Universidad de Costa Rica Sistema de Estudios de Posgrado Programa de Posgrado en Administración y Dirección de Empresas Énfasis de Gerencia Propuesta de modelo organizacional de las Asociaciones y Federaciones Deportivas de Representación Nacional Práctica Profesional M.B.A. Roque Rodríguez, Coordinador Proyecto de Graduación M.B.A. Gerardo Valverde Morales, Profesor Guía Ing. Osvaldo Pandolfo Rímolo, Supervisor Laboral Realizado por Gerardo Corrales Guevara Ciudad Universitaria “Rodrigo Facio Brenes”, Costa Rica 2007 HOJA DE APROBACIÓN El presente proyecto de investigación fue aceptado por la Comisión de Estudios de Posgrado de la Universidad de Costa Rica, como requisito para optar por el grado de Máster en Administración y Dirección de Empresas, con énfasis en Gerencia. Dr. Anibal Barquero Chacón M.B.A. Roque Rodríguez Chacón Director del Programa de Posgrado en Profesor Coordinador de Práctica Profesional Administración y Dirección de Empresas M.B.A. Gerardo Valverde Morales Ing. Osvaldo Pandolfo Rímolo Profesor Guía Supervisor Laboral Lic. Gerardo Corrales Guevara Estudiante ii Dedicatoria Primero a Dios, quien guía todas mis acciones A Tanny mi esposa por su apoyo y comprensión A mis padres a quienes siempre recordare con amor y cariño por sus enseñanzas de esfuerzo y sacrificio A mis hijos fuente de inspiración iii Agradecimientos Mi agradecimiento a: Mi familia: Tanny, Gerardo Alberto y María José, quienes tuvieron la comprensión y de quienes recibí siempre palabras de apoyo y comprensión, tolerancia y paciencia en mi crecimiento profesional. A mis padres quienes ya no están físicamente conmigo no obstante siempre los tendré en mis recuerdos: Don Romúlo y Doña Marita; fueron siempre ejemplo de que los éxitos que se alcanzan son fruto del esfuerzo y el sacrificio. Al Prof. Roque Rodríguez por su comprensión, apoyo, motivación y amistad que valorare por siempre. A don Osvaldo Pandolfo y a don Gerardo Valverde por su colaboración. A todos muchas gracias iv CONTENIDO HOJA DE APROBACIÓN ii DEDICATORIA iii AGRADECIMIENTOS iv CONTENIDO v RESUMEN EJECUTIVO ix INTRODUCCIÓN 11 CAPITULO 1: CONCEPTOS BÁSICOS DE ADMINISTRACIÓN: CONCEPTOS DE LA TEORÍA GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN PARA DESARROLLAR LA PROPUESTA DE MODELO DE ORGANIZACIÓN 14 1.1 Proceso administrativo 14 1.1.1 Planificación 14 1.1.2 Organización 16 1.1.3 Dirección 17 1.1.4 Control 18 1.2 Enfoque sistémico 18 1.3 Enfoque Desarrollo Organizacional 19 1.4 Principales áreas funcionales de las organizaciones 20 1.4.1 Área administrativa 21 1.4.2 Área financiera-contable 22 1.4.3 Área de mercadeo (marketing) 23 1.4.4 Área de producción (operaciones) 24 CAPITULO 2: SITUACIÓN DEL ENTORNO NACIONAL E INTERNACIONAL DE LAS ASOCIACIONES Y FEDERACIONES DEPORTIVAS COSTARRICENSES DE REPRESENTACIÓN NACIONAL 25 2.1 Organismos deportivos internacionales y nacionales 25 2.1.1 Comité Olímpico Internacional 25 2.1.2 Comité Olímpico Nacional de Costa Rica 27 v 2.1.3 Federaciones Deportivas Internacionales 28 2.1.4 Asociaciones y Federaciones Deportivas Nacionales 30 2.1.5 Consejo Nacional de Deportes y Recreación de Costa Rica 30 2.1.6 Instituto Costarricense de Deporte y la Recreación 32 2.2 Ordenamiento jurídico-deportivo Costarricense 31 2.2.1 Antecedentes históricos 31 2.2.2 Análisis de la Ley No. 7935 de Asociaciones y su respectivo Reglamento 32 2.2.3 Análisis de la Ley No. 7800 de creación del Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación (ICODER) 36 2.2.4 Ámbito de acción del Consejo Nacional de Deportes y la Recreación en relación con las Asociaciones y Federaciones 38 2.3 Descripción general de las Asociaciones y Federaciones Deportivas de representación Nacional 39 2.3.1 Antecedentes históricos de las Asociaciones y Federaciones Deportivas Costarricenses de representación nacional 40 CAPITULO 3: DIAGNÓSTICO DE SITUACIÓN DE LAS ASOCIACIONES Y FEDERACIONES DEPORTIVAS COSTARRICENSES DE REPRESENTACIÓN NACIONAL 46 3.1 Organización actual de las Asociaciones y Federaciones Deportivas de representación nacional 46 3.2 Estructura funcional de las Asociaciones y Federaciones Deportivas de representación nacional 48 3.2.1 Área administrativa 48 3.2.2 Área financiera-contable 57 3.2.3 Área de mercadeo 62 3.2.4 Área producción (deportiva) 64 3.3 Medición del grado de satisfacción de los servicios que reciben las asociaciones o personas físicas afiliadas a las asociaciones o federaciones deportivas de representación nacional 66 vi 3.3.1 Reglamentación de las Asociaciones y Federaciones Deportivas de representación nacional 66 3.3.2 Resultado del análisis de la medición del grado de satisfacción de los afiliados en cuanto a los sistemas de competición de los torneos y campeonatos nacionales 68 3.3.3 Resultado y análisis de la medición del grado de satisfacción de los afiliados con respecto al servicio que prestan las asociaciones y federaciones deportivas de representación nacional 69 CAPITULO 4: PROPUESTA DE MODELO ORGANIZACIONAL PARA LAS ASOCIACIONES Y FEDERACIONES DEPORTIVAS COSTARRICENSES DE REPRESENTACIÓN NACIONAL 4.1 Modelo organizacional propuesto 77 4.2 Planteamiento general 81 4.2.1 Misión y visión 81 4.2.2 Políticas generales 81 4.2.3 Objetivos generales 83 4.3 Unidades organizacionales 84 4.3.1 Asamblea general 84 4.3.2 Fiscalía 88 4.3.3 Auditoria externa 90 4.3.4 Junta directiva (comité director) 90 4.3.5 Gerencia general 94 4.3.6 Asesoría legal 96 4.3.7 Comisiones de trabajo 97 4.3.8 Gerencia administrativa-financiera 97 4.3.9 Gerencia de mercadeo 108 4.3.10 Gerencia deportiva 112 4.4 Beneficios de la propuesta 119 4.5 Otros elementos por valorar: generalidades 120 4.5.1 Políticas contables 120 vii 4.5.2 Manual de cuentas contables 121 4.5.3 Manual de control y ejecución presupuestaria 122 4.5.4 Manuales de procedimientos en las áreas de trabajo 124 Bibliografía 126 Anexos 128 viii RESUMEN EJECUTIVO Corrales Guevara, Gerardo Modelo Organizacional de las Asociaciones y Federaciones Deportivas de Representación Nacional. Proyecto de Graduación, Posgrado en Administración y Dirección de Empresas. - San José, C.R. G. Corrales, 2007 110 h. El objetivo general del trabajo es proponer un modelo organizacional de las Asociaciones y Federaciones Deportivas de Representación Nacional, que permita a las organizaciones deportivas adscritas al Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación (ICODER) contar con una estructura de organización funcional que favorezca el trabajo planificado, organizado, en la que la ejecución sea producto de una estructura que delimite claramente las responsabilidades y que permita un control adecuado, para el logro de los objetivos estratégicos de las Asociaciones y Federaciones Deportivas costarricenses. Para el logro de este objetivo se desarrollo cuatro capítulos, dando inicio a las exposición de los elementos teóricos básicos que brindar el sustento conceptual para el análisis y evaluación de la situación actual y la formulación del modelo respectivo. La investigación desarrollada fue del tipo documental / bibliográfico, descriptiva, analítica y propositiva, permitiendo que el diseño de la metodología se apoyara en un criterio amplio e integral sobre la materia. Como resultado del trabajo desarrollado se concluye que dentro del ámbito de las organizaciones deportivas, se hace necesario contar con una estructura de organización que vincule los criterios básicos de la administración moderna, con el fin de la estructura responda a las necesidades actuales de los afiliados y asociados de dichas organizaciones y que cumplan los objetivos y fines estipulados en los estatutos de las Asociaciones y Federaciones Deportivas. En el contenido del modelo de estructura organizacional propuesto se incluye las políticas, misión, objetivos estratégicos y las áreas funcionales fundamentales para delimitar claramente la autoridad y la responsabilidad, así como las funciones básicas de cada área y departamento. Entendiendo eso sí, la limitación de recursos financieros que tienen las Asociaciones y Federaciones de Representación Nacional, que, con la forma de trabajo actual no ha permito generar recursos, más allá del aporte estatal y de las inscripciones – afiliaciones de los asociados. Por lo que la propuesta presenta los elementos básicos que deben de instaurarse para lograr mejores resultados de los que se han obtenido hasta el momento desde el punto de vista deportivo y administrativo. De esta forma la aplicación del modelo favorecerá el desarrollo deportivo nacional en lo administrativo y beneficiara de forma directa los resultados deportivos que de acuerdo al diagnostico realizado han venido a menos debido a la problemática de no contar con una estructura de organización que favorezca de forma sistemática y sostenida los procesos deportivos de mediano y largo plazo. Palabras claves: Proceso administrativo; Enfoque sistémico; Áreas funcionales; Estructura Organizacional; Asociaciones y Federaciones Deportivas Costarricenses de Representación Nacional, Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación; Comité Olímpico Nacional; Comité Olímpico Internacional. M.B.A. Roque Rodríguez Chacón M.B.A. Gerardo Valverde Morales INTRODUCCIÓN Desde tiempos inmemorables él ser humano ha hecho actividad física como parte de su rutina diaria o como complemento de su vida. Esta actividad física va desde el trabajo rutinario para unos, recreación y salud para otros y hasta lo que hoy se llama deporte de alto rendimiento. Sin embargo, pese a eso, a tomado otras connotaciones, una importancia inimaginable que tiene que ver con todos los aspectos del desarrollo humano. Cada día que pasa la importancia que toma en la vida cotidiana de las personas y organizaciones, en todos los estratos sociales va aumentando. Se ha llegado a constituir además de actividad física en un fenómeno sociocultural de masas muy significativo para la humanidad; sé a convertido en un gran espectáculo, apetecido no solo por el público o espectador, sino que también por las grandes empresas comerciales, transnacionales y publicitarias, incluso sé a llegado a sustituir el espíritu deportivo por el espíritu comercial y “el participar por participar”, “ el participar y poder ganar” por el de “ganar por ganar”, sin importar los medios que se utilicen para esta. Pero el deporte, es más que eso, es educación física, es recreación, es prevención, es salud, es formación humana, es organización; en especial en estos días, en los que la vida moderna se hace cada vez más sedentaria, donde la cultura es cada vez más urbana, de evolución científico tecnológico acelerada, de cambio turbulento, de globalización y de deterioro de ambiente. Esta situación hace imperativo un cambio en su filosofía, en sus objetivos y de orientación. Debe enrumbarse hacia tener más actores y menos espectadores, hacia el deporte para todos, el deporte salud, la recreación la actividad física, el disfrute personal, el desarrollo humano. Por lo que en esta época moderna de grandes cambios sociales, tecnológicos y económicos donde la competitividad y la productividad se vuelven aspectos fundamentales en desarrollo de las actividades que como individuos realizamos, el deporte y la recreación juegan un papel fundamental en el ámbito social. En ámbito del deporte es importante recalcar que, éste, inspira el cumplimiento de valores fundamentales que son aplicables también a nuestra vida en sociedad, valores tales como la disciplina, la responsabilidad, la honestidad, la cooperación, la solidaridad y otros son valores que permiten la formación de individuos con una visión de más compromiso tanto en desarrollo deportivo como en la sociedad; y más aún las organizaciones deportivas se han convertido en grandes “empresas” deportivas a nivel global. Las organizaciones deportivas a nivel internacional han desarrollado estructuras de organización cada vez más complejas pero funcionales y orientadas a logro de objetivos de mediano y largo plazo, ejemplos claros son la Federación Internacional de Fútbol Asociado (FIFA), el Comité Olímpico Internacional (COI), la Asociación Nacional de Baloncesto (NBA) en Estados Unidos, las sociedades anónimas deportivas tales como los equipos europeos de fútbol Manchester United en Inglaterra o el Real Madrid en España. El éxito en las estrategias de operación de estas organizaciones deportivas permite inferir que los resultados exitosos se basan en estructuras de organizacionales que sustentan sus operaciones: en administración, finanzas, mercadeo, recursos humanos, en supervisión y control externos de rendición de cuentas y en aspectos legales. En Costa Rica de acuerdo al análisis previo realizado, carece de un modelo de trabajo que permita a las organizaciones deportivas ejecutar sus acciones de forma eficiente y eficaz. Las estructuras organizacionales de Asociaciones y Federaciones Deportivas costarricenses de Representación Nacional; han respondido al interés particular de quienes asumen la responsabilidad durante el periodo en que la Asamblea los designa, de acuerdo a sus Estatutos o la Ley de Asociaciones o del Deporte, lo cual no ha permitido darle sostenibilidad de largo plazo a los procesos deportivos, una muestra de ello son los resultados deportivos a nivel internacional en los últimos años en los cuales Costa Rica ha venido perdiendo lugares de privilegio que se ostentaban en el pasado. La PROPUESTA DE MODELO ORGANIZACIONAL DE LAS FEDERACIONES Y ASOCIACIONES DEPORTIVAS COSTARRICENSES DE REPRESENTACIÓN NACIONAL, se enmarcaría en el énfasis de Gerencia en el campo del desarrollo organizacional. Esta propuesta estaría avalada por autoridades del deporte costarricense principalmente con el señor Viceministro de Deporte Ing. Osvaldo Pandolfo Rímolo quién estaría anuente a darle seguimiento y la posible implementación por la vía del Consejo Nacional de Deportes. Es importante destacar que en la actualidad la Federación Costarricense de Fútbol es la única federación de representación nacional que ha un hecho esfuerzo por establecer una estructura organizacional sustentada en la teoría administrativa, fundamentalmente en aspectos de la separación de responsabilidades de carácter directivo y administrativo (de ejecución), y darle una estructura empresarial a sus estrategias; no obstante lo anterior con los recientes resultados deportivos se ha evidenciado la fragilidad de la estructura organizacional, tal y como lo ha externo el presidente de la Federación señor Walter Niehaus al periódico la Nación en esta entrevista indico que informe de labores que tenía hasta alineaciones de la Selección, pero nada de información contable ni arqueos económicos, a su vez en la misma entrevista indicó que para tratar de minimizar la situación, firmará un convenio con la Universidad de Costa Rica para que nos haga una consultoría administrativa y una auditoría operativa de la Federación (La Nación, 2006). Un aspecto que requiere especial atención es el marco legal, por lo que el análisis de la leyes y reglamentos que sustentan el deporte a federado a nivel nacional es fundamental para brindar una visión integral de la propuesta. Las leyes que requieren especial análisis son la Ley Creación del Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación No. 7800 y la Ley de Asociaciones No. 7935 así como el reglamento a la Ley de Asociaciones producto del decreto ejecutivo No. 18670-J. CAPITULO 1 Conceptos básicos de Administración: Conceptos de la teoría general de la Administración para desarrollar la propuesta de modelo de organización Una organización corresponde a una actividad económica con fin o sin fin de lucro que se desarrolla a través de unidades identificables y se constituye a partir de la combinación de recursos humanos, materiales y de capital, los cuales son coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a las consecución de sus fines. 1.1 Proceso Administrativo El proceso administrativo propuesto en primera instancia por los autores que se fundamentaban en el enfoque clásico de la administración, en las escuelas de pensamiento de la administración científica y la teoría clásica de la administración lideradas por Frederick Taylor y Henri Fayol respectivamente, planteaban el proceso administrativo en función de cuatro elementos fundamentales: la planificación, organización, dirección (coordinación) y control; la aplicación precisa de cada elemento como un continuo que permite ordenar la forma de realizar las tareas y designar responsables en cada paso por cumplir en las operaciones de una organización. Estos fundamentos en términos de teoría administrativa han sido generalmente aceptados por las demás escuelas de pensamiento administrativo y que ha sido fundamental para tener el proceso administrativo como elemento del quehacer científico, en las organizaciones principalmente a la hora de tomar decisiones. 1.1.1 Planificación El primer elemento del proceso administrativo consiste en la planificación que consiste en determinar las acciones que servirán de guía al trabajo que se desarrollará. Esta planificación permitirá en un mundo de constantes cambios minimizar el riesgo y el impacto de la incertidumbre futura. En este sentido Gitman y Mc Daniel (2001) apuntan que “...el proceso que consiste en decidir qué hacer para que una empresa alcance sus objetivos; para identificar cómo y cuándo realizar las acciones y para definir quién debe ejecutarla. Considerando que un plan comprende cualquier curso de acción futura, dentro de la organización los planes se pueden clasificar jerárquicamente en los siguientes términos: misión, objetivos, estrategias, políticas, procedimientos, reglas, programas y presupuestos. Se entiende como misión: la razón sustancial de ser de la entidad proyectada a la sociedad. Toda organización debe tener absoluta conciencia de la respuesta a la pregunta: ¿En que consiste nuestro negocio? Los objetivos se conceptualizan como un resultado final deseado de la planificación. Los objetivos que se planteen como generales y de largo plazo, deben traducirse en términos más específicos para los efectos operativos de la organización, es así como se formulan las metas. En beneficio de la gestión organizacional los objetivos deben poseer varias características: cuantificables, claramente definidos, realistas, enmarcados en el tiempo y comunicados a todos los niveles correspondientes. Los objetivos son determinantes para valorar rendimiento y rendición de cuentas, por eso la definición clara de estos permitirá orientar la estrategia organizacional. La estrategia esta compuesta por diversos elementos que determinan dónde está actualmente la entidad y hacia dónde se dirige. Como menciona Mintzbergh (1993), “...la estrategia, es el patrón o plan que integra las principales metas y políticas de la organización, y a, la vez, establece la secuencia coherente de las acciones a realizar” . En cuanto a las políticas son aquellos principios generales que canalizan el pensamiento y la acción en la toma de decisiones; delimitan el ámbito de la acción, buscando que las decisiones sean consistentes y contribuyan al logro de las metas. Los procedimientos son pasos específicos que sirven de guía para cumplir las diferentes actividades de una organización. El conjunto de procedimientos se denomina manual de procedimientos, que es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ó mas de ellas. El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. También, es indispensable la existencia de una reglamentación que defina derechos y deberes, tanto de la entidad como de los trabajadores. Finalmente, es necesario que los planes se expresen en términos financieros por medio de presupuestos que sustenten de que forma se van a financiar todas las operaciones de la organización. Se debe preparar un presupuesto por cada área de trabajo y el mismo debe responder a los objetivos propuestos. En toda organización debe determinarse la planificación de largo plazo que incluya la visión estratégica de los directivos y que sustente los principios de permanencia y crecimiento. A su vez cada plan de largo plazo debe dividirse por años y cada año de ejecución del plan se convierte en el plan anual operativo (o plan táctico) y debe de considerarse en la planificación los planes de contingencia (cursos alternos de acción) a manera de un sistema de seguridad que posibilite dar una respuesta convenientemente madurada y analizada a las distintas circunstancias que se vayan dando durante la evolución de las tareas de la organización. 1.1.2 Organización El segundo elemento del proceso administrativo es la organización que consiste en la forma en cómo dos o más personas se asocian para llevar a cabo una acción particular, se plantea como se deben asignar los recursos con que se cuenta, ordenar la forma de llevar a cabo la tarea ordenando adecuadamente la líneas de autoridad y de responsabilidades en la organización. En este sentido Nickels y McHugh (2000) apuntan que “La organización comprende el diseño de la estructura organizacional, la selección de personal para la misma, y la creación de las condiciones y sistemas que garanticen el funcionamiento armónico de todas las personas y todos los elementos para lograr las metas y objetivos de la organización. La importancia del diseño adecuado de la estructura organizacional determinará de forma efectiva las líneas de autoridad, es decir el poder que tendrá cada miembro de la estructura, pues ésta a su vez asigna responsabilidades y funciones que cumplir, dentro de la jerarquía, es decir dentro de la estructura el proceso escalonado que debe darse desde la base de la estructura (niveles de responsabilidad) hasta la cúspide de la estructura organizacional. Un elemento fundamental y que determina que realmente se lleven a cabo las tareas con asignación de responsabilidad es la delegación, a pesar de que generalmente en pequeñas y medianas organizaciones se dice: “aquí todos hacemos de todo”, sin embargo, es un hecho que el trabajo de todos, es el trabajo de nadie. Cabe destacar eso sí que la responsabilidad no se delega, lo que se hace es asignar cierta cuota de responsabilidad en la realización de una tarea específica, no obstante la responsabilidad final es de quien ostente la autoridad formal dentro de la jerarquía. 1.1.3 Dirección El tercer elemento del proceso administrativo es la dirección, que permite, una vez hecho el plan y designados los recursos, llevar a cabo la ejecución de las acciones planteadas y guiar al personal para alcanzar los objetivos y metas organizacionales. De tal forma como lo indican Nickels, McHugh (2000) “...La dirección es una función administrativa que consiste en guiar y motivar a otros para lograr las metas y objetivos de la organización...” El proceso de dirección implica un trabajo claro y preciso de coordinación del proceso administrativo. Por lo que será determinante que exista una división del trabajo entre diversos especialistas esto implica la presencia de otro especialista: el que planifica y coordina. De aquí surge un concepto que hoy en día es fundamental en las organizaciones modernas como lo es el liderazgo que según Robbins (2004) se define como la capacidad de influir en un grupo para que consiga sus metas, este concepto es fundamental pues toda organización requiere de un líder que guíe los procesos de trabajo. 1.1.4 Control El cuarto y último elemento del proceso administrativo es el control que permite verificar el cumplimiento de los objetivos y metas propuestos en los plan general o de cada área de trabajo, y en casos en que se determine la no ejecución correcta proponer las correcciones del caso con una orientación a la mejora. Sobre este particular Nickles, McHugh (2000) señalan que “...El control es una función administrativa que consiste en determinar si una organización está o no avanzando hacia sus metas y objetivos y tomar medidas correctivas en caso negativo...” El elemento de control se justifica en la medida en que permita minimizar el riesgo mediante el establecimiento de normas y procedimientos que faciliten los procesos de medición de resultados que se determinaron en los planes por medio de los objetivos y metas. El control periódico facilita en gran medida realizar correcciones a posibles desviaciones de los planes, estas afectaciones se pueden dar por factores internos de la organización (factor humano, materia prima, recursos tecnológicos u otros) que pueden ser debidamente manejados con un grado adecuado de control, y los factores externos a la organización (proveedores, cambios en legislación y otros) que son más difíciles de controlar. Para establecer un adecuado control Nickles y Mc Hugh (2000) establecen cuatro pasos: a. Establecimiento de normas o estándares de desempeño en el trabajo. b. Monitores y registro de la eficiencia real (los resultados) c. Comparación de los resultados con los planes y normas d. Comunicación con los empleados dependiendo de los resultados y desviaciones a los objetivos. e. Puesta en práctica de medidas correctivas cuando sea necesario. Es fundamental que la alta dirección se encargue de establecer los controles adecuados para el buen funcionamiento operativo de la organización y principalmente para la rendición de cuentas a terceros interesados. 1.2 Enfoque sistémico En cuanto al enfoque sistémico aplicado a la organización se aborda como un según Stoner y Freemam (1994) con un “...proceso cíclico que consiste en un conjunto de partes relacionadas entre sí, capaces de transformar insumos en productos para satisfacer objetivos de su ambiente”. En términos de organización, de acuerdo con la estructura que se desarrolle, según sus necesidades, está diseñada por departamentos, procesos, tareas u otro tipo de diseño; lo importante es que cada una de estas partes o elementos del todo (organización) son interdependientes y se interrelacionan entre sí para lograr el objetivo organizacional. Tal y como lo explicaremos más adelante en las áreas funcionales de la organización, cada una de estas áreas establece objetivos que deben ir alineados al objetivo general de la organización y al medio ambiente en el que se desarrolla. Existe en el proceso de transformación, de acuerdo con el enfoque de sistemas, entradas que se procesan para convertirse en salidas, tal y como lo muestra la figura No. 1 Figura No. 1 Los flujos y la retroalimentación en un sistema abierto Figura No. 1, adaptado de: Stoner y Freeman (1994) MEDIO AMBIENTE EXTERNO Recursos: - Huma nos - Capita l - Terren os - Equip os PROCESO DE TRANSFORMACION RETROALIMENTACION Producción: - Bienes y servicios - Otros En términos de sistema abierto tal y como lo menciona Perrow citado por Chiavenato (2006), las organizaciones son entidades estables, duraderas, con limites bien exactos y características bien marcadas que las distingue de todo los demás que existe alrededor...las organizaciones son una casa abierta...porque la organización industrializa la materia prima que entra por una puerta y sale por otra. Ese proceso exige otras puertas y ventanas para la entrada de maquinaria, know how, etc. Chiavenato (2006); es fundamental en términos de una organización el establecimiento claro del proceso de transformación que elementos involucra como entradas, procesamiento y salida, y que además genere una retroalimentación continua y dinámica del proceso para el logro de los objetivos propuestos. 1.3 Enfoque Desarrollo Organizacional En términos del enfoque de desarrollo organizacional, según Chiavenato (2006) “...es el desdoblamiento práctico y operacional de la Teoría del comportamiento en dirección al enfoque sistémico...”, el uso de este enfoque en las organizaciones es realizar una valoración del comportamiento de las personas para provocar un cambio adaptativo y con ello, conciliar los intereses individuales con los objetivos y metas de la organización. Para esto se debe propiciar un ambiente de participación amplia, activa y abierta de todos los miembros pertenecientes a la organización, para lograr así la motivación y el compromiso en la toma de decisiones y los cambios necesarios. Este enfoque debe comprender necesariamente el sistema total de la organización, por lo que de acuerdo con Chiavenato citando a French y Bel definen el desarrollo organizacional “como un esfuerzo de largo plazo, apoyado por la alta dirección, con el propósito de mejorar los procesos de resolución de problemas de renovación organizacional, particularmente por medio de un diagnóstico eficaz y colaborativo y de la administración de la cultura organizacional con énfasis especial en los equipos formales de trabajo, en los equipos temporales y en la cultura intergrupal, con la asistencia de un consultor- facilitador y la utilización de la teoría y de la tecnología de las ciencias conductistas, incluyendo” Chiavenato (2006). Los estudios de desarrollo organizacional parten, por lo tanto, del análisis de la exploración de la interdependencia de cuatro variables básicas: ambiente, organización, grupo e individuo, para diagnosticar su situación a intervenir ya sea las estructuras o comportamientos, para promover los cambios necesarios que permitan el alcance de las metas y objetivos, tanto organizacionales como individuales. El Desarrollo Organizacional, por tanto, representa un cambio planeado que tiene sus raíces en la idea de una organización y un sistema social, con el fin de cambiar actitudes, valores, comportamientos y estructura; tendientes a desarrollar procedimientos más eficaces de planeamiento, toma de decisiones y de comunicación en la organización. De ahí que los programas de desarrollo organizacional pueden ser aplicados a una gran variedad de condiciones o cambios organizacionales. Algunos de ellos responden a las necesidades o debilidades encontradas en las organizaciones. 1.4 Principales Áreas funcionales de las organizaciones El diseño de la estructura de las organizaciones tiene su fundamento en el tipo de actividad en la que se desarrolle, a su vez de acuerdo al grado de especialización en la organización puede ocurrir que se determinen estructuras de tipo vertical (muy jerarquizada) o horizontal (más plana). Estas estructuras están determinadas en gran medida por los grados de autoridad que se establezcan. Esta estructura en gran medida obedeció a la división del trabajo que generó la división por departamentos o áreas. En esta líneas Chiavenato (2006) indica que “cada departamento designa un área, división o segmento distinto de una empresa, sobre la cual un administrador (sea director, gerentes, jefe, supervisor, etc) tiene autoridad para el desempeño de actividades específicas”. Para efectos prácticos dentro de las operaciones de una organización se pueden distinguir claramente cuatro áreas funcionales, que son necesarias para la operación de la misma, y para que ésta esté en condiciones de cumplir sus metas y objetivos; las áreas funcionales se determinan por la estructura funcional de la organización. Las principales áreas funcionales de una organización son: área administrativa, área financiero-contable, área de mercadeo y área producción (operaciones). 1.4.1 Área Administrativa El área administrativa es en la cual se aplica el proceso administrativo en sus cuatro fases descritas en los apartados 1.1: planificación, 1.2: organización, 1.3 dirección y 1.4: control. Es importante destacar que la función administrativa es sólo una de las áreas funcionales existentes; sin embargo, los gerentes de organizaciones con estructuras de gran tamaño dedican tanto tiempo a ella, que da la impresión que su labor sólo se centra en la misma. Cabe destacar que cada área funcional debe llevar a cabo un proceso administrativo esto para ordenar y organizar las tareas encomendadas. 1.4.2 Área financiera-contable El área financiera contable se ocupa dentro de una organización de las tareas de administrar los recursos financieros (dinero) y mediante la aplicación de sistemas contables manejar adecuadamente la información financiera. Para lo que se establecen manuales de cuentas contables y políticas contables. A su vez, se requiere establecer manuales y políticas presupuestarias, para la ejecución y control de los recursos, esto permite organizar la información financiera y establecer un adecuado control interno del dinero en la organización. Un elemento fundamental que debe manejarse en esta área son los presupuestos, principalmente el presupuesto de efectivo, herramienta que permite proyectar los ingresos y las necesidades en la operación de la organización. En el manejo de la información financiera actualmente en pequeñas y grandes organizaciones hay que apoyarse en la tecnología de información en sistemas de informaticos que apoyen la gestión administrativa, esto se hace indispensable hoy en día, bien sea que se construyan los sistemas internamente o bien que se compren programas ya desarrollados. Tal y como se comentaba en el apartado 1.4 el control es fundamental establecerlo para facilitar los procesos de monitoreo y manejo adecuado de los recursos financieros. Se hace necesario por tanto el establecimiento de áreas de responsabilidad para identificar qué costos son controlables y cuáles no, por parte de los responsables de la administración del dinero. 1.4.3 Área de mercadeo (marketing) El área de mercadeo, como especialidad en la actualidad, se ha constituido en un área de vital importancia, pues dentro de su concepto más básico busca satisfacer las necesidades de los consumidores de los bienes o servicios que se provean, tal y como lo plantean Gitman y Mc Daniel (2001) el mercadeo “consiste en descubrir las necesidades y preferencias de los compradores y clientes potenciales y luego proporcionarles bienes y servicios que cumplan o excedan sus expectativas”. En su concepción tradicional para desarrollar un trabajo adecuado en mercadeo debe realizarse una adecuada mezcla de las estrategias de mercadeo: producto, precio, plaza y promoción, que son las llamadas 4 p’s que en una organización son determinantes para el logro de los principios permanencia y utilidades. Debe visualizarse a su vez, el mercadeo como un concepto más amplio, en la actualidad, en términos de comunicación total que permite utilizar elementos de promoción y publicidad como facilitadores de la comunicación con los consumidores, clientes o usuarios. Toda organización que requiere de la atracción de recursos e incentivar las ventas debe: establecer planes de mercadeo orientados al mercado objetivo que se determine, establecer claramente los objetivos, desarrollar las estrategias y programas de la mezcla de mercadeo adecuada y finalmente medir el pulso de ejecución de los niveles de coordinación y control necesarios. 1.4.4 Área Producción (operaciones) Es el área encargada de trasformar la materia prima en productos, o realizar el procesamiento para brindar servicios, utilizando los factores de producción necesarios para su elaboración u oferta de servicios. Considerando las tipos de actividad empresarial tenemos que el área de producción se determina conforme con lo siguiente: 1. En la empresa manufacturera se genera en el proceso de transformación de materias primas en productos terminados. 2. En la empresa comercial se genera en la adquisición y almacenamiento y distribución de la mercancía. 3. En la empresa de servicio se genera en las actividades por disponer de la infraestructura y organización interna que facilite la prestación de los servicios de la organización. El área de producción se constituye en el área sustantiva y de las operaciones principales de la organización. Consiste en realizar las transformaciones de las diferentes tareas por desarrollar en acciones concretas en de acuerdo al tipo de actividad económica que desarrolle debe de adaptarse a las circunstancias, proyectos específicos de desarrollo y crecimiento de la organización para alcanzar los objetivos de permanencia, crecimiento y utilidades. CAPITULO II Situación del entorno nacional e internacional de las Asociaciones y Federaciones Deportivas Costarricenses de Representación Nacional El contexto en el que se desarrolla el deporte a nivel nacional e internacional se constituye en un elemento vital para dimensionar la importancia del trabajo que desarrollan las Asociaciones y Federaciones Deportivas Costarricenses de Representación Nacional por lo que se hace necesario presentar la situación del entorno nacional e internacional que envuelve a la organizaciones deportivas costarricenses en el marco institucional y legal. 2.1 Organismos Deportivos Internacionales y Nacionales 2.1.1 Comité Olímpico Internacional El Comité Olímpico Internacional (COI) es la autoridad suprema del movimiento olímpico y fue fundado el 23 de junio de 1894 por el Barón francés Pierre de Coubertin que en principio surgió como un proyecto educativo de incluir la actividad física en el programa educativo en Francia durante esa época, que posteriormente inspiró la posibilidad del restablecimiento de los juegos olímpicos de la antigüedad griega. De Coubertin empezó a desarrollar la idea de un festival deportivo internacional con el concepto de unos Juegos Olímpicos al estilo griego. Su esperanza era celebrar la salud, los valores y el talento atlético de la juventud, exaltar al atleta individual y unir comunidades y el mundo. Dedicó el resto de su vida a este sueño y promovió la filosofía Cuerpo Sano en Mente Sana. El movimiento olímpico es el resultado de la cooperación de los comités olímpicos nacionales, las federaciones internacionales, el Comité Olímpico Internacional. En la actualidad existen 200 comités olímpicos nacionales (CON), que desde luego aceptan los objetivos del movimiento olímpico. El COI es una organización sin fines de lucro y no gubernamental, y su papel consiste, entre muchas funciones, en fomentar la coordinación, la organización y el desarrollo de los deportes y de las competiciones deportivas, en colaboración con las instituciones deportivas nacionales e internacionales; asegurar la promoción y la aplicación de medidas dirigidas al fortalecimiento de la unidad del movimiento olímpico. El COI tiene como responsabilidades - Promocionar y desarrollar las cualidades físicas y morales que son la base del deporte y fomentar el olimpismo. - Fomentar el olimpismo y el Movimiento Olímpico en todo el mundo. - Conceder y velar por la organización de los Juegos Olímpicos de invierno y verano. - Estimular la superación en el deporte. - Ayudar a los CON y a las Federaciones Internacionales Organización Comité Olímpico Internacional El Comité Olímpico Internacional está conformado por cinco asociaciones continentales de los comités olímpicos nacionales a saber: la Asociación de Comités Olímpicos Nacionales de África (ACNOA) conformada por un total de 53 miembros, los Comités Olímpicos Europeos (COE) conformada por 48 miembros, el Concilio Olímpico de Asia (OCA) conformada por 43 miembros, la Organización Deportiva Panamericana (ODEPA) conformada por 42 miembros y los Comités Olímpicos Nacionales de Oceanía (ONOC) conformada por 14 miembros. La estructura organizativa del COI está compuesta por una asamblea de representantes que incluye 15 atletas olímpicos, 15 presidentes de los comités olímpicos nacionales, 15 presidentes de la federaciones internacionales y 70 miembros a título personal. Actualmente hay 126 miembros del COI y 22 miembros honorarios, estos miembros deben ser seleccionados a propuesta por país por una comisión de nombramientos, se efectúa una asamblea al año y extraordinariamente cuando así se solicite por convocatoria oficial. A su vez cuenta con una comisión ejecutiva que la conforma el presidente del COI, cuatro vicepresidentes y de otros seis miembros, elegidos durante la asamblea, por mayoría, en votación secreta, la elección es por cuatro años. A su vez existen un total de 25 comisiones permanentes de trabajo y comisiones especiales (grupos de trabajo) designados para casos especiales. Destacan comisiones tales como finanzas, la jurídica marketing, prensa y otras de igual importancia para la administración de olimpismo. La estructura organizacional aplica de igual forma para las olimpiadas de verano y de invierno. Es importante destacar que el financiamiento del COI es completamente por medios privados y distribuye a través del Movimiento Olímpico alrededor del 93% de los fondos que recauda. El COI no recibe subvenciones públicas pero sí recibe los ingresos de la venta de los derechos de retransmisión radiotelevisiva de los Juegos Olímpicos y de los programas de marketing. El presupuesto anual para el año 2005 fue de 29.950.000 US $. 2.1.2 Comité Olímpico Nacional de Costa Rica El Comité Olímpico Nacional de Costa Rica fue fundado el 31 de julio de 1953, y nació de la necesidad de lograr la participación de Costa Rica en los VII Juegos Centroamericanos y del Caribe, que habrían de celebrarse en la ciudad de México en marzo de 1954. Fue el Sr. Ramón Coll Jaumet quién contactó con la Cancillería del Comité Olímpico Internacional, el día 03 de agosto donde solicitó el reconocimiento internacional. Dos meses después, el 22 de octubre del mismo año, en la sesión número 8, artículo 7, se aprobaron los primeros estatutos del Comité Olímpico Nacional y se acordó remitirlos al Comité Olímpico Internacional. Así, en la reunión del Ejecutivo del Comité Olímpico Internacional realizada en Grecia, consta en su sesión 49 la aprobación de los primeros Estatutos. Anteriormente ya nuestro país había participado en Juegos Olímpicos de 1936 en BERLIN, donde por primera vez participó un atleta costarricense. En Costa Rica él CON se constituye en el órgano máximo de representación ante el COI y como tal es responsable fomentar, proteger, velar lo relacionado con el Movimiento Olímpico en el país. A su vez tiene derecho a formular propuestas ante el COI de carácter estatutario, expresar opinión sobre las candidaturas para la organización de los Juegos Olímpicos, y otros relacionados a los intereses de Costa Rica. Organización Comité Olímpico Nacional de Costa Rica De acuerdo a la Ley No. 7800 en su artículo No. 22, nos ofrece una primera instancia de la legalidad, el reconocimiento y definición de responsabilidades por parte del estado costarricense al CON, este artículo indica que - El Comité Olímpico y las federaciones deportivas de representación nacional e internacional son las entidades responsables de vigilar, dirigir, organizar y reglamentar el deporte de alta competición, dentro de los términos establecidos en esta ley, la Carta Olímpica Internacional y las normas emanadas de las federaciones y los organismos internacionales en los respectivos deportes. Esta disposición de carácter legal enfatiza el reconocimiento por parte del estado del CON, quienes a su vez se rigen por la Carta Olímpica Internacional. En Costa Rica al igual que en los demás países de acuerdo con la Carta Olímpica se cuenta con una Asamblea General como órgano máximo de representación conformado por dos representantes de las Asociaciones y Federaciones Nacionales, afiliada a la respectiva Federación Internacional, por atletas activos que hayan participado en las últimas tres Olimpiadas y miembros especiales que han servido excepcionalmente en el desarrollo del Deporte Nacional Olímpico, cuya designación se realiza mediante nombramiento del Comité Ejecutivo del CON que no puede exceder a la cantidad de miembros de las Asociaciones y Federaciones adscritas al CON. Esta asamblea elige cada cuatro años a los miembros del Comité Ejecutivo conformado por seis miembros y un fiscal. Costa Rica pertenece, a nivel regional, a la Organización Deportiva Panamericano (ODEPA) directamente adscrita al COI, este organismo a su vez reconoce a la Organización Deportiva Centroamericana y del Caribe (ODECABE) y a la Organización Deportiva Centroamericana (ORDECA) organismos regionales adscrito a la ODEPA, en los cuales Costa Rica esta adscrita. 2.1.3 Federaciones Deportivas Internacionales Las Federaciones Internacionales son organizaciones internacionales no gubernamentales que administran uno o más deportes a nivel mundial. Las federaciones nacionales que administran dichos deportes están afiliadas a ellas. Sin embargo, conservan su independencia y autonomía en la administración de sus deportes. Las Federaciones Deportivas Internacionales, con el reconocimiento del COI, deben asegurarse que sus estatutos, la práctica deportiva y las actividades sean conforme a la Carta Olímpica; a esto se le conoce como la representación de la Asociación o Federación Nacional a nivel internacional, es decir el reconocimiento del COI y que es fundamental para contar con apoyo internacional para promover y desarrollar a lo interno de cada país el deporte. El rol que le corresponde cumplir a las federaciones es establecer y reforzar las normas sobre la práctica de sus respectivos deportes. Las Federaciones Internacionales fomentan el desarrollo de sus deportes a través del mundo; ayudan a realizar los objetivos establecidos en la Carta Olímpica, en particular por medio de la divulgación del Olimpismo y de la educación olímpica; establecen criterios de admisión para las competiciones de los Juegos Olímpicos y los someten al COI para su aprobación; asumen la responsabilidad para el control técnico y la supervisión de sus deportes en los Juegos Olímpicos y en las competiciones bajo el auspicio del COI; además proporcionan asistencia técnica en la ejecución y práctica del programa de Solidaridad Olímpica. Las Federaciones Internacionales también se encargan de la organización de los campeonatos mundiales de cada deporte, en los cuales cuentan con el apoyo irrestricto del COI. Las Federaciones Internacionales tienen amplios campos de operación en la disciplina deportiva que administran; en particular la coordinación a nivel internacional de las competiciones y la determinación de normativa que regula las disciplinas deportivas. Organización de la Federaciones Deportivas Internacionales Existen a nivel internacional cuatro organizaciones que agremian a la Federaciones Deportiva Internacionales: La Asociación de las Federaciones Internacionales Olímpicas de Verano (ASOIF) conformada por 28 miembros, la Asamblea de las Federaciones Internacionales Olímpicas de Invierno (AIWF) conformada por 7 miembros, la Asamblea de Federaciones Internacionales de Deportes reconocidas por el COI (ARISF) conformado por 34 miembros y la Asociación General de Federaciones Internacionales de Deportes (AGFIS /GAISF) que incluye Federaciones deportivas no olímpicas conformada por un total de 89 miembros. Las Federaciones Internacionales cuentan con una asamblea general que se reúne ordinariamente una vez al año y extraordinariamente cuando así se requiera, cuentan con organismos regionales de acuerdo a sus necesidades. En el caso de Costa Rica más adelante indicaremos a que organismos de carácter regional pertenece en cada Federación. Es importante destacar que la Federaciones Internacionales cuentan con un comité ejecutivo, con comisiones de trabajo principalmente de carácter financiero, de mercadeo, médico, técnicas y otras que de acuerdo con sus estatutos determinan la conformación. 2.1.4 Asociaciones y Federaciones Deportivas Nacionales Las Asociaciones y Federaciones Nacionales son las organizaciones deportivas que promueven y desarrollan el deporte en cada país, con base en los fines y propósitos establecidos en los estatutos de cada Asociación o Federación. Se denomina Asociación o Federación con representación Nacional al organismo que cuenta con el aval del Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación; y con representación Internacional cuando cuenta con el reconocimiento por la Federación Internacional respectiva y cuentan con este aval de autoridad única en el deporte en el país y como responsable de todos los programas nacionales. Sobre la organización, afiliados, reglamentos y estatutos se estará presentando más adelante en el apartado correspondiente. 2.1.5 Consejo Nacional de Deportes y Recreación de Costa Rica El Consejo Nacional de Deportes es el ente jerárquico del deporte y la recreación costarricense, las funciones están establecidas de acuerdo con el Artículo 11 de la Ley No. 7.800. En cuanto a las funciones más importantes está la de ejecutar las políticas, los planes y programas necesarios para cumplir los fines del ICODER, dentro de las atribuciones que le competen, a su vez debe coordinar la ejecución del Plan Nacional que regirá el deporte y la recreación. Las funciones que tienen vinculación directa con este trabajo de investigación está fiscalizar que las asociaciones deportivas, recreativas y sociedades anónimas deportivas se adecuen a lo prescrito en esta ley y según los lineamientos de la Contraloría General de la República en lo relativo a la utilización de fondos públicos y la función de otorgar la representación nacional de un deporte a las Asociaciones y Federaciones deportivas que cumplan con las condiciones señaladas en la Ley No. 7800. Desde luego es importante mencionar que las demás funciones señaladas en el artículo No. 11 de la Ley No. 7800 son de vital importancia para la promoción y desarrollo del deporte y la recreación en Costa Rica. Organización del Consejo Nacional de Deportes y la Recreación Está integrado por siete miembros: a) El Ministro o el Viceministro que tenga a su cargo la cartera del Deporte, quien lo presidirá y en caso de empate tendrá voto decisivo, b) El Ministro o el Viceministro de Educación, c) El Ministro o el Viceministro de Salud, d) Un representante del Comité Olímpico Nacional, e) Un representante de las federaciones o asociaciones deportivas de representación nacional participantes en el Congreso, f) Un representante de las universidades que imparten la carrera de Ciencias del Deporte, escogido por el Consejo de Gobierno de la terna que, para el efecto, le remita el Consejo Nacional de Rectores, g) Un representante de los comités cantonales de deportes participantes en el Congreso Nacional del Deporte y la Recreación. Los miembros del Consejo, referidos en los incisos d), e) y g), son nombrados por el Consejo de Gobierno de las ternas presentadas por los grupos, asociaciones u organismos correspondientes. La integración del Consejo Nacional debe publicarse en La Gaceta (órgano de comunicación oficial del gobierno de Costa Rica). Los miembros del Consejo durarán en sus cargos cuatro años y podrán ser reelegidos por un período consecutivo, salvo los Ministros o Viceministros, quienes permanecerán mientras mantengan la titularidad de sus cargos. En la primera sesión anual, el Consejo Nacional designará a un Vicepresidente, un secretario y un prosecretario. En las ausencias del Presidente y el secretario, serán sustituidos por el Vicepresidente y el prosecretario, según el caso. 2.1.6 Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación (ICODER) El Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación (ICODER) es la entidad ejecutiva del deporte y la recreación en Costa Rica, es un organismo subordinado del Consejo Nacional de Deportes y la Recreación para lo cual ha determinado su organización en tres áreas de trabajo: a) Área de Deportes: Esta área tiene como funciones promover el deporte competitivo y de alto rendimiento a nivel nacional y su proyección internacional, procurando mejores resultados apoyando la selección y el desarrollo del talento deportivo. A su vez le corresponde la promoción de la construcción y mantenimiento de instalaciones deportivas y recreativas propiedad del ICODER y de las entidades comunales y cantonales que favorezcan la utilización deportiva y recreativa, teniendo en cuenta las diferentes disciplinas deportivas, la máxima disponibilidad y los distintos niveles de práctica de los ciudadanos. Para cumplir con los objetivos y funciones el área de deportes cuenta con cuatro procesos: a) Rendimiento deportivo, b) Instalaciones Deportivas, c) Juegos Nacionales y d) Juegos Estudiantiles. b) Área de Recreación: Esta área del ICODER es el macro proceso sustantivo que está responsabilizado con la promoción de la actividad física para la salud, la recreación y el deporte en las comunidades y cantones del país. A su vez dirige la labor de las Oficinas Regionales ICODER y organiza programas de actividad física, recreativa y deportiva a nivel nacional en coordinación con las municipalidades, los Comités Cantonales de Deporte y Recreación, las Instituciones de la salud, las organizaciones sociales y otros actores vinculados a la calidad de vida de la población. c) Área Administrativa Financiera: Esta área se convierte en el soporte de apoyo a la gestión sustantiva del ICODER, para esto ha desarrollado estrategias de trabajo orientadas a cumplir las leyes y normativas emanadas de entidades fiscalizadoras de gasto público tanto del Gobierno Central como de la Contraloría General de la República. Dentro de las funciones más importantes están, velar por el cumplimiento del plan de trabajo y presupuesto, según las políticas dictadas por el Consejo Nacional del Deporte y la Recreación, establecer los mecanismos de control que garanticen una oportuna fiscalización de los recursos públicos asignados al deporte y la recreación, así como una oportuna rendición de cuentas, desarrollar una gestión de promoción al recurso humano institucional, que permita un alto nivel del desempeño de los funcionarios del ICODER; como funciones más importantes. Esta área determinó su organización interna por coordinaciones de diferentes procesos tales como el proceso financiero, proveeduría, recursos humanos y servicios generales; para lograr coordinar todos los aspectos de trabajo existe una coordinación general. Cuenta a su vez con áreas de staff tales como la Asesoría Legal, la Auditoría y el Tribunal de Conflictos Deportivos 2.2 Ordenamiento Jurídico-Deportivo Costarricense Se hace necesario en este capítulo presentar el marco jurídico vigente, en el que, las Asociaciones y Federaciones Deportivas de Representación Nacional tiene su campo de acción y bajo el cual se rigen las acciones del desarrollo del trabajo que desarrollan las organizaciones deportivas costarricenses. 2.2.1 Antecedentes históricos Como antecedentes históricos en el campo jurídico las Asociaciones y Federaciones Deportivas en Costa Rica estaban sujetas a la Ley de Asociaciones No. 218 del 8 de agosto de 1939, reformada por la Ley No. 4583 de 4 de mayo de 1970, Ley No. 5116 de 20 de noviembre de 1972, Ley No. 6020 del 3 de noviembre de 1977, Ley No. 7935 del 25 de octubre de 1999. A su vez es de aplicación el Reglamento a la Ley de Asociaciones. En cuanto a la legislación deportiva se regía en cuanto a la promoción y desarrollo deportivo por la Ley No. 3656 del 15 de marzo de 1966 de creación de la Dirección de Educación Física y Deportes, hasta que en el mes de agosto de 1998 entró en vigencia la Ley No. 7800 denominada Creación del Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación y del Régimen Jurídico de la Educación Física, el Deporte y la Recreación; denominada por facilidad con la Ley del Deporte y Recreación. A su vez es de aplicación el Reglamento a la Ley No. 7800. De las anteriores leyes vigentes la Ley No. 7935 y la Ley No. 7800 son los instrumentos jurídicos de aplicación en materia legal y de observancia obligatoria de Asociaciones y Federaciones Deportivas Costarricenses de Representación Nacional. 2.2.2 Análisis de la Ley No. 7935 de Asociaciones y su respectivo reglamento La Ley No. 7935 de Asociaciones es la que regula las acciones legales de las Asociaciones y Federaciones, tiene como fundamento constitucional el artículo No. 25 de la Constitución Política de la República de Costa Rica que a la letra dice “...Artículo 25.- Los habitantes de la República tienen derecho de asociarse para fines lícitos. Nadie podrá ser obligado a forma parte de asociación alguna... ”. Además se ampara en el artículo 16 de la Convención Americana sobre Derechos Humanos que a la letra dice “... Artículo 16.- 1. Todas las personas tienen derechos a asociarse libremente con fines ideológicos, religiosos, políticos, económicos, laborales, sociales, culturales, deportivos o de cualquiera otra índole. 2.- El ejercicio de tal derecho sólo puede estar sujeto a las restricciones previstas por la ley que sean necesarias en una sociedad democrática, en interés de la seguridad nacional, de la seguridad o del orden público, o para proteger la salud o la moral públicas o los derechos y libertades de los demás. 3.- Lo dispuesto en ese artículo no impide la imposición de restricciones legales, y aún la privación del ejercicio de los derechos de asociación, a los miembros de las fuerzas armadas o de la policía...” En cuanto a la Ley de Asociaciones propiamente dicha en su articulado presenta las condiciones básicas de derechos y obligaciones de esta figura legal que tiene un carácter y fin último tal y como lo indica el artículo No. 1 “...En consecuencia, quedan sometidas al presente texto las asociaciones para fines científicos, artísticos, deportivos, benéficos, de recreo y cualquiera otros lícitos que tengan por único exclusivo objeto el lucro la ganancia..”. tal y como se puede apreciar en este artículo esta el fundamento que sustenta la creación de organizaciones de carácter deportivo y un elemento fundamental que queda muy claro es el objeto, es decir el fin de lucro no es una prioridad para estas organizaciones. Existen a su vez condiciones o requisitos que son fundamentales de cumplir uno de ellos es el estatuto de la Asociación, que es requisito a su vez para la inscripción en el Registro de Asociaciones y que además debe contar con el aval del Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación (artículo No. 40 de la Ley No. 7800). En cuanto al estatuto según lo consigna el artículo No. 7. es el requisito más importante en éste se instrumentaliza la operación y funcionalidad de las Asociaciones. La constitución o conformación de la asociación indica el artículo No. 18 que “...Toda asociación se constituirá por no menos de 10 personas “mayores de edad”...”. Lo anterior aplica a las asociaciones deportivas en general y a las asociaciones deportivas de representación nacional de la misma forma (este requisito aplica solamente a las asociaciones deportivas no así a la Federaciones Deportivas). Otro requisito fundamental que tienen la Ley de Asociaciones es el que se establece en el artículo No. 10 que se refiere a los órganos esenciales de la asociación y deben quedar definidos en los estatutos; los cuales son la Asamblea General, la Fiscalía y la Junta Directiva (comité director). En cuanto a las Federaciones de acuerdo con la Ley de Asociaciones en el artículo No. 30 indica que “...Pueden constituirse asociaciones formadas por la reunión de dos o más asociaciones con personería. En los casos anteriores la nueva entidad adquirirá personería jurídica independiente de la personería de las entidades que la componen. Esta forma de asociaciones se distinguirá con los términos de “Federación”, “liga”, “unión”, que deberán insertar en su nombre y que las asociaciones simples no podrán usar...” Además esta Ley contempla la posibilidad de conformar una nueva figura con el nombre de “confederación” a la unión de diferentes Federaciones. Las Asociaciones o Federaciones que se constituyen tienen una serie de beneficios a los que pueden acceder, uno de ellos es que contempla el artículo No. 32 de solicitud de Interés Público, estos beneficios traen consigo concesiones de carácter administrativo y económico. A su vez en el capítulo VI se contempla lo relacionado a sanciones que incluyen penas con días multas, en el artículo No. 33, un ejemplo de ello es la sanción al “...secretario o tesorero de la Asociación que no mantengan sus libros sellados o que los llevare con más de seis meses de atraso...” No obstante las observaciones anteriores, un aspecto de vital importancia que se debe destacar en la Ley 7935 y en su reglamento, es que no presenta ninguna limitación a la forma en como pueden organizarse y determinar su estructura de funcionamiento las Asociaciones, Federaciones o Confederaciones. En el caso de las Asociaciones y Federaciones Deportivas de Representación Nacional este aspecto es fundamental pues es posible hacer un planteamiento de estructura organizacional y de funcionamiento acorde con la teoría moderna de administración, que no tiene limitación de carácter legal. 2.2.3 Análisis de la Ley No. 7800 de creación del Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación y su ámbito de acción con respecto a la Asociaciones y Federaciones de Representación Nacional La Ley No. 7800 es la que regula el quehacer deportivo y recreativo de Costa Rica a partir del año 1998, fundamentalmente creando el Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación (ICODER) que tiene como fin primordial la promoción, el apoyo y el estímulo de la práctica individual y colectiva del deporte y la recreación de los habitantes de la República, así se colige del artículo No. 1 de la Ley No. 7800. El capítulo V de la Ley No. 7800 en su articulado es dedicado al tema de la regulación de las Asociaciones y Federaciones Deportivas y Recreativas de Representación Nacional, por la delimitación del tema el trabajo se refiere únicamente a las Asociaciones y Federaciones Deportivas de Representación Nacional. El artículo No. 40 establece el requisito del reconocimiento de las Asociaciones y Federaciones deportivas de Representación Nacional e indica que éstas deben estar debidamente inscritas en el Registro Nacional de Asociaciones y debe cumplir el principio democrático de elección de los órganos directivos, su funcionamiento y organización. A su vez el artículo No. 43 establece que para mantener la representación nacional una Asociación o Federación debe presentar a más tardar el 31 de octubre de cada año los planes, programas y presupuestos correspondientes para el siguiente ejercicio anual, que deberán ser balanceados y financieramente viables. A su vez el artículo No. 44 plantea los requisitos para ostentar la representación nacional que es de cumplimiento obligatorio y que de no cumplirse los mismos podría revocarse la representación nacional otorgada. El artículo No. 46 le brinda el beneficio a las Asociaciones y Federaciones Deportivas de Representación Nacional como asociaciones de utilidad pública y pueden tener beneficios que establece el artículo No. 59 del capítulo VIII de la Declaratoria de Utilidad Pública del Comité Olímpico y las Asociaciones Deportivas y Recreativas, la solicitud de la declaratoria de utilidad pública debe presentarse al Consejo Nacional de Deportes según el artículo No. 58. Los beneficios que contempla la Ley No. 7800 son: a. La prioridad en la obtención de recursos para sus planes y programas de promoción deportiva por parte del Consejo y las demás entidades de la Administración Pública. b. El derecho de disfrutar de la exoneración de impuestos en la importación de implementos deportivos, equipo y materiales necesarios para su labor, previa aprobación del Consejo. c. Derecho a que las empresas que les otorguen donaciones puedan deducirlas de la base imponible del impuesto sobre la renta, hasta en un diez por ciento (10%) del impuesto sobre la renta, en el porcentaje que para tal efecto se determine en el reglamento y con apego a la presente Ley. d. Autorización para que las municipalidades y las instituciones públicas y privadas, instituciones autónomas y semiautónomas, puedan hacer donaciones, sometiéndose a los controles que fijan las leyes al respecto. Se hace especial énfasis en este apartado sobre la utilidad pública pues es una herramienta que brinda la Ley para tener beneficios especiales en el desarrollo del trabajo de promoción y desarrollo deportivo. Al igual que en la Ley No. 7935 y en su reglamento, así como en la Ley No. 7800 y su reglamento no se visualiza ningún impedimento o limitación a la forma en como pueden organizarse las Asociaciones y Federaciones de Representación Nacional. 2.2.4 Ámbito de acción del Consejo Nacional de Deportes y la Recreación en relación con las Asociaciones y Federaciones Costarricenses de Representación Nacional En este apartado el ámbito de acción del Consejo Nacional de Deportes en relación con las Asociaciones y Federaciones Costarricenses está determinado por el capítulo No. III de la Ley No. 7800. En el artículo No. 8 se plantea la conformación del Consejo Nacional de Deportes y la Recreación, en principio lo que busca este artículo es que exista una representación de todas las instancias que deben involucrarse en el Deporte y la Recreación del país, representantes Asociaciones y Federaciones Deportivas, Comité Olímpico Nacional, Comités de Deportes, representante de las Universidades que cuenten con Escuela de Educación Física y Deportes, el Viceministro (a) de Educación, el Viceministro (a) de Cultura, Juventud y Deportes, así como el Director Nacional de Deporte y la Recreación. En el artículo No. 11 se plantean las funciones del Consejo Nacional se destacan la ejecución de políticas, los planes y programas necesarios para cumplir los fines del Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación, la coordinación de la ejecución del Plan Nacional que regirá el deporte y la Recreación. No obstante para este trabajo el inciso más importante es el g) referido al otorgamiento de la representación nacional y otras funciones de gran importancia en el desarrollo deportivo y recreativo del país. 2.3 Descripción general de las Asociaciones y Federaciones Deportivas Costarricenses de Representación Nacional Costa Rica cuenta en la actualidad con un total de treinta y tres Asociaciones y Federaciones de Representación Nacional, de las cuales trece son denominadas Asociaciones Deportivas y veinte se denominan Federaciones, para los efectos, tal y como se comentó en el apartado de la Ley de Asociaciones, desde el punto de vista de la legislación costarricense, poseen características similares, según el registro del Instituto Costarricense de Deporte y Recreación (ICODER). Se suma a las Federaciones y Asociaciones Deportivas el Comité Olímpico Nacional que está debidamente inscrito. Estas organizaciones solicitaron el aval para la representación nacional al Consejo Nacional de Deportes en diferentes momentos históricos, así como el cambio de denominación de Asociación a Federación, para efectos de normalizar su situación de representación nacional, que a su vez les permite a su solicitud ser parte del Comité Olímpico Nacional y a las Federaciones Internacionales respectivas. Las Asociaciones y Federaciones Deportivas que cuentan con la representación nacional en la actualidad son: - Federación Central de Ajedrez - Federación Costarricense de Atletismo (FECOA) - Federación Costarricense de Baloncesto (FECOBA) - Federación Costarricense de Balonmano (FECOBAL) - Federación Costarricense de Béisbol (FECOBEIS) - Federación Costarricense de Billar - Federación Costarricense de Ciclismo (FECOCI) - Federación Costarricense de Ecuestre - Federación Costarricense de Fútbol (FEDEFUTBOL) - Federación Costarricense de Fútbol Salón - Federación Costarricense de Halterofilia - Federación Costarricense de Jiu Jitsu - Federación Costarricense de Judo - Federación Costarricense de Karate (FECOKA) - Federación Costarricense de Motores - Federación Costarricense de Natación (FECONA) - Federación Costarricense de Tenis - Federación Costarricense de Tenis de Mesa (FECOTEME) - Federación de Triatlón Unida - Federación Costarricense de Voleibol (FECOVOL) - Asociación Nacional de Fútbol Aficionado (ANAFA) - Asociación Costarricense de Bola Suave (Softbol) - Asociación Costarricense de Boliche - Asociación Costarricense de Boxeo Aficionado - Asociación Costarricense de Boxeo Profesional - Asociación Costarricense de Esgrima - Asociación Costarricense de Físico Culturismo y Fitness - Asociación Costarricense de Juego de Damas - Asociación Costarricense de Kartismo - Asociación Costarricense de Luchas - Asociación Costarricense de Racquetbol - Asociación Costarricense de Taekwondo - Asociación Costarricense Moto Club Las Asociaciones y Federaciones Deportivas antes mencionadas, deben según la Ley del Deporte y la Recreación en el artículo No. 44 cumplir requisitos anuales para ostentar la representación nacional. De acuerdo con la revisión realizada algunas Asociaciones y Federaciones perdieron la representación nacional por el no cumplimiento de los requisitos establecidos. 2.3.1 Antecedentes históricos de las Asociaciones y Federaciones Deportivas Costarricenses de Representación Nacional Las Asociaciones y Federaciones Deportivas Costarricenses de Representación Nacional cuentan con un historial deportivo que se remonta a inicios de siglo pasado, principalmente unido a costarricenses que estudiaron en extranjero o bien a extranjeros que llegaron a Costa Rica a trabajar, tales son los casos del Fútbol y Baloncesto; el caso del fútbol tiene sus inicios a partir del año 1899, año en el cual se da una apertura para la práctica de este deporte entre los sectores marginados de la sociedad de esa época. En Costa Rica fue introducido por el Profesor del Liceo de Costa Rica Gustavo L. Michaud, por el año de 1905, el inicio de las competencias se produjo en los años 1916-1917. Sin embargo no fue sino hasta 1921, que en el Salón Betty High en el Barrio Amón, se realizó el primer partido en forma organizada, y de ahí en adelante se siguió con más euforia la práctica del deporte de los aros. Hasta que en el año 1937 nació la Federación Costarricense de Baloncesto como una necesidad para la organización del Baloncesto y la respectiva participación a nivel nacional e internacional. A continuación se presentan casos de Asociaciones y Federaciones Deportivas que cuentan con historial básico para dimensionar el desarrollo deportivo hasta la actualidad. Federación Costarricense de Fútbol: El fútbol en Costa Rica, fue apareciendo mediante grupos que lo practicaban con más frecuencia y se fue fomentando cada vez más este novedoso deporte. Los clubes deportivos de obreros fueron organizaciones en las que existían un vínculo social y un deseo de sociabilidad entre sus miembros y fue precisamente en éstos donde se originó la práctica social del fútbol entre los trabajadores. Entre los primeros clubes formados aparecen: el Club Sport El Josefino establecido el 13 de julio de 1904, Club Sport Costarricense fundado el 10 de agosto de 1904, Club Sport Cartaginés en 1906, el Club Sport El Invencible, Club Sport Monte Líbano, Club Sport Domingueño, fundados en 1904. Debido al crecimiento desmedido de la práctica del fútbol, se vio la necesidad de crear un órgano centralizado que dirigiera y organizara este deporte. Fue el 3 de noviembre de 1905 año en que se fundó el Club Sport La Libertad, se dio el primer paso para organizar el fútbol. Al menos se dieron otros siete intentos por federar esta disciplina no obstante fracasaron. En 1920 destacaban como equipos La Libertad, Cartaginés, Gimnástica, Herediano, Alajuelense y la Sociedad Gimnástica Limonense. Se jugaban partidos en La Sabana con lleno total y hasta se llegó a cobrar 25 céntimos por derecho a una silla para los espectadores. No existía reglamentación ni se registraban estadísticas, por lo que algunos dirigentes vieron necesario organizar la actividad. La Liga Nacional de Fútbol estaba formada por un representante de cada uno de los 7 clubes interesados en conformar esta agrupación: La Libertad, Sociedad Gimnástica Española de San José, Club Sport Herediano, Liga Deportiva Alajuelense, Club Sport Cartaginés, Club Sport La Unión de Tres Ríos y la Sociedad Gimnástica Limonense. A partir de la creación de la Liga de Fútbol, este deporte se centralizó a nivel administrativo, competitivo y de clase, lo que le va a permitir en un futuro la comercialización. Este órgano en 1931 se denominó Federación Deportiva de Costa Rica; luego se llamó Federación Nacional de Fútbol y por los años sesentas cambió a Federación Costarricense de Fútbol. www.fedefutbol.com (2007) Federación Costarricense de Judo y Jitsu: El Judo en Costa Rica fue introducido por el señor Orlando Madrigal Valverde, en 1955 obtuvo de maestros Japoneses y el famoso 4° Dan Koleskyni de origen Belga residentes en La Habana el cinturón negro "SHO-DAN", y casi de inmediato regresó a Costa Rica para fundar la primer academia en artes marciales de Centroamérica. En el año 1956 se crea la Asociación Costarricense de Judo, organismo creado por el señor Orlando Madrigal como una dependencia encargada de las relaciones públicas de la Academia. El año de 1957 se realiza el primer campeonato "Nacional", con la participación de los mejores exponentes de la Academia Costarricense de Judo, nombre que recibió el Dojo del sensei Orlando Madrigal, ubicado al Oeste de la ciudad. Entre los precursores del Judo en Costa Rica se encuentran el señor Rafael Barquero, Tercer Dan, campeón nacional y centroamericano; al señor Manuel Rojas, Segundo Dan, campeón nacional y centroamericano; al señor Noé Mario Marín, hoy Sexto Dan, campeón nacional. Posteriormente en la década de los 60, se suman a los anteriores "pioneros" otros valiosos elementos, tales como el señor Manuel Jorba, Segundo Dan, y campeón nacional y centroamericano; el señor Antonio Simón, cinturón marrón; el señor Luis Pérez, Primer Dan y campeón nacional; el Dr. Renato Soto, campeón nacional y centroamericano. Sánchez (2007). Federación Costarricense de los Motores: Los deportes de motor en Costa Rica reúne las modalidades de automovilismo, kartismo, deporte náutico y cuadraciclos. En el año 2000 se integran las diferentes asociaciones de motores y conforman la Federación de Deportes de Motor y hasta hoy se ha desarrollado de gran manera, se ha convertido en las fechas convocadas actualmente en el autodromo la Guácima en un centro de atracción de las diferentes modalidades que se practican. La Federación Costarricense de Deportes de Motor recibió la representación nacional en el año 2001. Rodríguez (2007) Federación Costarricense de Tenis de Mesa: El Tenis de Mesa en Costa Rica fue introducido en los años 50 por la colonia China que se instaló Puntarenas producto de inmigración que se dio por esos años, no se tienen los nombres de las personas que iniciaron formalmente este deporte. La Federación Costarricense de Tenis de Mesa recibió la representación nacional en el año 1992. Zamora (2007) Asociación Costarricense de Taekwondo: El Taekwondo en Costa Rica fue introducido por el sensei (maestro) Aquiles Won Kun Yang quién introdujo la disciplina y el arte como tal, trabajo su desarrollo y promoción y formo la primera academia del país, en el año . El Taekwondo es un deporte de contacto (arte marcial) de origen Coreano y es en la actualidad el deporte de contacto con mayoría de practicantes en todo el mundo, así como en Costa Rica La Asociación Costarricense de Taekwondo recibo la representación nacional en el año 1982. Vargas (2007) Asociación de Boliche: El Boliche en Costa Rica fue introducido por los señores Carlos y Adriano Feoli, formalmente en el año 1962 cuando se construye el primer boliche en la avenida 10 en San José. A nivel internacional Boliche es uno de los dos deportes mas practicados, no hay datos oficiales, pero se indica que junto al fútbol son los dos mas practicados ya que se practica en instalaciones cerradas no importando ni el clima ni la ubicación geográfica. En Costa Rica, después de la natación, es deporte que más logros a nivel internacional ha obtenido, medallas en Juegos Centroamericanos, medallas en Juegos Centroamericanos y del Caribe, medallas en Juegos Panamericanos. Es un deporte que en este país se ha autofinanciado casi en un 100 %, los deportistas pagan sus gastos. Se tiene en la actualidad una asociación con solo 120 asociados. La representación nacional de la Asociación Costarricense de Boliche fue dada en el año 1972. Faba Castro (2007) Un aspecto importante por destacar en esta etapa del trabajo que se evidenció fue que la información histórica de las Asociaciones y Federaciones Deportivas de Representación Nacional que se mencionan adelante no cuentan con información básica de sus representadas ni escrita ni de personas de referencia para hacer entrevistas, esto es una limitación al alcance del presente trabajo y demuestra la problemática de organización deportiva nacional, a continuación se detallan estas Asociaciones y Federaciones Deportivas: Federación Central de Ajedrez, Federación Costarricense de Atletismo, Federación Costarricense de Baloncesto, Federación Costarricense de Balonmano, Federación Costarricense de Béisbol, Federación Costarricense de Billar, Federación Costarricense de Ciclismo, Federación Costarricense de Ecuestre, Federación Costarricense de Fútbol Salón, Federación Costarricense de Gimnasia, Federación Costarricense de Halterofilia, Federación Costarricense de Jiu Jitsu, Federación Costarricense de Karate, Federación Costarricense de Natación, Federación Costarricense de Tenis de Campo, Federación Costarricense de Triatlón Unida, Federación Costarricense de Voleibol, Asociación Costarricense de Boxeo, Asociación Costarricense de Esgrima, Asociación Costarricense de Levantamiento de Pesas (físico culturismo y Fitness), Asociación Costarricense de Softbol, Asociación Costarricense de Tenis, Federación de Triatlón Unida, Asociación Costarricense de Boxeo Aficionado, Asociación Costarricense de Boxeo Profesional, Asociación Costarricense de Juego de Damas, Asociación Costarricense de Kartismo, Asociación Costarricense de Luchas, Asociación Costarricense de Racquetbol y Asociación Costarricense Moto Club. CAPITULO III Diagnóstico de situación de las Asociaciones y Federaciones Deportivas Costarricenses de Representación Nacional En este apartado se presenta el trabajo de campo desarrollado con entrevistas a los representantes de las Asociaciones y Federaciones Deportivas de Representación Nacional principalmente a los presidentes de la Junta Directiva (Comité Director) con el propósito de tener información de primera mano que permita visualizar la realidad actual de estas organizaciones deportivas. A su vez contar con información de grado de satisfacción de los afiliados con respecto a los servicios que prestan las Asociaciones y Federaciones Deportivas. 3.1 Organización actual de las Asociaciones y Federaciones Deportivas de representación nacional Con base en la información analizada de la forma de organización actual de las Asociaciones y Federaciones producto de la recopilación de información, es importante destacar que con los elementos analizados en el capítulo No.1, la forma de organización se enmarca dentro del marco conceptual de administración de organizaciones (empresas). No obstante lo anterior, en la práctica con base en la observación realizada existen algunas debilidades organizacionales que es importante analizar, con el propósito de que desde una perspectiva profesional estas organizaciones adecuen su administración a los tiempos actuales. De acuerdo con la metodología utilizada para caracterizar la situación actual de las Asociaciones y Federaciones Deportivas Costarricenses la estructura organizativa típica así como los derechos y deberes de los asociados están debidamente establecidos en los estatutos de cada entidad, cabe destacar que de acuerdo con el análisis realizado un 100% de las Federaciones y Asociaciones deportivas tienen las mismas características en cuanto a los órganos de funcionamiento. Es así como en primera instancia se establece como órgano máximo la Asamblea General conformada por la totalidad de asociados que deben de cumplir una serie de requisitos establecidos en los estatutos para pertenecer a dicha organización. En el caso de las Asociaciones Deportivas los asociados son personas físicas, en cuanto a las Federaciones Deportivas la asamblea la conforman personas jurídicas, es decir asociaciones deportivas que promueven la práctica de la disciplina deportiva de la Federación respectiva. Existen a su vez dos tipos de Asambleas Generales: la general ordinaria que debe reunirse una vez al año para conocer los informes de labores de la presidencia, de la tesorería y de la fiscalía; así como también elegir cuando corresponda los miembros de la junta directiva. En cuanto a la asamblea general extraordinaria ésta se podrá convocar cada vez que la Junta Directiva lo convoque o cuando un veinticinco por ciento de los asociados los solicite o bien cuando la fiscalía lo considere necesario; la agenda de las asambleas generales extraordinarias deberá ser únicamente para los temas con los que fue convocada. El otro órgano de la estructura organizacional de las Asociaciones y Federaciones es la Junta Directiva (o comité director) que está conformada por seis miembros que de acuerdo con los estatutos analizados, con base en las funciones y responsabilidades son el presidente, el tesorero, el secretario, el vocal 1, 2 y 3; cada uno de los puestos de la Junta Directiva están determinados por el estatuto. A su vez existe un órgano adicional que lo constituye la fiscalía, que es una figura que tiene funciones definidas y circunscritas a velar por el cumplimiento de los fines y propósitos de la Asociación y la Federación. A pesar de que las funciones están determinadas por el estatuto, en la práctica existen confusiones de roles y responsabilidad con respecto a la administración propiamente dicha de las Asociaciones y Federaciones, que se convierten en debilidades y amenazas al funcionamiento operativo y de largo plazo de las organizaciones deportivas debido a que la gestión se ve afectada por decisiones de carácter personalista o particular de quien esté al frente de la Junta Directiva (presidente), lo que no permite dar sostenibilidad a los procesos funcionales de la organización. 3.2 Estructura Funcional de las Asociaciones y Federaciones Deportivas de Representación Nacional En cuanto a las áreas funcionales con base en el marco conceptual analizado en el capítulo No. 1, el diagnóstico realizado, producto de la metodología utilizada en este trabajo es realmente preocupante por cuanto de las treinta y tres Asociaciones y Federaciones solamente en la Federación Costarricense de Fútbol se cuenta con una estructura que se aproxima a una determinación de áreas funcionales de una entidad con aplicación de conceptos de administración. 3.2.1 Área Administrativa De acuerdo con el diagnóstico realizado del 100% de las Asociaciones y Federaciones un 97% de éstas no cuentan con una persona que asuma las tareas de la administración formal y que cuente con la debida formación profesional. Esto por cuanto existe una confusión de roles entre la Junta Directiva (comité director) pues estos asumen funciones de carácter operativo y en gran medida se convierte el principal poder decisorio en todas las áreas funcionales de la organización. Sumado a esto la limitación de recursos financieros que no permite contratar personal calificado para asumir la administración de las organizaciones, lo que genera por consiguiente debilidades operativas de fondo, por la falta de definición clara de políticas y procedimientos que hacen imposible la distinción de los niveles de organización y por ende los beneficios que cualquier entidad puede lograr al definir y aplicar una estructura organizativa adecuada. De acuerdo con el diagnóstico realizado el puesto típico que se determinó en el área administrativa de las Federaciones y Asociaciones fue el de secretaria ejecutiva; ésta se encarga desde las funciones secretariales propiamente dichas y se dirigen hasta funciones de encargada (o) de competición de torneos y campeonatos nacionales; aspecto que se considera realmente preocupante debido a que la formación en un alto porcentaje de las personas que están en estos puestos no es el adecuado. Lo anterior a pesar de que la estructura organizacional de las Federaciones y Asociaciones de acuerdo a los estatutos determina la presencia de tal y como se determinó en el apartado anterior la de tres niveles de organización, denominados estratégico, coordinador y operativo, en el diagnóstico realizado se observó cómo la Junta Directiva (comité director), cuyas funciones se deberían enmarcar en el nivel estratégico, interviene activamente en funciones de coordinación y de carácter operativo. El argumento de un alto porcentaje de presidentes de juntas directivas de Asociaciones y Federaciones Deportivas, es la limitación financiera para darle una estructura funcional a estas organizaciones que permita solventar esta grave debilidad operativa y de gestión. Este argumento preocupa sobre manera pues evidencia que el deporte en Costa Rica esta sobre bases débiles y muestra evidente de esto son los resultados deportivos a nivel internacional en los que ha perdido el liderazgo que gozaba Costa Rica en el pasado reciente. De las cuatro funciones que se desarrollan en el área administrativa se describe el resultado del diagnóstico realizado. 1. Planificación Tal y como se comentaba en el capítulo No. 1 la planificación consiste en determinar las acciones que servirán de guía el trabajo que se desarrollará, esta planificación permitirá en un mundo de constantes cambios minimizar el riesgo y el impacto de la incertidumbre futura. Las Asociaciones y Federaciones Deportivas como organizaciones están en constante cambio en aspectos técnicos, competitivos y desde luego administrativos. De acuerdo con el diagnóstico, se evidencio que no se cuenta con planes formales en que se sustenten la misión, objetivos estrategias, etc. El tipo de planificación se caracteriza por la toma de decisiones sobre la marcha. Se adolece de un esfuerzo sistemático para dirigir el curso de las Asociaciones y Federaciones mediante la conceptualización de objetivos estrategias, políticas, presupuestos, etc. Esto a pesar de que realizan planes de trabajo anuales, principalmente porque así lo determina como requisito el Instituto Costarricense de Deporte y Recreación para la asignación de recursos del Estado costarricense. Este plan de trabajo está sujeto al cumplimiento de programas que el mismo ICODER ha determinado y que las Asociaciones y Federaciones deben aplicar los recursos financieros de forma específica a estos programas los cuales son: administrativo, iniciación deportiva, selecciones nacionales y proyectos especiales. De acuerdo con lo analizado en el capítulo No. 1 los planes deben de ser de corto y largo alcance, para la implementación de programas con objetivos claros de permanencia en el medio, así como crecimiento y desarrollo de las disciplinas deportivas que desarrollen las organizaciones deportivas. Con base en análisis de los planes de las Asociaciones y Federaciones se pudo validar que los planes que se presentan ante el ICODER son para que cada organización deportiva justifique el aporte estatal, pues en un alto porcentaje de éstas no se da seguimiento a la inversión que se realiza. Por ejemplo con el programa de iniciación deportiva que se puede afirmar es el que permitiría proyectar un objetivo de largo alcance en el apartado de crecimiento y desarrollo, pues esta dirigido a la masificación del deporte en niños entre los 7 y los 14 años, se evidenció que no existen instrumentos de control para verificar la efectividad del plan; por consiguiente la inversión que se realiza es poco efectiva para alcanzar el objetivo de desarrollo y crecimiento. Sumado a los fines estrictamente deportivos existen implícitamente metas de carácter social que no hay que dejar de lado en un programa de iniciación deportiva, pues se está trabajando con niños que el futuro tendrá, dedicando a la práctica deportiva mejor calidad de vida, con estilos de vida saludables. En el diagnóstico se logró determinar que un alto porcentaje de las Asociaciones y Federaciones no utilizan la herramienta de planificación de establecer presupuestos, desligados al aporte estatal del ICODER. Se evidencia además que un porcentaje significativo del presupuesto que, no está sujeto al aporte estatal, se refiere las afiliaciones e inscripciones de los participantes en torneos y campeonatos nacionales y un porcentaje mínimo a patrocinios u otros, lo que manifiesta una seria debilidad en los ingresos con afectación directa a los proyectos que se establecen cubrir con ese presupuesto durante el periodo. A su vez, se logró determinar de acuerdo a la aplicación del instrumento metodológico, que el presupuesto se plantea en muchas ocasiones para cumplir el requisito estatutario. Otro aspecto por mencionar es que un alto porcentaje de las organizaciones deportivas no poseen manuales de procedimientos, lo que delimita el accionar específico de cada proceso de trabajo y funciones dentro de la Asociación o Federación. Los manuales son indispensables pues facilitan el accionar de la organización y la permanencia en el tiempo, pues la ausencia de ellos afectaría el normal desarrollo del trabajo y son herramientas que facilitan la inducción de las personas el recambio normal que se da cada periodo de vigencia del nombramiento de los miembros de la Junta Directiva y el personal de apoyo de estas organizaciones deportivas. 2. Organización Este elemento del proceso administrativo que consiste en la forma en cómo dos o más personas se asocian para llevar a cabo una acción particular, se plantea cómo se deben asignar los recursos con que se cuenta, ordenar la forma de llevar a cabo la tarea ordenando adecuadamente la líneas de autoridad y de responsabilidades en la organización; en el diagnóstico realizado es que brinda una visión clara de la realidad de la forma en cómo se lleva a cabo el trabajo en las Asociaciones y Federaciones. Como se mencionó en el apartado 2.3.2 las asambleas de asociados son el órgano máximo de las Asociaciones y Federaciones, luego esta la Junta Directiva (comité director) que nombra la asamblea, así como un órgano independiente que nombra también la asamblea como lo es la Fiscalía, esto de acuerdo a los estatutos de cada organización, en el que también se determinan las funciones de cada uno. No obstante se presenta en las Asociaciones y Federaciones de acuerdo a la forma de operar, estructuras funcionales similares con niveles de mayor o menor grado de impacto en la gestión operativa. En la figura 2.1 se presenta la estructura organizativa típica de las Federaciones y Asociaciones. Como se anota en el párrafo anterior dentro de la estructura organizativa de las Asociaciones y Federaciones la Asamblea General, la Junta Directiva y la Fiscalía tienen sus funciones y responsabilidades determinadas por el estatuto, a su vez se determinó un área de administración que se describirá más adelante. No obstante las demás unidades funcionales no están descritas en los estatutos y son las que cada Asociación y Federación establece de acuerdo a sus necesidades, con base en la metodología aplicada se determinó una estructura organizativa típica (en teoría) en que cada comisión de trabajo esta coordinada por un miembro de Junta Directiva (comité director. A continuación se describen las principales funciones: a) Comisión Técnica: La comisión técnica es el órgano de las Asociaciones y Federaciones Nacionales que asesora y brinda recomendaciones a la Junta Directiva (comité director) en términos de las condiciones técnicas de la disciplina deportiva y a su vez es nombrado por la misma Junta Directiva. A su vez como funciones más importantes están: supervisar técnicamente el trabajo que se desarrolla en todas las competiciones oficiales de la Asociación o Federación, proponer la forma de competición de los torneos y campeonatos oficiales de las Asociaciones y Federaciones, establecer las categorías de competición acordes con la reglamentación internacional (principalmente en cuanto a edades) Esta comisión en un alto porcentaje de Asociaciones y Federación incorpora funciones de un órgano como el de selecciones nacionales, que se constituye en un comité auxiliar y es responsable de la organización, administración y desarrollo de los planes de acción de las selecciones nacionales, para participar en todos los torneos y campeonatos a nivel internacional. b) Comisión de Administración y Finanzas: La comisión de administración y finanzas es la que asesora a la Junta Directiva (comité director) en términos de decisiones de carácter administrativo y financiero. Es decir proponer la forma de planificar, organizar, ejecutar y controlar la gestión de la Asociación o Federación y de cómo asignar los recursos financieros de forma adecuada, formulando planes y presentando las necesidades financieras ante la Junta Directiva. c) Comisión de mercadeo: La comisión de mercadeo es designada por la Junta Directiva (comité director) como especialidad el mercadeo en la actualidad se ha constituido en un área de vital importancia y cuya principal función es realizar las tareas básicas de mercadeo de la Asociación y Federación para atraer recursos principalmente de sector privado de la economía para financiar las actividades determinadas por la Junta Directiva. Se debe abocar por tanto en plantear los planes de mercadeo y las estrategias orientadas a “vender” la imagen mediante patrocinios que aporten recursos financieros o materiales a la Asociación o Federación. d) Comisión de Iniciación deportiva (ligas menores): Esta comisión es nombrada por la Junta Directiva (comité director) y es la encargada de velar por el desarrollo de las ligas menores de las Asociaciones y Federaciones, promover y estimular el desarrollo de la disciplina en estas divisiones, coordinar tareas con la comisión técnica en lo relacionado con selecciones nacionales menores. e) Comisión de arbitraje: Tiene como fin primordial, brindar a Asociación o Federación todo el soporte técnico que en el campo arbitral requieren para el desarrollo de los diferentes torneos y campeonatos nacionales, para lo cual se basarán en los reglamentos de cada disciplina deportiva. Deben de mantener una estrecha relación administrativa con las Asociaciones y Federaciones para que las políticas administrativas sean coherentes entre cada instancia. La comisión es nombrada por la Junta Directiva (comité director) y es integrada por cinco miembros. Dentro de las funciones más importantes están: acreditar y nombrar en cada caso a los árbitros que serán utilizados para dirigir las competencias, establecer y ejecutar un plan continuo de capacitación de los árbitros, establecer y ejecutar mecanismos de evaluación de la labor arbitral, recomendar a la Junta Directiva (comité director) los candidatos que pueden integrar el panel internacional de árbitros. Las comisiones de trabajo según las disposiciones son conformadas por cinco personas, con un coordinador que ejerce funciones de enlace y relator del trabajo que se desarrollo en cada sesión, que se realiza normalmente una vez cada quince días. Dentro de los hallazgos más importantes que se detectaron está que en gran medida por la falta de claridad en la definición de funciones y niveles de responsabilidad, estas comisiones se han convertido en co administradoras lo que provoca que en muchas ocasiones se conviertan en órganos de decisión, lo cual genera roces en la gestión que se desarrolla; lo anterior a pesar de que las comisiones reportan mediante informes a la Junta Directiva por medio del coordinador, que como se mencionaba era un miembro de la Junta Directiva. Otro hallazgo significativo fue que la modalidad de comisiones de trabajo se convierte en una opción fundamental en el desarrollo de la gestión de las Asociaciones y Federaciones, debido a que se convierte en una opción económica desde el punto de vista financiero pues sus miembros desarrollan la labor de forma Ad honoren. No obstante lo anterior, es importante indicar que en muchas ocasiones esto se convierte en una desventaja, por cuanto las personas que son miembros de dichas comisiones no se comporten de lleno con el trabajo y en muchas ocasiones se concentra las labores en una o dos personas. Del diagnóstico realizado con excepción de la Federación Costarricense de Fútbol las demás Asociaciones y Federaciones no cuentan con áreas funcionales definidas (área administrativa, área financiera, área de mercadeo, área de operaciones (deportiva); por lo que las comisiones de trabajo han sustituido estás áreas creando confusiones de organización y dirección. Lo anterior sumado a la debilidad que se mencionaba en párrafos precedentes en que se determinó que la administración de la Asociación o Federación queda en manos de una secretaria que no cuenta con el perfil adecuado, para el cumplimiento de las tareas básicas de administración, que a su vez genera un problema de control pues estas personas desarrollan funciones secretariales, de tesorería, de competición (en un alto porcentaje de organizaciones), que de muy buena voluntad desarrollan el trabajo no obstante es evidente que es una debilidad muy grande, que se sustenta en términos de la limitación financiera para la contratación de personal idóneo. Figura No. 3.1 Estructura organizativa de las Asociaciones y Federaciones Deportivas Costarricenses de Representación Nacional ASAMBLEA GENERAL JUNTA DIRECTIVA FISCALIA SECRETARIA EJECUTIVA COMISION TECNICA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS COMISION MERCADEO INICIACIÓN DEPORTIVA COMISION ARBITRAJE 3. Dirección El elemento del proceso administrativo de dirección que de acuerdo con lo que se planteó en el capítulo No. 1 es el que permite una vez hecho el plan, designados los recursos, llevar a cabo la ejecución de las acciones planteadas y guiar al personal para alcanzar los objetivos y metas organizacionales. Tal y como se ha venido presentando en este elemento fundamental existen serios problemas, pues a pesar de que la Junta Directiva asume el papel protagónico, el trabajo, según el diagnóstico, el poder y liderazgo se centralizan en la figura del presidente que de acuerdo a su personalidad (o estilo de liderazgo) asume en muchas ocasiones posiciones autócratas que minimizan el trabajo en equipo y colegiado que se debe dar en estos órganos, pues se determinó que incluso existe un abuso en la toma de decisiones que deberían ser colegiadas y respaldadas por acuerdos de Junta Directiva, con la consecuente desmotivación de los miembros que forman parte de este órgano. Se determinó a su vez que existe una dispersión de manejo y gestión en cuanto a la ubicación a la toma de decisiones pues se trabaja a en gran medida pensando en el corto plazo y se pierde el enfoque de que el nivel de Junta Directiva es un nivel estratégico y que debe de abocarse a trabajar gran parte de la gestión a desarrollar los planes de largo plazo. 4. Control El elemento de control consiste en verificar el cumplimiento de los objetivos y metas, y en caso de que no se dé el cumplimiento de estos hacer las correcciones del caso con una orientación a la mejora. Con base en el diagnóstico realizado se determinó que este elemento proceso administrativo prácticamente es nulo, pues al estar los planes tal y como se evidenció, sujetos al cumplimiento de requisito establecido por el ICODER por el aporte estatal y que no existen objetivos y metas claras de corto ni largo plazo, la medición de cumplimiento y corrección no se puede realizar, pues no existen indicadores que permitan aplicar controles mínimos de gestión; como consecuencia prevalece la improvisación en gran parte de las actividades que desarrollan las Asociaciones y Federaciones. A su vez se carece de elementos básicos de control interno y manuales de procedimientos que permitan dar un seguimiento y control de actividades. 3.2.2 Área Financiera-Contable El área financiera-contable se ocupa dentro de una organización a las tareas de administrar los recursos financieros (dinero) y mediante la aplicación de sistemas contables manejar adecuadamente la información financiera. Para lo que se establecen manuales de cuentas y políticas contables. A su vez se requiere establecer manuales y políticas presupuestarias, para la ejecución y control de los recursos, esto permite organizar la información financiera y establecer un adecuado control interno del dinero en la organización. Con base en el diagnóstico realizado tal y como se comentó en el apartado anterior el área financiera no existe formalmente, pues las funciones las asume en gran parte el Tesorero de Junta Directiva, la comisión de finanzas y la parte operativa la secretaria quien se convierte en cajera recaudadora, pagadora, controla las cuentas corrientes, custodia recibos, realiza el archivo de documentos, en fin tareas que deberían estar separadas por control interno básico. Lo anterior genera problemas además de control interno, situaciones de indefinición de responsabilidad y de autoridad, pues tal y como sé esta desarrollando en la actualidad la responsabilidad esta diluida por el tipo de estructura organizacional existente, esto trae graves, problemas de definición a la hora de aplicar procedimientos financieros. En cuanto al manejo de la información financiera se logró determinar que existe un contador que es contratado por servicios profesionales, esto en un 20% de las Asociaciones y Federaciones, esta persona se ha convertido en algunos casos en un asesor y facilitador de las labores de control financiero. En algunos casos el contador, quien es comprometido con su profesión ha facilitado la gestión financiera, estableciendo el mismo (como asesor) la estructura contable, el manual de cuentas, algunas políticas de tratamiento contable, presupuestos, y otros que han favorecido el manejo de la información financiera. No obstante lo anterior, hay evidencia de que no existe una definición clara de cuáles son las necesidades en esta área para determinar realmente cuáles son las mejores alternativas de solución. Se evidenció además, que no se utiliza la tecnología de información para facilitar el trabajo, con herramientas tecnológicas financieras-contables (paquetes de contabilidad, presupuesto, otros) que existen en el mercado que pueden facilitar la labor en esta área, esto a pesar de que se evidenció la existencia de al menos un computador con características para hospedar un programa contable básico. Se determinó que para la administración de los recursos financieros las Asociaciones y Federaciones cuentan al menos con dos cuentas corrientes en instituciones bancarias nacionales; de las cuentas corrientes al menos una es para administrar recursos que trasfiere el ICODER y que sólo se puede utilizar para administrar los recursos de carácter estatal (según lo establece el ICODER como requisito básico para asignación de recursos). La otra cuenta corriente se utiliza para hacer depósitos de afiliaciones, inscripciones, patrocinios, donaciones, entre otros ingresos. En cuanto a la estructura contable de las Asociaciones y Federaciones se logró diagnosticar que al menos un 20% de las organizaciones poseen una estructura contable que permite clasificar, resumir y registrar, las transacciones que se realizan, no obstante esta estructura obedece a la especificidad de la disciplina deportiva que desarrolla cada organización. Dado lo anterior con base en lo que establece la teoría contable por el tipo de actividad (deportiva) que desarrollan las Asociaciones y Federaciones se podrían establecer estructuras contables similares por afinidad de las labores que desarrollan las Asociaciones y Federaciones. I. Estructura contable De acuerdo con la teoría contable la información financiera de una entidad debe de generarse para usuarios internos y externos. Para usuarios internos se pueden generar todos los reportes (reporte de ingresos, control de cuentas por pagar y cobrar, etc.) necesarios a lo interno de la organización y que se utilizan como apoyo y soporte a la gestión interna de la entidad, esta contabilidad administrativa proporciona información financiera para los administradores de la organización que pueden usar para evaluar y tomar decisiones sobre las operaciones actuales y futuras. Los usuarios externos son terceros interesados en la gestión de la organización, por lo cual la contabilidad financiera se concentra en la elaboración de reportes financieros (balance general, estado de resultados y flujo de efectivo) y sirven para evaluar la fortaleza financiera de la organización. La estructura de un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. El sistema contable de toda organización independientemente del sistema contable que utilice, se deben ejecutar tres pasos básicos relacionados con las actividades financieras: los datos se deben registrar, clasificar y resumir. Sin embargo el proceso contable involucra la comunicación, a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones. Con base en el análisis realizado tal y como se comentó en los párrafos anteriores un 20% de la Asociaciones y Federaciones cuenta con una estructura contable, no obstante se determinó que los manuales de cuentas tienen grandes diferencias entre cada organización analizada, pues desarrollan los manuales de acuerdo con la asesoría técnica del contador. A continuación se presentan los principales rubros de ingresos y egresos que forman parte del movimiento normal de las Asociaciones y Federaciones: a. Ingresos Los ingresos provienen principalmente del aporte del gobierno costarricense que se realiza por medio del ICODER, este ingreso representa en un 90% de las Asociaciones y Federaciones más del 75% de los ingresos, el 25% restante corresponde a las afiliaciones e inscripciones de los asociados en los torneos y campeonatos nacionales, y los casos en que se da la gestión de patrocinios, donaciones y otros de menor peso. Los ingresos por aporte estatal se asignan con base en el plan de trabajo que deben presentar las Asociaciones y Federaciones cada año (a más tardar el 31 de octubre de cada año), el ICODER hace un análisis de dicho plan y establece el monto del aporte, el cual esta sujeto a la liquidación de aportes de años anteriores y los objetivos del plan de trabajo del año propuesto. En cuanto a los ingresos de afiliaciones e inscripciones no se logró determinar una política clara de cómo las Asociaciones y Federaciones estipulan el monto correspondiente a este rubro para una temporada deportiva. Dado lo anterior se hace necesario determinar una política clara en este aspecto, que debería incluir las características particulares de la disciplina deportiva, la cantidad de torneos que se realicen, la duración del campeonato, apego a los índices económicos del país por ejemplo a la inflación. En cuanto a los patrocinios estos se dan cuando una empresa privada o institución pública se compromete a pagar una suma determinada a la Asociación o Federación a cambio de inversión publicitaria, con base en los contratos que se deben firmar para establecer la relación; con base en el diagnóstico realizado no existe alguna política que determine la forma en cómo operan los mismos, y tal como se comentaba en algunas Asociaciones y Federaciones ni siquiera cuentan con este rubro de ingreso. En este particular debería establecerse una política que determine la forma en cómo debe manejarse a lo interno de las organizaciones este aspecto, por ejemplo podría determinarse patrocinadores de acuerdo al aporte clase A, B, C., por el patrocinio de torneo o campeonato, por patrocinio a las selecciones nacionales, etc. b. Egresos Los egresos de las Asociaciones y Federaciones varían de acuerdo a la disciplina deportiva que se desarrolla y la determinación clara de un patrón es una limitación que se evidenció, pues en algunas Asociaciones y Federaciones el programa de selecciones nacionales es el que consume un 80% de los ingresos en otras no representa ni siquiera un 1%, estas diferencias abismales se dan por cuanto a los programas de selecciones nacionales se les brinda apoyos particulares en algunas disciplinas deportivas. En el caso del Fútbol, que debe analizarse de forma particular, no obstante se comenta para hacer una comparación de lo que significa en términos financieros el gasto de este programa; en el caso de la participación en el mundial de Fútbol realizado en Alemania en el 2006 este programa representó un monto de $2.500.000,00 (dos millones quinientos mil dólares, en colones al tipo de cambio promedio del año 2006 de ¢518,00 por $1 el monto estimado fue de ¢1.295.000.000,00), en el caso Voleibol Femenino por la participación en el campeonato mundial 2006 realizado en Japón el gasto de la participación representó ¢60.000.000,00 (sesenta millones de colones) desglosado de la siguiente forma ¢10.000.000,00 (diez millones de colones) aporte del ICODER y 50.000.000,00 (cincuenta millones de colones) aporte de partida específica de la Asamblea Legislativa girada por medio del diputado Olman Vargas y en el caso del Balonmano en el año 2006 representó un monto de ¢1.000.000,00 (un millón de colones) esto en disciplinas deportivas colectivas, pues en las disciplinas deportivas individuales la situación es similar. Lo importante a destacar en este apartado es que los egresos más significativos son los gastos de transporte al exterior, los gastos de viaje (viáticos), pago de entrenadores, uniformes y otros gastos menores. En términos comparativos financieros y por el aporte deportivo se presenta este rubro de gasto para hacerse una idea de las grandes diferencias que existen entre las disciplinas deportivas. Otros egresos que son significativos en el gasto por el pago del personal administrativo, tal y como se comentó en los párrafos anteriores en algunas organizaciones es solamente el pago a la secretaría. El pago de papelería y otros gastos menores. II. Reportes Financieros En este apartado se logró determinar que se elaboran informes básicos en el 100% de la Asociaciones y Federaciones, se evidenció que se entregan periódicamente un reporte de ingresos y un reporte de egresos sin un formato establecido (varía de un periodo a otro), se recibe mensualmente los estados de las cuentas corrientes, se cuentan con reportes básicos de inventario de equipo y materiales. No obstante lo anterior se hace necesario determinar como política reportes periódicos al menos una vez por mes de: - Ingresos - Egresos - Conciliaciones bancarias - Auxiliares de activos, materiales deportivos-oficina, cuentas por cobrar y pagar - Informes financieros básicos: Balance General, Estado de Resultados (excedentes), flujo de caja Lo anterior con el propósito de tener una herramienta básica de análisis de la situación financiera de la organización deportiva y como herramienta básica de control. En términos de análisis financiero es importante destacar que no se evidenció la presencia de ninguna técnica de análisis. La excepción del caso es la Federación Costarricense de Fútbol que si cuentan con herramientas contables y financieras, para análisis y toma de decisiones. 3.2. 3 Área de Mercadeo El área de mercadeo como especialidad en la actualidad se ha constituido en un área de vital importancia, pues dentro de su concepto más básico busca satisfacer las necesidades de los consumidores de los bienes o servicios que se provean. En el campo deportivo en la actualidad existen gran cantidad de ejemplos que evidencian que esta área es fundamental para la gestión de la organización deportiva. El deporte ha llegado a niveles de comercialización significativos, los casos de los deportes en los Estados Unidos el baloncesto con los equipos que conforma la Asociación Nacional de Baloncesto (NBA), la Liga Mayor de Fútbol (MLS), la Liga Nacional de Fútbol Americano (NFL), sumado a lo que se desarrolla en este campo en Fútbol a nivel mundial en equipo tales como el Real Madrid, el Manchester United, etc., demuestran que el área de mercadeo es fundamental para apoyar la gestión deportiva, los ingresos por ventas de signos externos, patrocinios en vallas publicitarias, presencia de marca en uniformes deportivos y otros, son los que representan porcentajes realmente altos de los ingresos anuales de estas organizaciones deportivas. Con base en el diagnóstico realizado se evidenció que a excepción del Fútbol de primera división y la selección de fútbol, el área de mercadeo de las Asociaciones y Federaciones es inexistente. Tal y como se comentó en el apartado 2.3.3.1 lo que existe en algunos casos es la comisión de mercadeo que no llena las expectativas de esta área, por cuanto no existe claridad de funciones ni líneas de autoridad que permitan asignar la responsabilidad, ya que como se mencionó las tareas se llevan a cabo sin remuneración alguna. Dado lo anterior y debido a la informalidad que impera en está área no existen planes de mercadeo, que definan de forma clara y ordenada qué planes o proyectos se espera desarrollar a corto y largo plazo. Dado lo anterior no se evidenció que exista claridad en conceptos básicos de mercadeo tales como el producto y mercado. Sobre este particular es importante determinar claramente las necesidades del mercado, en este caso los amantes del deporte que llenen las expectativas, incluyendo por su puesto lo referente a calidad y precio. A calidad se refiere a que la disciplina deportiva se practique con un buen nivel competitivo en los torneos y campeonato nacional, que se demostraría a nivel internacional con la supremacía en las competencias en que se participe. En cuanto a precio con base en los resultados deportivos y la presencia en medios de comunicación colectiva los potenciales inversionistas se acercarían a aportar recursos para financiar las actividades como patrocinadores, ahí se estaría estableciendo los montos de aportes de acuerdo con el nivel de apoyo que se genere. En cuanto al mercado en general se carece de una conceptualización clara del mercado real y potencial que existe en cada disciplina deportiva; de hecho los partidos finales de diferentes disciplinas deportivas no atraen más allá de cien personas en los escenarios deportivos (final del campeonato de Balonmano 2006 aproximadamente un total de 95 personas en el Gimnasio Nacional, que cuenta con una capacidad de 3.402 personas). Se determinó a su vez que en el país existen muy pocas empresas y personas especializadas en el campo del mercadeo deportivo. Esto abriría una expectativa laboral para los profesionales en el campo del mercadeo. 3.2.4 Área Producción (Deportiva) El área de producción (operaciones) en el campo deportivo se denomina área deportiva (técnica) y es el área que se encarga de trasformar los procesos de trabajo de promoción y desarrollo deportivo en resultados deportivos de rendimiento de corto, mediano y largo plazo; por tanto esta área se constituye en el área sustantiva y la razón de ser de las organizaciones deportivas. Con base en el diagnóstico se determinó que el 100% de las Asociaciones y Federaciones cuentan con una comisión técnica (en algunos casos la formalidad de la designación e integración de esta comisión es limitada) que hace las veces de área deportiva. Esta comisión tiene como funciones según se analizó en el apartado 3.3.3.1 - Asesorar y brindar recomendaciones a la Junta Directiva (comité director) en términos de las condiciones técnicas de la disciplina deportiva - Supervisar técnicamente el trabajo que se desarrolla en todas las competiciones oficiales de la Asociación o Federación - Proponer la forma de competición de los torneos y campeonatos oficiales de las Asociaciones y Federaciones - Establecer las categorías de competición acordes con la reglamentación internacional (principalmente en cuanto a edades) - En un 97% de las Asociaciones y Federaciones esta comisión se convierte en el órgano de selecciones nacionales, que se constituye a su vez en un comité auxiliar y es responsable de la organización, administración y desarrollo de los planes de acción de las selecciones nacionales, para participar en todos los torneos y campeonatos a nivel internacional. A pesar de constituirse el área deportiva como el área sustantiva de las Asociaciones y Federaciones se evidenció que existen grandes limitaciones en la participación activa de esta comisión en la promoción y desarrollo deportivo. Existen algunos factores que sustentan esta limitación entre ellas están; falta de compromiso de las personas que forman parte de las comisiones, pues se trabaja al tenor del corto plazo en los torneos y campeonatos de año (en el ámbito nacional e internacional); poco apoyo a programas de desarrollo deportivo (iniciación deportiva); no existen programas de regionalización, a pesar de que en muchas regiones se cuenta con infraestructura deportiva; coordinación limitada entre instancias que desarrollan programas deportivos (Ministerio de Educación Pública M.E.P., ICODER, empresas privadas) y las Asociaciones y Federaciones Deportivas; no se evidenció la existencia de planes de trabajo formales por parte de las comisiones técnicas (con excepción de la Federación Costarricense de Fútbol). Otro aspecto a destacar es la designación de los entrenadores de las selecciones nacionales, las valoraciones que se hacen para realizar los nombramientos se hacen sin un perfil definido o instrumento que facilite el trabajo de la comisión; los nombramientos están apegados al entrenador que ha tenido el mayor perfomance deportivo en el año, una vez hecha la designación el entrenador en un 97% de las Asociaciones y Federaciones tiene que trabajar con grandes limitaciones, una de ellas es que no cuenta con remuneración económica para el nombramiento (las excepciones a esta limitación son el caso de la Federación Costarricense de Fútbol y en el año 2006 la Federación Costarricense de Voleibol que recibió apoyo por la participación en el campeonato mundial realizado en Japón). Sobre estos aspectos es importante destacar que la comisión técnica debería abocarse a elaborar un plan de trabajo de largo alcance formal, que incluya aspectos fundamentales de supervisión del trabajo de las Asociaciones o clubes que forman parte de cada Asociación o Federación con instrumentos técnicos que faciliten el trabajo, que incluyan perfiles de entrenadores y sus asistentes, atletas y otros. Un aspecto por valorar además es la posible incorporación de la figura de comisionado técnico (gerente técnico-deportivo) que se encargue del área deportiva. 3.3 Medición del grado de satisfacción de los servicios que reciben las asociaciones o personas físicas afiliadas a las Asociaciones y Federaciones Deportivas de Representación Nacional La medición del grado de satisfacción de los servicios que reciben las asociaciones o personas físicas afiliadas a las Asociaciones y Federaciones Deportivas de representación nacional principalmente enfocado a tareas que desarrollan estas entidades es fundamental para determinar las fortalezas y debilidades que perciben los afiliados a estas organizaciones deportivas, en términos de: - Reglamentos de competición, disciplina, selecciones nacionales y otros - Sistemas de competición - Servicios administrativos Para desarrollar este capítulo se procedió a aplicar una metodología de selección de una muestra representativa de las treinta y tres Asociaciones y Federaciones Deportivas de Representación Nacional y se aplicó un cuestionario y se entrevistó a representantes de las asociaciones en el caso de las Federaciones y en el caso de las Asociaciones se aplicó a personas físicas asociadas a dichas organizaciones. 3.3.1 Reglamentación de las Asociaciones y Federaciones Deportivas de Representación Nacional Con base en la muestra seleccionada de afiliados a Asociaciones y Federaciones se determinó que las Asociaciones y Federaciones cuentan con reglamentos y normas que sustentan el proceso deportivo que desarrollan las entidades deportivas principalmente en torneos y campeonatos nacionales. Los reglamentos típicos que se utilizan son Reglamentos tales como competición, disciplina, selecciones nacionales y las normas específicas de los campeonatos y otras de menor rango. Sobre la consulta de la efectividad y satisfacción en relación con la implementación de reglamentos y normas existe un alto grado de insatisfacción por cuanto en los procesos de formulación en un 65% de los casos no se toma en cuenta el parecer de los afiliados en las propuestas de cambio y ajuste que se solicitan y consideran que los mismos son impuestos por la Junta Directiva (comité director) de las Asociaciones y Federaciones, esto según indican los entrevistados a pesar de que al ser afiliados y la razón de ser de las actividades que desarrollan las Asociaciones y Federaciones no son tomadas en cuenta sus observaciones. Se comenta a su vez que en un 50% de las Asociaciones y Federaciones las decisiones de la organización deportiva oficial está sujeta a la programación de torneos y campeonatos internacionales, y que afecta el desarrollo deportivo de los afiliados pues no existe una coordinación adecuada y poca comunicación. Existe también insatisfacción en el trabajo que desarrollan las Asociaciones y Federaciones en cuanto a que los reglamentos de competición se han generado a la luz de torneos y campeonatos con una amplia participación de equipos, no obstante la realidad es que sólo en un 30% de las Asociaciones y Federaciones hay una amplia participación, en casos tales como el fútbol, fútbol sala, fútbol salón existe amplia participación en todas las ligas y categorías. Se comenta que existen esfuerzos por parte de la Federación de Baloncesto y Voleibol que van orientados a promover una mayor participación, no obstante con base en la misma información se han apoyado en la participación de comités cantonales de deportes que no tienen como objetivo principal la participación en campeonatos nacionales y esto según lo indican ha afectado el desarrollo de los torneos y campeonatos por cuanto en los casos mencionados del Baloncesto y el Voleibol equipos de este tipo de entidades se retiran en el transcurso de las competencias, y no existe fuerza reglamentaria para sancionar eventualmente a estas organizaciones. Con base en el diagnóstico realizado en el capítulo No. 2 se comentó que el trabajo de las comisiones que brindan como apoyo personas de forma ad honoren se convierte en una constante en el 97% de las Asociaciones y Federaciones con la excepción ya comentada de la Federación Costarricense de Fútbol y sus diferentes Ligas que los miembros de las comisiones reciben una dieta por participar en las sesiones, esto crea un problema de responsabilidad pues la misma está sujeta a la buena voluntad de las personas que conforman las comisiones, el caso de la comisión de competición, que es el órgano que se encarga de ejecutar las acciones del reglamento de competición, es un caso típico. En cuanto al reglamento de disciplina hay insatisfacción, por cuanto existe la queja que la aplicación del mismo no se da, se comenta que el hecho de que un atleta sea expulsado y que de acuerdo a la gravedad de la situación debería ser sancionado según el reglamento, las sanciones no se ejecutan y no existe interés por parte de los comités de darle seguimiento a los procesos disciplinarios. Y al igual que en el caso anterior del reglamento y la comisión de competición existen problemas de responsabilidad en la ejecución de las tareas. 3.3.2 Resultado y análisis de la medición del grado de satisfacción en cuanto a los sistemas de competición de los torneos y campeonatos Nacionales. Con base en la muestra seleccionada de los afiliados a Asociaciones y Federaciones con respecto al grado de satisfacción de los sistemas de competición de los torneos y campeonatos nacionales, estos sistemas de competición son los que determinan la forma en cómo se jugará el torneo y campeonatos y cómo se realiza la programación durante la temporada deportiva. Los sistemas de competición están sujetos a la cantidad de equipos que tienen derecho a participar en las diferentes ligas (primera división, segunda división, otras) y categorías (mayor, juvenil, infantil, otras), bien sea porque ganaron el derecho a participar en las ligas o categorías de acuerdo al reglamento de competición o bien, según los entrevistados existen casos en que no existen suficientes equipos para llevar a cabo un torneo o campeonato y se hacen “excepciones” , tal y como lo manifiestan los afiliados se les brinda el “derecho” a participar a comités cantonales de deportes. Del análisis realizado a la muestra seleccionada se desprende que existe gran insatisfacción por los sistemas de competición pues un 90% de los entrevistados indican que existe gran incertidumbre en la cantidad de equipos que estarán participando en los torneos y campeonatos nacionales. No obstante lo anterior de la información recopilada un 97% de los afiliados a Asociaciones y Federaciones de disciplinas deportivas colectivas indican que el sistema de competición más utilizado es el sistema en la primera fase de todos contra todos, a dos vueltas clasificando los cuatro primeros equipos (en caso de que se cumpla) y dependiendo de la cantidad de equipos se realiza una segunda fase de cuadrangulares (se cruzan 1 versus 4 y el 2 versus 3) en la que clasifican los dos primeros equipos, para realizar una tercera fase final, el equipo que gana esta fase es campeón del torneo o campeonato nacional. En el caso de las Asociaciones y Federaciones de disciplinas deportivas individuales los sistemas de competición se establecen con la realización de torneos y campeonatos individuales o por clubes, y sujetas a programación de pruebas (por ejemplo en atletismo pista y campo, o el caso de la natación) cuyas marcas o tiempos determinan en muchos casos privilegios de competición. En el caso de estas organizaciones el grado de satisfacción pues un 95% de los afiliados tomados de la muestra indican que los sistemas son los adecuados y justos para realizar las competencias. De hecho comentan que las clasificaciones se basan en las marcas de pruebas determinan la participación en selecciones nacionales, para participar en los campeonatos centroamericanos, centroamericanos y del Caribe, en Panamericanos y en las Olimpiadas; es decir en el proceso Olímpico; a su vez las marcas son clasificatorias para participar en los campeonatos regionales y mundiales. 3.3.3 Resultado y análisis del grado de satisfacción de los afiliados con respecto al servicio que prestan las Asociaciones y Federaciones Deportivas de Representación Nacional. El servicio que brindan las organizaciones se convierte en un elemento fundamental en el que se deben enfocar para buscar satisfacer las necesidades de los clientes, usuarios o afiliados a dicha organización y se constituye en el conjunto de actividades interrelacionadas que se ofrecen con el fin de que el cliente, usuario o afiliado obtenga los servicios en el momento y lugar adecuado y se asegure un uso correcto del mismo. Con base en la muestra seleccionada un 95% de los afiliados a Asociaciones y Federaciones consideran que no se encuentran satisfechos con los servicios que brindan las organizaciones deportivas, pues consideran que existe poca oportunidad para realizar actividades adscritas a las Asociaciones y Federaciones, a su vez comentan que la toma de decisiones generalmente se aparta de los intereses de los afiliados, que son los que conforman y mantienen vivas a las Asociaciones y Federaciones. De acuerdo con la información recopilada comentan que las Asociaciones y Federaciones se dedican en un 100% a realizar los torneos y campeonatos y a las selecciones nacionales y se apartan de dictar directrices en el desarrollo y promoción del deporte, fin principal de estas organizaciones. Se comenta a su vez que las Asociaciones y Federaciones dejan de lado tareas tales como la proyección e imagen del deporte que facilitaría el mercadeo deportivo de cada disciplina deportiva. En cuanto a los servicios de carácter administrativo en la fase diagnóstica quedó en evidencia y se ratifica en la entrevistas que la estructura administrativa actual no es funcional y que por tanto los servicios de apoyo administrativo son deficientes y no favorecen el trabajo de los afiliados a la Asociaciones y Federaciones, esto lo evidencian un 90% de los afiliados entrevistados. Se comenta dentro de los aspectos negativos la poca proyección de la imagen de las disciplinas deportivas en relación con la prensa nacional, a su vez exteriorizan la preocupación de los medios de comunicación en los espacios deportivos de los diferentes medios los dedican en un 90% al fútbol 11 y las otras disciplinas la divulgación en el mejor de los casos se brindan únicamente resultados. Se comenta que el fútbol 11 obtiene grandes beneficios económicos por la exposición en medios, de hecho sé externa que un porcentaje bastante alto del presupuesto de ingresos de los equipos de fútbol de la primera división esta sustentado por las transmisiones televisivas, con contratos millonarios. Los entrevistados comentan que no fue sino hasta el año 2006 y lo que va del 2007, que se abrió la posibilidad en el caso del Baloncesto de primera división de transmisiones televisivas (canal 42 en el 2006 y canal 13 en el 2007), no obstante comentan los afiliados a la Federación Costarricense Es por esto que un 95% de los afiliados entrevistados catalogan el desempeño de la Junta Directiva (Comité Director) de las Asociaciones y Federaciones apenas como regular, comentan que se evidencia la prevalencia de un liderazgo presidencialista en detrimento del trabajo en equipo que debe prevalecer en un cuerpo colegiado como lo es una Junta Directiva. Un elemento que se evidenció en el 97% de las respuestas de los cuestionarios aplicados son los problemas de infraestructura deportiva de las Asociaciones y Federaciones Deportivas, pues ninguna de ellas cuenta con instalaciones deportivas ni administrativas propias de estas entidades. Se comenta por parte de los entrevistados que este aspecto es una debilidad de las más marcadas, pues se depende de la programación, en el caso de las actividades deportivas propias de las Federaciones y Asociaciones, de lo que facilite el Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación. La excepción en este tema es proyecto Gol de la Federación Costarricense de Fútbol que es financiado en un alto porcentaje por la Federación Internacional de Fútbol Asociado (FIFA) órgano que ha girado más de $400.000,00 (cuatrocientos millones de dólares) al desarrollo de instalaciones deportivas tales como canchas de fútbol, gimnasios, hotel, oficinas de la Federación y otras instalaciones necesarias para el desarrollo y práctica del fútbol, este proyecto se encuentra en proceso y se espera que para mayo del año 2007 esté concluido. Otras excepciones son los casos del atletismo y la natación, por cuanto la Federación Costarricense de Atletismo (FECOA) estableció un convenio de uso y administración de la pista de atletismo del Estadio Nacional; así como la Federación Costarricense de Natación (FECONA) hace uso en las mismas condiciones de la piscina María del Milagro Paris ambas ubicadas en el Parque Metropolitano la Sabana. En las disciplinas deportivas de sala las Asociaciones y Federaciones deben compartir el gimnasio nacional, casos como las Asociaciones y Federaciones de Artes Marciales (Karate, Judo, Jiu Jitsu, Taekwondo), la Federación Costarricense de Baloncesto (FECOBA), la Federación Costarricense de Voleibol, la Federación Costarricense de Balonmano, Federación Costarricense de Tenis de Mesa; deben coordinar con mucha anticipación y utilizar los mecanismos burocráticos para solicitar el gimnasio, por ejemplo para las finales de torneos y campeonatos nacionales, para la organización de torneos y campeonatos internacionales en el ámbito centroamericano u otros. Lo anterior para el 97% de los entrevistados es de las debilidades más importantes de las Asociaciones y Federaciones. En el caso de las oficinas administrativas de las Asociaciones y Federaciones el 70% están ubicadas en el Parque Metropolitano de la Sabana, con oficinas que tienen un área promedio de 25 metros cuadrados, para atención del público y para sesionar la Junta Directiva (Comité Director). Según el criterio del 100% de los entrevistados afecta de forma directa la calidad del servicio, comentan que en esta área de trabajo hay oficina, sala de sesiones, bodegas y otros que dificultan la labor de la secretaria quien es el personal permanente de las Asociaciones y Federaciones. Sumado a esto tal y como se comentaba en los párrafos anteriores las oficinas pertenecen al Instituto Costarricense de Deporte y Recreación y son cedidas a las Asociaciones y Federaciones mediante convenios de uso de infraestructura deportiva. Una debilidad en la que el 100% de los afiliados a las Asociaciones y Federaciones están en absoluto acuerdo es el financiamiento de las necesidades de estas organizaciones deportivas. Comentan que existen grandes limitaciones pues no se cuenta con recursos para apoyar las labores propias de estas entidades y mucho menos para apoyar a los afiliados. De hecho la participación en los torneos y campeonatos nacionales según comentan se hace por “amor al deporte” por cuanto el objetivo y satisfacción es lograr el primer lugar y recibir únicamente un trofeo después de toda una temporada. La fortaleza más importante encontrada en el análisis de la información suministrada por los afiliados es el trabajo ad honoren que realizan las personas que están al frente de las Asociaciones y Federaciones, comenta el 100% de los entrevistados que esta es una gran fortaleza pues no afecta los costos de operaciones de estas organizaciones. No obstante lo anterior tal y como quedó en evidencia en el capitulo No. 2 este es un elemento que se convierte en una debilidad en la medida que los directivos trabajan de forma voluntaria sin recibir remuneración, afecta y diluye la responsabilidad en los diferentes órganos que conforman a las Asociaciones y Federaciones. Otro aspecto importante que comenta el 100% de los afiliados entrevistados es que las Asociaciones y Federaciones llevan a cabo los torneos y campeonatos nacionales cada año, esto a pesar de que dicen no mostrarse satisfechos tal y como se comentaba en el punto 3.3.1 y 3.3.2 los sistemas de competición no son los idóneos para desarrollar el deporte en Costa Rica. CAPITULO IV Propuesta de Modelo Organizacional para las Asociaciones y Federaciones Deportivas Costarricenses de Representación Nacional Producto del análisis desarrollado en los capítulos anteriores y con base en el estudio profundo de las diferentes alternativas de solución se propone a continuación la propuesta de Modelo Organizacional que no pretende ser único y más bien se pretende que sirva de base al trabajo analítico que deben desarrollar a lo interno las organizaciones deportivas a nivel nacional. Las organizaciones en la actualidad están inmersas en un medio ambiente dinámico y cambiante, lo que las obliga a realizar análisis factoriales del entorno y sus circunstancias, a fin de responder con eficacia y productividad a los distintos retos a que se enfrentan. Las alternativas, entonces, parecieran estar en optar por mantenerse, crecer o desaparecer del medio. Estas exigencias ambientales, las obligan a desarrollar sus actividades bajo una estructura organizativa que les permita un uso adecuado de sus recursos y un menor riesgo en la toma de decisiones. Por lo que clarificar adecuadamente la estructura funcional que permita alcanzar el éxito, será vital para mantenerse en el tiempo; por tanto, definir adecuadamente los cinco pilares de la estructura de toda organización, será fundamental para obtener los resultados orientados al logro de los objetivos organizacionales, de ahí la importancia de entender claramente los conceptos de la división del trabajo, división de unidades o departamentos, definición de la jerarquía administrativa, definición del área de control y la toma de decisiones centralizada. Esto coadyuvará a una definición de principios fundamentales de administración, tales como, áreas de responsabilidad: quién es el responsable de qué y en qué medida se le pedirá cuentas de sus actuaciones; la delimitación clara de la autoridad y responsabilidad con el propósito de que cada miembro de la organización tenga claro quiénes tienen poder formal para la toma de decisiones; a su vez manejar un enfoque de administración participativa, que oriente el trabajo en equipo y no promueva “islas de trabajo” con objetivos diferentes en cada área funcional de la estructura; en cuanto a la delegación de funciones definir que tareas debe asumir cada miembro de la estructura funcional y cuáles son los alcances del trabajo que desarrolló; todo con el propósito de que exista congruencia con los objetivos y metas propuestas y que estos se alcancen con definiciones precisas de cómo y quién es responsable, y qué tareas debe cumplir. Las Asociaciones y Federaciones Deportivas de Representación Nacional, al igual que otras organizaciones inician sus operaciones y se mantienen por espacios de tiempo importantes, sin aplicar los principios básicos que deben caracterizar una administración eficiente. En sus inicios son dependientes de una administración tipo personalista, lo que generalmente conduce a abusos de autoridad y a una utilización poco eficiente de sus recursos. Es evidente, que las metas de subsistencia y crecimiento llevan aparejado un requerimiento insoslayable de organización. La elaboración de los manuales de organización, funciones y procedimientos, que definen claramente políticas, objetivos, estructura organizativa, manual de procedimientos y funciones son elementos básicos que permiten la subsistencia y el desarrollo ordenado de cualquier entidad, se convierte en un reto que debe ser superado con urgencia por las Asociaciones y Federaciones y deben abocarse en el corto plazo a determinar la forma en como desarrollar este trabajo fundamental de establecer orden y claridad de la gestión administrativa. Complejidad y volumen, unido a la carencia de una adecuada organización y sistema de información, producen entropía organizacional, lo que normalmente trae como consecuencia su desaparición del medio, esto en organizaciones deportivas ya se ha dado en el pasado ejemplo de ello son la desaparición de la Federación Costarricense de Ajedrez Mora (2007) que perdió la representación nacional y luego desapareció para que en la actualidad la organización que cuenta con la representación nacional es la Federación Central de Ajedrez; precisamente con la propuesta se busca que las organizaciones cuenten con una herramienta que permita dar algunas pautas a seguir para lograr el objetivo de permanencia en tiempo. El modelo organizacional que se propone en este trabajo no es exclusivo para una entidad que se organice en forma jurídica de Asociación, pues los principios que la inspiran son igualmente viables para cualquier tipo de organización (sociedad anónima deportiva, sociedad anónima, fundación, otras). Por lo anterior, es fundamental para las asociaciones y federaciones deportivas de representación nacional contar con un perfil organizativo, que contribuya a su desarrollo ordenado, coherente y eficiente. Dadas las condiciones actuales de las organizaciones deportivas, el modelo propuesto podría parecer que está fuera del alcance y de sus posibilidades; sin embargo, se quiere ser claro en que para iniciar el proceso de transformación hacia una organización más eficiente, la organización deportiva requiere adecuarla paulatinamente a sus necesidades, sin que se conformen en sus inicios, necesariamente, departamentos o secciones especializadas. Conforme se vaya evolucionando, la estructura y el personal puede ir creciendo y así, llegar a conformar la estructura organizativa aquí propuesta. Es evidente, que pese a los beneficios que este modelo ofrece a las asociaciones y federaciones, se está conciente de las limitaciones que el mismo presenta, sobre todo en términos de costo y nivel de actividad requeridos. Este capítulo describe el modelo de organización moderno, acorde con la realidad actual de las Asociaciones y Federaciones Deportivas de Representación Nacional, y se basa en gran medida en el tipo de organización que en principio plantean los estatutos de estas organizaciones, en este sentido no sería necesario entrar en modificaciones a los estatutos que conlleva un trámite legal engorroso y principalmente la convocatoria a asambleas extraordinarias que pueden generar ansiedad en los afiliados y no producir los efectos que se buscan, que son principalmente orientar el desarrollo de un trabajo claro en la gestión administrativa de las asociaciones y federaciones. 4.1 Modelo Organizacional propuesto El modelo organizacional propuesto, según se comentaba en los párrafos anteriores, no debe en principio generar cambios en el estatuto, pues generaría una problemática de carácter legal, por lo que se centrará exclusivamente en definir las áreas de responsabilidad de cada nivel en la estructura, con el propósito de que cada miembro tenga de forma precisa el grado de responsabilidad que implica cumplir con una función determinada. En cuanto a la delimitación de la autoridad, esta debe estar definida en términos de la estructura, pues la autoridad que tienen los miembros de cada nivel de la estructura de la organización será determinante para clarificar quien asume la responsabilidad formal, así se permite definir las líneas de mando y se puede pedir cuentas a cada miembro de acuerdo con el grado de responsabilidad y autoridad que tenga. Otros aspectos que dentro del modelo deben ser considerados son la administración participativa, como se diagnosticó en el capítulo No. 3, ya que se evidenció que se da una administración muy presidencialista; es decir la presencia del presidente ante los demás miembros de Junta Directiva es demasiado relevante, esto a pesar de ser un órgano colegiado y a que el trabajo que desarrollan los miembros de Junta Directiva es ad honoren, se convierte en la dinámica normal, por lo que se hace imprescindible que exista mayor participación y delegación de funciones a cada una de las personas que asumen diferentes puestos en la Junta Directiva. Con estos elementos anteriores definidos se presenta de manera esquemática en la Figura No. 4.1 el organigrama del modelo organizacional propuesto, con base en las posibilidades que brindan los estatutos de las Asociaciones y Federaciones Deportivas de Representación Nacional de contener con base en la teoría administrativa de áreas de responsabilidad planteadas en el capítulo No. 1 los siguientes componentes: - Asamblea General - Fiscalía - Junta Directiva - Gerencia General - Gerencia Administrativa Financiera - Gerencia de Mercadeo - Gerencia Deportiva A estos componentes se agregarían un órgano asesor que sería la Asesoría Legal y un órgano de control como lo sería la Auditoría Externa. Figura 4.1 MODELO ORGANIZACIONAL PROPUESTO FISCALIA AUDITORIA EXTERNA ASESORIA LEGAL Comisión Finanzas RECURSOS HUMANOS SUMINISTROS MANTENIMIENTO ADMINSTRATIVA TESORERIA CONTABILIDAD FINANCIERA AREA ADMINISTRATIVA-FINANCIERA Comisión Mercadeo RELACIONES PUBLICAS PATROCINIOS AREA MERCADEO Comisión Técnica COMPETICION SELECIONES NACIONALES INICIACION DEPORTIVA AREA DEPORTIVA GERENTE GENERAL JUNTA DIRECTIVA ASAMBLEA GENERAL Con base en el modelo organizacional propuesto de forma básica se presentan los elementos que brindaría a las Asociaciones y Federaciones Deportivas de Representación Nacional la estructura funcional adecuada a la teoría de administración moderna, en la que de acuerdo con los niveles determinados en la estructura, se identifican por las áreas de responsabilidad, los deberes y responsabilidades para que los encargados de las mismas asuman el compromiso del cumplimiento de los objetivos y metas de cada área, así mismo se fortalecen importantes conceptos de relaciones humanas, tales como la motivación del personal, participación y otros. A su vez un elemento que se favorece es la evaluación del desempeño en cada una de las áreas, y fortalece el uso eficiente de los recursos, que como se evidenció en él diagnostico son realmente limitados. Es importante destacar tal y como se determinó en el diagnóstico la estructura organizacional propuesta con la situación actual de las Asociaciones y Federaciones Deportivas de Representación Nacional (con excepción del fútbol) no se cuentan con los recursos financieros para implementarla, se debe ser claro que para iniciar el proceso de transformación hacia una organización más eficiente, se requiere paulatinamente irla adecuando a las necesidades, no obstante lo anterior es fundamental que se determinen claramente los deberes y responsabilidades de cada nivel de la estructura, para que la transición no genere un impacto negativo a la futura instauración de la estructura propuesta. Adicionalmente es importante indicar que la estructura por si sóla no será una solución definitiva pues depende de la actitud y compromiso de las personas que tendrán a su cargo la implementación y desarrollo, que debe ser de forma ordenada y transparente, así como una actitud positiva a desconcentrar sus funciones y hacer una efectiva delegación a las diferentes áreas de responsabilidad. A su vez debe haber un apego real a las sanas prácticas de dirección, para que las labores de planificación y organización impacten positivamente en el objetivo de desarrollar administrativamente las Asociaciones y Federaciones Deportiva, por lo que será fundamental un liderazgo asertivo, por parte del gerente general que se designe para que oriente adecuadamente el desarrollo organizacional. Para lograr la transformación organizacional se requiere por parte de la Asamblea General claridad meridiana, sobre el norte de la disciplina deportiva en su desarrollo y promoción, por lo que se requiere para implementar la estructura organizacional y se deben tener elementos indispensables que deben formar parte de la administración de las Asociaciones y Federaciones Deportivas entre ellas: a) Los puestos de la jerarquía superior (Junta Directiva y Gerencias) deben ser ocupados por personas con capacidad técnica comprobada y de reconocido prestigio moral. b) La administración debe tener conciencia plena de que la Asamblea de asociados y la Junta Directiva de la Asociación o Federación colaborarán de lleno en el logro de los objetivos organizacionales. Se deben brindar aspectos básicos de administración de recursos humanos, tales como estabilidad laboral y económica, estima y respeto; esto contribuirá a la motivación y a la autorrealización personal de los funcionarios contratados. Es por lo anterior que se hace necesario contar con en el nivel gerencial con capacidades de liderazgo que influyan positivamente en el grupo, para que alcance sus objetivos personales y los objetivos organizacionales. c) La administración debe establecer los planes necesarios que sustenten financieramente los procesos de trabajo, para lo cual el área de mercadeo será de vital importancia en términos de establecer objetivos y metas claros y alcanzables que brinden el sustento necesario, para emprender el desarrollo de las Asociaciones y Federaciones Deportivas. d) En el área deportiva será fundamental el plan que se establezca de iniciación deportiva, con el propósito de sustentar el desarrollo deportivo de largo plazo. En este sentido el compromiso de regionalizar los procesos deportivos será de vital importancia para la permanencia y promoción de las disciplinas deportivas. 4.2 Planteamiento General 4.2.1 Misión y Visión Las organizaciones se gestan con un propósito específico y con una expectativa de desarrollo de largo plazo, en el cual los administradores deben realizar un proceso de ordenamiento de los objetivos y metas que se trazan en los planes de desarrollo. En el caso de las Asociaciones y Federaciones Deportivas de Representación Nacional en sus estatutos están claramente definidos los propósitos que orientan el quehacer de la disciplina deportiva en la que están inmersos, con base en la revisión de los estatutos de las organizaciones deportivas analizadas en el artículo No. 3 de los fines, se puede concluir que la misión de éstas es: “...Somos la organización deportiva que promueve y desarrolla la disciplina deportiva a nivel nacional mediante la implementación de programas y proyectos, con el apoyo de los afiliados, del Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación y el Comité Olímpico Nacional, con el objetivo de brindar a la sociedad costarricense espacios de desarrollo físico y mental que favorezcan el desarrollo humano mediante la práctica deportiva ...” A su vez, las Asociaciones y Federaciones Deportivas deben de plantear expectativas de desarrollo de largo plazo con el fin de realizar los esfuerzos necesarios para alcanzarlos, de ahí la importancia de plantear una visión por lo que la propuesta es: “...Ser un modelo de organización deportiva que impulse y promueva el desarrollo deportivo para convertir a la disciplina deportiva en líder a nivel internacional...” 4.2.2 Políticas Generales Las políticas generales en una organización, tienen como propósito establecer una serie de líneas de cumplimiento del accionar organizacional, que orientan la toma de decisiones de los administradores con el fin de lograr los objetivos de las Asociaciones y Federaciones Deportivas es por esto que es fundamental contar con un conjunto de políticas generales que a continuación se presentan: a. Promover y estimular la participación deportiva en todo el país b. Fortalecer los programas de iniciación deportiva en todas las regiones del país c. Proponer sistemas de competición que favorezcan el desarrollo deportivo, que estimule la participación de todos los afiliados a las Asociaciones o Federaciones Deportivas d. Proponer reglamentos y normativas deportivas sustentadas en la equidad y la igualdad de oportunidades para todos los afiliados a las Asociaciones o Federaciones Deportivas e. Establecer programas y convenios de cooperación con instancias gubernamentales y no gubernamentales nacionales e internacionales, que determinen de forma clara los objetivos de promoción y desarrollo deportivo f. Promover una gestión que estimule la participación de los afiliados en los diferentes procesos de trabajo de la Asociación o Federación Deportiva g. Fortalecer el trabajo articulado y cooperativo entre los afiliados y el comité director de la Asociación y Federación h. Establecer programas de capacitación de entrenadores y árbitros, en coordinación con Federaciones Internacionales i. Mantener sistemas de información que permitan una ágil y eficiente toma de decisiones; que fortalezcan la comunicación con los afiliados a la Asociación o Federación Deportiva. j. Establecer mecanismos de rendición de cuentas periódicos k. Establecer un presupuesto financieramente equilibrado l. No comprometer financieramente a la Asociación o Federación en el futuro m. Promover el espíritu de servicio en todas los niveles de la organización n. Realizar procesos de contratación de personal acordes con las necesidades de la Asociación o Federación, que cumplan con un perfil técnico y profesional requerido 4.2.3 Objetivos Generales Los objetivos generales de las organizaciones se constituyen en la guía orientadora de la ejecución del trabajo y son responsabilidad directa del comité director, son necesarios, pues son la base del desarrollo y crecimiento de la Asociación y Federación, por lo que se deben determinar objetivos generales y específicos. Para definir estos objetivos se requiere tener presente que deben formularse en forma clara, cuantificable, realista, enmarcados en el tiempo y comunicados a todos los niveles de la organización. Cada Asociación o Federación Deportiva, de acuerdo con las posibilidades y recursos con que cuenta, definirá en primera instancia los objetivos hacia los que se encaminará, para luego desarrollar programas, políticas y presupuestos tendientes al logro de los mismos. Los objetivos en primera instancia serán los que se determinan como estratégicos, es decir a largo alcance y los objetivos específicos de corto plazo y orientados a cumplir los objetivos generales. No se puede hablar de objetivos estándar, ya que cada Asociación o Federación Deportiva posee características propias que lo diferencian de los demás, y de ellas dependerá la definición de los mismos. Sin embargo, para ejemplificar la formulación de objetivos, detallamos a continuación algunos objetivos acordes con una Asociación y Federación Deportiva: Objetivos Generales: a. Promover la disciplina deportiva a nivel nacional b. Fortalecer los programas de liga menor y de iniciación deportiva c. Generar los recursos financieros para sustentar los planes de trabajo Objetivos Específicos: a. Organizar los festivales, torneos y campeonatos nacionales en todas las categorías b. Desarrollar los programas de iniciación deportiva en las regiones prioritarias del país c. Contar con los recursos financieros necesarios para desarrollar el plan de trabajo d. Realizar los procesos de capacitación de entrenadores y árbitros 4.3 Unidades Organizacionales Con base en el planteamiento teórico presentado en el primer capítulo y de acuerdo con la evidencia que arrojó el diagnóstico del tercer capítulo, las unidades organizacionales que se determinarán adelante, se constituyen en áreas de responsabilidad y de coordinación que serán fundamentales para el buen desempeño organizacional, pues cada una de las áreas tendrá a su cargo funciones específicas, que basadas en los objetivos generales y específicos determinados tendrán como propósito el crecimiento y desarrollo de la Asociación y Federación Deportiva. 4.3.1 Asamblea General La Asamblea General como lo indica la Ley No. 7935 en su artículo No. 10, es el órgano de mayor jerarquía en la organización de las Asociaciones y Federaciones Nacionales; la diferencia tal y como se indicaba en el segundo capítulo es que las Asociaciones las constituyen personas físicas y las Federaciones personas jurídicas, es decir asociaciones afiliadas. Por tanto se convierte en un elemento vital la acreditación de los afiliados a las organizaciones deportivas y el cumplimiento de los requisitos que establece la Ley, esto con el propósito de constituir adecuadamente la Asamblea General. Existen dos tipos de asambleas generales: la ordinaria y la extraordinaria cada una con atribuciones y características particulares. a. Integración Tal como lo determina la Constitución Política y las leyes de Asociaciones y del Deporte, no se puede limitar la participación de personas o asociaciones a formar parte de una Asociación o Federación, no obstante se puede determinar las formas de afiliación y participación en el Estatuto, es en este donde se debe determinar los requisitos, derechos y deberes de los afiliados a dichas organizaciones. La Asamblea General Ordinaria y Extraordinaria están integradas por los asociados debidamente acreditados a la Asociación o Federación Deportiva respectiva. Dado lo anterior deben hacerse revisiones periódicas del cumplimiento de los deberes de los afiliados; pero principalmente validar la permanencia en el seno de la Asamblea en el tanto cumpla con los deberes y realmente exista un ligamen real de las personas físicas o jurídicas con la Asociación o Federación; lo anterior debido a que existen asociados que sólo se integran al trabajo o participan en la organización cuando su interés es afectado de alguna forma. Por lo anterior, es vital contar con miembros de las Asambleas activos y con deseos de trabajar en pro del desarrollo y crecimiento de la disciplina deportiva en que están involucrados. Se hace necesario por tanto, que se haga cumplir al pie de la letra los deberes de los miembros de la Asamblea, de ahí la importancia de establecer tareas específicas a cada asociado bien sea formando parte de una comisión de trabajo o con una tarea puntual en el desarrollo de los objetivos de la Asociación o Federación Deportiva y validar de esta forma la participación activa o no del asociado. Lo anterior implica para la Asociación o Federación contar con un buen sistema de información y comunicación con los asociados, que oriente la participación activa y efectiva y el logro de los objetivos organizacionales. b. Atribuciones La Asamblea General legalmente convocada en tiempo y forma se constituye en el máximo órgano de las Asociaciones o Federaciones Deportivas, existen dos tipos de Asambleas las ordinarias y las extraordinarias, cada una con características particulares y con atribuciones que están definidas en los estatutos de cada organización deportiva. Es importante destacar que las decisiones de la Asamblea General son incuestionables, en la medida que las mismas no sean contrarias a la Leyes o al Estatuto. Asamblea General Ordinaria Se convoca una vez al año y en una determinada fecha, usualmente la primera o segunda quincena de un mes específico, con base en la revisión de los estatutos de diferentes Asociaciones y Federaciones Deportivas se manejan diferentes meses en el año; no obstante, como recomendación que se presenta en este trabajo, la fecha de la convocatoria debería hacerse una vez concluido el periodo anual de plan de trabajo en los primeros tres meses de cada año. Esta recomendación implica una modificación en estatuto en cuanto a la fecha de realización de la Asamblea Ordinaria. A continuación se presentan las atribuciones de la Asamblea Ordinaria: - Elegir cada cuatro años a los miembros de la Junta Directiva Comité Director y Fiscalía, pudiendo ser reelectos en votación pública si la mayoría de los asociados así lo solicitaren. - Conocer, aprobar, rechazar o modificar los informes de labores que rinda la Junta Directiva, la Fiscalía en forma escrita y cualquiera de los otros órganos de la Asociación o Federación. - Conocer y aprobar las políticas generales emanadas de la Junta Directiva - Aprobar los reglamentos que le someta la Junta Directiva - Aprobar el presupuesto y plan de trabajo del año correspondiente, que involucre las diferentes áreas de responsabilidad (administrativo-financiero, mercadeo y deportiva). - Aceptar donaciones y legados. - Determinar el monto de la póliza con que deberá estar cubierto el tesorero para el cabal cumplimiento de sus funciones. - Todas las demás que señale el Estatuto y reglamentos, o que resulten propias de su condición de suprema autoridad directora de la Asociación o Federación Deportiva. Asamblea General Extraordinaria La Asamblea General Extraordinaria se reunirá cada vez que la Junta Directiva la convoque, o la solicite en forma vinculante un número de asociados que represente el ochenta por ciento del total de sus afiliados, o bien cuando la fiscalía lo considere necesario, con los puntos específicos a tratar en dicha asamblea. Las atribuciones que tiene la Asamblea General Extraordinaria son: - Llenar las vacantes ocurridas por ausencias definitivas de miembros de la Junta Directiva o en la Fiscalía. - Reformar los estatutos y reglamentos para lo cual se requiere la votación de al menos las dos terceras partes de las asociaciones federadas presentes en la Asamblea. - Conocer los informes de los cuerpos administrativos o cualquier otro asunto de suma urgencia que no pueda esperar hasta la Asamblea Ordinaria - Acordar la disolución de la Asociación o Federación, para lo cual se requiere la votación de las dos terceras partes de los asociados presentes y en pleno goce de sus derechos. c. Derechos de los miembros de la Asamblea General Los derechos de los asociados a la Asociaciones y Federaciones Deportivas reflejan el espíritu de la participación activa al cual cada uno de ellos puede acceder en los diferentes órganos de la organización deportiva, a continuación se detallan los principales elementos de los derechos de los asociados: - Proponer, elegir y ser electos a los cargos de directores y fiscal en las asambleas generales para los cuales han sido convocados. - Participar a través de su representante titular con voz y voto en las Asambleas Generales. - Presentar a través de sus representantes mociones y sugerencias en las Asambleas. - Denunciar ante la Fiscalía cualquier irregularidad que notare en el desempeño de las funciones de la Junta Directiva y de otros miembros de la Asociación o Federación Deportiva. - Pedir cuentas e informes de las actividades que realicen o ejecuten cualquiera de los órganos de la Asociación o Federación Deportiva. - Recibir de la Asociación o Federación Deportiva los beneficios económicos y técnicos que ésta tenga para los asociados. - Participar de la conformación de las comisiones que integre la Junta Directiva. - Participar en las actividades educativas, culturales, sociales y de capacitación que organice la Asociación o Federación Deportiva. d. Deberes Los deberes a que se adhieren los asociados una vez que se afilian a la Asociaciones o Federaciones Deportivas son de cumplimiento obligatorio, no obstante en la buena marcha de la organización es importante una buena comunicación con los asociados con el fin de que se cumplan adecuadamente los deberes que como asociados tienen las personas física y jurídicas en cada organización deportiva, a continuación se detallan los deberes que tienen que cumplir los asociados: - Cumplir con la Ley de Asociaciones y sus reformas, el Estatuto y Reglamentos de la Asociación o Federación Deportiva, así como de los acuerdos que emanen de sus órganos. - Cumplir con el pago puntual de las cuotas que se determine de afiliación - Asistir a las Asambleas para las que fueren convocados. - Cooperar en la conservación de bienes y el buen desarrollo de las actividades de la Asociación o Federación Deportiva. - Desempeñar responsablemente los cargos directivos que se le confieran, así como los encargos especiales que los órganos de la Asociación o Federación Deportiva les confíen. - Apoyar las gestiones que realice la Asociación o Federación Deportiva para el cumplimiento de sus fines. Contribuir a la ejecución de los programas de la Federación y procurar por todos los medios que esta cumpla con los fines que le están encomendadas. 4.3.2 Fiscalía La Fiscalía es el órgano de la Asamblea General que se encarga de controlar que se cumpla la normativa interna de la Asociación o Federación deportiva: estatutos, reglamentos y disposiciones; vela por el cumplimiento fiel de las Leyes que afectan la labor de las organizaciones deportivas; por lo tanto cumple una función asesora ante la Asamblea General. La Fiscalía se convierte en una instancia de vital importancia por lo que se debe tener especial cuidado en el nombramiento de la persona que asuma el puesto de fiscal, que cumpla un perfil definido no sólo en el campo profesional sino que también sea una persona con alto valores éticos y morales. a. Nombramiento El nombramiento de la persona que asuma el puesto de fiscal deberá hacerse con base en los periodos que establezca el estatuto. Con base en estudio realizado a los estatutos de las Asociaciones y Federaciones Deportivas de Representación Nacional en el caso de los nombramientos se manejan en la actualidad periodos de cuatro años realizado, igual periodo que se designa a la Junta Directiva. El Fiscal puede ser reelecto por periodos similares. La designación del fiscal se realiza en forma nominal de los candidatos que se propongan en la Asamblea General. b. Atribuciones Son atribuciones de la Fiscalía de la Asociación o Federación Deportiva: - Velar por el fiel cumplimiento de la Ley y el Estatuto, así como los acuerdos y reglamentos que emita la Asociación o Federación Deportiva, a través de la Asamblea General o la Junta Directiva. - Emitir recomendaciones relacionadas con la gestión general de la Asociación o Federación Deportiva, mediante la emisión de documentos vinculantes por atender por parte de la Junta Directiva. - Supervisar todas las operaciones y movimientos económicos de la Federación. - Velar para que cada una de las áreas de responsabilidad cumpla con los objetivos y políticas, emanadas de los planes de trabajo - Rendir un informe escrito anual a la Asamblea General Ordinaria. - Atender las denuncias de los asociados y realizar las investigaciones pertinentes. - Solicitar la convocatoria a Asamblea General Extraordinaria cuando lo considere necesario. - Participar con voz, pero sin voto en las sesiones de la Junta Directiva donde se traten asuntos que tengan injerencia con su gestión. Para cumplir con los deberes, el Fiscal tendrá libre acceso a todas las reuniones y actividades relacionadas con la Asociación Federación, que se lleven a cabo. 4.3.3 Auditoria Externa La Auditoria Externa si bien es cierto no se encuentra en los esquemas de los estatutos de las Asociaciones y Federaciones Deportiva, se convierte en el órgano externo que permite a la Asamblea General contar con una opinión independiente de la situación financiera en cada periodo de trabajo de la organización deportiva. El contar con una auditoria externa anual es una práctica sana que brinda junto con la Fiscalía la tranquilidad de que la ejecución de las acciones que se emprenden van por buen camino, o bien que hay que hacer rectificaciones al trabajo sustentadas en recomendaciones válidas para el cumplimiento de los objetivos organizacionales. La contratación de la Auditoria Externa debe hacerse apegada a los principios de transparencia; y la misma puede hacerse por invitación a despachos o contadores públicos autorizados independiente, o bien realizar un proceso abierto de ofertas. Se puede determinar como política por parte de la Asamblea General que un mismo despacho o contador público realicen por dos años consecutivos la auditoría, con el propósito de darle seguimiento a las recomendaciones y cumplimiento de las mismas. 4.3.4 Junta Directiva (Comité Director) La Junta Directiva o indistintamente el Comité Director es el órgano encargado de cumplir y formular las políticas generales de las Asociaciones o Federaciones Deportivas, así como asumir la responsabilidad de ejecutar las acciones tendientes a cumplir la permanencia, crecimiento y desarrollo de la disciplina deportiva que tiene bajo su responsabilidad. Este órgano es designado por la Asamblea General y se busca que quienes asuman los puestos de la Directiva cumplan con requisitos de idoneidad, conocimiento técnico y profesional de las labores que desarrollaran al frente de la Asociación o Federación. La Junta Directiva velará, además, porque se ejecuten las decisiones tomadas por la Asamblea General, cumplirá con todas las atribuciones que le fijen las Leyes, el Estatuto y reglamentos internos de la Asociación o Federación Deportiva y actuará por medio de los acuerdos tomados en las sesiones que se lleven a cabo. Deberá promover el desarrollo e implementación de los procedimientos de control diseñados en la entidad para la salvaguarda de activos, la confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de las políticas y objetivos establecidos. Además deberá fomentar el desarrollo de las operaciones bajo principios éticos y morales que sirvan de base para la buena marcha del club. Tal y como se determinó en el diagnóstico presentado en el tercer capítulo, se evidenció que a pesar de que la Junta Directiva es un órgano colegiado, en la práctica la persona que asume el puesto de presidente convierte la gestión de la Junta Directiva en una gestión de carácter presidencialista en detrimento del trabajo en equipo, dado lo anterior tal y como se comenta en los párrafos anteriores deben buscarse perfiles adecuados para las personas que asuman los diferentes puestos en la Junta Directiva. a. Nombramiento El nombramiento de la Junta Directiva se realiza mediante elección en Asamblea General Ordinaria de asociados por periodos de cuatro años, con posibilidad de reelección por periodos iguales. Tal y como se comentaba en los párrafos anteriores las personas que accedan a puestos en la Junta Directiva de la Asociación o Federación Deportiva, deben cumplir con requisitos de idoneidad, conocimiento técnico y profesional de las labores que desarrollaran al frente de la Asociación o Federación Deportiva, por lo que los miembros de la Asamblea General deben de velar porque el nombramiento que se realiza sea de personas que procurarán el mejor desempeño del trabajo de la organización deportiva. Los puestos deben ser designados nominalmente, es decir persona a persona por cada cargo en la Junta Directiva, por lo que deberá conformarse con miembros de la Asamblea un tribunal para que vele por el buen desarrollo de los nombramientos. b. Integración La integración de la Junta Directiva varía en cuanto a la conformación o cantidad de directores de acuerdo con el estudio realizado de los estatutos de las diferentes Asociaciones y Federaciones Deportivas; no obstante, la propuesta de integración que ha demostrado en la práctica ser más funcional es la de siete miembros, detallados de la siguiente forma: - Presidente - Vicepresidente - Secretario - Tesorero - 3 Vocales c. Atribuciones La Junta Directiva como órgano que establece las políticas de la Asociación o Federación debe velar por el cumplimiento de las mismas, y tratar de subsanar la debilidad que en la actualidad prevalece, esto con base en el diagnóstico presentado en el capítulo No. 3, en el que se evidenciaba la ejecución de labores ejecutivas que generan un desgaste innecesario a los miembros de la Junta Directiva. Dado lo anterior a continuación se detallan las atribuciones de la Junta Directiva: - Tomar los acuerdos necesarios para que la Asociación o Federación Deportiva cumpla con sus fines esenciales, incluyendo los acuerdos de Asamblea General. - Dictar políticas generales necesarias para que la Asociación o Federación Deportiva se dirija eficaz y eficientemente hacia la consecución de los objetivos. - Presentar anualmente un informe de labores a la Asamblea General Ordinaria por medio del Presidente y Tesorero. - Convocar a Asambleas Generales por medio del Secretario. - Nombrar las comisiones que considere necesarias con la integración, por el plazo y con las atribuciones que considere convenientes para la consecución de los fines de la Asociación o Federación Deportiva. - Supervisar, conjuntamente con la fiscalía, las labores de las comisiones establecidas. - Recibir las solicitudes de afiliación y otorgarles aprobación o desaprobación cuando se cumpla con el requisito establecido por los Estatutos - Recibir las solicitudes de renuncia voluntaria y darles el trámite correspondiente. - Decidir la expulsión de los asociados por las causales que indica el Estatuto. - Estructurar, aprobar y ejecutar los programas y actividades que desarrolle la Asociación o Federación Deportiva. - Nombrar a los integrantes de delegaciones nacionales e internacionales y cualquier otro representante que deba nombrar, así como integrar las selecciones que representen al país y la Asociación o Federación Deportiva en cualquier evento nacional e internacional. - Otorgar los permisos para que miembros de la Asociación o Federación Deportiva o equipos de la misma viajen al exterior en representación oficial del país. - Presentar a la Asamblea General Ordinaria para su aprobación el plan anual de trabajo para el año siguiente. - Elaborar, aprobar, interpretar y aplicar los Reglamentos de competición, disciplinario y aquellos que sean necesarios para la buena marcha de la Asociación o Federación (nacionales e internacionales) y resolver en última instancia conforme lo disponen. - Imponer las sanciones disciplinarias que por estos Estatutos no corresponden a la Asamblea, para ejecutar esta función se estructurará un Reglamento Disciplinario y se nombrará una comisión de disciplina. - Exigir a los asociados la presentación de toda documentación necesaria a fin de demostrar la legalidad de su representación. - Administrar las competencias nacionales o internacionales que organice la Asociación o Federación Deportiva. - Estructurar y ejecutar un calendario de actividades para cada año. - Nombrar al Gerente General de la Asociación o Federación - Aprobar el nombramiento de los gerentes de cada área de responsabilidad. - Ratificar, con base en la propuesta de la Gerencia General, la determinación de las cuotas que deben pagar los asociados. - Conceder a los asociados los permisos o avales necesarios para desarrollar actividades de carácter nacional o internacional. - Sustituir, por el resto del período, a los miembros de su seno que por cualquier motivo cesen de sus funciones antes de su período estatutario. Es fundamental para los directores tener claras las áreas de responsabilidad, y delimitar cabalmente las funciones que le atañen y velar por la buena marcha de la Asociación o Federación, fundamentalmente en el cumplimiento de los fines y objetivos, y dejar la ejecución del trabajo a la estructura administrativa determinada. 4.3.5 Gerencia General La gerencia general es el máximo órgano administrativo de la Asociación o Federación Deportiva, es la responsable de la planificación, organización, ejecución y control administrativo de las áreas de responsabilidad y enlace administrativo con la Junta Directiva. La persona que asuma el puesto de gerente general deberá contar con un perfil de profesional en el campo de la administración, experiencia en puestos similares y con amplios conocimientos en el campo deportivo. El nombramiento de la persona que asuma la gerencia general deberá hacerlo la Junta Directiva atendiendo principalmente la idoneidad y el perfil que se mencionaba en el párrafo anterior; pues el gerente general se convertirá en el coordinador de las acciones de cada una de las tareas que se ejecuten en cada área de responsabilidad. Las principales funciones que deberá desarrollar el gerente general son: - Velar por la buena organización, funcionamiento y coordinación de todas las áreas de responsabilidad de la Asociación o Federación Deportiva, a fin de que se cumplan los objetivos establecidos. - Suministrar puntualmente a la Junta Directiva, la información que ésta última requiera para asegurar la buena dirección superior de la Asociación o Federación Deportiva. - Velar por el cumplimiento y desarrollo de las políticas establecidas por la Junta Directiva. - Estudiar y proponer a la Junta Directiva aquellas políticas que considere oportunas para un desarrollo más eficiente de las labores administrativas y deportivas de la Asociación o Federación Deportiva. - Conocer los diferentes asuntos y problemas especiales que deban resolver en cada una de las áreas de la Asociación o Federación Deportiva y adoptar las decisiones definitivas cuando sean de su competencia. - Velar por el cumplimiento de las labores asignadas a cada una de las áreas de responsabilidad de la estructura administrativa. - Redactar los reglamentos y normativas administrativas necesarias que permitan brindar de forma adecuada los controles administrativos a la gestión de la Asociación o Federación Deportiva; tales como la contratación de personal, de compras de suministros y materiales y otros. - Elaborar los manuales de organización, funciones y procedimientos necesarios para el buen funcionamiento de la Asociación o Federación Deportiva. - Rendir informes mensuales a la Junta Directiva sobre su gestión. - Conocer y aprobar en primera instancia, el presupuesto general elaborado por el Departamento Financiero en coordinación con cada uno de los responsables de área. - Reglamentar, coordinar y supervisar el uso de las instalaciones de la Asociación o Federación Deportiva, contando para ello con la previa aprobación de la Junta Directiva. - Presentar a la Junta Directiva para su aprobación final, el programa de trabajo anual y el presupuesto general ordinario, formulado por el Departamento Financiero de acuerdo con los anteproyectos de presupuesto presentados por cada una de las áreas de responsabilidad de la Asociación o Federación Deportiva. - Solicitar a los responsables de las diferentes áreas, informes sobre la forma en que realizan sus operaciones para evaluar permanentemente el resultado obtenido. - Llevar a cabo las decisiones y acuerdos tomados por la Junta Directiva o la Asamblea General. - Convocar a los Gerentes de cada una de las áreas de responsabilidad para informarles sobre el resultado de los acuerdo tomados por la Junta Directiva. - Conocer los informes de carácter contable-financiero. - Colaborar con la Junta Directiva en la búsqueda de candidatos para los puestos de gerencia de cada una de las áreas de responsabilidad del club (administrativo- financiera, mercadeo y deportiva). - Asistir a las sesiones que la Junta Directiva en que fuere convocado. - Representar al club en aquellas actividades para las que la Junta Directiva considere oportuna su presencia. - Solicitar a todos los responsables de las diferentes áreas de responsabilidad, los programas de trabajo anuales, conocerlos y aprobarlos. - Velar por el buen estado de las instalaciones deportivas y administrativas. - Elaborar una liquidación mensual y presentar un informe escrito sobre el cumplimiento de las metas presupuestarias y las correcciones o ajustes necesarios para alcanzar los objetivos presupuestarios establecidos. - Ejercer todas las demás funciones inherentes a la Gerencia General de la Asociación. 4.3.6 Asesoría Legal La Asesoría Legal se convierte en un órgano vital en la estructura de la organización de las Asociaciones y Federaciones; esta la puede llevar a cabo un bufete de abogados o bien un abogado independiente, contratado por servicios profesionales contra tarea desarrollada. El perfil que se requiere es que cuente con experiencia en el campo del derecho administrativo, con experiencia en el campo deportivo y con disponibilidad horaria para apoyar las gestiones de la Junta Directiva y de la Administración. a. Atribuciones - Suministrar asesoría a la Asociación en aspectos legales relacionados con la legislación vigente que tiene afectación directa con las Asociaciones, tales como la Ley de Asociaciones, Ley del Deporte y la Recreación y otras relacionadas; que faciliten el accionar transparente y legal de las Asociaciones y Federaciones Deportivas. - Interpretar diferentes disposiciones legales que puedan afectar la operación de la Asociación o Federación Deportiva y asesorar a la misma sobre la mejor forma de adecuarse a esas disposiciones. - Promover la ejecución de todas las acciones legales de diversa índole que sean necesarias para salvaguardar, de la mejor forma posible, los intereses de la Asociación. - Participar en la definición de los términos contractuales en los convenios de cooperación o contratos de patrocinios, que favorezcan las operaciones de financiamiento, cuando así lo determine la Junta Directiva. - Brindar asesoría al Fiscal y a los diferentes órganos de la Asociación o Federación Deportiva que se lo soliciten. - Brindar asesoría para la revisión y modificación del Estatuto y reglamentos. - Colaborar con la Asociación o Federación Deportiva en el establecimiento de las acciones judiciales que a ésta interesen y en la atención de los reclamos de la misma naturaleza que contra aquella se formulen ante los Tribunales de la República. - Colaborar en la formulación de los documentos que deba presentar la Asociación o Federación Deportiva ante los organismos deportivos ó administrativos. - Desarrollar otras actividades en el campo que le compete. 4.3.7 Comisiones de Trabajo Las comisiones de trabajo en las Asociaciones y Federaciones son de gran apoyo en la ejecución de las funciones que le corresponden a la Junta Directiva; estas comisiones son de carácter asesor y no son de carácter decisorio, por lo que la línea de trabajo de las mismas deben estar claramente delimitadas para que no se generen distorsiones en los procesos de trabajo en términos de autoridad y responsabilidad. Estas comisiones son nombradas por la Junta Directiva y la recomendación especial que cada comisión sea coordinada por un miembro de la Junta Directiva. La Junta Directiva determinará de acuerdo con las necesidades, las comisiones que se requieran, con base en la estructura organizacional determinada; es decir una comisión de finanzas (área administrativa-financiera), comisión de mercadeo (área de mercadeo) y una comisión deportiva (área deportiva); la conformación de las misma aparte del miembro de Junta Directiva que será el coordinador de dicha comisión, deberá ser con asociados que cuenten con experiencia en cada área técnica, pues es fundamental para apoyar las labores de cada área de responsabilidad. Las comisiones serán permanentes en cuanto a su determinación como órganos de apoyo a la Junta Directiva, no obstante como recomendación los nombramientos de los integrantes deben ser por periodos anuales con posibilidades de reelección, con el propósito de brindar participación a la mayor cantidad de asociados para que formen parte de las mismas y en vista de que son nombramientos sin remuneración (ad honoren) se estima que la participación es de forma temporal. 4.3.8 Gerencia Administrativo-Financiera La Gerencia Administrativa-Financiera es el área que tiene bajo su responsabilidad la planificación, la organización, la ejecución y el control de la gestión administrativa y el manejo de la finanzas de la Asociación o Federación Deportiva, en apego a las directrices administrativas emanadas de la Gerencia General y de las políticas generales de la Junta Directiva; por lo que los planes deben mantener coherencia con los objetivos de la organización. Como una de la funciones principales debe procurar el sano equilibrio presupuestario, al ser las Asociaciones o Federaciones Deportiva sin fines de lucro debe manejarse de forma adecuada la determinación de los ingresos con sus fuentes claramente definidos, y establecer una estructura de gastos acordes con las necesidades y requerimientos básicos para cubrir las operaciones normales. En cuanto a la inversión se debe determinar en orden de prioridad cuáles son las necesidades y de que forma se van a financiar. Todo lo anterior con el propósito de hacer un balance adecuado de la situación financiera de la Asociación o Federación Deportiva. Esta gerencia se compone de dos departamentos que tienen un mismo nivel de importancia en el esquema administrativo: el departamento administrativo y el departamento financiero; con la distribución a su vez de unidades operativas en cada departamento. Es recomendable tal y como se indicaba en la sección 4.3.7 la conformación de una comisión de finanzas para que apoye y asesore en términos de estrategia al área Administrativa-Financiera, por lo que se hace necesario solicitar a la Gerencia General, mediación ante la Junta Directiva para que se nombre una comisión de trabajo. Para ello, deberá presentar por escrito la actividad que planea desarrollar, objetivo de la misma y otros aspectos relacionados con aspectos operativos de la comisión. A continuación se detallan elementos generales de cada uno de los departamentos. a. Departamento Administrativo El departamento administrativo es el que se encarga de desarrollar las labores de la contratación de personal, la compra de suministros y materiales, y los servicios generales que se requieran para el buen desempeño de las funciones de la Asociación o Federación Deportiva. Por lo que se requiere contratar para la jefatura de este departamento a una persona con experiencia en coordinar, supervisar y ejecutar las tareas que se enmarcan en su ámbito de acción. El nombramiento de la persona que tendrá a cargo el departamento administrativo será del Gerente General que deberá velar por el cumplimiento de un perfil adecuado de la persona que se contrate para este puesto. El departamento administrativo está conformado de acuerdo a sus funciones en las siguientes unidades administrativas: - Unidad de Recursos Humanos - Unidad de Suministros y Materiales - Unidad de Servicios Generales A continuación se presenta en términos generales las funciones de departamento administrativo: - Presentar al Gerente General el programa de trabajo anual que piensa ponerse en ejecución en este Departamento. - Elaborar anualmente el presupuesto correspondiente al Departamento Administrativo. El anteproyecto de presupuesto de este Departamento deberá ser presentado al Departamento Financiero para que lo estudie y prepare el presupuesto general que presentará a la Gerencia General. Para ello, debe cumplir con los objetivos y políticas presupuestarias dictadas por la Junta Directiva y con el instructivo que para tal efecto prepare el Departamento Financiero. - Elaborar una liquidación mensual y presentar un informe escrito sobre el cumplimiento de las metas presupuestarias y las correcciones o ajustes necesarios para alcanzar los objetivos presupuestarios establecido. - Solicitar a la Gerencia General el reglamento general de compras y comentarlo con el encargado de la unidad de suministros. - Coordinar el adecuado mantenimiento, que debe darse a la infraestructura física de la Asociación o Federación Deportiva, así como del equipo de oficina. - Brindar apoyo logístico (contabilidad, cómputo, suministros y otros) a todas las áreas que conforman la Asociación. - Presentar al Gerente General, informes especiales sobre los resultados de las gestiones que esté llevando a cabo. Así como un informe anual de labores - Dar seguimiento a los acuerdos tomados por la Junta Directiva en materia de su competencia, en coordinación con la Gerencia General. - Acatar y velar para que se acaten en su departamento los reglamentos internos de trabajo de la Asociación. - Asistir a las sesiones en las que la Junta Directiva requiera su presencia. - Colaborar con la Junta Directiva en la confección de las políticas correspondientes a este Departamento que se pondrán en ejecución. - Solicitar a la Unidad de Recursos Humanos que lleve a cabo el proceso de contratación para llenar alguna vacante existente en éste. - Presentar a la Sección de Recursos Humanos un documento que detalle las características generales que deben reunir los candidatos para cada uno de los puestos que conforman este departamento y los parámetros generales que debe tomar en cuenta a la ahora de reclutar personal para el mismo. - Asistir a las reuniones en que la Gerencia General le convoque para conocer todos los acuerdos tomados por la Junta Directiva. - Comunicar al personal a su cargo los últimos acuerdos y disposiciones, tomadas por la Junta Directiva. - Todas las demás que establezcan el Estatuto y reglamentos del club. a) Unidad de Recursos Humanos El encargado de esta Sección es nombrado por el Jefe del Departamento Administrativo y es la persona responsable del reclutamiento, selección, inducción, evaluación del desempeño, orden y disciplina del personal administrativo de la organización. Tiene las siguientes funciones: - Solicitar a los gerentes de las diferentes áreas de responsabilidad, los parámetros generales que deben ser considerados para reclutar personal en las mismas. - Llevar a cabo (a solicitud de alguno de los gerentes de área), el proceso de búsqueda, selección, reclutamiento y capacitación general para llenar una vacante existente. - Elaborar (con base en las observaciones hechas por cada uno de los gerentes de área), un manual que detalle las características generales y requisitos mínimos que debe reunir un posible candidato de acuerdo con cada uno de los puestos administrativos definidos en la estructura organizativa - Administrar los aspectos relacionados con nombramientos, remociones, traslados y permisos de personal. - Mantener al día los expedientes del personal contratado de la Asociación o Federación Deportiva. - Atender solicitudes, sugerencias, quejas o cualquier problema que surja en la Asociación o Federación Deportiva y que tenga relación con su ámbito de acción. - Todas las demás que establezcan el Estatuto y reglamentos de la Asociación o Federación Deportiva. b) Unidad de Suministros y Materiales El encargado de esta unidad es nombrado por el jefe del Departamento Administrativo y es el responsable de la adquisición de los bienes y servicios requeridos por la Asociación o Federación Deportiva. Tiene las siguientes funciones: - Planificar en términos de los requerimientos y necesidades de las áreas las adquisiciones de materiales de uso rutinario tales como materiales deportivos, útiles de oficina, de limpieza y otros; de uso normal en el desarrollo del trabajo de la Asociación o Federación Deportiva. En coordinación con los gerentes de cada área. - Tramitar las compras de materiales deportivos, útiles de oficina y suministros en general que requieran las diferentes áreas de la Asociación o Federación Deportiva. - Llevar un registro de materiales y suministros en existencia. - Mantener una existencia de inventario suficiente para hacer frente a las demandas de todas las áreas que conforman la Asociación. - Elaborar un manual de compras que detalle los procedimientos para las adquisiciones de bienes y servicios de la Asociación o Federación Deportiva. - Asistir a las reuniones en que la Gerencia Administrativo-Financiera le convoque. - Aplicar el reglamento general de compras y las políticas generales dictadas por la Junta Directiva. - Todas las demás que le fije el Estatuto y reglamentos del club c) Unidad de Servicios Generales El encargado de esta unidad es nombrado por el jefe del Departamento Administrativo y es responsable de coordinar las labores de acondicionamiento, mantenimiento, la mensajería y conserjería de la Asociación o Federación Deportiva. Dentro de sus funciones están: - Coordinar y supervisar, de acuerdo con las políticas emanadas de la Junta Directiva, todas las labores de construcción, remodelación y mantenimiento de la infraestructura física de la Asociación o Federación Deportiva. - Programar y ejecutar proyectos de infraestructura y mantenimiento de la Asociación o Federación. - Coordinar y supervisar el trabajo de las tareas que competen a la unidad, tanto en mantenimiento, mensajería y conserjería de la Asociación o Federación Deportiva. - Todas las demás que le fije el Estatuto y reglamentos de la Asociación o Federación Deportiva. b. Departamento Financiero El Departamento Financiero es el que se encarga de desarrollar las labores relacionadas con el manejo las finanzas de la Asociación Deportiva, en términos de captación de dinero y control presupuestario y contable, labores que se requieran para el buen desempeño de las funciones de la Asociación o Federación Deportiva. Por lo que se requiere contratar para la jefatura de este departamento a una persona con experiencia en coordinar, supervisar y ejecutar las tareas que se enmarcan en su ámbito de acción. El nombramiento de la persona que tendrá a cargo el departamento financiero será del Gerente General que deberá velar por el cumplimiento de un perfil adecuado de la persona que se contrate para este puesto. Debe dirigir, coordinar y supervisar, de acuerdo con las políticas que fije la Junta Directiva, las actividades tendientes a la obtención de recursos económicos y crediticios que demande, para el desarrollo de los programas y proyectos de la Asociación o Federación Deportiva. Será el responsable del pago de las retenciones obligatorias por Ley, pago de cuentas a terceras personas, proveedores, y, en general, todo lo concerniente a la administración de los recursos económicos de la Asociación o Federación Deportiva. Será responsabilidad de este Departamento el velar por la exactitud, veracidad, integridad, oportunidad y utilidad de la información generada por los sistemas de información computarizados y no computadorizados, fomentando la con fiabilidad de ésta. El departamento financiero está conformado de acuerdo con sus funciones en las siguientes unidades administrativas: a) Unidad de Tesorería b) Unidad de Contabilidad. Dentro de sus funciones están las siguientes: - Elaborar el plan presupuesto de la Asociación o Federación Deportiva con base en la información que suministran las áreas de responsabilidad y debe cumplir con los objetivos y políticas presupuestarias dictadas por la Junta Directiva. - Dirigir su gestión hacia una eficiente recaudación de los recursos, en un adecuado trabajo de cobranza y en un control permanente de los activos, bienes y artículos propios de la Asociación o Federación Deportiva. - Conocer y analizar (junto con el Gerente Administrativo-Financiero), cada uno de los presupuestos presentados por las diferentes áreas. - Elaborar una liquidación mensual y presentar un informe escrito sobre el cumplimiento de las metas presupuestarias y las correcciones o ajustes necesarios para alcanzar los objetivos presupuestarios establecidos. - Someter a la consideración de la Gerencia General, el presupuesto anual ordinario para su aprobación y posterior ratificación por parte de la Junta Directiva. - Preparar el instructivo general, de acuerdo con los objetivos y políticas dictadas por la Junta Directiva, para que cada área de responsabilidad prepare su respectivo presupuesto. - Proveer a cada una de las áreas de responsabilidad de los formularios necesarios para que presenten los presupuestos que les conciernen. - Presentar a la Gerencia General los informes de carácter contable-financiero que requiera. - Dictaminar sobre las liquidaciones de los presupuestos ordinarios y extraordinarios de cada área de responsabilidad. - Rendir los informes que le solicite la Junta Directiva sobre el estado y perspectivas financieras de la Asociación o Federación Deportiva. - Ejecutar las normas y procedimientos relacionados con los aspectos presupuestarios, con el propósito de brindar la debida seguridad en relación con la capacidad financiera de la Asociación o Federación Deportiva. - Elaborar los manuales contables que permitan disponer las medidas oportunas para llevar en debido orden las cuentas de la Asociación o Federación Deportiva. - Vigilar el fiel cumplimiento de las normas establecidas para la operación de la caja chica. - Controlar los recursos y la liquidez de la Asociación o Federación Deportiva. - Evaluar y supervisar él cumplimento de todos los procedimientos correspondientes a aspectos contables, presupuestarios, gastos, planillas e informes. - Controlar las proyecciones presupuestarias. - Todas las demás que establezca el Estatuto y reglamentos de la Asociación o Federación Deportiva. a. Unidad de Tesorería El encargado de esta Sección será nombrado por el Jefe del Departamento Financiero. Es responsable de la custodia de todos los valores que posea la Asociación o Federación Deportiva, y de efectuar los pagos y dar seguimiento y supervisión en todo lo concerniente al manejo del dinero, proveniente de las diferentes fuentes de financiamiento. Esta Unidad llevará a cabo, entre otras, las siguientes funciones: - Gestionar el cobro de cuentas pendientes que tengan con la Asociación o Federación Deportiva las personas físicas o jurídicas. - Aprobar y gestionar el pago de cuentas por pagar a proveedores y otros pagos fijos a entidades correspondientes antes de su vencimiento. - Llevar un control de asociados activos de la Asociación o Federación Deportiva en que se consigne el nombre del asociado, número de asociado, fecha de admisión, dirección, con el propósito de realizar los cobros respectivos de la afiliación a la organización deportiva. - Custodiar el numerario (incluye dinero, cheques, recibos, etc.) y valores de la Asociación o Federación Deportiva. - Coordinar con la unidad de Contabilidad las liquidaciones de todas las operaciones financieras de ingreso, gastos y otros, con el propósito de realizar los registros correspondientes. - Preparar y efectuar diariamente el depósito correspondiente de los dineros recaudados, y acreditarlos en las cuentas corrientes de la Asociación o Federación Deportiva. - Todas las demás que señale el Estatuto y reglamentos del club. b. Unidad de Contabilidad Esta Unidad es la encargada de la recolección de información sobre las diferentes transacciones financieras que se llevan a cabo en la Asociación o Federación Deportiva, con el propósito de ordenarla, clasificarla, resumirla y presentarla mediante los Estados Financieros principales, a saber, Estado de Situación Financiera, Estado de Resultados y Estado de Cambios en la Posición Financiera; y otros reportes que se requieran de carácter administrativo. Debe registrar y controlar todo lo correspondiente al movimiento contable que se genere en la Asociación, a saber: confección de asientos, confección de planilla, control de conciliaciones bancarias, liquidaciones, control de cuentas por pagar, registro de ingresos de caja y otros. Las funciones que le corresponde desarrollar son: - Codificar los documentos para su posterior registro contable. - Registrar la documentación necesaria que contenga información de las operaciones financieras de la Asociación o Federación Deportiva. - Archivar los documentos fuente del registro contable en forma ordenada y al día. - Elaborar los informes contables y financieros que le soliciten los niveles jerárquicos superiores. - Elaborar flujos de caja mensuales proyectados, en donde se reflejen las necesidades de financiamiento. - Llevar un registro auxiliar de los pagos de afiliaciones e inscripciones de los asociados - Controlar la correcta utilización de los documentos (recibos, facturas, cheques, otros), siguiendo el consecutivo numérico y por fecha de emisión. - Acumular toda la información necesaria para desarrollar el sistema contable que ponga en práctica la Asociación o Federación Deportiva. - Recibir y verificar la corrección aritmética del contenido de todos los documentos que se registrarán contablemente. - Elaborar las conciliaciones bancarias mensuales de los diferentes bancos comerciales con los que la Asociación o Federación Deportiva mantiene relación. - Elaborar los informes financieros que la Asociación o Federación Deportiva deba presentar a terceros interesados - Confeccionar, al final de cada mes, los estados financieros básicos y presentarlos a la Gerencia Administrativo-Financiera, para que ésta los analice y ejecute los controles oportunos de acuerdo con la información presentada. - Confeccionar los Estados Financieros de la Asociación al término del periodo anual. - Codificar para su registro, todas las facturas de crédito, archivarlas y mantener actualizado el saldo de las cuentas por pagar a proveedores. - Notificar a la Sección de Tesorería, de todos los pagos que deban efectuarse a diferentes entidades antes de su vencimiento. - Realizar (mediante cheque o transferencia electrónica de fondos), todos los pagos a proveedores el día y hora fijado para tal fin. - Tener al día los libros legales, de tesorería y contables. - Realizar el cálculo de la planilla de acuerdo con los cambios que le notifique el Gerente Administrativo-Financiero. - Elaborar mensualmente los informes a la C.C.S.S. al I.N.S. y otros entes externos. - Preparar todo tipo de informes relacionados con la actividad contable, con el propósito de que éstos sirvan para llevar un adecuado control de los programas financieros. - Presentar un informe de liquidación mensual del presupuesto general. - Todas las demás que señale el Estatuto y reglamentos de la Asociación o Federación deportiva. 4.3.9 Gerencia de Mercadeo La Gerencia Administrativa-Financiera es el área que tiene bajo su responsabilidad la planificación, la organización, la ejecución y el control de la gestión de mercadotecnia, relaciones públicas y prensa de la Asociación o Federación Deportiva, en apego a las directrices administrativas emanadas de la Gerencia General y de las políticas generales de la Junta Directiva; por lo que los planes deben mantener coherencia con los objetivos de la organización. El Gerente de Mercadeo debe planificar, organizar, dirigir y controlar las diferentes unidades administrativas del área de mercadeo. Le corresponde supervisar y coordinar todos los aspectos relacionados con asociados, en relaciones con los públicos internos y externos (principalmente medios de comunicación), con los potenciales patrocinadores. Debe además, dirigir y evaluar el plan de mercadeo. Es recomendable tal y como se indicaba en la sección 4.3.7 la conformación de una comisión de mercadeo y relaciones públicas para que apoye y asesore en términos de estrategia al área de Mercadeo, por lo que se hace necesario solicitar a la Gerencia General, mediación ante la Junta Directiva para que se nombre una comisión de trabajo. Para ello, deberá presentar por escrito la actividad que planea desarrollar, objetivo de la misma y otros aspectos relacionados con aspectos operativos de la comisión. Esta Gerencia está conformada por los siguientes departamentos: a. Departamento de Mercadeo y Ventas. b. Departamento de Relaciones Públicas y Prensa. Dentro de las funciones generales de esta Gerencia están las siguientes: - Presentar a la Gerencia General el programa de trabajo anual que pondrá en ejecución esta área. - Elaborar el presupuesto correspondiente al área de mercadeo al principio de cada período anual y presentarlo al Departamento Financiero para que lo estudie y se incluya el presupuesto general que se presentará a la Gerencia General, para ello, debe cumplir con los objetivos y políticas presupuestarias dictadas por la Junta Directiva y con el instructivo que para tal efecto prepare el Departamento Financiero. - Definir las normas, procedimientos y controles, con respecto a las relaciones comerciales con patrocinadores y de relaciones públicas y prensa; tales como mecanismos de negociación de patrocinios, manual gráfico, protocolo de relaciones públicas interno y externo, así como el plan de medios de la Asociación o Federación Deportiva. - Velar porque las diferentes comisiones a su cargo cumplan con lo estipulado por la Junta Directiva para su funcionamiento. - Solicitar a la unidad de recursos humanos que lleve a cabo el proceso de contratación para llenar alguna vacante existente en su área. - Presentar a la unidad de recursos humanos las características generales que deben reunir los candidatos para cada uno de los puestos que conforman su área. - Acatar y velar porque se acaten en su área los reglamentos internos de trabajo de la Asociación o Federación Deportiva. - Presentar al Gerente General informes periódicos y un informe anual de labores. - Asistir a las reuniones en que la Gerencia General le convoque para conocer todos los acuerdos tomados por la Junta Directiva. - Comunicar al personal a su cargo los últimos acuerdos y disposiciones tomadas por la Junta Directiva en aspectos que les conciernen. - Practicar una liquidación mensual y presentar un informe escrito sobre el cumplimiento de las metas presupuestarias y las correcciones o ajustes necesarios para alcanzar los objetivos presupuestarios establecidos. - Dar seguimiento a los acuerdos tomados por la Junta Directiva en materia de su competencia. - Supervisar el cumplimiento de las funciones asignadas a las comisiones establecidas con el propósito de que colaboren en la ejecución de sus proyectos. - Asistir a las sesiones en las que la Junta Directiva requiera su presencia. - Colaborar con la Junta Directiva en la confección de las políticas correspondientes a esta área que se pondrán en ejecución. - Organizar (en coordinación con el Gerente Deportivo), eventos especiales y todas aquellas actividades sociales que permitan proyectar y promocionar la imagen de la Asociación o Federación Deportiva. - Elaborar el plan de mercadeo. - Todas las demás que señale el Estatuto y reglamentos del club. a. Departamento de Mercadeo y Ventas El encargado de este Departamento será nombrado por el Gerente de Mercadeo. Es el responsable de todo lo relacionado con las ventas de patrocinios y relaciones comerciales de la Asociación o Federación Deportiva con el fin de obtener los fondos de operación. La persona que asuma el puesto de este departamento deberá ser una persona que cuente con experiencia en el campo de las ventas. Sobre este puesto se deberá valorar el pago de un salario base y comisiones por ventas de patrocinios u otros, también la contratación externa del servicio es parte de las valoraciones que se deben tener presentes. Dentro de sus funciones están las siguientes: - Elaborar el plan de trabajo del departamento y presentarlo a la Gerencia de Mercadeo - Elaborar el presupuesto del departamento y presentarlo a la Gerencia de mercadeo - Coordinar la venta de patrocinios relacionados con los eventos deportivos de la Asociación o Federación Deportiva; tales como torneos de copa, campeonatos nacionales y patrocinios de las selecciones nacionales; así como vallas publicitarias, derechos de transmisión y patrocinios en todos los niveles. - Todas las demás que señale el Estatuto y reglamentos del club. b. Departamento de relaciones públicas y prensa Es el encargado de dirigir, coordinar y supervisar, de acuerdo con las políticas emanadas de la Junta Directiva, las labores de relaciones públicas internas y externas, así como la divulgación de los programas, proyectos y actividades de la Asociación o Federación Deportiva, ante los medios de comunicación colectiva. A este Departamento le corresponde el adecuado manejo de imagen de la Asociación o Federación Deportiva en los medios de comunicación (boletines de prensa, conferencias de prensa, notificación, notificación sobre acuerdos importantes de la Junta Directiva) y mediante la comunicación no pagada (noticias). Deberá organizar el programa de relaciones públicas a efecto de mantener un contacto permanente con el público y mantenerlo al día en lo que respecta a programas y planes de la Asociación o Federación Deportiva. Es necesario por las tareas que debe desarrollar la persona a cargo de este departamento que tenga experiencia y contactos con los medios de comunicación colectiva para lograr que presencia y permanencia en el ámbito deportivo nacional e internacional. Dentro de sus funciones están las siguientes: - Mantener una adecuada relación con todos los medios de comunicación. - Coordinar con el Gerente de Mercadeo y el Gerente General, la ejecución de las diferentes promociones comerciales que la Asociación o Federación Deportiva requiera ante los diferentes medios de comunicación. - Realizar campañas publicitarias, a través de los distintos medios de comunicación colectiva ó por medio de agencias publicitarias. - Coordinar eventos especiales para captar fondos para la Asociación o Federación Deportiva tales como ferias, bailes, presentaciones artísticas, protocolo y otros. - Efectuar campañas promociónales por medio de signos externos tales como camisetas, pines, banderines, gorras y otros. - Participar de forma directa en la organización de eventos deportivos relacionados con la Asociación o Federación Deportiva, tanto a nivel nacional e internacional. - Presentar a la Gerencia de Mercadeo y a la Junta Directiva (por medio del Gerente General), informes sobre la materia que le compete. - Divulgar información que emana de la Junta Directiva, de interés tanto para el público como para la Asociación o Federación Deportiva. - Priorizar los temas para reportajes y boletines de prensa de acuerdo con las circunstancias. - Elaborar gacetillas, boletines y material fotográfico con carácter divulgativo, de los programas, proyectos y actividades en marcha de la Asociación o Federación Deportiva. - Mantener un flujo permanente de información. - Programar o convocar, de acuerdo con instrucciones de la Gerencia General a conferencia de prensa cuando sea necesario. - Promover, proyectar y organizar toda clase de campañas, programas y actividades que generen ingresos para las arcas de la Asociación o Federación Deportiva. - Organizar todas aquellas actividades tendientes a proyectar la acción de la Asociación o Federación hacia la comunidad en los campos social y cultural. - Colaborar en la organización de los actos protocolarios y sociales de la Asociación o Federación Deportiva. - Todas las demás que señale el Estatuto y reglamentos del club. 4.3. 10 Gerencia Deportiva El Gerente Deportivo tendrá a su cargo la planificación, programación, organización, dirección y control del plan técnico deportivo y de todas las actividades deportivas de la Asociación o Federación Deportiva, de acuerdo con las políticas dictadas por la Junta Directiva. Debe perseguir el logro de un rendimiento en los planes de trabajo para los programas competitivos y de iniciación deportiva (liga menor) con el propósito de promover, crecer y desarrollar la disciplina deportiva de la Asociación o Federación Deportiva. Deberá coordinar los aspectos relacionados a los torneos y campeonatos nacionales, velar por la buena marcha de los mismos y proveer propuestas de mejorar en los sistemas de competición. Tendrá participación directa en el programa de iniciación deportiva en la planificación del trabajo con las diferentes instancias gubernamentales o privadas, involucradas en deporte con el propósito de garantizar el semillero de recambio de las generaciones de futuros deportistas. El Gerente Deportivo será nombrado por la Gerencia General y refrendado por la Junta Directiva y debe contar con la experiencia y preparación académica y técnica necesaria para ejecutar eficientemente sus responsabilidades; a su vez con capacidad de expresión escrita mediante la preparación de instrumentos de valoración e informes de los procesos de trabajo técnico. Se recomienda que sea un profesional en las Ciencias del Deporte o Movimiento Humano. Es recomendable tal y como se indicaba en la sección 4.3.7 la conformación de una comisión técnica para que apoye y asesore en términos de estrategia al área deportiva, por lo que se hace necesario solicitar a la Gerencia General, mediación ante la Junta Directiva para que se nombre una comisión de trabajo. Para ello, deberá presentar por escrito la actividad que planea desarrollar, objetivo de la misma y otros aspectos relacionados con aspectos operativos de la comisión. Esta Gerencia está conformada por los siguientes departamentos: a. Departamento de Competición y Selecciones Nacionales b. Departamento de Iniciación Deportiva Son funciones del Gerente Deportivo: - Elaborar el presupuesto anual y presentarlo al Departamento Financiero. Para ello, debe considerar los objetivos y políticas presupuestarias dictadas por la Gerencia General y la Junta Directiva, y el instructivo que para tal efecto prepare el Departamento Financiero. - Elaborar de acuerdo con la participación de las diferentes categorías competitivas, los sistemas de competición idóneos, con el propósito de presentarlos a los equipos y ser aprobado en congresillo técnico - Convocar y coordinar el congresillo técnico con el propósito de aprobar los sistemas de competición y normas especificas de los torneos y campeonatos convocados por la Asociación o Federación Deportiva. - Elaborar el perfil para la designación de los cuerpos técnicos de las selecciones nacionales. - Recomendar y participar en los procesos de nombramiento de los cuerpos técnicos de las selecciones nacionales - Elaborar los instrumentos de supervisión del trabajo de las selecciones nacionales. - Controlar permanentemente los ingresos y los gastos de su área. - Elaborar y presentar mensualmente ante el Gerente General, una liquidación sobre la ejecución del presupuesto. Además, presentar las posibles correcciones o ajustes necesarios para cumplir con las metas propuestas. - Planificar, programar y controlar todas las actividades deportivas a realizar en la Asociación o Federación Deportiva tales como elaborar los calendarios de competición, tablas de resultados, estadísticas de los campeonatos y torneos, etc. - Convocar a las juntas previas o congresillos técnicos de las competencias convocadas por la Asociación o Federación Deportiva. - Conocer, analizar y aprobar el plan de trabajo de los procesos de las selecciones nacionales. - Participar en las sesiones de entrenamiento de las selecciones nacionales en forma periódica, con el propósito de dar seguimiento al plan de trabajo - Planificar y diseñar un programa de actividades para el programa de selecciones nacionales de la Asociación o Federación deportiva. - Planificar, programar y controlar todas los aspectos relacionados con los procesos de iniciación deportiva con base en las políticas establecidas por la Asociación o Federación Deportiva. - Velar por el desarrollo efectivo de los programas de iniciación deportiva en las regiones establecidas como prioritarias de atención. - Presentar una vez al mes a la Gerencia General, un informe del trabajo realizado en las diferentes áreas de su competencia. - Asistir a las sesiones en las que la Junta Directiva requiera su presencia. - Colaborar con la Junta Directiva en la confección de las políticas que se deben ejecutar en el área deportiva. - Elaborar de acuerdo con la política establecida por la Junta Directiva el programa de capacitación de los entrenadores de las asociaciones afiliadas a la Asociación o Federación Deportiva, así como de los cuerpos técnicos de las selecciones nacionales. Esto de acuerdo con el diagnóstico que debe elaborarse, de manera que se cumplan los objetivos a corto plazo planteados en esta área y contribuir con el logro de los objetivos a largo plazo, de la Asociación o Federación Deportiva. - Autorizar, en coordinación con los departamentos del área de trabajo y la Unidad de Suministros, las órdenes de compra de todos los implementos deportivos que se requieran. - Evaluar y supervisar el cumplimiento de los programas y políticas establecidas en el campo que le compete. - Efectuar los trámites correspondientes a las giras nacionales e internacionales que van a realizar las selecciones nacionales. - Solicitar a la Unidad de Recursos Humanos que lleve a cabo el proceso de contratación de personal necesario para llenar alguna vacante de acuerdo con los requerimientos. - Presentar a la Unidad de Recursos Humanos un documento que detalle las características generales que deben reunir los candidatos para cada uno de los puestos administrativos que conforman su área y los parámetros generales que debe tomar en cuenta a la hora de reclutar personal de su área. - Velar porque se acaten en su área los reglamentos internos de trabajo. - Dar seguimiento a los acuerdos tomados por la Junta Directiva en materia de su competencia. - Presentar al Gerente General el programa de trabajo anual que se pretende poner en práctica en el área de su competencia. - Presentar al Gerente General un informe anual de labores. - Presentar al Gerente General informes especiales sobre los resultados de las gestiones que esté llevando a cabo. - Asistir a las reuniones en que la Gerencia General le convoque, para conocer todos los acuerdos tomados por la Junta Directiva. - Comunicar al personal a su cargo, los últimos acuerdos que les conciernen directamente, tomados por la Junta Directiva. - Todas las demás que sean de su exclusiva competencia. a. Departamento de Competición y Selecciones nacionales Este departamento es el encargado de todos los aspectos relacionados con la planificación, organización y control de las competencias (campeonatos, torneos y festivales deportivos) oficiales que realice la Asociación o Federación Deportiva. Así como planificar y organizar los procesos de selecciones nacionales con base en el calendario internacional de todas las categorías competitivas. Dentro de las funciones más importantes se encuentran: - Elaborar el plan de trabajo del departamento de competición y selecciones nacionales, con base en las políticas generales dictadas por la Junta Directiva. - Elaborar y actualizar los reglamentos de competición y de disciplina. - Realizar los procesos de revisión de los reglamentos con los afiliados a la Asociación o Federación Deportiva. - Preparar el calendario competitivo oficial de la Asociación o Federación Deportiva de cada categoría, con criterios de oportunidad y pertinencia, conciliando los calendarios internacionales con los nacionales, con el propósito de llevar a cabo el proceso adecuado de rendimiento deportivo. - Realizar la convocatoria y coordinación de la junta previo a congresillo técnico de las competiciones oficiales convocadas por la Asociación o Federación Deportiva. - Informar los calendarios competitivos y darle el seguimiento adecuado. - Coordinar todos los aspectos necesarios con los árbitros, con el propósito de contar con el servicio arbitral para las competencias oficiales de la Asociación o Federación Deportiva. - Llevar las estadísticas de las competencias oficiales y comunicarlas oportunamente, tanto a participantes, como a los medios de comunicación. - Coordinar con el departamento de Relaciones Públicas todo lo relacionado con información de las competencias para que sea promocionado como corresponde. - Coordinar con la Unidad de Recursos Humanos lo relacionado con la contratación de personal, responsabilidad del departamento. - Coordinar con la Unidad de Suministros lo relacionado con la compra de materiales necesarios para la ejecución del trabajo del departamento. - Preparar los perfiles de los cuerpos técnicos de las selecciones nacionales. - Preparar los informes a la Junta Directiva con información pertinente a la recomendación de cuerpos técnicos de las selecciones nacionales - Participar en el proceso de selección de los cuerpos técnicos de las selecciones nacionales - Realizar la comunicación del nombramiento de los cuerpos técnicos de las selecciones nacionales - Realizar la convocatoria de los seleccionados nacionales por medio de comunicación oficial a los equipos en competencia oficial. - Solicitar, revisar y aprobar el plan de trabajo a los cuerpos técnicos de las selecciones nacionales - Solicitar las instalaciones deportivas para realizar los procesos de entrenamiento de las selecciones nacionales - Supervisar los entrenamientos de las selecciones nacionales, mediante instrumentos metodológicos que permitan brindar un seguimiento formal al trabajo de las selecciones nacionales - Participar en las reuniones que se convoquen de entidades deportivas internacionales, con el propósito de contar con la representación y velar por los intereses del país y de la Asociación o Federación Deportiva - Cumplir con las políticas que dicta la Junta Directiva - Presentar un informe mensual de las gestiones que se realizan en las áreas de competición y selecciones nacionales - Presentar un informe anual de labores b. Departamento de iniciación Deportiva El departamento de iniciación deportiva se constituye en el departamento vital en el desarrollo deportivo de las Asociaciones y Federaciones Deportivas, en el cumplimiento del objetivo general de Fortalecer los programas de liga menor y de iniciación deportiva objetivo de largo plazo que permite a las organizaciones deportivas la permanencia en el tiempo. La atención a la gestión y apoyo que las Asociaciones y Federaciones Deportiva le brinden a la iniciación deportiva será fundamental para el éxito futuro del deporte en Costa Rica. Son funciones del departamento de iniciación deportiva: - Elaborar y presentar para aprobación el plan de trabajo del departamento con base en las políticas y objetivos determinados por la Asociación o Federación Deportiva. - Velar por el desarrollo efectivo de los programas de iniciación deportiva en las regiones establecidas como prioritarias de atención. - Asistir a las sesiones en las que la Junta Directiva requiera su presencia. - Colaborar con la Junta Directiva en la confección de las políticas que se deben ejecutar en el departamento de iniciación deportiva. - Elaborar de acuerdo con la política establecida por la Junta Directiva el programa de capacitación de los entrenadores e instructores del programa de iniciación deportiva - Realizar las solicitudes de materiales necesarios para el trabajo de departamento. - Coordinar con la Unidad de Recursos Humanos que lleve a cabo el proceso de contratación de personal necesario para llenar alguna vacante de acuerdo con los requerimientos del departamento. - Presentar un informe mensual de las gestiones que le corresponden. - Presentar un informe anual de labores. 4.4 Beneficios de la Propuesta El modelo propuesto tiene una gran cantidad de beneficios tal y como se ha venido exponiendo, principalmente en términos de asignación de responsabilidad y autoridad en la estructura organizacional. Esta estructura en principio busca apoyar la gestión y desarrollo de las disciplinas deportivas de las Asociaciones y Federaciones Deportivas de Representación Nacionales. Dado lo anterior se presentan algunos beneficios que son particulares a la regulación de las acciones que se generan en una organización del tipo que sea, en particular en una entidad deportiva, que tal y como se evidenció en el diagnóstico, han carecido de claridad en la gestión y desarrollo deportivo: - La estructura organizacional que se determina define por cada área de trabajo la línea de jerarquía y autoridad, así como los niveles que van a operar en la organización. - Las funciones se definen en términos de que cada área tiene una responsabilidad y las personas en cada área cumplen una función específica, y por tanto cada persona responde por las tareas que desempeña; esto por cuanto responde a la autoridad de una unidad de mando específica. - Genera un ambiente de trabajo en que se respeta la autoridad y la responsabilidad; ya que todas las personas de la estructura por las funciones que desempeñan, tienen claramente definidas las líneas de relaciones en la estructura. - Hay que determinarse una estructura en la que existan áreas de responsabilidad que tengan tienen definidas sus funciones. Las decisiones de cada área son tomadas por el personal responsable de cada área, por lo que se evita la centralización de la toma de decisiones en una o dos personas. - Se constituye en un esquema sistemático y ordenado para la administración de la Asociación o Federación Deportiva. - Se fomenta el trabajo en equipo porque se da la delegación de autoridad y asignación de responsabilidad, ya que los niveles jerárquicos superiores pueden delegar en el personal de niveles inferiores la toma de algunas decisiones y ocuparse aquellos de controlar las tareas y no de ejecutarlas. - Permite que cada nivel, cada puesto y cada área se enmarquen en uno de los tres niveles de la organización como se mencionó en el primer capítulo, a saber, nivel operativo, nivel coordinador y nivel estratégico y operen de acuerdo con las características que reúnen los mismos. - Al establecer las políticas generales, la misión, visión y objetivos; favorecen un ambiente que propicia la planificación como elemento vital en toda organización, el orden en la estructura funcional y el seguimiento a las acciones; así mismo elimina en gran medida la improvisación en la toma de decisiones. 4.5 Otros elementos por valorar: Generalidades Adicional a la propuesta del modelo organizacional de las Asociaciones y Federaciones Deportivas de Representación Nacional, éstas deben considerar elementos vitales en la administración que son necesarios para el buen desempeño organizacional y que permiten uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo; a continuación se detallan algunos elementos: 4.5.1 Políticas contables Las políticas contables son aquellos principios generales que canalizan el pensamiento y acción en la toma de decisiones contables en las organizaciones, a su vez delimitan el ámbito de la acción, buscando que las decisiones sean consistentes y contribuyan al logro de las metas, de ahí la importancia de que se establezcan claramente estas políticas y que las mismas consideren las Normas Internacionales de Información Financiera adoptadas por el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica. Algunos ejemplos de políticas contables son: definición del periodo económico adoptado por la Asociación o Federación Deportiva (ejercicio anual comprendido desde el 1º de enero al 31 de diciembre de cada año); la unidad monetaria los estados financieros se expresan en colones costarricenses (¢) o bien en otra moneda, cuya paridad respecto a una moneda fuerte si fuera necesario, se realiza según el tipo de cambio del Banco Central de Costa Rica. Otro ejemplo es los ingresos cuales son las fuentes de los ingresos es decir de donde provienen, en el caso de las Asociaciones y Federaciones Deportivas los ingresos por inscripciones, afiliaciones, por transferencias del ICODER, etc. pueden ser fuentes de ingresos que deben claramente definirse. Como se mencionaba anteriormente las políticas delimitan el ámbito de acción buscando que las decisiones sean consistentes y contribuyan al logro de las metas; que establecen en los periodos de trabajo que deben establecer las Asociaciones y Federaciones Deportivas. 4.5.2 Manual de cuentas contables Un sistema contable esta constituido por todos aquellos lineamientos, procedimientos, y políticas tendientes al registro, control y archivo de la información contable, con el fin de generar información financiera confiable, oportuna, integra, y resumida, de las actividades de la organización, lo cual facilitará a la organización analizar su ejecución, evaluar resultados alcanzados y obtener una visión de la situación general del negocio. Las prácticas contables deben ser planeadas de tal manera, que le aseguren al administrador el entendimiento y vigilancia de las tareas que se realizan. Para esto debe también complementarla con una adecuada distribución de las funciones del personal, y el establecimiento de responsabilidades, de modo tal que la contabilidad pueda afirmar a la gerencia que la información presentada en los estados financieros e informes es pertinente y confiable. El sistema contable tiene un listado de cuentas y subcuentas, las cuales constituyen el mayor general y los auxiliares, ordenados y codificados en el balance general y el estado de resultados. En el caso de las Asociaciones y Federaciones Deportivas de Representación Nacional deben ajustar el manual de cuentas a los requerimientos y al objeto y fines que persiguen, con el propósito de que la información financiera que se presenta lo más clara posible para todos los usuarios tanto internos como externos a la organización deportivas. Un ejemplo de estructura de manual contable es el que a continuación se detalla en el activo circulante: CATÁLOGO DE CUENTAS ************************************************************ ****************************************** GRUPO SUBGRUPO RENGLÓN DESCRIPCIÓN ************************************************************ ****************************************** 100 ACTIVOS 110 EFECTIVO 110 01 CAJA CHICA C.C. 110 02 CAJA CHICA C.C. 111 CUENTA CORRIENTE 111 01 B.N.C.R # 111 02 B.N.C.R # 111 03 B.N.C.R # 111 04 B.N.C.R # 112 CUENTAS POR COBRAR 112 01 CUENTA POR COBRAR CORTO PLAZO 113 INVERSIONES 113 01 INVERSIONES TRANSITORIAS 4.5.3 Manual de control y ejecución presupuestario Al igual que el sistema contable el manual de control y ejecución presupuestario se convierte en una herramienta que facilita los procesos de trabajo financieros y desde luego el control y la ejecución del presupuesto que debe establecerse por parte de las Asociaciones y Federaciones Deportivas. El presupuesto se constituye en una de las herramientas financieras más importante pues permite establecer un orden de prioridades de los rubros o requerimientos de la organización deportiva que se traducen en partidas presupuestarias que se ajustan a las necesidades, por ejemplo contratación de personal, materiales deportivos, equipo deportivos, uniformes deportivos, etc. que facilitan el proceso de planificación, ejecución y control; en el cumplimiento de los objetivos y metas que se establecen en los planes de trabajo. Para que toda organización alcance de manera eficiente y efectiva los objetivos trazados, es necesario que su actividad económica se apoye sobre guías y mediciones que permitan su regulación por parte de la administración. Esta regulación requiere de un estricto control tanto de los ingresos a percibir como de la forma en que los mismos serán utilizados para financiar las operaciones a realizar. Para solventar lo anterior, es importante contar con información financiera que permita conocer de manera detallada tanto de los ingresos percibidos, como de los egresos incurridos, identificando cada concepto según su naturaleza. De esa forma se logra resumir la globalidad de las operaciones en categorías similares. A continuación se presenta el detalle de un manual presupuestario: GRUPO DESCRIPCION 1 Servicios 2 Bienes 3 Desembolsos financieros 4 Transferencias Corrientes 5 Transferencias de Capital ASOCIACION O FEDERACION DEPORTIVA CATALOGO DE CUENTAS ************************************************************************ CLASIFICACION DE CUENTAS POR OBJETO DEL GASTO ************************************************************************ GRUPO SUBGRUPO RENGLON NOMBRE DE LA CUENTA 1 SERVICIOS 11 SERVICIOS PERSONALES 14 SERVICIOS NO PERSONALES 2 BIENES 21 MATERIALES Y SUMINISTROS 22 MAQUINARIA Y EQUIPO 23 ADQUISICION DE INMUEBLES Y EQUIPOS 24 CONSTRUCCIONES ADICIONES Y MEJORAS 3 DESEMBOLSOS FINANCIEROS 31 PRESTAMOS FINANCIEROS 4 TRANSFERENCIAS CORRIENTES 41 AL SECTOR PUBLICO 42 AL SECTOR PRIVADO 5 TRANSFERENCIAS DE CAPITAL 51 TRANSFERENCIAS DE CAPITAL 4.5.4 Manuales de procedimientos en las áreas de trabajo Las actividades que se desarrollan en toda organización por su naturaleza son heterogéneas, por lo cual se necesita un conocimiento formal y amplio de los medios que le permitan regir esas operaciones. El control interno constituye uno de los sistemas de mayor trascendencia, ya que encauza la realización de actividades a través de un marco de referencia que existe por propia naturaleza y propicia la obtención de las metas y los objetivos. Se conceptúa el control como parte del proceso administrativo, desde su aplicación práctica en las operaciones, hasta su integración plena en la auditoría. En consecuencia, se hace presente en las diferentes actividades de la organización, con énfasis en el hecho de que toda operación forma parte de un proceso, el cual tiene su verificación automática. Está inmerso, sin excepciones, en todos los niveles de la organización, independientemente del sector y la finalidad específicos, y se puede identificar su naturaleza por la Asociación o Federación Deportiva con las etapas del proceso administrativo. Debido a que los controles internos son útiles para la consecución de muchos objetivos importantes, cada vez es mayor la exigencia de disponer de mejores sistemas de control interno y de informes sobre los mismos. El control es considerado, cada vez más, como una solución a numerosos problemas potenciales. Se hacen necesarios por tanto de acuerdo a los requerimientos de la Asociación o Federación Deportiva procedimientos y controles en: - Ingresos - Depósitos bancarios de dinero - Acreditación de fondos - Conciliaciones bancarias - Emisiones cheques - Cuentas por cobrar - Egresos - Elaboración de informes - Elaboración de formularios BIBLIOGRAFÍA Libros Chiavetato, Idalberto. (2006). Introducción a la Teoría General de la Administración. México: Editorial Prentice Hall. Pp.: 11, 318. Robbins, S. Comportamiento Organizacional. México: Prentice Hall. 2003 Mintzberg, Henry (1993). El proceso estratégico, Conceptos, contextos y casos (2° ed.). México: Editorial Prentice Hall. Pp.: 5, 343. Thompson, A., Strickland A.J. (1998). Dirección y Administración Estratégicas (6° ed.) México: Editoral McGraw Hill. Pp.: 2, 3 Selanave, J.P. (1991). La Gerencia Integral ¡No le tema a la Competencia, Témale a la Incompetencia!. España: Editorial Norma. Stoner F. J., Freeman R. E. Administración. México: Prentice Hall. 1996. Pp. 50. Nickles, W. , McHugh J. Introducción a los Negocios. México: Editorial McGraw-Hill. 2000. Pp. 225 Gitman L., Mc Daniel C. El futuro de los Negocios. México: Editorial Thomson. 2001. Pp. 75, 250 Internet: www.icoder.go.cr www.registronacional.go.cr www.fedefutbol.com www.judoencostarica.com Entrevistas: William Corrales, Presidente de la Federación Costarricense de Voleibol Alexander Zamora G., Presidente de la Federación Costarricense de Tenis de Mesa Heiner Ugalde, Presidente de la Federación Costarricense de Baloncesto Marielos Rodríguez B., Presidenta de la Federación Costarricense de Motores Denis Vargas, Presidente de la Asociación Costarricense de Taekwondo Martín Faba C., Presidente de la Asociación Costarricense de Boliche Jesús Valerio R., Presidente de la Asociación de Voleibol de Goicochea ANEXOS