UNIVERSIDAD DE COSTA RICA SISTEMA DE ESTUDIOS DE POSGRADO PROGRAMA DE MAESTRIA EN ADMINISTRACIÓN Y DIRECCIÓN DE EMPRESAS ÉNFASIS EN GERENCIA PERSONAL OCASIONAL DE LA SECCION DE MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIÓN DE LA OFICINA DE SERVICIOS GENERALES DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA: ANÁLISIS DEL CLIMA ORGANIZACIONAL Trabajo Final de Graduación sometido a consideración de la Comisión del Programa de Estudios de Posgrado en Administración y Dirección de Empresas para optar el grado de Maestría Profesional con énfasis en Gerencia MICELA GONZALEZ GUEVARA Ciudad Universitaria “Rodrigo Facio”, Costa Rica 2003 DEDICATORIA  A Marcos por su comprensión, paciencia y motivación en los momentos más difíciles, Anayansi sin cuyo aliento y ayuda no hubiera podido continuar, Luis Alejandro símbolo de inspiración y sensibilidad, y José Alberto fuente inagotable y contagiosa de amor, alegría y comprensión. Todos ellos mi familia, mi mayor inspiración para alcanzar esta meta AGRADECIMIENTOS  ( A Dios por darme la fortaleza necesaria y permitirme llegar hasta el final. ( A mi tutora Dra. Flory Fernández, por el apoyo, dedicación y oportunos consejos. ( Al Arq. Oscar Molina y a su equipo de trabajo, por su eficiente ayuda y solidaridad en este proyecto. ( Al Ing. Pablo Lizano, Jefe de la Oficina de Servicios Generales, por la oportunidad brindada y su colaboración incondicional. ( Al personal ocasional y Coordinadores, razón de ser de esta investigación. ( A Flory Solano, amiga y compañera incondicional, por su motivación, solidaridad y apoyo mostrado en todo este proceso. ( A Roy Castro, compañero especial, por su apoyo constante y palabras de aliento para seguir adelante. ( A Yorleny Mora y su equipo de trabajo, por su ayuda, amistad y consejo oportuno en este caminar. ( A aquellas personas que sin su amistad y apoyo se me hubiera hecho difícil concluir exitosamente mis estudios. A TODOS MUCHAS GRACIAS HOJA DE APROBACION  Este Trabajo Final de Graduación fue aceptado por la Comisión del Programa de Estudios de Posgrado en Administración y Dirección de Empresas de la Universidad de Costa Rica, como requisito parcial par optar al grado de Maestría Profesional con énfasis en Gerencia Marco Antonio Morales Zamora, MBA _____________________________ Director del Programa de Maestría Flory Fernández Chaves, Dra. _____________________________ Profesora Guía y Tutora Oscar Molina Molina, Arq. _____________________________ Jefe Sección de Mantenimiento y Construcción Oficina de Servicios Generales Universidad de Costa Rica Micela González Guevara _____________________________ Candidata INDICE DE CONTENIDO  Página DEDICATORIA ........................................................................................... ii AGRADECIMIENTOS ............................................................................... iii HOJA DE APROBACIÓN .......................................................................... iv INDICE .......................................................................................................... v LISTA DE GRAFICOS ............................................................................... viii LISTA DE FIGURAS .................................................................................. ix LISTA DE ABREVIATURAS .................................................................... x LISTA DE ANEXOS ................................................................................... xi RESUMEN .................................................................................................... xii INTRODUCCIÓN ........................................................................................ 14 I. FUNDAMENTACION TEORICA DE VARIABLES QUE AFECTAN EL CLIMA ORGANIZACIONAL .................... 20 1.1 EL CLIMA ORGANIZACIONAL ......................................... 20 1.1.1 El liderazgo................................................................... 22 1.1.2 La motivación .............................................................. 25 1.1.3 Las relaciones interpersonales ..................................... 27 1.2 INDUCCIÓN .......................................................................... 29 1.2.1 Importancia de la inducción ........................................ 32 1.2.2 Fundamento psicosocial de la inducción .................... 34 II. DIAGNOSTICO DE LA SECCION DE MANTENIMIENTO DE LA OFICINA DE SERVICIOS GENERALES ....................... 36 RESEÑA HISTORICA DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA ......................................................................... 36 Aspectos generales de la UCR ..................................... 37 Estructura organizacional de la UCR ......................... 38 SECCION DE MANTENIMIENTO Y CONSTRUCCIÓN ... 40 Antecedentes históricos ................................................ 40 Misión, visión y objetivos de la Sección ....................... 43 Ubicación geográfica ................................................... 45 Estructura organizativa ................................................ 46 Recurso humano .......................................................... 47 Funciones del personal ocasional ................................ 51 Horarios del personal ocasional .................................. 53 III. DIAGNOSTICO DEL PERSONAL OCASIONAL DE LA UNIDAD DE MANTENIMIENTO DE LA OFICINA DE SERVICIOS GENERALES DELA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA ..................................................................................... 55 3.1 PROCESO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN ........... 55 Definición de trabajadores ocasionales ....................... 56 Marco jurídico que permite la contratación de trabajadores ocasionales .............................................. 57 Proceso de reclutamiento de los trabajadores ocasionales ................................................................... 59 3.2 DEBERES Y DERECHOS DEL PERSONAL OCASIONAL 69 Deberes y prohibiciones del funcionario universitario.. 70 Derechos del funcionario universitario.......................... 73 3.3 MECANISMOS DE QUEJAS ................................................. 75 3.4 MECANISMOS DE CONTROL, COORDINACIÓN Y SUPERVISIÓN ........................................................................ 77 IV. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN DIAGNOSTICADA ................... 80 TIPO DE INVESTIGACIÓN .................................................. 80 TECNICAS E INSTRUMENTOS APLICADOS .................... 81 PROCEDIMIENTO APLICADO ............................................ 81 CARACTERISTICAS GENERALES DE LA POBLACIÓN.. 82 ANALISIS DEL LIDERAZGO EN EL PERSONAL OCASIONAL DE LA OSG ...................................................... 88 ANALISIS DE LA MOTIVACIÓN EN EL PERSONAL OCASIONAL DE LA OSG ...................................................... 94 ANALISIS DE LAS RELACIONES INTERPERSONALES DEL PERSONAL OCASIONAL DE LA OSG ........................ 98 V. PROPUESTA PARA MEJORAR EL CLIMA ORGANIZACIONAL 104 ASPECTOS GENERALES ...................................................... 106 Introducción .............................................................................. 109 I parte del Proceso de Inducción .............................................. 109 Convocatoria ............................................................................ 110 Datos que necesita conocer el funcionario que va a dirigir el Proceso de Inducción ..................................... 111 Recomendaciones ...................................................................... 113 Condiciones básicas para el desarrollo de la propuesta ......... 116 Organización y presupuesto....................................................... 117 Duración de la inducción .......................................................... 118 II parte del Proceso de Inducción ............................................. 120 Influencia de la motivación en la labor cotidiana ......... 120 Factores que influyen en la motivación ......................... 121 Actividades ................................................................................. 121 Cierre de la inducción ............................................................... 125 Evaluación del proceso ............................................................. 125 Logros y beneficiarios ............................................................... 126 Algunas recomendaciones por considerar en el Proceso de Inducción ................................................................... 127 Pasos a seguir ........................................................................... 128 Síntesis de los objetivos buscados por medio del Proceso de Inducción ................................................................... 128 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................ 130 BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................. 133 ANEXOS .......................................................................................................... 136 LISTA DE GRAFICOS  GRAFICO No. PAGINA 1. Clasificación por género del personal ocasional ...................... 83 2. Distribución por edad del personal ocasional ........................... 84 (noviembre 2002) 3. Nivel de estudios académicos del personal ocasional .............. 86 (noviembre 2002) 4. Clasificación por tiempo de servicio del personal ocasional .... 87 (noviembre 2002) 5. Aspectos relevantes del liderazgo del personal ocasional ........ 90 Toma de decisiones (noviembre 2002) 6. Aspectos relevantes del liderazgo del personal ocasional ........ 91 Trabajo en equipo (noviembre 2002) 7. Aspectos relevantes del liderazgo del personal ocasional ........ 92 Apoyo al personal (noviembre 2002) 8. Aspectos relevantes de la motivación del personal ocasional .. 95 Trabajo con los compañeros (noviembre 2002) 9. Aspectos relevantes de la motivación del personal ocasional .. 96 Apoyo del sistema (noviembre 2002) 10. Aspectos relevantes a las relaciones interpersonales del personal ocasional Valores y actitudes (noviembre 2002) .......... 99 11. Aspectos relevantes a las relaciones interpersonales del personal ocasional Personal-Coordinador (noviembre 2002) .......... 100 12. Aspectos relevantes a las relaciones interpersonales del personal ocasional Actitud entre compañeros (noviembre 2002) .......... 102 13. Personal ocasional nuevo que ha ingresado en el 2003 ........... 107 LISTA DE FIGURAS  FIGURA No. PAGINA Factores que afectan en el clima organizacional .................... 30 Flujograma del proceso de reclutamiento y selección de la Sección de Mantenimiento y Construcción de la Oficina de Servicios Generales de la UCR ............................ 62 Flujograma del proceso de reclutamiento y selección de la Oficina de Recursos Humanos de la UCR ................... 69 LISTA DE ABREVIATURAS  ASPROFU : Asociación de Profesores y Funcionarios Universitarios INA : Instituto Nacional de Aprendizaje INS : Instituto Nacional de Seguros OSG : Oficina de Servicios Generales OT : Ordenes de Trabajo SINDEU : Sindicato de Empleados de la Universidad de Costa Rica UCR : Universidad de Costa Rica LISTA DE ANEXOS  ANEXO No. PAGINA Organigrama de la Universidad de Costa Rica ............................... 137 Ubicación y distribución geográfica de la OSG ............................. 138 Mapa del Campus universitario ..................................................... 139 Anuncio de reclutamiento de la OSG, Periódico La Nación ........... 140 Fórmula para reclutamiento interno de personal ocasional. Contrato de trabajo .......................................................................... 141 Aviso sobre plazas vacantes, Oficina de Recursos Humanos de la UCR ........................................................................................ 142 Anuncio de reclutamiento de la Oficina de Recursos Humanos, Periódico La Nación ......................................................................... 143 Políticas y criterios para el reclutamiento y selección del personal administrativo .............................................................. 144 Oferta de servicios ........................................................................... 145 Oferta de servicios para conserje .................................................... 146 Oferta de servicios para guarda ...................................................... 147 Oferta de servicios para trabajador agrícola .................................... 148 Oferta de servicios para oficinista ................................................... 149 Convocatoria a citas ......................................................................... 150 Calificación prueba de mecanografía .............................................. 151 Pre-Oferta de servicios .................................................................... 152 Formulario de referencias laborales ................................................ 153 Formulario P-18 Oferta de Servicios ............................................. 154 Formulario P-30 Registro de elegibles interno .............................. 155 Entrevista aplicada a los Coordinadores ......................................... 156 Cuestionario aplicado al personal ocasional .................................. 157 Programa de actividades del Proceso de Inducción ........................ 158 Instrumento de evaluación del Proceso de Inducción ..................... 159 24. Metodología y cuadro de resumen .................................................. 160 RESUMEN  González Guevara, Micela Personal Ocasional de la Sección de Mantenimiento y Construcción de la Oficina de Servicios Generales de la Universidad de Costa Rica: Análisis del Clima Organizacional. Trabajo final de graduación. Maestría en Administración y Dirección de Empresas con énfasis en Gerencia San José, Costa Rica: M. González G., 2003. 160 h.: 17 il. - 49 refs. Esta investigación pretende determinar de que manera influyen el liderazgo, la motivación y las relaciones interpersonales en el clima organizacional del personal ocasional de la Sección de Mantenimiento de la OSG, lo anterior con el fin de poder plantear un proceso que ayude a mejorar el mismo, así como dar herramientas para generar mayor identificación y compromiso con la Institución. Por ser la UCR una institución autónoma y estar sujeta al presupuesto de la Administración Pública y su política, no cuenta con el presupuesto apropiado para contratar a este personal a través de la Oficina de Recursos Humanos y así puedan gozar de las mismas garantías y privilegios que el de los demás compañeros de trabajo, por lo que esta desigualdad ha presentado problemas a nivel de liderazgo, desmotivación y roces en sus relaciones interpersonales. El tipo de investigación que se realiza es descriptivo, en ella se escogen tres variables principales para el estudio: el liderazgo, la motivación y las relaciones interpersonales, para reconocer la influencia de las mismas en el clima organizacional. Cada una de ellas se analizó por medio de técnicas cuantitativas como los cuestionarios y se complementa con técnicas cualitativas como las entrevistas. La información obtenida es codificada, graficada e interpretada en el caso de las preguntas cerradas; la información abierta fue analizada a la luz de los resultados de los cuestionarios. La muestra está constituida por 55 ocasionales, 10 coordinadores y la Jefatura de la Sección y la Unidad. Los resultados obtenidos demuestran que se cuenta con el apoyo de los coordinadores en las labores y éstos promueven el trabajo en equipo; sin embargo, se les critica la actitud autoritaria, ya que no toman en cuenta otros criterios para tomar decisiones, generando individualismo e indiferencia en los objetivos propuestos. En cuanto a la motivación, este personal refleja motivación de trabajar para la UCR; no obstante, por ser las condiciones de contratación tan desiguales con el resto del personal permanente de la Institución, hacen que además de desmotivación, se generen roces en las relaciones interpersonales, así como un ambiente organizacional poco saludable. Esto secundado por la falta de estabilidad laboral, provoca mucha incertidumbre, poca confianza y sobre todo un ambiente competitivo y desleal entre los mismos. Una vez terminado el análisis de las variables se plantean las siguientes recomendaciones: dar capacitación a los coordinadores, en temas que requieren de mejoramiento, como liderazgo, relaciones interpersonales, trabajo en equipo, entre otros, para fortalecer el vínculo de ellos con el personal a su cargo. Gestionar ante las autoridades la solicitud de mayor apoyo presupuestario, para brindar a este personal mecanismos de identificación, participación en algunos derechos de la Convención Colectiva de Trabajo de la UCR, como servicios de salud, participación en la Junta de Ahorro y Préstamo, así como mayor estabilidad laboral. Para finalizar se adjunta en la investigación una propuesta de un Proceso de Inducción Intensivo que como fin último sea el lograr mayor identificación de este personal hacia la Institución, mayor motivación y por consiguiente mayor compromiso laboral, todo esto en busca de mejorar el clima organizacional de este personal en particular. Palabras clave: UNIVERSIDAD DE COSTA RICA, CLIMA ORGANIZACIONAL, INDUCCIÓN, LIDERAZGO, MOTIVACIÓN, RELACIONES INTERPERSONALES Directora de la Investigación: Dra. Flory Fernández Chaves Unidad Académica: Sistema de Estudios de Posgrado, Programa de Maestría en Administración y Dirección de Empresas con énfasis en Gerencia xiii