionario, dividido en secciones según las dimensiones propuestas: ambiente, tecnología-infraestructura, procesos, sistemas-datos, personas, productos y servicios. La población objeto de estudio son los encargados de los archivos centrales, mismos que dan cuentas cada año al Archivo Nacional por medio del Informe Anual de Desarrollo Archivístico (IADA) para el 2023. En el capítulo I se detalla la legislación vigente relacionada al sector municipal y la democratización de la información, así como análisis de los artículos relacionados con las dimensiones de gestión de información. En el siguiente capítulo se analizan los resultados arrojados de la investigación, se brindan conclusiones y recomendaciones bajo el papel del archivo central con su rectoría en el tema municipal. Para concluir que el Archivo Central Municipal es facilitador, custodio y regulatorio y se recomienda interactuar con la Dirección General del Archivo Nacional y la academia como la UCR o la UNED. viii ABSTRACT The purpose of this research is to analyze the role of the central municipal archive as a governing body in information management, based on the Model of archival consultancy for the design of an institutional system of archives in municipalities of the General Directorate of the National Archives. Information management is extensively studied by Dr. Gloria Ponjuán, who categorizes into dimensions the study of organizational context where information is managed to produce services or products. This analysis is conducted by applying data collection techniques by means of a questionnaire, divided into sections according to the proposed dimensions: environment, technology-infrastructure, processes, systems-data, people, products and services. This analysis is carried out through the study of each case, represented by the central archives of the municipalities, applying the data collection technique through a questionnaire, divided into sections according to the proposed dimensions: environment, technology-infrastructure, processes, systems-data, people, products and services. The target population is the central archives managers, who report annually to the National Archives through the Informe Anual de Desarrollo Archivístico (IADA) for 2023. Chapter I details the current legislation related to the municipal sector and the democratization of information, as well as an analysis of articles related to the dimensions of information management. The following chapter analyzes the results of the research and offers conclusions and recommendations about the role of the central archive with its steering role in the municipal sector. To conclude, the municipal central archive is a facilitator, custodian, and regulator, and it is recommended to interact with the Dirección General del Archivo Nacional and academia such as the UCR or UNED. ix LISTA DE TABLAS Tabla N° 1 Habilidades por invertir en las personas de la organización. ........................... 36 Tabla N° 2 Criterios de Calidad para servicios y productos de información. ..................... 38 Tabla N° 3 Detalle de Municipalidades con Archivo Central por provincia. ...................... 42 Tabla N° 4 Categorías de análisis para el objetivo 1. ......................................................... 44 Tabla N° 5 Categorías de análisis para el objetivo 2. ......................................................... 45 Tabla N° 6 Categorías de análisis para el objetivo 3. ......................................................... 46 Tabla N° 7 Técnica de análisis para el objetivo 1. ............................................................... 50 Tabla N° 8 Técnica de análisis para el objetivo 2. ............................................................... 51 Tabla N° 9 Técnica de análisis para el objetivo 3. ............................................................... 52 Tabla N° 10 Proceso para democratizar la información en una municipalidad ante el ciudadano. ............................................................................................................................. 54 Tabla N° 11 Criterios por dimensión de gestión de información tomadas en cuenta para el análisis de la legislación en el Sector Municipal. ................................................................ 57 Tabla N° 12 Análisis de la legislación vigente relacionada con la gestión de la información y las dimensiones de estudio (Ley No. 8968) ........................................................................ 58 Tabla N° 13 Análisis de la legislación vigente relacionada con la gestión de la información y las dimensiones de estudio (Ley No. 8220) ........................................................................ 59 Tabla N° 14 Análisis de la legislación vigente relacionada con la gestión de la información y las dimensiones de estudio (Ley No.10554) ....................................................................... 60 Tabla N° 15 Análisis de la legislación vigente relacionada con la gestión de la información y las dimensiones de estudio (Ley No. 8454) ........................................................................ 61 x Tabla N° 16 Análisis de la legislación vigente relacionada con la gestión de la información y las dimensiones de estudio (Ley No. 8642) ........................................................................ 62 Tabla N° 17 Análisis de la legislación vigente relacionada con la gestión de la información y las dimensiones de estudio (Ley No. 7202) ........................................................................ 63 Tabla N° 18 Análisis de la legislación vigente relacionada con la gestión de la información y las dimensiones de estudio (Ley No. 4240) ........................................................................ 64 Tabla N° 19 Análisis de la legislación vigente relacionada con la gestión de la información y las dimensiones de estudio (Ley N.º 7794)......................................................................... 65 Tabla N° 20 Análisis de la legislación vigente relacionada con la gestión de la información y las dimensiones de estudio (N.º 8292) ............................................................................... 66 Tabla N° 21 Análisis de la legislación vigente relacionada con la gestión de la información y las dimensiones de estudio (Ley N°7472) .......................................................................... 67 Tabla N° 22. Detalle de la representatividad de los casos por grupo. ................................ 69 Tabla N° 23. Cantidad de casos (municipalidades) según la calificación del IADA 2022- 2023. ..................................................................................................................................... 70 Tabla N° 24. Cantidad de profesiones en cada grupo por cada caso (municipalidades) .... 76 Tabla N° 25. Frecuencia con la que los niveles de la organización utilizan la información para tomar decisiones. .......................................................................................................... 83 Tabla N° 26. Panorama actual de los sistemas electrónicos de recuperación de información en los casos de estudio (municipalidades) ....................................................... 90 Tabla N° 27 Instrumentos utilizados para recopilar datos de los usuarios. ...................... 104 Tabla N° 28. Productos y servicios ofrecidos por la municipalidad y su serie documental representativa. .................................................................................................................... 115 xi LISTA DE FIGURAS Figura N° 1 Holismo presente en la triada documento-información-conocimiento. ........... 26 Figura N° 2 Alcance de la dimensión ambiente en la gestión de la información. ............... 28 Figura N° 3 Tres grandes áreas estratégicas indisoluble. ................................................... 29 Figura N° 4 Etapa D. Evaluación de los sistemas existentes, Norma ISO/TR 15489-1. ..... 33 Figura N° 5 Ciclo de un usuario dentro del sistema de información. .................................. 35 Figura N° 6 Código QR para el enlace del cuestionario. .................................................... 47 Figura N° 7. Distribución geográfica del IDHc año 2023 de acuerdo con categorías de desarrollo humano ................................................................................................................ 72 Figura N° 8. Porcentaje de participantes en la investigación. ............................................ 73 Figura N° 9 Porcentaje de Archivos Centrales reflejados en el organigrama institucional74 Figura N° 10 Profesión del encargado de los archivos municipales en porcentajes.......... 75 Figura N° 11 Disposiciones administrativas (lineamientos, directrices, manuales o procedimientos) vigentes a nivel nacional. ........................................................................... 79 Figura N° 12 Tipo de información crucial para tareas diarias municipales. ...................... 81 Figura N° 13. Principales desafíos de los profesionales en archivo con la relación de disponibilidad o acceso a la información para realizar su trabajo. .................................... 82 Figura N° 14 Riesgos identificados por los informantes relacionados por la deficiencia o falta de información .............................................................................................................. 84 Figura N° 15. Medidas de gestión del riesgo implementadas por los informantes por falta de información o calidad de esta. ......................................................................................... 85 Figura N° 16 Fuentes de Información más confiables dentro del municipio. ...................... 86 Figura N° 17 Medidas para mejorar la gestión y uso de la información ............................ 87 xii Figura N° 18 Conocimiento sobre capacidad de almacenamiento de datos. ...................... 91 Figura N° 19 Medidas de protección para datos sensibles y confidenciales. ...................... 93 Figura N° 20 Medidas de seguridad ante incidentes de seguridad de información. ........... 95 Figura N° 21 Acceso a información relevante para realizar sus tareas. ............................. 96 Figura N° 22 Desafíos o limitaciones en la interoperabilidad entre sistemas. .................... 98 Figura N° 23 Controles de calidad de manera regular sobre los datos ingresados. ......... 100 Figura N° 24. Gestión de información y procesamiento de datos con base en los sistemas actuales por optimizar. ....................................................................................................... 103 Figura N° 25 Existencia de copias de seguridad para la protección de datos (pérdida o daños). ................................................................................................................................. 106 Figura N° 26 Interfases o herramientas facilitadoras de datos entre sistemas. ................ 107 Figura N° 27 Procesos de estandarización de información ............................................... 109 Figura N° 28 Sistema de autenticación para garantizar solo personas autorizadas. ........ 111 Figura N° 29 Participación de los informantes en la mejora continua. ............................ 112 Figura N° 30 Indicadores de rendimiento para medir la eficiencia operativa de los colaboradores. .................................................................................................................... 116 Figura N° 31 Indicadores sobre satisfacción del cliente con la relación calidad y disponibilidad de la información. ....................................................................................... 118 Figura N° 32 Aplicación de la técnica de estudios de usuarios para mejorar la entrega de información en porcentajes. ............................................................................................... 119 xiii LISTA DE ANEXOS Anexo N° 1 Carta PPBEI-2-2025 (20-02-2025). Carta Autorización del Director del Posgrado para la aplicación del instrumento de recolección de datos para el desarrollo de la tesis. ................................................................................................................................ 124 Anexo N° 2 Formulario del cuestionario aplicado en la investigación. ........................... 125 Anexo N° 3 Consentimiento Informado. ............................................................................ 136 Anexo N° 4 Correo enviado para la investigación. ........................................................... 140 xiv LISTA DE ABREVIATURAS API Interfaces de Programación de Aplicaciones CEPAL Comisión Económica para América Latina y el Caribe CIAP Comisión Interinstitucional de Jefes o Encargados de Archivos Centrales de la Administración Pública CIOdD Centro de Investigación Observatorio del Desarrollo CNSED Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos DGAN Dirección General del Archivo Nacional DPD Delegado de Protección de Datos EBCI Escuela de Bibliotecología y Ciencias de la Información ELT English Language Teaching - Extraer, Cargar, Transformar ETL Extract, Transform, Load - Extracción, Transformación y Carga GI Gestión de Información IADA Informe Anual de Desarrollo Archivístico IDHc Índice de Desarrollo Humano Cantonal IGSM Índice de Gestión de Servicios Municipales MICITT Ministerio de Ciencia, Innovación, Tecnología y Telecomunicaciones MIDEPLAN Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica PEI Plan Estratégico Institucional PDI Plan de Desarrollo Institucional SIBDI Sistema de Bibliotecas, Documentación e Información SNA Sistema Nacional de Archivos TIC Tecnologías de Información y Comunicación 1 CAPÍTULO I. INTRODUCCIÓN 1.1 El problema y su importancia La municipalidad es una institución que tiene sus orígenes en los cabildos establecidos por los españoles durante la colonia, sobre ella recaían importantes responsabilidades en los campos sociales, políticos y económicos de nuestra vida colonial. Para el año 1876 se estipula que cada cantón debía contar con un municipio, tal y como lo conocemos en la actualidad, Villalobos (2012). Para el año 1970 se publica el Código Municipal vigente a la fecha. Dentro de las funciones que deben de cumplir las municipalidades, tradicionalmente se han encargado de competencias y servicios públicos residuales o secundarios, que no son asumidos por la Administración Central, lo que hace que sean fuertemente centralistas entre sus localidades, Jinesta (2013). Además de poseer su propia autonomía en el manejo de los recursos económicos y administración del personal, las municipalidades deben realizar una serie de actividades comunes, entre las cuales se encuentran: servicios de agua potable, drenaje y alcantarillado, alumbrado público, limpieza de parques y de vías públicas, vialidad y ordenamiento territorial, entre otros. Es así como el reflejo de estas funciones y actividades particulares para el sector municipal se identifica en documentos sustantivos, como, por ejemplo: actas de consejos municipales, expedientes de permisos de construcción, declaraciones de bienes inmuebles o correspondencia. Esto permite que la información, al ser datos organizados, de alguna 2 forma se pueda jerarquizar y fiscalizar, más aún en un contexto de entidad pública como es un gobierno local. Además, el resultado de involucrar a los ciudadanos, controlar los recursos, evaluar la gestión pública y mostrar la transparencia hace que la democratización de la información sea favorecida en iguales condiciones para el que la requiera. Es así como en el siglo XXI la democratización de la información es comprendida como un bien público útil para el desarrollo de los ciudadanos. Por tanto, al hablar de aquella información sustantiva proporcionada por la municipalidad, podemos decir que estamos tratando con bienes públicos en beneficio de la sociedad, ya que al momento de utilizarlos pertinente y significativamente se apoyarán las actividades de los ciudadanos en diversos ámbitos, sean cotidianos y profesionales (Palma, 2012). Hoy en día, con la tendencia hacia la conformación del Gobierno Abierto, el Parlamento Abierto, la Justicia Abierta y el Gobierno Municipal Abierto (en síntesis, el Estado Abierto) se ha iniciado el desarrollo de un nuevo modelo de gobernanza, basado en el acceso a la información, la rendición de cuentas, la participación ciudadana y los datos abiertos. Dicho escenario, nos conduce hacia un Modelo de Gestión Pública basada en la Transparencia, es decir, una Administración Pública más eficiente surge de cara al control ciudadano que es provocada por el acceso a la información y a los datos que hoy pueden ser procesados con más facilidad y recursos que en tiempos pasados, donde el ciudadano es el centro del servicio público y sus demandas son mejor atendidas con base en su realimentación, produciendo un nuevo esquema de gobernanza colaborativa (Mora, 2020). En este sentido, la institución, los funcionarios y los procesos, como un actor integrado, tiene una relación directa con la transparencia (o incluso con la opacidad) de los resultados de cara a la ciudadanía. Es decir, toda vez que una acción institucional es 3 ejecutada por determinados procedimientos o actividades, liderados por los colaboradores de la organización, esa acción tiene una incidencia (directa e indirecta) en los usuarios de los servicios y en la calidad de la información que se recibe. Incluso, existe una mediación de poder (Meijer, 2013) entre los funcionarios y determinados tipos de usuarios cada vez que las reglas y sus interacciones no estén claramente definidas, así como tampoco los datos que existen entre las partes (pág.429) Por consiguiente, para generalizar el acceso a la información se conocen los archivos de gestión y los archivos centrales como custodios, lo que les ha permitido el acercamiento a los usuarios internos y externos ante sus necesidades de información. De ahí que, en 1990, ante la insuficiente regulación sobre el tema, se crea el Sistema Nacional de Archivos, por medio de la Ley 7202 y su reglamento ejecutivo N° 40554-C (2017) actualmente actualizado. Las municipalidades están incluidas en el artículo 3° de este reglamento, lo cual quiere decir que son entidades y unidades administrativas que reúnen, conservan, clasifican, ordenan, describen, seleccionan, administran y facilitan la documentación producida, tanto con valor administrativo como con valor científico- cultural. Sin embargo, el sector municipal carece de una posición ventajosa frente a otros sectores, mismo que por su posición ante grandes desigualdades presupuestarias o por localizaciones geográficas han hecho que las brechas de información sean aún más grandes de corregir, por falta de comprensión, de formación o de actualizaciones de los que las dirigen o por un desconocimiento en general de la legislación en la materia de archivo que les compete. Por ello, es importante que los archivos municipales consideren implementar procesos de gestión de información, mediante los cuales utilizan recursos económicos, 4 físicos, humanos y materiales para organizar, proteger y acceder a datos dentro de la institución, aunque no se sabe con exactitud cuál es el papel que juega actualmente los recursos de archivo y sobre todo no se sabe cuál es el papel que desempeña el archivo central. Como complemento a la labor de los archivos, como gestores de información y la implementación de estos procesos, existen herramientas como el Modelo de asesoría archivística para el diseño de un sistema institucional de archivos en municipalidades, propuesto por la Dirección General del Archivo Nacional en el año 2021, con el propósito de orientar al lector que carece de conocimientos profesionales en archivística. Tomando en cuenta lo anterior, se puede considerar que el modelo no solamente puede contribuir a la implementación de procesos de gestión de información dentro de las municipalidades sino, también podría ayudar a estudiar los procesos actuales y con ello conocer el protagonismo que pueda tener el archivo en este momento. Es así como en esta investigación se prestará atención a ese actor dentro de la gestión de información, por lo cual se plantea la siguiente interrogante: ¿Cuál es el papel del Archivo Central municipal como ente rector en materia de gestión de la información, con base en el Modelo de asesoría archivística para el diseño de un sistema institucional de archivos en municipalidades de la Dirección General del Archivo Nacional? 5 1.2 Objetivos Objetivo General Analizar el papel del Archivo Central municipal como ente rector en materia de gestión de la información, con base en el Modelo de asesoría archivística para el diseño de un sistema institucional de archivos en municipalidades de la Dirección General del Archivo Nacional. Objetivos Específicos 1. Identificar las regulaciones en materia de gestión de la información pública aplicadas por la organización municipal que facilitan la democratización al acceso a la información. 2. Diagnosticar el archivo central como proceso integral que afecta y repercute en los niveles de la organización municipal, para el cumplimiento de las regulaciones en materia de gestión de la información pública. 3. Analizar los resultados del diagnóstico del archivo central como proceso integral que afecta y repercute en los niveles de la organización municipal y democratización al acceso a la información. 6 CAPÍTULO II. MARCO REFERENCIAL 2.1 Estado del arte El presente estudio se lleva a cabo con base en la literatura revisada sobre el objeto y problema de investigación en el sector municipal y la Gestión de Información (GI), publicada en los últimos años, donde su principal punto en común es la capacidad de procesar los recursos como lo expone Choo (1995), conceptualmente, la GI puede ser pensada como un conjunto de procesos que apoyan y son simétricos a las actividades de aprendizaje de la organización, estos procesos son: la identificación de las necesidades de información, la adquisición de información, la organización y almacenamiento de la información, el desarrollo de productos y servicios de información, la difusión de información, y el uso de la información. Dicha revisión de fuentes identifica tres documentos relacionados con la legislación archivística a nivel nacional, uno de ellos es un trabajo final de graduación donde se especializa en el sector municipal, otro se destaca por la particularidad de su publicación por parte de la Dirección General del Archivo Nacional, asimismo, la divulgación de las características de los documentos en cuanto a su valor testimonial. Además, los artículos alrededor de la Bibliotecología tocan los temas como la democratización de la información y la GI y del conocimiento. Para Davenport y Prusak (2001) la GI se delimita en un ciclo de actividades informativas relacionadas y sujetas a planificación, diseño y coordinación, que proporciona una perspectiva asentada en procesos y que complementa las perspectivas más tradicionales de la gestión de información como gestión de tecnología o de recursos de información. En cuanto a tecnologías de la información y comunicación en dos artículos se 7 menciona por un lado la situación de los gobiernos locales y en otro la gestión municipal que se vincula, en buena medida, a su capacidad de dar respuesta a las demandas ciudadanas. En la organización de los archivos municipales, el modelo que muestra la Dirección General del Archivo Nacional (Ballestero, 2021) reconoce la carencia de profesionales en archivística, por lo tanto, diseña una entidad rectora, se trata de un modelo de asesoría con el propósito de guiar al encargado del Archivo Central Municipal que carece de conocimientos profesionales en la materia. Por otro lado, (Acuña - Fernández, 2020) detectan necesidades en los gobiernos locales relacionadas con la gestión de documentos. Una de esas necesidades está relacionada con implementación de normativa e instrumentos archivísticos en los procesos de gestión documental. Aunque ambas lecturas tienen su base medular en la archivística, identifican la importancia estratégica del archivo central como encargado de la ejecución de las políticas institucionales en materia de sistemas de información, sin embargo, no se presentan detalles para conocer si se ha gestionado la información sino, que se queda a nivel de la gestión documental. Por su parte (Delgado, 2021) responde a un cuestionamiento empresarial. Su objeto de estudio se relaciona directamente a esta investigación ya que analiza el impacto en la población la cual puede tener acceso a la información desde sus posibles usuarios, sus competencias o en sus entes reguladores; al ser un artículo reciente muestra la tecnología como un aliado en las propuestas de estudio y de mejora en este ámbito. Asimismo, sucede con el municipio, el cual es objeto de esta investigación, ya que al poseer autonomía no tiene una supervisión estricta por parte de la Dirección General del Archivo Nacional por la producción documental de carácter científico cultural, sin 8 embargo, por la preservación y conservación permanente, por lo tanto, la información valorados y haber perdido su vigencia administrativa, pero, la información contenida lo hacen tomar ese carácter perpetuo en su conservación. García (2021) hace una semejanza con las brechas identificadas en la investigación propuesta sobre el tema del acceso por otros medios a la información; por lo tanto, lo que se quiere llegar a identificar como es la democratización de los servicios municipales. En su artículo dice: La digitalización ha cambiado la distribución y difusión de los bienes simbólicos, y ha provocado cambios en los hábitos de consumo, que se han visto favorecidos por la aceleración y la inmediatez de los servicios. Asimismo, la digitalización ha hecho desaparecer algunas barreras en el fomento de la creatividad. (pág.230) Asimismo, los servicios deben ir orientados al ciudadano, el tema es expuesto en el artículo de Andrade et al. (2021) en cuanto a la importancia de las herramientas de comunicación que por diversas razones no son puestas al servicio de los usuarios y el uso de la tecnología lo cual identifica de la siguiente manera: Las redes sociales constituyen una de las herramientas más importantes para la comunicación. Su efectividad, accesibilidad, costo y la posibilidad de facilitar conversaciones en tiempo real hacen que las mismas jueguen un papel fundamental no solo como medios de comunicación sino como instrumentos que influyen en la toma de decisiones políticas, económicas, sociales y educacionales a nivel global. (pág. 3) 9 Por otra parte, la investigación del Programa Sociedad de la Información y el Conocimiento, de la Universidad de Costa Rica realiza una radiografía de la situación al año 2021 sobre la gestión municipal y la tecnología. Basada en los antecedentes de los años previos a este estudio, concluyen que en su mayoría han mejorado, pero no se descarta que en algunas áreas requiere mejorar. Se evidencia con la siguiente conclusión: Por otro lado, pese a que se observan deudas en gestión municipal donde los porcentajes de tenencia de los distintos planes se mantiene muy estable en el tiempo (particularmente el PTIC y el Plan Anual Operativo TIC), en cuanto a transparencia los informantes sí señalan importantes crecimientos en la cantidad de información disponible a través de la página web, desde las actas de los concejos municipales hasta las estadísticas de patentes. Además, si lo relacionamos a un contexto archivístico, justamente estos planes son valorados por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) como documentos científicos culturales, de ahí la importancia de la creación y conservación de estos tipos documentales. (pág. 170) En el libro de la Comisión Económica para América Latina y el Caribe (CEPAL) N°144, cuyos editores Naser-Ramírez-Rosales (2017) identifican el acceso a la información pública y la transparencia de los datos e información de la siguiente manera: En este contexto, el gobierno abierto constituye un medio de referencia para alinear el cumplimiento de los Objetivos de la Agenda 2030 y, dados los recientes avances alcanzados por los 15 países de la región que 10 actualmente son parte de la Alianza para el Gobierno Abierto, pareciera importante transitar hacia la idea de un Estado abierto, es decir, hacia un esfuerzo institucional por promover y articular políticas y estrategias en materia de transparencia, acceso a la información y datos abiertos, rendición de cuentas, participación ciudadana y colaboración e innovación cívica más allá del poder ejecutivo, hacia el poder legislativo y judicial, así como también hacia los niveles subnacionales y locales de gobierno. De ahí que el derecho de acceso a la información pública ha sido reconocido jurídicamente como uno fundamental e instrumental a nivel internacional y regional. Asimismo, dicho derecho ha servido como un instrumento efectivo para promover la participación ciudadana contribuyendo, de esta forma, a la gobernabilidad democrática. (pág. 14) Sin embargo, los espacios destinados dentro de las instituciones como archivos centrales no han generado su relevancia para hacer uso de muchos otros mecanismos a los cuales están llamados y no solo ser simples custodios sino, estar presentes desde la toma de decisiones y en mucho mayor medida en la implementación de tecnologías capaces de incorporar medios digitales. Palma (2012) refuerza el tema de la democratización de la información sobre los recursos de acceso abierto de la siguiente forma: Desde la óptica de la bibliotecología, los elementos analizados como el acceso a la información, los recursos de acceso abierto y la democratización de la información conjugan un panorama en el que la información tiene un rol sustancial para diversas actividades sociales. (pág.63) 11 Vega (2006), indica relacionando el tema de las auditorías, que la información es un elemento imprescindible para el funcionamiento de la organización, un recurso básico e importante que requiere por tanto que se le apliquen las tradicionales técnicas de gestión, es decir, planificación, organización, dirección y control. Las organizaciones se han centrado poco en obtener información relevante. La información también produce como cualquier otro recurso: rendimiento, estos posibilitan prevenir problemas, revelar alternativas, reducir incertidumbres y ofrecer soluciones. Lo anterior permite que en el ámbito interno se obtenga un máximo rendimiento en relación con el resto de los recursos de la organización y que a nivel externo o de estrategia, ocupe un lugar privilegiado. 2.2 Marco teórico En Costa Rica, los gobiernos locales son instituciones que han tenido que respaldar sus actividades o funciones en aplicaciones o soportes para dar a conocer la rendición de cuentas y la toma de decisiones. Sin embargo, no todos optan por circular la información y al contrario han sido cuestionados por la falta de una gestión documental sana acorde a lo que piden las entidades fiscalizadoras nacionales o los mismos ciudadanos contribuyentes, Ugarte (2021). Asimismo, la GI no ha sido trazada tomando en cuenta muchos de los recursos que la componen y se dejan de lado algunos procesos importantes que determinan elementos del sistema integrado de esta gestión, ya que el Archivo Central se ve representado en el diseño e implementación de un gestor documental solamente por el 31,60%. Esto basado en el Informe Anual de Desarrollo Archivístico IADA 2022-2023, de la Dirección General del Archivo Nacional. 12 Dentro de los sistemas de información existente podemos considerar al que se desarrolla dentro de una municipalidad, que se forma con la documentación pública y, por tanto, se debe de democratizar su acceso en busca de la transparencia institucional. Los archivos centrales toman en cuenta la gestión documental como pieza fundamental dentro de los productos de intercambio entre los usuarios y los servicios institucionales lo cual conlleva el abordaje de los elementos que se detallarán en este apartado. 2.1 Organización Pública Municipal La municipalidad es una institución que tiene sus orígenes en los cabildos establecidos por los españoles durante la colonia. Con la Constitución de 1844 se retoma el criterio de que existiría una municipalidad en cada pueblo, y ya en el año 1847, se establecen las municipalidades únicamente en las cabeceras de departamento. Es en el año 1876 cuando se estipula que cada cantón debía contar con un municipio, tal y como lo conocemos en la actualidad, Villalobos (2012). Dentro de las funciones que debe cumplir una municipalidad, tradicionalmente se han encargado de competencias y servicios públicos, como lo menciona, Jinesta (2013) Para el desarrollo de esta investigación se define que el país está dividido en siete provincias que a su vez están estructuradas en 82 cantones. Cada cantón es la unidad municipal lo que equivale a ciudades o municipios por lo que la institución que gobierna cada uno de estos cantones son las municipalidades, mismas que dentro de sus funciones y 13 actividades institucionales son similares, aunque muchos de sus procesos varían al depender de presupuestos o de un buen gobernante. Aunado a lo anteriormente descrito, las funciones y actividades municipales se plasman en documentos los cuales, brindan información de interés público y por la naturaleza de institución, esta se caracteriza por ser de representación pública de ahí que podemos entender esta información, así como algunas de las funciones que desempeñan estas instituciones como: administrar y prestar los servicios públicos municipales, así como velar por su vigilancia y control, concertar con personas o entidades nacionales o extranjeras, pactos, convenios o contratos necesarios para el cumplimiento de sus funciones e impulsar políticas públicas locales para la promoción de los derechos y la ciudadanía de las mujeres, en favor de la igualdad y la equidad de género. Información Pública de la Organización Municipal. La información son todos aquellos datos que se encuentra de alguna forma organizados, con los cuales se pueden jerarquizar, tal como señala DICS; Rowley (2007) entre los datos, información, conocimiento y sabiduría, formando una pirámide importante para la Ciencia de la Información utilizada en las tecnologías y en la gestión de la información y otras reuniones, todos ellos menester del tratamiento de la información. Dentro de las instituciones se pueden identificar que el tratamiento de los documentos, por lo tanto, en la información que contienen que estos datos están posiblemente aislados, no siguen un orden coherente o se encuentran sin un debido procesamiento que los lleven a formar ideas o comprender algún fenómeno. Por lo tanto, 14 este concepto de información es reforzado por Fricke (2009), al darle una interpretación a estos datos: La información son los datos con significado, la interpretación y entendimiento de los datos es necesario durante un diagnóstico, para lograr interpretar los datos se debe de considerar el contexto en el que se reciben y se utilizan, ya que estas interpretaciones llegan a ser subjetivas y lo que puede ser información valiosa para alguien, para otra persona no lo es. El concepto de información responde a preguntas como ¿qué?, ¿quién?, ¿cuándo? y ¿dónde? (p. 133). Una vez comprendida la información como esos datos procesados por medio de artefactos o plasmados en soportes, los cuales darán un mensaje más claro para interiorizarse se podría decir entonces, que para esta investigación se tocará el tema de información de interés público, por el tipo de institución. Una definición sobre información pública la podemos encontrar en el Decreto Ejecutivo N° 40200-MP-MEIC-MC sobre la Transparencia y Acceso a la Información Pública, la cual señala: Cualquier tipo de dato que sea generado o resguardado por quien ejerza una función o potestad pública y que no tenga su acceso restringido por ley. (p.2) De modo que en el contexto de la información pública municipal se hace más adecuado al identificar que esta se plasma en documentos producto de las funciones y actividades dentro de los procesos sustantivos de la una entidad que se debe al rendimiento de cuentas y controles presupuestarios ante fiscalizadores. Estas actividades están llamadas a velar por los intereses de todos y no legislar para unos pocos, asimismo, el ciudadano debe hacer valer sus derechos ante cualquier limitante que se presente al acudir a este ente 15 productor de información. Delgado - Apunte et al. 2021, hace un señalamiento para considerar dentro de la gestión pública: La gestión pública debe ser considerado como un tema muy sensible, pues se juegan intereses generales, comunes o colectivas de las comunidades, organizaciones, barrios, etcétera que deben llamar mucha la atención de todos, si por lo tanto las actuaciones de quienes ostentan las facultades y atribuciones de cualquier naturaleza se extralimitan o se aparten de las normas que integran el sistema jurídico que la regula. (pág.43). Por consiguiente, la información pública es un recurso en las instituciones de toda naturaleza y su correcto uso va a depender de los lineamientos y procedimientos que en estas organizaciones procuren poner en práctica. De ahí que en el sector municipal gestiona esta información tomando en cuenta no sólo la legislación que se lo obliga sino por medio de otros mecanismos implícitos en la información constantemente producida en los distintos departamentos o unidades. Podemos comprender entonces que la información si bien es pública esta debe de trazarse correctamente, por lo tanto, su gestión se comprende como se detalla a continuación. 2.2 Gestión de la información pública de la organización municipal La información se gestiona desde las oficinas donde nace, se tramitan y se conserva, en el caso de las instituciones públicas su carácter se vuelve más preponderante y está llamada a responder más allá de las necesidades de un usuario interno o externo. La Constitución Política de Costa Rica en su artículo 30 nos consagra el derecho fundamental de acceso a la información pública de la siguiente manera: "Se garantiza el libre acceso a los departamentos administrativos con propósitos de información sobre 16 asuntos de interés público. Quedan a salvo los secretos de Estado". Es decir, es considerado este derecho de obtener y difundir información de naturaleza pública, siendo un elemento esencial de la organización democrática costarricense, para garantizar la transparencia y la difusión en la función pública. Esto lo podemos comprender desde una perspectiva de la obligatoriedad que va más allá de las leyes y decretos de los cuales podemos hacer uso de la información cuando se nos es negada o como producto de procesos correctivos. Sin embargo, la gestión de la información se interpreta como lo indica Punjuán (2004), “el proceso mediante el cual se obtiene despliega o utilizan recursos básicos (económicos, físicos, humanos y materiales) para manejar información en la organización a la que le sirve” (pág.17). Alcanzamos a comprender que la gestión de la información está basada en la teoría de sistemas y responden a estas primicias: hay subsistemas dentro de un sistema, son abiertos o cerrados y sus funciones van a depender de su estructura. Las características de los sistemas según Bertalanffy (1976) se representan en el siguiente esquema, relacionándolo con aspectos a considerar en esta investigación. Fuente: Von Bertalanffy, L. (1976). Teoría General de los Sistemas. AMBIENTE ENTRADA SALIDA RETROALIMENTACI ÓN Investigaci ón 17 Esta indagación se realiza con base en la gestión de la información que se alimenta como lo indica Ponjuán (2004) de la teoría de sistemas. “Un sistema es el conjunto de componentes que interactúan entidades o procesos que se identifican como una unidad dentro del sistema. Una entidad puede ser una persona, un grupo, una institución u objeto y un proceso es un conjunto de tareas relacionadas en forma lógica, que se desarrollan para obtener un resultado específico”. (pág.21) De manera que, el enfoque es sistémico ya que es “formado por muchas partes que están interrelacionadas entre sí y actúan con un objetivo en común”, Bertalanffy (1981). Los elementos que lo conforman son los siguientes: • Partes: integrantes dentro del sistema. • Holismo: un todo en funcionamiento y los cambios que afectan una parte afectan el todo. • Sinergia: la suma de las partes trabajando juntas es mayor que trabajando por separado. • Objetivos: son los impulsores del sistema. Por otro lado, Ponjuán (2004), indica que la GI es “valorada sistemáticamente en diferentes dimensiones y pueden ser aplicadas en cualquier organización”. Entre ellas: el ambiente, los procesos, las personas, la tecnología, la infraestructura, los servicios o productos. 18 El funcionamiento de las partes del sistema relacionándolo a la investigación con la GI en el sector municipal, viene a reforzar por medio de este diagrama, los recursos por los cuales se deben de tomar en cuenta en la metodología. Entorno o Medio Entradas Proceso de transformación Salidas Insumos In puts Administrativos o Tecnológicos Salidas Out puts • Humanos • Materiales • Equipo • Financiero • Información • Planeación • Organización • Dirección • Control • Tecnología • Bienes • Servicios • Desarrollo de satisfacción de empleos • Pérdidas o utilidades Fuente: Ley de sistemas (Bertalanffy,1976) Aunado a lo anterior, gestionar la información por distintos medios hace que sea evidente la necesidad de construir un sistema que mantenga en el tiempo y el espacio la información plasmada en soportes tanto físico como electrónicos y para esto, se debe de señalar que en Costa Rica se cuenta con mecanismos legales que establecen lineamientos para implementar sistemas institucionales de archivos, recurso importante en esta investigación porque nos da pie a determinar insumos para generar información, los cuales se detallan a continuación: 19 2.4 Sistema Nacional de Archivos. El Sistema Nacional de Archivos (SNA), fue creado por medio de la Ley 7202, en el año 1990. Su ámbito de aplicación es normado en el Reglamento a esta ley con el Decreto Ejecutivo N° 40554 -C (2017). En el artículo 3, muestra su ámbito de aplicación lo cual dice: “El Sistema creado mediante la Ley que se reglamenta, comprende los archivos: b. Los archivos de instituciones públicas descentralizadas: municipalidades, instituciones autónomas y semiautónomas, entes públicos no estatales, órganos- persona y empresas públicas y demás entes públicos con personería jurídica y capacidad de derecho público y privado. (pág.13) Sin embargo, un sector carente de una posición ventajosa es el municipal, frente a otros sectores, como el Gobierno Central, mismo que por su posición ante grandes desigualdades presupuestarias o por ubicaciones geográficas han hecho que las brechas de información sean aún más grandes, simplemente por la falta de visión de los que las dirigen o por un desconocimiento en general de la legislación en la materia de archivo que les compete, como lo evidencia el Informe Anual de Desarrollo Archivísticos 2022-2023, el cual muestra un panorama de todo el país en el tema archivístico. Jaén (2007), menciona también a Bertalanffy, con esa posibilidad de explicar en términos de sistema la naturaleza del ser humano, de la sociedad, de la historia y otras muchas áreas del saber, de las que no se escapa la archivística. (pág. 4). 20 La integración de los archivos centrales municipales, como un conjunto dentro de un sistema nacional institucional de archivos, rompe esa falta de lineamientos generales en los que han estado envueltos ciertos sectores como el central, universitario o privado, abandonados por políticas nacionales o por gozar de autonomía que al paso del tiempo no se ha podido generar riquezas en información por trabajar como islas y como entes robustecidos de información que atiendan las necesidades más básicas y desafiantes con los cambios que se presentan cada día. La gestión documental, como base para generar una buena gestión de información es primordial, sin embargo, las prácticas internas de las instituciones han hecho que sea muy particular y por la falta de recursos sean otras las prioridades. Aunado a que el apoyo de los jerarcas y la iniciativa del profesional de archivo, sumen para llevar a cabo proyectos de naturaleza informacional. Jaén (2007), aporta una visión que pretende apostar por una integración de los archivos por medio de un sistema de este tipo: El SNIA nace como respuesta a la necesidad de integración de los archivos de un país, a partir de una nueva perspectiva. Tiene que hacer frente a los desafíos y problemáticas que presentan en sus múltiples variables, tales como la desorganización, falta de personal profesional, falta de implementación de los procesos técnicos archivísticos y falta de aplicación de las tecnologías de la información y comunicación (TIC), entre otras. En consecuencia, el sistema introduce una serie de elementos teóricos y técnicos que propician el buen funcionamiento de estos centros archivísticos (pág. 4) 21 El Estado está llamado a buscar esa integración de los archivos como custodios de la información por el bien de la comunidad en general y el progreso de un país. Los documentos son esas piezas medulares donde va a depender de su uso y de la importancia que se les dé, dentro de contextos de sistemas eficientes que proporcionen información confiable y oportuna para perfeccionar este mismo Estado. Por esta razón, todos los elementos que se describen a lo largo de este documento, entendiendo la GI dentro de un sistema abierto, toma la ruta para identificar las posibles salidas en cuanto a esta información que se nace desde el seno de las instituciones y en este caso en particular debe responder a las necesidades de un sector ampliamente desarrollado y que posee muchas veces más recursos que la misma Administración Central del país. 2.5 Modelo de asesoría de asesoría archivística La Dirección General del Archivo Nacional, conocedora de la carencia de profesionales en archivística, diseñó un modelo de asesoría con el propósito de orientar al lector que carece de conocimientos profesionales en la materia, para que, utilizando este documento, pueda realizar por sí mismo una asesoría archivística en una municipalidad y asimismo le pueda facilitar la conformación de un Sistema Institucional de Archivos. Entre los beneficios de la conformación de un Sistema Institucional de Archivos es un mejor control de la creación, recepción, organización, difusión y utilización de los documentos, así como de la información en general. 22 Los objetivos específicos de este modelo de asesoría son: • Explicar los conceptos básicos de un Sistema Institucional de Archivos. • Desarrollar un diagnóstico archivístico en una municipalidad. • Implementar un “Sistema Institucional de Archivos” en una municipalidad. Para establecer un Sistema Institucional de Archivos se deben desarrollar tres etapas. A continuación, se describen: Etapa 1. Conocer qué es un Sistema Institucional de Archivos (SIA) Etapa 2. Elementos básicos para realizar un diagnóstico archivístico en una municipalidad. Etapa 3. Diseño e implementación del Sistema Institucional de Archivos (SIA). Ballestero (2021) 2.3 Marco conceptual Archivos centrales municipales El concepto de archivo central lo podemos definir basado en la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos indica, además de ser aquel local donde se custodian los productos documentales de las funciones determinadas y según sea el objetivo institucional. Es el caso del reglamento de esta ley (Reglamento ejecutivo n°40554 de la Ley n°7202, 2017), donde indica lo que es un archivo central y para efectos de esta investigación se relaciona como un gobierno local: Es la unidad que centraliza la documentación generada por todas las unidades de una entidad y que ha cumplido con el trámite administrativo que le dio origen. 23 Es decir, es la unidad que tiene como función principal reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación que la institución produce o recibe, para la toma de decisiones de la administración. Es el ente rector institucional del Sistema Institucional de Archivo, que a su vez emite directrices, políticas, planificación, difusión, entre otras. Ciclo de vida documental El ciclo de vida de los documentos, con base en la ley 7202 o conceptualmente como las fases que los representan (reunir, clasificar, ordenar, seleccionar, valorar, eliminar o preservar), indistintos de sus soportes, se relacionan con la investigación ya que estos productos documentales en cualquiera de las etapas o fases en que se desarrollan son medulares para la generación de información y posterior conocimiento el cual es requerido por los usuarios internos y externos de la municipalidad. En la función de valoración dentro del proceso archivístico (ley 7202) define esta etapa como: Acto de juicio formulado a partir del estudio de las series documentales, su origen funcional, la naturaleza de los actos que recogen, la tipología documental, el valor que han tenido o pueden conservar en adelante para la entidad que los ha producido, el que puede ofrecer para su propia historia, para la investigación general y para la difusión cultural; es decir, su valor administrativo, legal e histórico, de información y de investigación, presente y futuro. Gestión de la información (GI) En muchas ocasiones se escucha en nuestras organizaciones sobre GI sólo en el sentido de búsqueda de información para la satisfacción de una necesidad determinada de 24 los usuarios. Sin embargo, el concepto de GI se extiende mucho más allá de estas fronteras. Para que exista gestión de la información, la organización debe poner en función de esta los recursos básicos: económicos, físicos, humanos y materiales, con vistas a manejar la información en la organización y para la comunidad de usuarios a los que brinda sus servicios. Para realizar GI es necesario conocer con exactitud los flujos de la información dentro de la organización y fuera de ella, el ciclo de vida de los documentos y el carácter de la información que se mueve en la organización. El proceso debe valorarse en forma sistémica en diferentes dimensiones y el dominio de sus esencias permite su aplicación en cualquier organización. Gloria Ponjuán (2004), menciona los principales objetivos de la gestión de la información: ▪ Maximizar el valor y los beneficios derivados del uso de la información. ▪ Minimizar el costo de adquisición, procesamiento y uso de la información. ▪ Determinar responsabilidades para el uso efectivo, eficiente y económico de la información. ▪ Asegurar un suministro continuo de la información. En la medida en que las organizaciones potencien su gestión de información podrán soportar a partir de ella, otras acciones para aprovechar perfectamente los conocimientos (Ponjuán, 2004) Una adecuada gestión de la información, en el contexto de una gerencia de la calidad, posibilita reducir los riesgos en la administración de la organización, como son la 25 toma de decisiones apresuradas, tardías o inconsistentes, la entrada al mercado con productos no competitivos, entre otros, que ocasionan pérdidas y reducen su competitividad en el mercado. Obtener la información necesaria, con la calidad requerida, es una premisa indispensable para la supervivencia de las empresas, si se considera que las organizaciones acortan cada vez más sus ciclos estratégicos para tomar mejores decisiones y que la toma de decisiones, así como el cambio es constante. Llamamos gestión de información a la gestión de recursos de información, gestión de archivos, registros administrativos e inteligencia competitiva (organizacional, corporativa, de negocios), según Vega (2006) La gestión de información está relacionada con la obtención de la información adecuada, en la forma correcta, para la persona indicada, al costo adecuado, en el tiempo oportuno, en el lugar apropiado para tomar la acción correcta. Toda organización está continuamente captando datos, gran parte de los cuales no tienen significación alguna para ella, pero en cambio existen otros que le sirven para conocer mejor su entorno y a sí misma. Estos toman una nueva dimensión y constituyen la llamada información, que ha ido adquiriendo cada vez más importancia, por cuanto va a permitir tomar una decisión más acertada y ejecutar con mayor aprovechamiento un trabajo. Debido a la cantidad y densidad de información que es generada dentro de las organizaciones es que resulta necesario identificarla, organizarla para su utilización como recurso. El saber obtenerla, cómo transmitirla y cómo organizar su gestión, son cuestiones fundamentales en toda organización. Una información será significativa en cuanto sea útil 26 como materia prima para la toma de una decisión determinada, aceptando pues que la utilidad de la información está estrechamente relacionada con las decisiones que deben ayudar a tomar, lo que nos lleva al concepto de valor de la información, Vega (2006) Para quien se esté a cargo de la GI en la institución le debe ser imprescindible conocer profundamente las funciones organizacionales. Sin un dominio de estas, no podrá perfeccionar los flujos de información ni las actividades organizativas relacionadas a documentos e información que circulan en la institución. Esto es evidencia del holismo presente en un sistema. En la siguiente figura N°1 se refleja la afirmación de (Ponjuán, 2004): Fuente: Elaboración propia con base en Ponjuán (2004) Figura N° 1 Holismo presente en la triada documento-información-conocimiento. 27 En las últimas décadas, la gestión de la información ha cobrado mayor importancia en las organizaciones, debido a la obtención de beneficios como: evitar la pérdida de información y permitir mayor eficiencia en el ciclo de los procesos y la continuidad de estos. Su principal objetivo es impulsar la implementación de mecanismos de evaluación, seguimiento y control, de forma tal que sea posible identificar las debilidades y fortalezas de una organización respecto a la creación, recepción, captura, distribución, trámite, organización, almacenamiento y disposición final de la información, para así mejorar los procesos y las actividades de esta, Martínez (2015) Dimensiones de la gestión de información Para Ponjuán, los flujos de información que ocurren en todo sistema deben ser objeto de gestión. Estos procesos responden a cada organización, por lo que tiene sus características particulares, su legislación o al sector que pertenece. Sin embargo, se puede asociar a segmentos típicos y/o a una dimensión, las cuales se detallarán a lo largo de esta investigación como parte medular en la búsqueda de los objeticos planteados. Se pueden identificar las siguientes dimensiones: 1. Ambiente 2. Tecnología / Infraestructura 3. Procesos 4. Sistemas / Datos 5. Personas 6. Productos y Servicios 28 1. Dimensión Ambiente de la gestión de información. El estudio de esta dimensión debe tomar en cuenta componentes objetivos y tangibles como cualquier sistema, como se mencionó anteriormente con la Ley de sistemas (Bertalanffy,1976). A nivel de la organización municipal se vincula a elementos internos como: la infraestructura, la cultura organizacional, la comunicación organizacional, la comunicación organizacional, las políticas, las personas y las tecnologías disponibles. No obstante, hay que tomar en cuenta que la organización está rodeada de individuos que a su vez se despliegan fuentes, servicios y sistemas en sí mismos. Por tanto, el alcance de la dimensión ambiente se puede ver representada en la figura N°2 de la siguiente manera: Fuente: Elaboración propia con base en Ponjuán (2004) Figura N° 2 Alcance de la dimensión ambiente en la gestión de la información. 29 La información que existe en el ambiente externo de la organización debe ser objeto de gestión. El éxito depende de la sabiduría con que opere la dirección de la organización y la importancia que le atribuya a la GI institucional. Los procesos que aseguran la información que se genera de este ambiente permiten: capturar, recibir, ingresar información valiosa al sistema y alimentar la toma de decisiones acerca de rumbos, inversiones, nuevos productos o cambios a considerar de lo contrario la organización tiene altas probabilidades de fracasar. 2. Dimensión Tecnología / Infraestructura de la gestión de información. Esta dimensión se caracteriza por ser estratégica para la gestión de la información, tiene como cumbre las categorías de mayor extensión que van de la mano con la misión, visión, objetivos y metas con todo el esfuerzo en armonizar entre ellas. Ponjuán (2004), asume que existen tres grandes áreas estratégicas que constituyen una unidad indisoluble pues ninguna puede existir sin la otra. Dichas áreas en la figura N°3 aparecen de la siguiente forma: Fuente: Elaboración propia con base en Ponjuán (2004) Figura N° 3 Tres grandes áreas estratégicas indisoluble. 30 Estas estrategias se abordan a partir de determinados enfoques que se diferencian por su naturaleza, lugar en el que se aplique, lo que atienda, su estilo, proceso, orientación y probabilidad de su implementación. Así se distinguen las estrategias con enfoque hacia los negocios, las conducidas por métodos, las administrativas, las tecnológicas y las organizacionales. La tecnología en la organización se usa como herramienta de control centralizada o descentralizada. Puede ser el caso que se emplee principalmente para compartir información operacional acerca del mercado, los proveedores, los clientes, la competencia, mediante aplicaciones que van de lo simple a lo complejo: bases de datos, monitoreo tecnológico, sistemas de inteligencia, redes neuronales, etc. En Costa Rica desde el año 2019 contamos con una ley que regula el Teletrabajo (Ley 9738) cuyo objeto es “promover, regular e implementar el teletrabajo como un instrumento para la generación de empleo y modernización de las organizaciones públicas y privadas, a través de la utilización de tecnologías de la información y comunicación” El teletrabajo es un método donde los recursos humanos operan a distancia cumpliendo por canales tecnológicos, con los resultados que tienen comprometidos laboralmente. Esto ha promovido que los documentos en papel cambien a soportes electrónicos ya sea por medio de la digitalización o la creación dentro de sistemas de información o gestores documentales. Conocer las tendencias o los rumbos previstos para cualquier tema, es obligado de quienes se dedican a la gestión de sistemas de información en las organizaciones. Cuatro pilares sustentan estas tendencias: 31 1. La cantidad y diversidad de recursos basados en tecnología, disponibles en la infraestructura global de información. 2. La cantidad de personas que acceden a computadoras y sus redes. 3. Las potencialidades de las redes aumentarán rápidamente. 4. Los precios de la tecnología tienden a ser más bajos. Los recursos tecnológicos y las infraestructuras facilitan la captura, almacenamiento, procesamiento, análisis, acceso y distribución de datos e información dentro de la institución. Los cuales examinan la seguridad de los datos, la accesibilidad a la información y la interoperabilidad entre sistemas. 3. Dimensión Procesos de la gestión de información. La gestión de información posee componentes de los procesos como cualquier sistema. Los procesos tienen dos características: a. Tienen consumidores (internos o externos) b. Cruzan fronteras organizacionales; por ejemplo, ocurren a través o entre subunidades de la organización. Los procesos se identifican en términos de puntos de inicio y fin, interfaces y unidades organizativas involucradas, particularmente las que tiene que ver con el consumidor (en este caso de investigación con el usuario). La norma UNE-ISO/TR 26122 IN (Información y documentación. Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos), define proceso de trabajo como: Un proceso de trabajo es una o más secuencias de operaciones que se requieren para producir u resultado y que está sujeto a unas determinadas reglas o procedimientos. (pág.7) 32 Los diferentes niveles de los procesos se conocen de la siguiente manera: macroproceso, proceso clave, subproceso, procedimientos y tareas o instrucciones. Los cuales se ven reflejados en los niveles organizacionales y dentro de sus elementos del marco reglamentario de cada contexto, relaciona el proceso de trabajo para ser analizado, identificados y documentados. A su vez esto proporciona la base para llevar a cabo los análisis funcionales y secuenciales. La información juega un papel importante en el diseño y el mejoramiento de los procesos y también en la educación. Por lo tanto, cualquier proceso se puede diferenciar el subsistema relativo a la información necesaria para su desempeño, que facilita el aprendizaje organizacional. Pocas organizaciones reconocen la importancia de estos subsistemas, por lo que quedan muchas veces enmascarados como algo irrelevante. Esto puede significar que la información se mueve dentro de la organización, e incluso sale de ella, sin una valoración acerca de lo que realmente puede representar (Sanjuan, 2004) La información-proceso vincula a cuatro roles: a) Como apoyo para la innovación de los procesos. b) Como elemento de los procesos operacionales. c) Como elemento de los procesos gerenciales. d) En términos de aproximaciones a su gestión dentro de los procesos. La gestión de información debe abarcar toda la cadena de valor de la información desde la identificación de las necesidades de los usuarios, sean internos o externos, hasta el uso de esta. La razón de ser de los sistemas de información es que sean utilizados. 33 La etapa D de la Norma ISO/TR 15489-1 (Información y documentación. Gestión de documentos), Evaluación de los sistemas existentes, tiene como objetivo el análisis de los sistemas de gestión de documentos y cualquier otro sistema de información ya existentes para valorar en qué medida dichos sistemas incorporan y mantienen documentos procedentes de las actividades de la organización. (pág.98) En la figura N°4 se detalla el sistema para la gestión de documentos electrónicos basado en la norma donde la Etapa D es medular para evaluar los sistemas de una organización para posteriormente identificar en la Etapa E las estrategias para cumplir los requisitos institucionales. Fuente: Norma ISO/TR 15489-1. 4. Dimensión Sistemas / Datos de la gestión de información. Figura N° 4 Etapa D. Evaluación de los sistemas existentes, Norma ISO/TR 15489-1. 34 Todo sistema de información existe y tiene como meta entregar un resultado a un usuario. Deben ser diseñados para que puedan cumplir esa función con eficacia, entendiendo por esta, una entrega coherente, en tiempo, con el debido nivel de actualidad y con información confiable (Ponjuán, 2004). Los aspectos que deben ser considerados como principios de ofertas de información dentro de un sistema son los siguientes (Buckland,1999): • La información debe ser materializada generalmente en forma de un producto o un servicio diseñado para una comunidad usuaria. • Las ofertas se distinguen por su contenido, dinámica y soportes. • Los contenidos pueden ser de originales y otros conllevan tratamiento documental o informacional. • Algunas de las solicitudes de información son respuestas a una consulta o no necesariamente. • Los soportes son importantes para valorar el ciclo de vida de las ofertas informacionales porque su durabilidad contribuye con el destino y el tiempo de su gestión. • El grado de participación de los usuarios, ya que a mayor actividad conlleva un nivel de mayor y mejor preparación. El proceso con el usuario genera un ciclo que contiene diferentes manifestaciones y comportamientos en función del contexto en que el usuario se desempeñe. Por lo anterior, en la figura N°5 se refleja el ciclo por cumplir: 35 Fuente: Elaboración propia basado en propuesta de Ponjuán, 2004. 5. Dimensión Personas de la gestión de información. Las personas no solo son las que diseñan, sino también las que operan los sistemas de información. Son las personas las que se responsabilizan con la calidad, las que pueden marcar las diferencias entre proceso, organizaciones y aún entre ellas mismas. Todas las personas participan en la cadena de información y comunicaciones de la organización, las que se vinculan con los usuarios. Cualquier persona que trabaja con información es un comunicador, por lo que debe tener la capacidad de expresar y transmitir en forma convincente los contenidos informativos. Determinadas actitudes o rasgos personales favorecen o no, esta función. Ponjuán, 2004 las define así: • Un trato adecuado a las personas. • Sensibilidad hacia las necesidades informacionales de los usuarios. Figura N° 5 Ciclo de un usuario dentro del sistema de información. 36 • Facilidad de expresión, tanto oral como escrita. • Flexibilidad y capacidad de adaptación. • Un trato cortés y respetuoso. • Curiosidad intelectual y proyección investigativa. • Creatividad. • Un enfoque orientado hacia el cliente. • Sentido crítico y sentido común. • Capacidad de trabajar en equipos interdisciplinarios. • Respeto y ética en aspectos legales de la profesión. En la siguiente tabla N°1 se describen las habilidades relativas en las que deben de invertir las organizaciones para preparar su personal: Tabla N° 1 Habilidades por invertir en las personas de la organización. Habilidad de uso de información La recuperación de la información. El reordenamiento de información. La organización de información. La gestión. El trabajo de oficina. El mercadeo. El uso de tecnologías de información. La especialización en los temas relativos al objeto de trabajo de la organización. Nota. Adaptado de Ponjuán Dante, G. (2007). Gestión de información: dimensiones e implementación para el éxito organizacional. Ediciones Trea, S.L. 37 Cuando dos o más personas con una posición proactiva hacia la información trabajan juntas, crean un ambiente que actúa como fuerza conductora en una organización. Esto explica el por qué hoy en día las personas alfabetizadas informacionalmente actúan como multiplicadores en este tipo de ambiente. 6. Dimensión Productos y Servicios de la gestión de información. Los servicios y productos son parte de las categorías de recursos de información que emplean las organizaciones constituyen una de las salidas en los puntos donde se produce, así como facilitan la intervención de personas que participan de los sistemas y son útiles para adquirir, procesar, transmitir, o distribuir información. Los servicios de este tipo se ofrecen como salidas de un conjunto de procesos que se organizan sistemáticamente obedeciendo a un objetivo (Ponjuán, 2004). Los recursos en las organizaciones lo ocupan los sistemas, los cuales constituyen configuraciones definidas o agrupadas en procesos sistemáticos para el manejo de datos e informaciones. Ejemplos de sistemas son: • Sistemas de registros administrativos • Sistemas para la gestión bibliotecaria • Sistemas de información para la dirección • Sistemas de inteligencia organizacional • Sistemas de recuperación de información • Sistemas para el procesamiento de textos • Sistemas para el análisis y procesamiento de datos Algunos criterios de calidad que se consideran importantes en los productos o servicios de información se describen en la siguiente tabla N°2: 38 Tabla N° 2 Criterios de Calidad para servicios y productos de información. Indicador Descripción Ejemplos Rendimiento Características principales de operaciones del producto o servicio Tiempo de respuesta y gastos Capacidades de espacio Acceso a bases de datos Seguridad de los sistemas de control y computarizados Confiabilidad Nivel de garantía con relación a la recepción regular de una fuente y/o disponibilidad de un sistema Cumplimiento de los plazos Certeza de datos Reclamos atendidos Conformidad Que concuerde el servicio o producto con su especificación Que cumplan con lo mercadeado Durabilidad Ciclo de vida del producto o servicio Vigencia Políticas institucionales (mantener o no activos los servicios) Facilidad del Servicio / Acceso Posibilidades de acceso al servicio o producto Horarios de atención Comodidades para el usuario: teléfono, parqueo, sucursales, tecnologías Trato brindado al usuario Disponibilidad para solucionar problemas Estética Apariencia de las instalaciones Facilidades de silencio Tipos de letras en los productos Tonos de voz Uniformes y sanidad Calidad La imagen del servicio recibido Profesionalismo en el servicio brindado Niveles de comprensión hacia el usuario Disponibilidad Servicios ofrecidos Servicios remotos Horarios extendidos Acceso a recurso tecnológicos Comodidad Ofrecimiento de comodidad física y mental Trámites amigables ante el usuario Comunicación Señalizaciones y contacto permanente con los usuarios Sitios Web Correos electrónicos Receptividad a las demandas Atención que se le brinda a las solicitudes Prioridades definidas Emergencias Receptividad ante las sugerencias o críticas Nota. Adaptado de Ponjuán Dante, G. (2007). Gestión de información: dimensiones e implementación para el éxito organizacional. Ediciones Trea, S.L. 39 CAPÍTULO III. MARCO METODOLÓGICO 3.1 Enfoque y tipo de investigación Esta investigación es de tipo descriptiva, la cual presenta la situación actual del archivo central municipal como figura dentro de las municipalidades, con base en el papel que juega en la gestión de información. Guevara (2020) menciona que la investigación descriptiva es el procedimiento usado en ciencia para describir las características del fenómeno, sujeto o población a estudiar y busca las características del fenómeno estudiado que le interesan al investigador (pág. 5) De acuerdo con las características presentes en este tipo de diseño, se centra en documentar los datos de manera exhaustiva, no manipula la información por parte del investigador y permite utilizar distintas herramientas de recolección de datos como: cuestionarios, entrevistas, observación directa y estudios documentales. En general, este tipo de investigación es útil al profundizar en aspectos específicos que pueden dar pie a otro diseño que amplie las relaciones que se desprenden de la inicial. El enfoque que presenta esta investigación es cualitativo debido a que según Hernández-Sampieri, et al. (2010) este tipo de investigaciones buscan recolectar datos sin medición numérica en exclusiva, para descubrir o afinar preguntas de investigación en el proceso de interpretación. Se realiza un análisis del modelo de asesoría archivística para el diseño de un sistema institucional de archivos en municipalidades propuesto por la Dirección General del Archivo Nacional y una revisión de herramientas archivísticas auxiliares e informes de labores o de rendición de cuentas del ente rector en archivos. 40 3.2. Población y muestra 3.2.1 Población La población en estudio está compuesta por los archivos centrales de las municipalidades, ya que estos son las unidades administrativas o espacios en la entidad en las cuales se reciben las transferencias documentales y son los espacios donde se administran los archivos que cumplieron su vigencia desde gestión y deben de custodiar el acervo documental institucional por valoraciones posteriores o de manera permanente. Según el Informe del Índice de Anual de Desarrollo Archivístico 2022-2023 se determina que 57 municipalidades tienen unidad de Archivo Central, esto con base en la entrega del informe anual obligatorio, por lo que si no se cumplió con el envío del informe al Archivo Nacional no califica para esta investigación. Se elige esta población en el contexto de los gobiernos locales, ya que estos son los encargados de administrar el territorio y los intereses de un cantón, por ende, se deben a su población mediante la prestación de servicios, los cuales deben de velar porque la información sea accesible y democrática para quienes deban hacer uso de ella, además, son instituciones públicas y están obligadas a la rendición de cuentas y a la transparencia de sus actos. En este sentido, es necesario que dichas entidades faciliten el acceso a la información pública por medio de una correcta gestión tanto, a los administradores como a las entidades externas fiscalizadoras. 41 3.2.2 Muestra En Costa Rica existen a octubre 2023, un total de 82 municipalidades con base en el Informe del Índice Anual de Desarrollo Archivístico para el periodo 2022-2023 (DGAN, 2023), se involucran 57 municipalidades que cuentan con archivo central y se estratifica la muestra por cada una de las 7 provincias. Asimismo, se toman elementos de las características comunes para establecer una relación de semejanza y hace la muestra homogénea por la calificación obtenida, basado en los informes de desarrollo archivístico rendidos por cada uno de los municipios del Sistema Nacional de Archivos (excelente, muy buena, buena, regular, mala). La muestra de origen se representa por los “Grupos” en que se clasifican las municipalidades (siete provincias), las cuales representan conjuntos de personas que interactúan y están ligadas entre si a una meta, en este sentido a la administración de los archivos centrales, por lo tanto, son ejemplos de este tipo de muestreo. Hernández-Sampieri (2018), dice que el muestreo al ser cualitativo está orientado por uno o varios propósitos, una vez encontrados los casos o unidades de muestreo. Busca indagar a profundidad para entender el fenómeno de estudio y responder la pregunta de la investigación (pág. 431) El tamaño de la muestra se determinó por el tipo de estudio al tener un “Enfoque de Grupo” lo cual representa al menos siete grupos (en esta investigación por las provincias) y se toman de siete a 10 casos por cada uno de los grupos. El tipo de muestra que suele utilizarse en las investigaciones cualitativas son las no probabilísticas o dirigidas, cuya finalidad no es la generalización en términos de probabilidad o es conocida como propositiva (varios propósitos), pues la elección de los elementos depende de razones relacionadas con el objeto de la investigación. En este caso 42 el papel del archivo central municipal dentro de las dimensiones de la gestión de información. El tipo de muestra en esta investigación es “por conveniencia” ya que está formada por casos disponibles a los cuales hay acceso (archivos centrales), sin embargo, esta investigación requirió de estrategia de muestreo mixta que combina varios tipos de muestra, como, por ejemplo: el cálculo de la fórmula establecida para la muestra, ya que se requirió identificar la cantidad de casos por provincia. En la tabla N°3 se detallan la cantidad de grupos y casos (municipalidades) por provincia: Fuente: Elaboración propia con base en la muestra. La muestra se calculó con base en la siguiente fórmula: n = 𝒁𝟐∗𝒑∗𝒒∗𝑵 𝑬𝟐∗(𝑵−𝟏)+𝒁𝟐∗𝑷∗𝒒 Tabla N° 3 Detalle de Municipalidades con Archivo Central por provincia. Grupo 1 Grupo 2 Grupo 3 Grupo 4 Grupo 5 Grupo 6 Grupo 7 Provincia San José Alajuela Cartago Heredia Puntarenas Guanacaste Limón Total Cantidad de municipalidades con Archivo Central 15 10 5 9 8 7 3 57 Cantidad de municipalidades con Archivo Central con base en la muestra 14 9 4 8 7 6 3 51 43 donde: n: es el tamaño de la muestra; Z: es el nivel de confianza; p: es la variabilidad positiva o probabilidad de éxito; q: es la variabilidad negativa o probabilidad de fracaso; N: es el tamaño de la población; E: es la precisión o error. Con base en los datos obtenidos: 51 = 𝟏,𝟗𝟔𝟐∗𝟎,𝟐𝟎∗𝟎,𝟖𝟓∗𝟖𝟐 𝟎,𝟎𝟑𝟐∗(𝟖𝟐−𝟏)+𝟏,𝟗𝟔𝟐∗𝟎,𝟓∗𝟎,𝟖𝟓 • Z = 1,96% • p = 0.15 • q = 0,85 • N = 57 • E = 0,5 • n = 57 Se detalla que, para una población de 57 municipios con Archivo Central, un nivel de confianza del 95% y un margen de error del 5% se debe tomar una muestra de 51 municipios, agrupados entre 7 provincias. 44 3.3 Definición de las categorías de análisis. Tabla N° 4 Categorías de análisis para el objetivo 1. Objetivo específico 1 Categoría Definición conceptual Identificar las regulaciones en materia de gestión de la información pública aplicadas por la organización municipal que facilitan la democratización al acceso a la información. Regulaciones en materia de gestión pública relacionadas con el sector municipal. Leyes, reglamentos, códigos, directrices, modelos, resoluciones, y en general documentación aplicada a las regulaciones en materia de gestión de la información concerniente al sector municipal. Fuente: Elaboración propia. 45 Tabla N° 5 Categorías de análisis para el objetivo 2. Objetivo específico 2 Categoría Definición conceptual Diagnosticar el archivo central como proceso integral que afecta y repercute en los niveles de la organización municipal, para el cumplimiento de las regulaciones en materia de gestión de la información pública. Dimensiones: 1. Ambiente 2. Procesos 3. Personas 4. Tecnología 5. Infraestructura 6. Productos/Servicios 1. Ambiente: Los factores internos y externos de la organización que afectan cómo se gestiona la información, desde la cultura organizacional, hasta las metodologías propias de la organización, y en un sentido más amplio las fuerzas externas que la afectan. 2. Procesos: Es un sistema con entras y salidas que cruza fronteras organizacionales en el que funcionan diferentes elementos que sirven a consumidores, por ejemplo: Elaboración de un informe financiero donde los insumos son tomados de los departamentos de Tesorería y Contabilidad, donde Planificación es el consumidor para tomar decisiones institucionales. 3. Personas Elemento subjetivo y ejecutor de los procesos en el ambiente organizacional; responden a responsabilidades con funciones delimitadas. 4. Tecnología Conjunto de herramientas tangibles en intangibles para la gestión, desarrollo, ejecución y conservación de documentación e información. 5. Infraestructura Activos muebles e inmuebles que la organización destina a la gestión y custodia en la gestión de la información en la organización. 6. Productos/Servicios Resultado de un proceso, que sirve como resultado final de un usuario interno o externo; o insumo de otro proceso. Fuente: Elaboración propia. 46 Tabla N° 6 Categorías de análisis para el objetivo 3. Objetivo específico 3 Categoría Definición conceptual Analizar los resultados del diagnóstico del archivo central como proceso integral que afecta y repercute en los niveles de la organización municipal y democratización al acceso a la información. Resultados de las dimensiones estudiadas: 1. Ambiente 2. Procesos 3. Personas 4. Tecnología 5. Infraestructura 6. Productos/Servicios Análisis de los resultados con base en la aplicación de herramientas de recolección de datos y estudio de fuentes documentales del sector municipal. Fuente: Elaboración propia. Dentro de las técnicas de recolección de información para esta investigación se destacan: el análisis bibliográfico en general, así como cuestionarios aplicados a las personas definidas como encargados de los archivos centrales de las municipalidades. El cuestionario se aplica a las personas coordinadoras, encargadas o jefaturas de los Archivos Centrales, por medio de un enlace de una herramienta tecnológica “Form” dentro de la plataforma “Microsoft SharePoint”. Consta de 38 preguntas de selección única, otras de respuesta cerrada y dejando preguntas abiertas para obtener cierta información específica como opiniones o algún otro dato relacionado al cuestionamiento puntual. Posteriormente se coordina una entrevista para ampliar algún detalle que se refleje de la aplicación del instrumento y para verificar su entrega. Esto por medio de llamada telefónica o correo electrónico. Se adjunta al correo: Carta de autorización del director para la aplicación del instrumento de investigación (PPBEI-2-2025, del 20-02-2025) Ver Anexo 47 N°1, Código QR, en el cuerpo del correo una breve explicación del objetivo de la investigación y un agradecimiento por la colaboración. Se aplica del 3 de marzo al 4 de abril del 2025. En la siguiente figura N°6 se muestra el código QR que se hizo llegar a los participantes de la muestra. https://forms.office.com/r/h0JCMTbCQk Posterior al envío del correo electrónico con el enlace, se realizan dos recordatorios por el mismo medio. Además, se localizan a cada uno de los informantes por teléfono para confirmar su participación. En total responden 40 para un total de 70% de participación. En el Anexo N°2 se detalla el formulario del cuestionario que se aplica en la investigación. Además, para recopilar los datos de esta investigación, según el método cualitativo los instrumentos se caracterizan por identificar las categorías de análisis (dimensiones) las cuales se analizarán posterior a su aplicación. Se presentan los siguientes métodos: Figura N° 6 Código QR para el enlace del cuestionario. https://forms.office.com/r/h0JCMTbCQk 48 Análisis documental: Para el desarrollo de esta investigación se realiza un análisis documental de libros, revistas y artículos en las bases de datos del Sistema de Bibliotecas, Documentación e Información (SIBDI) de la Universidad de Costa Rica; fuentes primarias producidas por la Unión Nacional de Gobiernos Locales; Informes del PROSIC y lineamientos, directrices y resoluciones de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) de la Dirección General del Archivo Nacional. Cuestionario: Se aplica un cuestionario autoadministrado a los encargados de los Archivos Centrales de las municipalidades seleccionadas. A cada uno de los casos por grupo se decide aplicar de esta manera, debido a la ubicación geográfica de cada uno. Se hace llegar por medio del correo electrónico oficial a los representantes de los archivos, a todos por igual. Este cuestionario es de forma estructurada, con el propósito de recolectar la mayor cantidad de información relacionada con la GI, asimismo, este instrumento contiene parte de la evaluación del modelo de asesoría propuesto por la Dirección General de Archivo Nacional, en busca de valorar los recursos informativos y el uso que se le da en la organización a la GI. Asimismo, profundiza en la compresión de los grupos informantes sobre el objeto de la investigación y a las categorías definidas previamente. 3.4 Análisis de los datos El método es el procedimiento planteado que se sigue en la actividad científica para describir las formas de existencia de los procesos, distinguir las fases de su desarrollo, desentrañar sus enlaces internos y externos, esclarecer sus interrelaciones con otros procesos, generalizar y profundizar los conocimientos adquiridos de este modo, 49 demostrarlos luego con rigor racional y conseguir después de comprobaciones en el experimento y con la técnica de su aplicación (Ruiz, 2006) Aunado a lo anterior, el método que se utiliza en esta investigación es el de recopilación de datos por medio de la aplicación de la herramienta denominada cuestionario, mismo categorizado por las dimensiones del estudio. Con una investigación cualitativa prácticamente la recolección de datos y el análisis ocurren de forma paralela y este no es completamente uniforme ya que cada una de las categorías requieren un esquema particular, además se debe adaptar a las circunstancias de los informantes (contexto que rodea a cada municipalidad). En general un análisis cualitativo consiste en recibir datos no estructurados y como parte de la investigación llegar a estructurarlos, con el propósito de organizarlos en unidades o categorías. Este análisis además es muy contextual por lo que no responde a un paso a paso sino, que estudia cada detalle de las variables categorizadas. A los informantes, posterior a la entrega del instrumento se complementa con una llamada telefónica para verificar la recepción del correo electrónico. En casos de obtener respuestas sobre la negativa en la recepción, se les hace llegar el enlace del instrumento de nuevo. Asimismo, en caso de requerir ampliar conceptos o aclarar situaciones particulares de las personas participantes se les atiende, ya sea por correo electrónico o por otra llamada telefónica. De ahí que es usual comenzar con la identificación de los ambientes propicios, luego los grupos y finalmente con los casos (individuos encargados de los Archivos Centrales informantes). Se descarta la implementación de otras técnicas de investigación que dentro del trabajo de campo se pueden implementar como entrevistas grupales en las que se detalla aún más alguna particularidad que se desgrane del sector en estudio, porque la GI y el papel 50 que desempeña el objeto de estudio identificado como archivo central es completamente conocido y entendible. Con base en los objetivos planteados en esta investigación la técnica de análisis se determina de la siguiente manera: Objetivo 1: Identificar las regulaciones en materia de gestión de la información pública aplicadas por la organización municipal que facilitan la democratización al acceso a la información. Tabla N° 7 Técnica de análisis para el objetivo 1. Fuente: Elaboración propia. Objetivo 2: Diagnosticar el archivo central como proceso integral que afecta y repercute en los niveles de la organización municipal, para el cumplimiento de las regulaciones en materia de gestión de la información pública. Herramientas por utilizar Información por recopilar Análisis exhaustivo de fuentes bibliográficas. Lista de regulaciones en materia de gestión pública en el sector municipal. 51 Tabla N° 8 Técnica de análisis para el objetivo 2. Herramientas por utilizar Información por recopilar 1.Ambiente: Cuestionario estructurado Entrevista a Recursos Humanos Informes de Clima Organizacional Estructura jerárquica del "Archivo Central" (¿dónde está?, quien es el responsable?, etc.) La percepción del archivo central como el gestor de la información en la institución. Comunicación entre departamentos. Herramientas de comunicación internas y externas (medios de comunicación) Formación académica de los individuos. Las políticas institucionales principalmente las que afectan la gestión de información. Infraestructura organizacional (jerarquías) Herramientas por utilizar Información por recopilar 2.Procesos: Manual de procesos. Manual de funciones. Cuestionario estructurado. Entrevista a Departamento de Planificación. Herramientas por utilizar Dentro de todos los procesos como y con qué se gestiona la gestión de la información. Procesos más importantes, más documentos sustantivos dentro de: Procesos principales. Procesos de apoyo Proceso de red de negocios Proceso de gestión Herramientas por utilizar Información por recopilar 3.Personas: Cuestionario estructurado. Manual de clases y funciones. Planilla. Cantidad de involucrados en la gestión de la información. Calidad en los servicios y productos de las funciones de las personas, así como la capacidad de estas. 52 Herramientas por utilizar Información por recopilar 4.Tecnología: Entrevista a jefatura de TI. Lista de activos. Cantidad de herramientas en la gestión de la información. Calidad en los servicios y productos de los activos tecnológicos. Herramientas por utilizar Información por recopilar 5.Infraestructura: Entrevista Administrador. Listas de activos. Cantidad y calidad de bienes muebles e inmuebles Outsourcing contratados. Herramientas por utilizar Información por recopilar 6.Productos y servicios: Informe de las Encuesta de satisfacción (Contraloría de servicios) Calidad y cantidad de servicios y productos. Importancia de la información. Transparencia en la información suministrada. Fuente: Elaboración propia. Objetivo 3: Analizar los resultados del diagnóstico del archivo central como proceso integral que afecta y repercute en los niveles de la organización municipal y democratización al acceso a la información. Fuente: Elaboración propia. Tabla N° 9 Técnica de análisis para el objetivo 3. Herramientas por utilizar Información por recopilar Informe de los resultados del análisis previo arrojado d