Universidad de Costa Rica Sistema de Estudios de Posgrado Plan para el fomento del uso de las Tecnologías de Información y Comunicación en el Colegio Humboldt Trabajo Final de Graduación aceptado por la Comisión del Programa de Posgrado en Administración y Dirección de Empresas, de la Universidad de Costa Rica, como requisito parcial para optar al grado de Magíster en Administración y Dirección de Empresas con énfasis en Gerencia Ing. Carlos Humberto Zúñiga Martínez Carné A38323 Ciudad Universitaria “Rodrigo Facio”, Costa Rica 2007 2 DEDICATORIA A mis padres: Aurelio y Nuria. ii 3 AGRADECIMIENTOS A Dios, por permitirme alcanzar esta meta. A mis padres, por apoyarme de manera incondicional en todos los proyectos que he emprendido. A Cinthya, por su invaluable ayuda en múltiples ocasiones. iii 4 HOJA DE APROBACIÓN Este Trabajo Final de Graduación fue aceptado por la Comisión del Programa de Posgrado en Administración y Dirección de Empresas, de la Universidad de Costa Rica, como requisito parcial para optar al grado de Magíster con énfasis en Gerencia. _______________________ _______________________ MSc, Aníbal Barquero Chacón MBA, Roque Rodríguez Chacón Director Programa de Maestría Profesor Coordinador _______________________ _______________________ Dr, Luis Garita Bonilla MBA, Oscar Camacho Romero Profesor Guía Supervisor Laboral _______________________ Ing, Carlos Humberto Zúñiga Martínez Estudiante iv 5 CONTENIDO PLAN PARA EL FOMENTO DEL USO DE LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN EN EL COLEGIO HUMBOLDT DEDICATORIA ................................................................................................................. ii AGRADECIMIENTOS ..................................................................................................... iii HOJA DE APROBACIÓN................................................................................................ iv CONTENIDO ..................................................................................................................... v INDICE DE ILUSTRACIONES ...................................................................................... vii INDICE DE GRAFICOS................................................................................................. viii INDICE DE TABLAS ....................................................................................................... ix RESUMEN ......................................................................................................................... x INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 11 CAPÍTULO 1 1. Procesos de capacitación y tecnologías de la información y comunicación utilizadas en las organizaciones modernas........................................................................................ 13 1.1. Administración de recursos humanos y procesos de capacitación ................... 13 1.1.1. La capacitación ......................................................................................... 14 1.2. Tecnologías de la información y comunicación ............................................... 26 1.2.1. Los sistemas de información..................................................................... 27 1.2.2. Internet ...................................................................................................... 32 1.2.3. Intranet ...................................................................................................... 34 1.3. Importancia de un programa de capacitación en TIC ....................................... 36 CAPÍTULO 2 2. Descripción de la estructura administrativa, académica y principales TIC del Colegio Humboldt............................................................................................................. 38 2.1. Orígenes del Colegio......................................................................................... 38 2.2. Entorno.............................................................................................................. 39 2.2.1. Competencia ............................................................................................. 39 2.2.2. Tendencias y crecimiento del sector ......................................................... 40 2.3. Organización administrativa ............................................................................. 40 2.3.1. Modelo organizacional de alto nivel......................................................... 41 2.4. Oferta académica .............................................................................................. 55 2.5. Infraestructura tecnológica................................................................................ 57 2.5.1. Hardware................................................................................................... 57 2.5.2. Software .................................................................................................... 60 2.5.3. Sistemas de información ........................................................................... 61 2.5.4. Infraestructura de comunicación............................................................... 62 2.5.5. Intranet ...................................................................................................... 62 v 6 CAPÍTULO 3 3. Análisis del conocimiento y uso de las TIC por parte de los administrativos y profesores del Colegio Humboldt ..................................................................................... 64 3.1. Método .............................................................................................................. 64 3.1.1. Descripción de los participantes en el estudio .......................................... 64 3.1.2. Instrumento utilizado ................................................................................ 64 3.1.3. Procedimientos.......................................................................................... 65 3.2. Análisis de los resultados.................................................................................. 66 3.2.1. Aréa docente ............................................................................................. 66 3.2.2. Aréa administrativa................................................................................... 86 3.3. Retos que enfrenta el Colegio y papel de las TIC para hacerles frente ............ 97 CAPÍTULO 4 4. Propuesta de plan para el fomento del uso de las TIC en el Colegio Humboldt ...... 99 4.1. Propuesta de capacitación ............................................................................... 100 4.1.1. Introducción ............................................................................................ 100 4.1.2. Diagnóstico de las necesidades de capacitación ..................................... 101 4.1.3. Población objetivo .................................................................................. 102 4.1.4. Objetivo general...................................................................................... 102 4.1.5. Objetivos específicos .............................................................................. 102 4.1.6. Contenido................................................................................................ 103 4.1.7. Metodología propuesta............................................................................ 107 4.1.8. Evaluación de los participantes............................................................... 108 4.1.9. Medición de los efectos de la capacitación............................................. 109 4.1.10. Recursos necesarios ................................................................................ 110 4.1.11. Lugar y horario ....................................................................................... 111 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ......................................................... 112 BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................ 114 ANEXO 1: ANEXO METODOLÓGICO .................................................................. 117 ANEXO 2: CUESTIONARIO.................................................................................... 122 ANEXO 3: PROCEDIMIENTO PARA DETERMINAR EL TAMAÑO DE LAS MUESTRAS ............................................................................................................... 129 vi 7 INDICE DE ILUSTRACIONES Ilustración 1. Esquema de los pasos previos para un proceso de capacitación................. 17 Ilustración 2. Esquema de funcionamiento de un sistema de información....................... 28 Ilustración 3. Estructura interna del Colegio Humboldt ................................................... 46 vii 8 INDICE DE GRAFICOS Gráfico 1. Conocimiento de la telefonía IP ...................................................................... 68 Gráfico 2. Conocimiento de los diarios personales en línea............................................. 69 Gráfico 3. Conocimiento de las tiendas en línea.............................................................. 70 Gráfico 4. Conocimiento de la navegación en Internet desde un teléfono celular ........... 70 Gráfico 5. Conocimiento de los dispositivos que integran un asistente personal con un teléfono celular.................................................................................................................. 71 Gráfico 6. Conocimiento de la tecnología ADSL............................................................. 72 Gráfico 7. Conocimiento de la tecnología para acceder Internet a través del cable de electricidad........................................................................................................................ 73 Gráfico 8. Conocimiento del software cortafuegos o firewall .......................................... 73 Gráfico 9. Conocimiento de la consulta en línea de las agendas ...................................... 74 Gráfico 10. Conocimiento del sistema de contabilidad .................................................... 75 Gráfico 11. Conocimiento del sistema para el pago de la planilla.................................... 76 Gráfico 12. Conocimiento del sistema para el control del punto de venta ....................... 76 Gráfico 13. Conocimiento del sistema para el control de la biblioteca ............................ 77 Gráfico 14. Conocimiento del sistema de ex-alumnos ..................................................... 78 Gráfico 15. Conocimiento de la Intranet........................................................................... 79 Gráfico 16. Conocimiento de la telefonía IP .................................................................... 87 Gráfico 17. Conocimiento de la navegación en Internet desde un teléfono celular ......... 88 Gráfico 18. Conocimiento del acceso a Internet mediante el cable de televisión............. 89 Gráfico 19. Conocimiento de la tecnología ADSL........................................................... 89 Gráfico 20. Conocimiento del software antivirus ............................................................. 90 Gráfico 21. Conocimiento del fraude por medio del correo electrónico .......................... 90 Gráfico 22. Conocimiento del software cortafuegos. ....................................................... 91 Gráfico 23. Conocimiento de los cursos en línea. ............................................................ 92 Gráfico 24. Conocimiento de la red inalámbrica .............................................................. 94 Gráfico 25. Conocimiento del servidor de bases de datos ................................................ 94 Gráfico 26. Conocimiento del software antivirus ............................................................. 95 viii 9 INDICE DE TABLAS Tabla 1. Características del equipo del laboratorio 1........................................................ 57 Tabla 2. Características del equipo del laboratorio 2........................................................ 58 Tabla 3. Características del equipo del laboratorio 3........................................................ 58 Tabla 4. Características del equipo de los laboratorios móviles....................................... 59 Tabla 5. Características de algunas computadoras de las aulas ........................................ 59 Tabla 6. Características de algunas computadoras de las aulas ........................................ 60 Tabla 7. Grado de uso de la computadora......................................................................... 80 Tabla 8. Acceso a Internet ................................................................................................ 80 Tabla 9. Uso del correo electrónico .................................................................................. 81 Tabla 10. Uso de la Intranet.............................................................................................. 81 Tabla 11. Lectura de los periódicos en Internet............................................................... 82 Tabla 12. Uso de telefonía IP............................................................................................ 82 Tabla 13. Uso de chats...................................................................................................... 83 Tabla 14. Uso de la Intranet.............................................................................................. 83 Tabla 15. Investigación en Internet................................................................................... 84 Tabla 16. Publicación en Internet ..................................................................................... 84 Tabla 17. Uso de los laboratorios de computación ........................................................... 85 Tabla 18. Consulta de la Intranet ...................................................................................... 85 Tabla 19. Publicación en la Intranet ................................................................................. 86 Tabla 20. Grado de uso de la Intranet ............................................................................... 96 Tabla 21. Grado de uso de la telefonía IP......................................................................... 96 Tabla 22. Acceso a la Intranet desde la casa..................................................................... 96 Tabla 23. Consulta del material que se publica en la Intranet .......................................... 97 Tabla 24. Publicación en la Intranet ................................................................................. 97 Tabla 25. Duración propuesta del programa de capacitación ......................................... 103 Tabla 26. Características de las computadoras para impartir las capacitaciones............ 110 ix 10 RESUMEN Zúñiga Martínez, Carlos Humberto Plan para el fomento del uso de las Tecnologías de Información y Comunicación en el Colegio Humboldt Programa de Posgrado en Administración y Dirección de Empresas. –San José, C.R.: C.Zúñiga.M., 2007 131 h. – 3 il. – 47 refs. El objetivo general del trabajo es crear un plan de capacitación en tecnologías de la información y comunicaciones para el personal del Colegio Humboldt, con el fin de que el recurso humano de la institución, cuente con los conocimientos necesarios para hacerle frente a los retos que plantea la sociedad del conocimiento y que el Colegio posea ventajas competitivas sostenibles para continuar en el mercado de la educación privada. Para ello, el proyecto desarrolla una investigación de tipo cuantitativa. Dentro de sus principales conclusiones se encuentra que los docentes y administrativos del Colegio Humboldt requieren: Aumentar el conocimiento respecto a las TIC que se encuentran en el mercado, conocer más acerca de las TIC que tienen disponibles en el Colegio e incrementar el uso de las TIC en la organización. Con base en lo anterior, se recomienda que se capacite al personal docente y administrativo de la institución en el área de las TIC, tanto acerca de las que el mercado ofrece, como de las que el Colegio posee. Palabras clave: Tecnología, Información, Sistemas, TIC, Software, Hardware, Capacitación. Director de la investigación: Dr. Luis Garita Bonilla Unidad Académica: Programa de Posgrado en Administración y Dirección de Empresas Sistema de Estudios de Posgrado x 11 INTRODUCCIÓN El objetivo general es crear un plan de capacitación en tecnologías de la información y comunicación para el personal del Colegio Humboldt, con el fin de que el recurso humano de la Institución cuente con los conocimientos necesarios para hacerle frente a los retos que plantea la sociedad del conocimiento y que el Colegio posea ventajas competitivas sostenibles, para continuar compitiendo en el mercado de la educación privada. Los objetivos específicos son: • Realizar una investigación documental acerca de los principales conceptos relacionados con la capacitación del recurso humano y las TIC en las instituciones. • Describir el Colegio Humboldt en cuanto a su organización administrativa y académica, planes y objetivos, y la disponibilidad de hardware, software e infraestructura de comunicación. • Determinar el grado de conocimiento que tienen los profesores y administrativos respecto de la existencia y uso de las TIC que posee el Colegio Humboldt, así como el grado de uso que de ellas se hace. • Crear un programa de fomento del uso de las TIC en el Colegio Humboldt que contemple la identificación de las principales herramientas que deben utilizar los miembros de la organización (tanto las que ya posee la institución como las que se recomienda que adquiera) y el plan de capacitación que se debe seguir para garantizar que los profesores y administrativos conozcan las herramientas y la forma en que ellas se utilizan. 12 En el primer capítulo, se realiza una caracterización conceptual de los procesos de capacitación y tecnologías de la información y comunicación utilizadas en las organizaciones modernas. En el segundo capítulo, se describe la estructura administrativa, académica y principales TIC del Colegio Humboldt. En el tercer capítulo, se analizan los datos del cuestionario aplicado a los funcionarios del Colegio respecto del conocimiento y uso de las TIC por parte de los administrativos y profesores del Colegio Humboldt. En el cuarto y último capítulo, se hace una propuesta de plan para el fomento del uso de las TIC en el Colegio Humboldt. 13 Capítulo I 1. Procesos de capacitación y tecnologías de la información y comunicación utilizadas en las organizaciones modernas 1.1. Administración de recursos humanos y procesos de capacitación Actualmente, las organizaciones modernas y exitosas se han percatado del valor que tienen sus colaboradores; es por ello que hoy día se ha vuelto popular la afirmación que dice que “el activo más valioso son las personas”. En estos tiempos, al recurso humano se le considera como un activo muy especial que requiere que se le administre “de manera concienzuda y de acuerdo con sus necesidades” (Hellriegel Hellriegel, Jackson & Slocum, 2002, p. 345). De acuerdo con Hellriegel et al, la administración de recursos humanos es un área que engloba actividades tales como: contratación, capacitación, desarrollo, revisión, evaluación y compensación del desempeño de los miembros que forman parte de una organización; es un área que “comprende las filosofías, políticas y prácticas a las que recurre una empresa para influir en los comportamientos de las personas que trabajan para ella” (2002, p. 347). Es responsabilidad de las personas que desean pertenecer a una organización el haberse procurado diversas opciones de capacitación durante su vida; sin embargo, cuando una persona pasa a formar parte de la fuerza laboral de una empresa, esta última debería crear las oportunidades para que el empleado se capacite en áreas consideradas importantes y estratégicas. Con esto la empresa se garantiza el contar con personal competente que le ayude a hacerle frente a los retos que el mercado le presenta. Los conocimientos que posean los colaboradores pueden contribuir a la formación de ventajas competitivas que permitan a la empresa sobresalir entre los demás 14 participantes del mercado. Los conocimientos bien pueden ser los que ya posean los trabajadores, pero la organización debe preocuparse por brindar los que considere necesarios y además, propiciar la continua actualización del conocimiento que posee su recurso humano. Los colaboradores no deben ser vistos simplemente, como los que laboran para la empresa y la hacen funcionar, sino que debe pensarse en la forma en que ellos pueden contribuir a aumentar el valor de la empresa. 1.1.1. La capacitación En condiciones ideales, las empresas desearían que cada vez que requieran un nuevo colaborador, el proceso de ubicar al candidato ideal sea fácil y sencillo, de manera que siempre se pueda ubicar a una persona que cumpla con las características necesarias, tanto humanas como técnicas; sin embargo la situación real es diferente y no siempre es posible ubicar el recurso humano con todas las características que la organización requiere. Con respecto a los colaboradores de la empresa, es necesario que pongan en práctica los conocimientos que poseen y que constantemente los actualicen y amplíen. Ante las dos situaciones descritas anteriormente, las organizaciones modernas se ven obligadas a capacitar al personal. Se considera que “la capacitación a todos los niveles constituye una de las mejores inversiones en recursos humanos y una de las principales fuentes de bienestar para el personal de toda organización” (Werther & Keith, 1996, p. 209). La Organización Internacional del Trabajo (OIT) define la capacitación como: “dar un suplemento de conocimientos teóricos y prácticos, a fin de aumentar la versatilidad y la movilidad ocupacionales de un trabajador o mejorar su desempeño en el puesto de trabajo, u obteniendo la 15 competencia adicional requerida para ejercer otra ocupación afín o reconocidamente complementaria de la que posee” (1993, p. 45). Es importante resaltar los dos tipos de conocimiento a que hace referencia la definición anterior: el teórico y el práctico, pues ambos son importantes para lograr que el trabajador incremente su desempeño, ya que se complementan. Werther & Keith (1996), considera que si bien la capacitación ayuda a los colaboradores de la empresa a desempeñarse en sus labores actuales, también permite la generación de beneficios que se pueden prolongar durante toda la vida laboral y entonces permiten el desarrollo de la persona para poder desempeñarse en el cumplimiento de futuras responsabilidades. Según Tessin (1978) citado por Werther & Keith (1996), la capacitación tiene beneficios para las organizaciones, para los individuos, que a su vez redundan en beneficios para la empresa y para las relaciones humanas. Entre los beneficios para las organizaciones se encuentran: ƒ Genera una rentabilidad mayor y fomenta las actitudes positivas ƒ Fortalece la moral de la fuerza de trabajo ƒ Contribuye a la identificación del personal con los objetivos organizacionales ƒ Es una fuente para mejorar la imagen ƒ Impulsa la confianza, la apertura y la autenticidad ƒ Optimiza la relación entre los jefes y los subordinados ƒ Se convierte en auxiliar para las tareas de comprender y adoptar políticas ƒ Da información referente a necesidades futuras de todo nivel ƒ Permite acelerar los procesos de toma de decisiones y solución de problemas ƒ Motiva el proceso de desarrollo enfocado a la promoción ƒ Ayuda a la formación de líderes ƒ Aumenta la calidad y productividad del trabajo 16 ƒ Contribuye a que en muchas áreas se mantengan bajos los costos ƒ Hace necesario, en muchos casos, el tener que recurrir a consultores externos ƒ Fomenta la comunicación en toda la empresa ƒ Baja la tensión en todos los niveles Los beneficios para el individuo y que a la vez repercuten de forma positiva en la empresa son: ƒ Colabora con los procesos de toma de decisiones y solución de problemas ƒ Nutre la confianza y el desarrollo ƒ Ayuda en el manejo de conflictos ƒ Contribuye a la formación de líderes y mejora las aptitudes comunicativas ƒ Incrementa el grado de satisfacción con el puesto ƒ Contribuye al logro de metas individuales ƒ Permite enfrentar los temores a la ignorancia Y por último, la capacitación trae beneficios a las relaciones humanas, entre los que se encuentran: ƒ Optimiza la comunicación entre individuos y grupos ƒ Facilita la orientación de nuevos empleados ƒ Da información acerca de las disposiciones oficiales ƒ Permite implementar diversas políticas de la empresa ƒ Fomenta la cohesión de los grupos ƒ Permite la creación de una atmósfera apropiada para el aprendizaje ƒ Hace de la empresa un mejor lugar para trabajar En general, invertir en la capacitación del recurso humano trae grandes beneficios para el colaborador y por ende, para la empresa, lo que junto repercute directamente en mejoras en las relaciones humanas. La mayoría de colaboradores de una 17 institución se encuentra en capacidad de aprender nuevas tecnologías y técnicas, que beneficien tanto a los miembros como a l organización en general, lo cual es una justificante de la dirección, para emprender la realización de planes de capacitación. Pasos previos a la capacitación Según Werther & Keith (1996), los pasos previos a un programa de capacitación son los que se muestran en la siguiente figura: Ilustración 1. Esquema de los pasos previos para un proceso de capacitación Fuente: Elaboración propia basado en Werther & Keith (1996). Determinar las necesidades Al disponerse a crear un programa de capacitación para una determinada organización, lo primero por realizar es determinar las necesidades del colaborador y la empresa; luego establecer los objetivos, considerar los contenidos del programa y los principios de aprendizaje. Evaluación de necesidades (diagnóstico) Objetivos de capacitación y desarrollo Principios pedagógicos de aprendizaje Contenido del programa Programa por impartir Aptitudes conocimiento habilidades Criterios para evaluación Evaluación 18 Es necesario establecer claramente las áreas en las que la empresa requiere que sus colaboradores se capaciten, ya que los programas de capacitación son costosos. En esta etapa se pretende “establecer un diagnóstico de los problemas actuales y de los desafíos ambientales que es necesario enfrentar mediante el desarrollo a largo plazo” (Werther & Keith, 1996, p. 211). Actualmente, la constante es el cambio y a una velocidad bastante alta, por lo que las nuevas formas de hacer las cosas se convierten en fuentes de nuevos retos ante los que se requiere que el recurso humano de la empresa esté capacitado. Otras dos fuentes de donde puede surgir la necesidad de procesos de capacitación son, según Werther & Keith (1996), la introducción de nuevos productos y la detección de puntos débiles en la fuerza laboral. Es posible que la empresa cambie de estrategia, lo cual puede hacer surgir la necesidad de una capacitación. Por ejemplo, la empresa puede decidir participar en un nuevo mercado con la introducción de un nuevo producto o servicio. Muchas veces, los mismos empleados son los que se encargan de sacar a la luz las necesidades de capacitación; en otras ocasiones, será el departamento de recursos humanos o los jefes quienes hagan el señalamiento respectivo. Además los empleados, al efectuar las labores diarias, pueden detectar alguna carencia de conocimiento por lo que solicitan capacitación también el departamento de recursos humanos puede detectar que en el personal contratado existen necesidades de capacitación, al igual que lo pueden hacer los jefes, por el contacto diario con los subalternos. En cuanto a la detección de la necesidad de capacitar a un determinado empleado, es conveniente tener el cuidado de que eso no represente una estrategia por parte del jefe para alejarlo de su lado, ni que simplemente represente un premio para un colaborador destacado; señala Werther & Keith (1996), que aun en los casos en los 19 que los empleados se auto postulan para un programa de capacitación es necesario verificar la pertinencia de este. Para determinar los contenidos de los programas de capacitación se utiliza una serie de enfoques que permiten hacer la evaluación más precisa; entre ellos se encuentran la identificación de tareas, la encuesta y la participación total. La identificación de tareas es para Werther & Keith (1996), un enfoque en el que los capacitadores inicialmente evalúan la descripción de un puesto para determinar las tareas que realiza. Luego, se procede al desarrollo de una serie de planes específicos orientados a proporcionar la capacitación que sea necesaria para que el empleado realice las tareas asignadas al puesto. El enfoque de encuesta consiste en aplicar un instrumento a una población candidata a ser capacitada, para determinar las principales áreas en las que se torna necesario un proceso que perfeccione o brinde conocimiento. Este enfoque presenta la gran ventaja que al involucrar, en el proceso de identificación, a los que serán capacitados, estos adquieren un mayor compromiso durante el desarrollo del programa y se interesan más a la hora de recibir la capacitación, pues ellos mismos fueron quiénes determinaron las necesidades que el programa debe satisfacer. Por su parte, la denominada técnica de participación total del capacitador y capacitado, consiste en que un grupo de personas generan ideas acerca de un tema determinado, el grupo se integra con los capacitadores y empleados por capacitar. El método consiste en pedirle a los miembros del grupo que anoten en una hoja blanca las necesidades de capacitación que cada uno considera convenientes; después, un moderador anota en una pizarra las ideas que le dicten los participantes; luego, mediante un mecanismo de votación, se eligen las necesidades más importantes para la empresa. 20 Establecimiento de objetivos Es necesario que el proceso de determinación de necesidades sea hecho de manera bastante cuidadosa, para poder identificar realmente, los requerimientos de capacitación de la empresa; luego de haber determinado las necesidades, se procede a establecer los objetivos de la capacitación, dicho proceso debe “estipular claramente los logros que se desean y los medios de que se dispondrá” (Werther & Keith, 1996, p. 214). Para Dessler, los objetivos deben ser concretos y evaluables, de forma que sea posible determinar qué será lo que el empleado podrá hacer luego de superar el proceso de capacitación, “por lo tanto, ofrecen -los objetivos- un centro de atención para los esfuerzos tanto del empleado como del instructor, así como un punto de referencia para evaluar los logros del programa de capacitación” (1991, p. 279). Determinación del contenido del programa Para Werther & Keith (1996), el contenido del programa debe ir de acuerdo con la evaluación de necesidades y objetivos de aprendizaje. Es de suma importancia que el contenido satisfaga las necesidades de la empresa y de los participantes. En caso de que los objetivos de la capacitación difieran de las necesidades de la empresa, al final no se obtendrán los beneficios esperados para la organización y en caso de que los empleados no perciban que el programa es una actividad de interés, entonces se tendrá una disminución en el nivel de aprendizaje. Por lo anterior, se puede decir que un programa de capacitación exitoso requiere de una serie de pasos previos, en primer lugar es necesario un proceso sistemático que permita determinar las necesidades reales de la empresa; el siguiente paso es establecer los objetivos del programa; para luego proceder a la determinación del contenido del programa. 21 Técnicas de capacitación Luego de cumplir con las etapas de determinación de las necesidades de capacitación y de fijar los objetivos y el contenido del programa, es posible iniciar con la capacitación. Para llevarlo a efecto existen existen diversas técnicas: aprendizaje programado, capacitación en el puesto de trabajo y otras. Para determinar la técnica que se va a utilizar se evalúa “la naturaleza de las tareas y la experiencia que hay que obtener, el número de empleados por capacitar y los recursos de la empresa” (Dessler, 1991, p. 279). En Dessler (1991) y Werther & Keith (1996) se identifican y explican diversas técnicas para capacitar, entre ellas se encuentran: directa en el puesto, rotación de puestos y mediante técnicas audiovisuales. La capacitación directa en el puesto se imparte en horas de trabajo; es muy utilizada cuando la audiencia son obreros o empleados a quienes se desea enseñar a desempeñarse en un determinado puesto. En este caso, la persona que imparte la capacitación puede ser un capacitador externo, un supervisor o incluso un compañero de trabajo. Según Werther & Keith (1996), al aplicar este tipo de técnica, es posible distinguir varias etapas. La primera consiste en brindar a la persona objeto de la capacitación, una descripción general del puesto; durante el desarrollo de esta etapa se debe incluir el objetivo y los resultados que se esperan de él, y se hace énfasis en la importancia de la capacitación. Luego, el capacitador procede a efectuar el trabajo para que el empleado lo pueda observar y copiar; seguidamente se le solicita al empleado que efectúe la labor, para comprobar que aprendió. Esta dinámica de demostración y práctica se repite hasta que el objetivo de aprendizaje se haya alcanzado. Al final del proceso, es posible solicitar al empleado que haga la labor sin supervisión. 22 La técnica denominada rotación de puestos es muy sencilla, consiste en cambiar de puesto a los empleados. Con anticipación a la rotación se capacita al empleado en el nuevo puesto, generalmente esta capacitación se hace de manera directa tal como se describe en el apartado anterior. Esta técnica se utiliza para que el empleado aprenda acerca de diversas tareas y permite que la empresa esté preparada para los periodos de vacaciones o cuando se den ausencias de personal. Dentro de la capacitación, mediante medios audiovisuales, se incluyen las conferencias, video conferencias, proyección de vídeos, películas, uso de software para presentaciones con vídeo proyector, etc. Estas técnicas generalmente no tienen mucha retroalimentación, por lo que se recomienda que al final del evento exista la oportunidad para que se dé un proceso de retroalimentación. Cada vez es más común que los procesos de inducción de las empresas consistan en la proyección de vídeos, películas u otros audiovisuales. Esta es una de la técnicas más utilizadas por las empresas modernas, dada la versatilidad que permiten las nuevas tecnologías, de hecho es la mejor técnica para enseñar nuevas tecnologías. Dadas las posibilidades que permite la tecnología, hoy es posible utilizar técnicas de capacitación con retroalimentación instantánea, es el caso de las simulaciones hechas por computadora. Esta técnica es especialmente útil para capacitar al personal que debe tomar decisiones y en donde hacer un proceso de prueba y error es muy costoso para la empresa. Entonces se hacen simulaciones a manera de juego, y los participantes reciben una retroalimentación instantánea de acuerdo con sus acciones. Además, la tecnología permite que por medios audiovisuales se den capacitaciones a distancia, ya que es posible que el capacitador se encuentre en un lugar diferente al de los empleados. Además de los métodos ya mencionados, es posible asignar al empleado tareas cuyo fin sea el capacitarlo; por ejemplo, se le asignan lecturas, se le dan materiales de estudio, software u otros. Estas técnicas son adecuadas en aquellas situaciones que no 23 requieren mucha interacción de los capacitados con los capacitadores; además permiten que los empleados avancen al ritmo propio. Principios del aprendizaje Señala Dessler (1991), que sin importar la técnica de capacitación, esta será un proceso de aprendizaje y por ende es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos: ƒ Brindar una perspectiva: al iniciar la capacitación es necesario, brindar al empleado una perspectiva general del material que se va a utilizar, ya que el tener una idea global del proceso permite que las personas entiendan de una mejor manera cada uno de los pasos de la capacitación y puedan integrar las partes. ƒ Utilizar ejemplos familiares: el uso de ejemplos es de vital importancia, pero es necesario tener cuidado que estos sean de situaciones familiares a la persona que está recibiendo la capacitación. ƒ Presentar el material por partes: es mejor presentar el material por partes, que todo junto. Los empleados no pueden absorber todo el material de una sola vez, sino que procesan cantidades limitadas de información. ƒ Utilizar términos simples: se debe procurar utilizar términos simples, en vez de los complicados que pueden impedir la correcta comunicación entre el capacitador y los empleados. ƒ Relacionar la capacitación con el trabajo: es muy conveniente establecer relaciones entre el trabajo y los contenidos de la capacitación, para así demostrar al empleado que la capacitación realmente le va a ser de utilidad. 24 ƒ Fomentar la práctica: es mejor poner a hacer algo a las personas que darles muchas charlas, la teoría debe ir acompañada de mucha práctica. Los ensayos y repetir lo aprendido permite al empleado una mejor asimilación del conocimiento. ƒ Brindar retroalimentación: el proceso de retroalimentación debe ser continuo e iniciar tan pronto como sea posible, no se debe dejar para el final. ƒ Avanzar al ritmo del empleado: es importante descubrir el ritmo del empleado, y entonces avanzar a ese ritmo, para lograr que la asimilación del conocimiento sea la mejor. ƒ Motivar a los empleados a aprender: los empleados deben estar convencidos de la necesidad de aprender y deben estar motivados para ese proceso. Se les debe explicar la importancia de la capacitación para aumentar su desempeño y las recompensas recibidas. Al impartir una capacitación es necesario tener en cuenta que el principal objetivo es que la audiencia aprenda; por tanto el capacitador debe tener ciertas consideraciones con el público: siempre debe dar una visión general del contenido que va a impartir, relacionar la capacitación con el trabajo que desempeñan los participantes y conocer acerca de los colaboradores de la empresa, para poder utilizar el lenguaje y los ejemplos más apropiados. Aspectos que se deben medir de una capacitación Según Dessler (1991), respecto de las capacitaciones es posible medir cuatro efectos, estos son: reacción, aprendizaje, conducta y resultados, a continuación de detalla cada uno de ellos. 25 ƒ Reacción: es necesario determinar la reacción de los empleados con respecto a la capacitación, se debe buscar respuesta a preguntas tales como: ¿le gustó?, ¿cree que es valioso para su puesto? ƒ Aprendizaje: en cuanto al aprendizaje la forma de medirlo es sometiendo a los participantes a una o varias pruebas para determinar si incorporaron o no los conocimientos dados en el programa de capacitación. ƒ Conducta: es sumamente importante determinar si hubo un cambio, posterior a la capacitación, en la conducta de los trabajadores, esto es si las tareas se hacen de forma que demuestren la incorporación de los nuevos conocimientos. ƒ Resultados: este punto es el más crítico ya que es necesario determinar si se alcanzaron los objetivos de la capacitación que se habían fijado con antelación. Es necesario por ejemplo, determinar si la cantidad de quejas de los clientes por mal servicio disminuyó. Lo más importante es mejorar los resultados, por tanto el programa de capacitación puede haber sido exitoso en diversos aspectos tales como: una buena reacción de los capacitados, un buen aprendizaje y cambios en la conducta, pero “si no se logran los resultados, entonces, en el análisis final, la capacitación no cumplió con sus objetivos” (Dessler, 1991, p. 292). En caso de presentarse lo anterior, es posible que la causa sea que el programa de capacitación estaba mal diseñado. Es necesario que se midan ciertos efectos de las capacitaciones, para así poder determinar si el programa fue exitoso o no. Los resultados de las mediciones son muy importantes para ser tomados en cuenta a la hora de planear futuros programas de capacitación. 26 1.2. Tecnologías de la información y comunicación Para la Comisión de Comunidades Europeas (CCE), las Tecnologías de la Información y las Comunicación (TIC) son: “una gama amplia de servicios, aplicaciones, y tecnologías, que utilizan diversos tipos de equipos y de programas informáticos, y que a menudo se transmiten a través de las redes de telecomunicaciones” (2001, p. 271). De la anterior definición se concluye que el término TIC se utiliza para referirse a un conjunto extenso de tecnologías que se han difundido en las últimas décadas. De acuerdo con la CCE se incluye dentro de las TIC una serie de servicios de telecomunicaciones que ya son bastante difundidos como la telefonía fija o convencional, la telefonía celular y los servicios de fax. Los servicios anteriores se utilizan en conjunto con una serie de soportes físicos o tangibles y lógicos o intangibles, para crear la base de un conjunto de servicios más modernos como el correo electrónico, el intercambio de archivos entre computadoras y la Internet, de manera que se permite la conexión entre diversas computadoras y con ello el acceso a variadas fuentes de conocimiento e información que se encuentran en computadoras ubicadas en diferentes partes del mundo. En la definición de TIC, se hace referencia a las aplicaciones, entre ellas es posible citar la videoconferencia, las bases de datos y documentales, el trabajo a distancia, y los sistemas de enseñanza a distancia; además, en lo referente a tecnologías se incluyen tecnologías que ya son bastante maduras como la radio y la televisión o las que recién se han puesto a disposición de la humanidad como es el caso de las comunicaciones móviles con los teléfonos celulares. En cuanto a redes, la CCE señala que estas abarcan desde las tradicionales redes alambradas hasta las conexiones inalámbricas, por lo tanto se incluyen las conexiones mediante cables de cobre, fibra óptica y por ondas de radio; mediante estas últimas es 27 posible establecer redes celulares y enlaces satelitales. En cuanto a los equipos, se toman en cuenta desde los teléfonos hasta las modernas computadoras y los equipos de red. Las TIC no son un invento que la humanidad esté probando ni una nueva moda, además la importancia de las TIC no radica en la tecnología en sí, sino que tiene que ver con “el hecho de que permita el acceso al conocimiento, la información, y las comunicaciones: elementos cada vez más importantes en la interacción económica y social en los tiempos actuales”(Comisión de Comunidades Europeas, 2001, p.293). 1.2.1. Los sistemas de información Se entiende por sistema de información el “conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio” (Cohen & Asín, 2000, p. 4). Para Andreu (1999), un sistema de información es un determinado conjunto formal de procesos, los cuales (procesos) al operar sobre una determinada colección de datos, estructurada de acuerdo con las necesidades de la organización, permiten recolectar datos para distribuir la información que requieren diversas actividades de la organización, tales como las operaciones diarias, o las actividades de dirección como la toma de decisiones. Para Laudon & Laudon, un sistema de información es “un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar la toma de decisiones y el control en una institución”. Los sistemas de información realizan principalmente cuatro actividades, según se puede observar en el siguiente diagrama: 28 Ilustración 2. Esquema de funcionamiento de un sistema de información Fuente: Elaboración propia basada en Cohen & Asín (2000). Mediante la entrada de datos es posible suministrar los insumos necesarios al sistema; esta entrada se puede realizar mediante métodos manuales o automáticos, ya que es posible que un sistema de información se encargue de alimentar a otro sistema. El almacenamiento de datos es una actividad muy importante, ya que carecería de sentido el tener que ingresar los datos cada vez que se quiera hacer uso del sistema. Los sistemas de información realizan la labor de almacenamiento en diferentes medios tales como discos duros, unidades de cinta u medios ópticos tales como CD- ROM (siglas en inglés para Compact Disc Read Only Memory o Disco Compacto de Memoria de Solo Lectura) o DVD (siglas en inglés para Digital Versatil Disc o Disco Digital Versátil). Mediante el procesamiento de datos, el sistema de información produce información; esta actividad “permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma decisiones” (Cohen & Asín, 2000, p.6). La salida de información se refiere a la capacidad que tienen los sistemas para mostrar mediante impresoras, monitores, parlantes, y demás dispositivos periféricos, el resultado del procesamiento de los datos. Esta salida puede tener como destino un ser humano u otro sistema, ya que como se menciona anteriormente, un sistema de información puede alimentar a otro sistema. Datos Procesamiento Almacenamiento Información 29 Los sistemas de información computarizados requieren para su operación del hardware y software, conceptos que se desarrollan a continuación. Hardware El hardware se refiere al “conjunto de elementos y sistemas electrónicos que forman un sistema de cómputo” (Levine, 2001, p. 558). En el contexto de los sistemas de información el concepto hardware se refiere a todo el equipo tangible que permite el ingreso, almacenamiento y procesamiento de los datos, así como la salida de información. Se incluyen dentro del hardware las computadoras, monitores, impresoras, teclados, cámaras de video, scanner y demás periféricos que se conectan a una computadora. Software Para Cohen & Asín (2000), el software se refiere al conjunto de todos los programas que se ejecuta en una computadora. Los programas son los que contienen las instrucciones u órdenes que permiten que una computadora efectúe laborares útiles. Levine extiende la definición de software y agrega que este “implica una responsabilidad adicional: asegurar que el programa o sistema cumple por completo con sus objetivos, opera con eficiencia, está adecuadamente documentado y es sencillo de operar” (2001, p. 572). Básicamente, existen dos tipos de software: el del sistema y el de aplicación. El primero también recibe el nombre de software interno y, a criterio de O’Brien, se encuentra formado principalmente por el sistema operativo, el cual es el programa más importante de una computadora, ya que permite la administración de todos los recursos de la computadora, tales como memoria, procesador y dispositivos 30 periféricos para entrada y salida. El otro tipo de software es el de aplicación, y son aquellos programas que “dirigen el procesamiento para un uso particular de computadores por parte de los usuarios finales” (2001, p. 46). Dentro de esta clasificación se ubican, los programas para oficina como el paquete MS Office de Microsoft, que incluye programas para digitar, editar e imprimir documentos, trabajar con hojas de cálculo, hacer presentaciones multimedia e incluso manejar una base de datos. Aplicación en las organizaciones modernas Los sistemas de información por sí mismos no generan toda la información que una empresa requiera; más bien, en las organizaciones se tienen diferentes sistemas para cada uno de los diversos departamentos, de forma que tal como señala Laudon & Laudon (1996), los sistemas se diseñan y construyen para apoyar a los colaboradores o gerentes de cada departamento en funciones que incluyen ventas, mercadotecnia, manufactura, contabilidad, finanzas y recursos humanos. Para Cohen & Asín (2000) los sistemas de información van a cumplir, en los próximos años, tres objetivos dentro de las organizaciones: automatizar los procesos operativos, proporcionar información de apoyo al proceso de toma de decisiones y lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso. En las empresas se utilizan básicamente sistemas de información de tipo transaccional y de apoyo a la toma de decisiones. Los sistemas de tipo transaccional generalmente son el primer tipo de sistema que se implanta en las organizaciones y permiten un significativo ahorro de mano de obra, ya que sirven para automatizar las labores operativas de la organización. Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones generalmente son los sistemas que se introducen luego de haber transcurrido un tiempo de uso de los sistemas 31 transaccionales, ya que ellos se alimentan principalmente de los datos que almacenan los primeros; según Cohen & Asín (2000), con estos sistemas se genera información que sirve para que los mandos medios y altos se apoyen a la hora del proceso de toma de decisiones. A su vez, los sistemas de apoyo a la toma de decisiones se suelen clasificar en cuatro grupos: de apoyo a la toma de decisiones, de apoyo a la toma de decisiones en grupo, de información para ejecutivos y expertos de apoyo a la toma de decisiones. Generación de ventajas competitivas Las ventajas competitivas son aspectos que diferencian a la organización de la competencia y hacen que la organización sobresalga entre las demás que se encuentran en el mercado. Los sistemas de información en sus inicios son considerados como simples herramientas que permiten automatizar muchas de las labores de las empresas; por ejemplo los sistemas transaccionales que se utilizan únicamente para el registro de transacciones que ocurren en la organización. No es sino hasta hace pocos años que se empieza a ver en los sistemas de información una fuente generadora de ventajas competitivas. Hoy día, apunta Cohen & Asín (2000), los sistemas de información se consideran una herramienta útil para en el proceso de establecer y mejorar la estructura competitiva del negocio. Para el apoyo de la estrategia de la empresa, se han creado los denominados sistemas de información estratégicos, según O’Brien para que un sistema de información se considere como estratégico debe ayudar a la organización a “obtener una ventaja competitiva, reducir una desventaja competitiva o lograr otros objetivos empresariales estratégicos” (2001, p. 70). 32 1.2.2. Internet Según Levine (2001), Internet es una enorme red de computadoras con alcance mundial, que ofrece un entorno gráfico al que se accede por medio de un programa conocido como navegador. Para Tannembaum, Internet no es realmente una red sino un enorme conjunto de redes de diferentes tipos que ofrecen una serie de servicios mediante el uso de protocolos comunes, Tannembaun hace una observación muy acertada acerca de Internet: “Es un sistema poco común porque nadie lo planeó y nadie lo controla” (2003, p. 214). Internet ha venido a modificar la vida moderna y cientos de actividades se realizan de manera muy diferente a cómo se realizaban antes de la aparición de la Internet, basta con observar la gran difusión que ha tenido la banca por medio de Internet, hoy es posible hacer transacciones bancarias, pagos, solicitudes, consultas, etc., desde una computadora y sin necesidad de desplazarse a una sucursal bancaria. Otro ejemplo son las compras, cada vez son más las personas que realizan compras por medio de Internet, compras que generalmente son pagadas con tarjetas de crédito y cuya entrega se hace en la puerta del cliente. Generalmente se cree que la Internet se limita a las páginas Web que se observan en los programas denominados Navegadores, pero eso es un error. Las páginas Web forman simplemente uno de los principales servicios que ofrece Internet, precisamente la denominada Web1, la cual está conformada por todos los elementos que hacen disponibles los millones de sitios Web, además de la Web, Internet ofrece los servicios de correo electrónico, grupos de noticias y transferencia de archivos de una computadora a otra, entre otros. 1 El término Web se deriva del nombre completo del servicio que es World Web Wide o red de alcance mundial. 33 Principales peligros de utilizar Internet El uso de Internet tiene varios peligros que aumentan cada día; entre ellos se encuentra el contagio de virus informáticos, el robo de información y el espionaje de la actividad que se realiza desde una computadora. Cada día es mayor la cantidad la cantidad de programas maliciosos que son liberados en la red, entre ellos es posible identificar a los virus informáticos y al spyware2. Los primeros son programas diseñados y construidos para instalarse en la computadora del usuario sin que este se entere, y con claras intenciones de dañar ya sea la información o los dispositivos de hardware; el virus procura infectar otras computadoras. Los programas que pertenecen a la categoría de spyware son los que sin el consentimiento del usuario se instalan en la computadora y almacenan un registro de las actividades que se ejecutan. Típicamente registran las páginas visitadas, los programas que utiliza el usuario y los caracteres que digita, estos datos son recopilados y enviados a terceros los cuales pueden hacer un uso indebido de ellos, ya que mediante un cuidadoso estudio es posible extraer una serie de datos confidenciales tales como nombres de usuario, contraseñas, números de tarjetas de crédito, etc. En los últimos días, las amenazas que se presentan al utilizar Internet han aumentado y es frecuente el reporte de casos del denominado fishing. Este consiste en que un usuario recibe un correo electrónico a nombre de un supuesto banco en el que se le solicitan datos confidenciales tales como la clave de acceso a los sistemas. Muchos usuarios, por desconocimiento, abren el mensaje de correo electrónico y siguen las instrucciones, con lo anterior es posible que le roben los datos de la tarjeta de crédito para luego efectuar transacciones fraudulentas. 2 Spyware: Juego de palabras para denominar a los programas espías. 34 1.2.3. Intranet Este concepto se deriva del de Internet, se refiere según Cohen & Asín (2000) a la utilización de tecnologías (hardware y software) que hacen posible Internet, pero a lo interno de la organización. Para O’Brien una Intranet es: “una red dentro de una organización que utiliza tecnologías de Internet (como exploradores y servidores Web, protocolos de red, publicación de documentos hipermedia HTML y bases de datos, etc, con el fin de proporcionar dentro de la empresa un entorno similar a Internet, para compartir información, comunicaciones, colaboración, y el respaldo de procesos empresariales” (2001, p. 453). Una Intranet debe permitirle a los usuarios el acceso a la información de la empresa de manera oportuna y ágil. Esta tecnología no es un sustituto de los sistemas de información, más bien es un complemento. Es posible que una Intranet le agregue valor a la empresa, para ello es necesario que ofrezca información de manera eficiente y oportuna, además de permitir un nivel aceptable de interactividad, esto es que los usuarios puedan por ejemplo plantear preguntas y recibir respuestas, participar en foros, realizar y aplicar encuestas, publicar contenidos, etc. Uso en las organizaciones modernas Las compañías se han dedicado a aprovechar toda la inversión en hardware y software para la construcción de Intranets que permitan aumentar la eficiencia de los empleados. Las Intranets se utilizan para múltiples tareas entre las más populares se encuentran: divulgación de boletines, creación de grupos de discusión, realización de encuestas, publicación de información referente a recursos humanos (vacaciones, incentivos, horarios, etc.), calendarización de reuniones o eventos, entre otras. 35 Al permitir una mayor comunicación entre los colaboradores de la institución se aumenta el grado de colaboración e intercambio de conocimiento tanto tácito como explícito, con lo que se consigue un incremento en la productividad del recurso humano. Para Canos & Villa, una Intranet se convierte en un instrumento que le permite a la empresa mantener y divulgar información necesaria para los empleados, además de que se puede utilizar como un vehículo generador de confianza; también “se emplea por las organizaciones como elemento que define y transmite la cultura de la empresa a sus colaboradores, al reflejar los valores de la misma en el diseño y posibilidades de personalización de los contenidos de la Intranet” (2003, p. 378). Al permitir la divulgación de información, es posible pensar que una Intranet pueda ser accedida por los miembros de la institución, sin necesariamente estar físicamente en las instalaciones de la organización con lo que se posibilita el teletrabajo. Esta última posibilidad tiene múltiples beneficios ya que permite que los empleados hagan todo o parte de su trabajo desde el lugar que prefieran; muchos trabajadores desarrollan sus actividades desde la casa de habitación y se mantienen en constante comunicación mediante el uso de Internet. La generación de datos en las empresas cada vez aumenta y los métodos tradicionales de divulgación se están quedando obsoletos, ya sea por razones de alcance o hasta por factores económicos. Por ejemplo si en una empresa se acostumbra editar un boletín mensual de un promedio de veinticinco páginas y se reparte a ochenta empleados, esto quiere decir que se gastan dos mil páginas de papel más los costos de impresión; hoy día una Intranet permite publicar el mismo documento con un costo ínfimo comparado con la distribución física del boletín. 36 1.3. Importancia de un programa de capacitación en TIC Señala Druker que la sociedad de los próximos años será “una sociedad del conocimiento, su recurso clave será el conocimiento y los trabajadores del conocimiento serán el grupo dominante de su población activa” (2002, p.358). Con respecto al papel de la informática apunta que “la informática, aun cuando sólo es uno de los muchos aspectos de la sociedad futura, ya tienen un importante efecto: está permitiendo la difusión casi instantánea del conocimiento y haciéndolo accesible para todos” (p.360). Ya que se prevé que en los años venideros el acceso al conocimiento se facilite cada vez más por medio de la informática, es natural pensar que los miembros de una organización que desea acoplarse a las nuevas tendencias y retos que presenta la sociedad del conocimiento, establezca la necesidad de que su personal se capacite en las diversas TIC, esto con el fin de poderlas utilizar para adquirir e incorporar conocimiento en sus labores diarias, lo que a su vez se espera, redunde para la empresa, en la generación de importantes ventajas competitivas, que se puedan mantener en el tiempo. Basta un ejemplo para demostrar cómo una empresa se puede quedar rezagada en la incorporación a la nueva sociedad que menciona Peter Druker. Es el caso del uso de Internet, hoy es obligatorio utilizar esta tecnología y para poder aprovecharla de la mejor manera, la organización requiere que su personal cuente cada vez con más competencias en ese campo. Según Pineda, las competencias son simplemente la capacidad de un individuo para hacer, y resalta que dicha capacidad “se deriva de poseer conocimientos, de conocer técnicas para ponerlos en práctica, de haber desarrollado las habilidades necesarias para utilizar dichas técnicas con eficacia y de tener la actitud necesaria para utilizar dichas habilidades” (2002, p 15). Por tanto, es importante que el personal reciba capacitación para que pueda hacer un mejor y más intensivo uso de las TIC. 37 Para la administración de recursos humanos, los procesos de capacitación son toda un área de estudio y representan el mecanismo mediante el cual la empresa intenta garantizar que sus colaboradores se mantengan actualizados, tanto en las diferentes tendencias mundiales como en lo que específicamente le interesa a la organización. Los procesos de capacitación se deben planificar de manera ordenada, de forma que primero se identifiquen las necesidades de la empresa, luego los objetivos y después los contenidos. Un fallo en la secuencia anterior conduciría a un programa que no se adecua a las necesidades reales de la institución. Las TIC han transformado la sociedad actual, han modificado la forma en que se desarrollan actividades tan normales como la compra de artículos. Hoy día es posible, mediante una conexión a Internet, tener acceso a cientos de sitios en línea en donde se pueden hacer compras, pagos, consultas, etc. El dominio de las principales herramientas que ofrecen Internet y las Intranets, se han convertido en materia obligada para los colaboradores de las empresas. Las organizaciones que desean conseguir ventajas competitivas que sean sostenibles en el tiempo y hacer el mejor uso de las TIC, requieren un plan de capacitación, en el que se contemplen las necesidades reales de conocimiento de los colaboradores. 38 Capítulo II 2. Descripción de la estructura administrativa, académica y principales TIC del Colegio Humboldt 2.1. Orígenes del Colegio La Institución fue fundada en el año 1912, pero por motivo de las dos guerras mundiales, tuvo que suspender temporalmente sus labores. El centro educativo inició sus funciones con el nombre de “Escuela Alemana” y surgió para satisfacer una necesidad de la colonia alemana en Costa Rica. Los ciudadanos alemanes y sus descendientes requerían que se formara a sus hijos de manera que se mantuviera la lengua alemana y diversos aspectos culturales propios. Inicialmente solo se ofrecía la enseñanza primaria. En 1956 se dio la reapertura del Centro Educativo y años más tarde se amplió la oferta académica al impartir la secundaria. El Colegio Humboldt es una institución de encuentro que recibe el respaldo y la subvención del gobierno de la República Federal de Alemania. En 1986, la “Conferencia Permanente de los Ministerios de Educación y Cultura de los Estados Federales de Alemania”, autorizó al Colegio, para realizar los exámenes de bachillerato alemán, los cuales permiten a los estudiantes optar por la realización de estudios universitarios en instituciones alemanas. El Colegio Humboldt se define como una institución académica de encuentro multicultural, razón por la que se ha establecido que el proceso de enseñanza- aprendizaje se tiene que desarrollar en un ambiente que promueva el libre pensamiento y el respeto al ser humano en toda su diversidad. 39 2.2. Entorno En el país existen centros de educación públicos y privados. En lo que respecta a la educación privada es posible encontrar instituciones que imparten uno o varios de los siguientes niveles: preescolar, primaria, secundaria y educación diversificada. El Colegio Humboldt es una institución de carácter privado que imparte todos los niveles desde preescolar hasta educación diversificada. El Colegio se ubica en San José, en donde existen un total de cincuenta y nueve centros educativos privados que cuentan con el aval del Ministerio de Educación Pública para impartir los niveles desde preescolar hasta educación diversificada. 2.2.1. Competencia El Colegio Humboldt es el único centro educativo en el país que cuenta con las siguientes características: ƒ Institución del gobierno de la República Federal de Alemania ƒ Enseñanza del idioma alemán, tanto como lengua materna como lengua extranjera Si bien en el país existen otros centros educativos que cuentan con el apoyo de gobiernos foráneos y que ofrecen una propuesta trilingüe, el Humboldt es el único que ofrece un programa académico acorde con los lineamientos nacionales y alemanes. Otros centros educativos de carácter privado no representan competencia, ya que más bien el Colegio debe realizar un proceso de selección de los alumnos que desean ingresar a la casa de enseñanza, ya que no es posible recibir a todos los interesados. 40 La institución es la primera opción para la colonia alemana y una muy buena opción para estudiantes que no tengan raíces alemanas y que desean ingresar al programa de becados de la institución. 2.2.2. Tendencias y crecimiento del sector El sector de la educación privada tiende más a fortalecer la excelencia académica. Este sector de la educación tiene los recursos y se preocupa por ofrecer educación bilingüe y en áreas tecnológicas como la computación. En general los costarricenses prefieren matricular a los hijos en colegios privados, esto se ve el aumento que reporta el XI Informe del Estado de la Nación. En este documento se señala que la matrícula en centros privados ha pasado de ser del 7% en el año 1999 al 13% en el 2005. Las causas de este aumento son según el estudio, las mejores condiciones para la enseñanza y los mejores resultados que obtienen los estudiantes de centros privados frente a los matriculados en centros públicos, en lo referente a las diversas pruebas nacionales que aplica el Ministerio de Educación Pública de Costa Rica. Según el informe ya mencionado, los padres aprecian y quieren para sus hijos formación bilingüe y en herramientas tecnológicas, aspectos que cubren mejor los centros privados que los públicos. 2.3. Organización administrativa El Colegio Humboldt es administrado por la Institución Cultural Germano- Costarricense, la cual utiliza la figura jurídica de asociación. Esta asociación tiene los siguientes objetivos: ƒ Fomentar las actividades culturales entre todos sus asociados ƒ Establecer y operar establecimientos de educación ƒ Realizar actividades para divulgar el idioma alemán 41 ƒ Promover las relaciones entre la República Federal de Alemania y Costa Rica. Recientemente, la junta directiva del Colegio contrató una firma de consultoría para realizar un proceso de planeación estratégica que permita tener los planes necesarios para los próximos veinte años. Actualmente, en el Colegio no hay una definición ni listado para la misión, visión y valores. Las metas del Colegio son: ƒ Ampliar el plan de integración multidisciplinaria entre las distintas materias que conforman el currículo ƒ Establecer convenios y alianzas con universidades de prestigio ƒ Promover políticas de acercamiento cultural entre la población, mediante la enseñanza del idioma alemán ƒ Promover la apertura hacia la comunidad a través de diferentes programas de proyección social a lo largo de los diferentes niveles de estudio ƒ Rediseñar los sistemas de información que utiliza actualmente ƒ Calificar a los alumnos para su ingreso, no solo a universidades nacionales, sino también para las extranjeras 2.3.1. Modelo organizacional de alto nivel La organización se enfoca en dos áreas que interactúan entre sí, estas son: la administrativa y la pedagógica. Lo anterior responde a la idea de que el Colegio Humboldt debe operar como un colegio privado que es administrado por una junta directiva en representación de la Asociación Institución Cultural Germano- Costarricense y como un colegio público alemán, que debe rendir cuentas a la Oficina Central de Instituciones Educativas en el Exterior de la República Federal de Alemania. En este modelo se distinguen cinco componentes que son: 42 ƒ Junta directiva ƒ Director general ƒ Gerente ƒ Preescolar-Primaria ƒ Secundaria Junta directiva La junta directiva es el ente que actúa en representación de la Institución Cultural Germano-Costarricense, es la junta de gobierno del Colegio, está conformada por siete miembros que son elegidos por la Asamblea General de Asociados, estos son: Presidente, Vicepresidente, Secretario, Tesorero y tres directivos más. Estos personeros se eligen de la siguiente manera: en la Asamblea General Ordinaria del año par, se eligen los cargos de Presidente, Secretario y Primer Vocal por un período de dos años. En la Asamblea General Ordinaria del año impar, se eligen los restantes cargos: Vicepresidente, Tesorero, Segundo y Tercer Vocal, de forma que los periodos de mando de los dos grupos venza con un año de diferencia. Además, cada año la Asamblea nombra a un fiscal. Los miembros de la junta directiva no deben ser funcionarios del Colegio y se procura que haya una equitativa representación de los padres de familia que tienen hijos estudiando en el Colegio. Actualmente la junta directiva está conformada de la siguiente forma: ƒ Presidente: Andreas Rauff ƒ Vice-Presidenta: Melba Looser ƒ Tesorero: Paul Bornemisza ƒ Secretaria: Bettina Kitzing ƒ Primer Vocal: Dirk Haase ƒ Segundo Vocal: Sabina Fischer ƒ Tercer Vocal: Cornelia Pasberg-Gauhl 43 ƒ Fiscal: Gretty de Urbina La junta directiva tiene una conformación bastante heterogénea en cuanto a la formación y rol que desempeñan sus miembros en la comunidad, ya que son de diferentes profesiones y ocupan diversos cargos. Las principales funciones de la Junta directiva son: ƒ Determinar el carácter y la estructura de los centros de estudio (en este momento solo existe uno de ellos) ƒ Recomendar a la Asamblea General la creación de filiales ƒ Aprobar el reglamento de los centros de estudio, las instrucciones de servicio y los planes de estudio ƒ Contratar al director, los docentes y personal administrativo ƒ Decidir acerca de la solicitud de ingreso de nuevos asociados ƒ Establecer la cuota de ingreso y mensual de los asociados ƒ Fijar la cuota de matrícula y mensualidades de los estudiantes ƒ Emitir las directrices estratégicas ƒ Aprobar políticas, procedimientos, reglamentos, planes y presupuestos ƒ Gestionar la obtención de recursos para la institución ƒ Supervisar el desempeño: financiero, académico y el cumplimiento de las disposiciones legales ƒ Preparar el proyecto de presupuesto anual, discutirlo y aprobarlo El director general El director general del Colegio se encarga de velar porque se provean los servicios educativos de acuerdo con la propuesta institucional, los valores, objetivos y metas del Colegio. Es el responsable de que se lleven a cabo todas las labores docentes. El director es el líder del Colegio y responsable de garantizar la calidad académica de la institución. 44 El gerente El gerente es el responsable de toda el área administrativa y rinde cuentas de ello ante el director general y la junta directiva. Se encarga de proveer los servicios administrativos, financieros, tecnológicos y de soporte, tanto en lo que se refiere a los propios como a los subcontratados a terceros, que requiere la institución. Además se encarga de dirigir la promoción del Colegio, el reclutamiento y la admisión de estudiantes y el reclutamiento, desarrollo y retención del personal docente y administrativo. Las principales funciones del gerente son: ƒ Gestionar y velar porque se provea al colegio de los siguientes servicios: o Contabilidad o Cobros o Proveeduría o Cafetería o Soporte técnico de software y hardware o Fotocopiado o Recepción o Mantenimiento ƒ Proponer e implementar políticas, procedimientos, reglamentos, planes y presupuestos ƒ Elaborar, presentar a la junta directiva y supervisar la ejecución del presupuesto ƒ Coordinar la promoción de la institución ƒ Atraer y retener personal ƒ Supervisar el proceso de atracción y admisión de estudiantes ƒ Supervisar la elaboración de procedimientos y reglamentos institucionales 45 ƒ Asignar y supervisar el uso de los recursos materiales ƒ Coordinar y supervisar los servicios de transporte y todos los servicios contratados a terceros Preescolar, primaria y secundaria Son las unidades que se encargan de proveer los servicios educativos que dan cumplimiento a la propuesta educativa, de manera que sean acorde con los objetivos y metas del Colegio y de la Oficina Central de Instituciones Educativas en el Exterior de la República Federal Alemana. Estructura interna En la siguiente ilustración se muestra la estructura interna de la Institución. La administración del Colegio se caracteriza por pequeña, ya que solo la conforman trece personas, por lo que se exige una alta eficiencia de cada una de las áreas que la constituyen. Se distinguen cinco áreas de apoyo que le reportan al gerente, estas son: ƒ Tecnología de la Información ƒ Servicios generales ƒ Finanzas ƒ Recursos humanos ƒ Admisiones y relaciones públicas Además se tiene como staff a la biblioteca. 46 Ilustración 3. Estructura interna del Colegio Humboldt Fuente: Elaboración propia con base en datos recolectados en el Colegio. A continuación se detalla cada una de las áreas antes mencionadas Tecnología de la información Es el área que se encarga de planificar, organizar, coordinar y ejecutar las actividades relacionadas con las Tecnologías de la Información y de la Comunicación (TIC). La integran un coordinador del área, un encargado de soporte técnico, un administrador de redes, administrador de bases de datos y de página Web (Webmaster). Esta área es una de las claves para el funcionamiento de la institución, ya que brinda el soporte necesario para que funcionen tantos los sistemas de información que se utilizan para la operación diaria del Colegio, así como el apoyo tecnológico al proceso de enseñanza aprendizaje. Es un área clave y más en este momento, ya que el Colegio ha emprendido un proyecto para el cambio de todos los sistemas de información. Se pretende contar con una solución integral de manera que se resuelvan los problemas actuales. Tal como se Junta Directiva Director General Gerente Tecnología de la información Serv. Generales Finanzas Rec. Humanos Admisiones y relaciones públicas Biblioteca 47 describe en este documento, la Institución cuenta con una serie de sistemas de información, los cuales automatizan muchas de las operaciones transaccionales, pero actualmente presentan el inconveniente de que son diversas soluciones y hacen uso de varias tecnologías para el almacenamiento de los datos, lo que hace difícil el compartir datos entre dos o más sistemas. Es realmente importante que el Colegio cuente con una solución en sistemas de información, ya que eso le permitiría al personal realizar sus labores diarias de una forma más sencilla al no tener que depender de diversas soluciones. El contar con un sistema de información totalmente integrado contribuiría posicionar al Colegio como el primero en el país y segundo en Centroamérica en contar con un sistema de información totalmente integrado. Como ya se mencionó, el área de tecnología de la información, juega un papel importante en la educación de los alumnos del Colegio, ya que apoya el proceso de enseñanza aprendizaje de diversas maneras, como en la puesta en operación de los laboratorios móviles, la instalación y mantenimiento de diverso hardware y software, etc. Se requiere que el personal, ya sea docente o administrativo cuente con buen dominio de las TIC. Dicho dominio debería ser tal que les permita reconocer las tecnologías que actualmente se encuentran en el mercado aunque no sean usuarios de ellas. Además los funcionarios de la institución deberían conocer acerca de la existencia de las TIC que posee el Colegio y utilizarlas. Lo anterior es importante porque por un lado entre más conocimiento acerca de las TIC posean los administrativos menor va a ser el grado de resistencia al cambio que se presente al planear la sustitución de software o cambios al existente. En lo referente al cuerpo docente, es importante que se mantenga al día y con conocimientos actualizados referentes a los cambios que se dan en el mercado tecnológico, para poder identificar las herramientas que puedan ayudar en sus labores y también es necesario que conozcan acerca de las TIC que posee el Colegio y las utilicen para que a su vez difundan el conocimiento entre los educandos. 48 El coordinador de tecnología tiene las siguientes funciones: ƒ Planificar, coordinar , ejecutar y evaluar las actividades del área de las TIC ƒ Formular y proponer al gerente de la Institución, los planes específicos, objetivos y metas del área ƒ Comunicar e implementar las directrices y lineamientos emitidos por la Junta Directiva y el Gerente de la institución y que sean del área de las TIC ƒ Velar por la correcta aplicación y cumplimiento de políticas, procedimientos, reglamentos y nivel de servicio ƒ Formular y proponer el presupuesto del área y supervisar su ejecución ƒ Proponer, implementar y comunicar políticas, procedimientos y estándares ƒ Investigar nuevas TIC para satisfacer las necesidades del Colegio ƒ Dirigir, coordinar e implementar los proyectos de desarrollo del área de las TIC ƒ Velar por el correcto mantenimiento y actualización del hardware y software de la institución, para garantizar la validez e integridad de la información que se almacena en el Colegio ƒ Velar por la correcta administración del sitio Web ƒ Apoyar en la selección y aprobación de proveedores de bienes y servicios para el área ƒ Apoyar en la selección del personal del área ƒ Dirigir, coordinar, supervisar y evaluar el desempeño del personal del área Por su parte el encargado de soporte tiene las siguientes funciones: ƒ Velar por el correcto funcionamiento del software y hardware que se utiliza en el Colegio ƒ Brindar soporte de primer nivel a los usuarios ƒ Realizar el mantenimiento preventivo y curativo del hardware del Colegio 49 ƒ Solucionar los problemas que se presentan en los diversos sistemas de información El administrador de la red tiene las siguientes funciones: ƒ Configurar y administrar el hardware y software de red ƒ Velar por el buen funcionamiento y actualización del software de los servidores y del hardware de red ƒ Monitorear el servicio que prestan los servidores ƒ Respaldar la información que se encuentra en los servidores El administrador de las bases de datos y la página Web tiene las siguientes funciones: ƒ Mantener en buen funcionamiento los servidores de bases de datos del Colegio ƒ Velar por el mantenimiento de los diccionarios de datos de las diferentes bases de datos del Colegio ƒ Administrar el sitio Web del Colegio Servicios generales Esta área es la encargada de planificar, coordinar, ejecutar y evaluar las actividades relacionadas con: ƒ Proveeduría ƒ Mantenimiento ƒ Limpieza ƒ Fotocopiado ƒ Equipo audiovisual 50 También actúa como la contraparte de los servicios sub-contratados a terceros, además provee y supervisa la prestación de los servicios de soda y transporte para los estudiantes. El área la integran un coordinador, un auxiliar general de mantenimiento, un encargado de fotocopiado y audiovisuales y un grupo de conserjes. Las principales funciones del Coordinador de Servicios Generales son: ƒ Planificar, coordinar, ejecutar y evaluar las actividades del área de servicios generales ƒ Formular y proponer al gerente de la Institución, los planes específicos, objetivos y metas del área ƒ Comunicar e implementar las directrices y lineamientos emitidos por la Junta Directiva y el Gerente de la institución y que sea del área que le corresponde ƒ Velar por la correcta aplicación y cumplimiento de políticas, procedimientos, reglamentos y nivel de servicio del área ƒ Formular y proponer el presupuesto del área y supervisar su ejecución ƒ Proponer, implementar y comunicar políticas, procedimientos y estándares referentes a los servicios generales ƒ Buscar los proveedores que generen las mejores ventajas en costo y calidad ƒ Comunicar los requerimientos a los proveedores e invitarlos a ofertar. ƒ Recibir y analizar las ofertas de los proveedores, revisar las diferentes cotizaciones y emitir recomendaciones al Gerente acerca de la opción más favorable de acuerdo con los intereses de la institución ƒ Apoyar al Gerente de la Institución en las negociaciones de alto impacto ƒ Crear y emitir las órdenes de compras respectivas para los proveedores ƒ Establecer mecanismos para medir la calidad de los proveedores ƒ Supervisar la entrega de las compras que hace la institución 51 ƒ Crear el registro de proveedores ƒ Identificar y proponer al Gerente de la Institución cambios y mejoras en la infraestructura de la Institución ƒ Apoyar la organización de eventos especiales ƒ Apoyar en la selección del personal del área El auxiliar de mantenimiento es el encargado de desarrollar las labores de mantenimiento de la infraestructura del Colegio. El encargado de fotocopiado y audiovisuales tiene las siguientes funciones: • Prestar el servicio de fotocopiado • Velar por el correcto mantenimiento de los equipos de fotocopiado • Administrar el equipo audiovisual (televisores, reproductores de video, video proyectores, etc.) • Velar por el correcto mantenimiento de los equipos audiovisuales Los conserjes son los encargados de llevar a cabo las labores de limpieza. Finanzas El gerente de la Institución es el responsable de brindar los servicios financieros que se requieran, estos incluyen la contabilidad, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, facturación, gestión de cobro, tesorería, presupuesto y servicios de caja. El área la conforman, el gerente, el contador, el asistente administrativo y el encargado de caja. 52 Las principales funciones del contador son: ƒ Apoyar en la ejecución de labores profesionales en el área contable, de presupuestos y de costos ƒ Elaborar las conciliaciones bancarias ƒ Realizar los registros contables ƒ Realizar los cierres contables ƒ Identificar todos los activos de la Institución ƒ Preparar los balances e informes de estados financieros en las fechas requeridas ƒ Preparar las declaraciones de impuestos ƒ Mantener actualizados los libros contables ƒ Hacer el cálculo de la planilla y elaborar los respectivos informes que se derivan de esta tarea y que es necesario remitir a otras instituciones Las principales funciones del asistente administrativo son: ƒ Brindar apoyo asistencial y administrativo al gerente ƒ Realizar proyectos y estudios específicos en el área financiera ƒ Emitir y distribuir los estados de cuenta ƒ Revisar y analizar las cuentas por cobrar y gestionar el cobro de ellas ƒ Elaborar los cheques ƒ Administrar las cuentas por pagar ƒ Controlar el pago a los proveedores Con respecto al encargado de la caja, las principales funciones son: ƒ Emitir los recibos de caja para los cobros que recibe ƒ Aplicar los pagos ƒ Reconocer y aplicar los depósitos efectuados por los padres de familia en las diferentes cuentas del Colegio ƒ Elaborar el reporte diario de movimientos en la caja 53 ƒ Elaborar las boletas de depósitos, custodia y entrega de cheques Recursos humanos Esta área es la que se encarga de proveer, facilitar y administrar los recursos humanos para toda la institución. Cuenta con un coordinador que tiene las siguientes funciones: ƒ Proponer, implementar y supervisar el cumplimiento de políticas, procedimientos y reglamentos para la gestión de recursos humanos ƒ Administrar y facilitar los procesos de reclutamiento y selección del personal docente y de apoyo docente ƒ Coordinar la correcta inducción del personal y la conducción de los procesos de evaluación del desempeño ƒ Coordinar los programas de capacitación de personal ƒ Administrar los contratos de profesores tanto locales como extranjeros Admisiones y relaciones públicas Esta área se encarga de la promoción de la Institución para la atracción de nuevas familias, las relaciones públicas, la proyección de la imagen y la comunicación a lo interno y externo. El área está conformada por el coordinador de admisiones y relaciones públicas, la encargada de admisiones, la recepcionista y el encargado de la tienda. Se vela porque el Colegio sea una opción atractiva a los padres de familia que buscan un centro de estudio para sus hijos. Para lograr este objetivo, la Institución mantiene una presencia en suplementos de la prensa pública acerca de la oferta de centros educativos, brinda información a las personas que así lo soliciten, asiste a eventos tales como ferias, invita a los padres a charlas informativas y coloca información disponible a través de Internet. 54 Además para la institución es importante ser una opción para los estudiantes de cuarto grado de la educación pública, ya que son los candidatos a ingresar al programa de becas; para tal efecto se realizan visitas a las escuelas y se les informa a los niños y padres de familia acerca del programa de becas del Colegio. Las principales funciones del coordinador de esta área son: ƒ Dar seguimiento al proceso de evaluación que hacen los padres acerca del Colegio como alternativa de educación para los hijos ƒ Promover y dar seguimiento al programa de becas y su proyección a la comunidad ƒ Realizar investigaciones periódicas del mercado costarricense de instituciones educativas con el fin de detectar y comunicar oportunidades y amenazas ƒ Coordinar la elaboración del material promocional y publicitario para el apoyo a la atracción de padres y estudiantes y para la proyección de la imagen de la institución en general ƒ Coordinar las funciones de recepción y atención a clientes ƒ Supervisar el proceso de admisión Las principales funciones de la encargada de admisiones son: ƒ Administrar todas las solicitudes de ingreso a la institución ƒ Ejecutar las etapas administrativas del proceso de admisión de estudiantes tanto locales como extranjeros Las principales funciones de la recepcionista son: ƒ Atender a los padres de familia y público que ingresa a la institución ƒ Operar la central telefónica ƒ Recibir y transmitir mensajes ƒ Realizar llamadas en español o alemán 55 Las principales funciones del encargado de la tienda son: ƒ Administrar la tienda (ventas, presupuesto e inventario) ƒ Velar por el surtido de artículos, de su orden y correcta exhibición ƒ Realizar el proceso de venta ƒ Realizar los procesos de apertura y cierre de caja ƒ Efectuar las tomas físicas del inventario Biblioteca La administración de la biblioteca es también responsabilidad del gerente, este es responsable de garantizar que los estudiantes y el personal docente tengan acceso a una colección completa y actualizada de materiales educativos, que sirvan de apoyo al proceso de enseñanza-aprendizaje. El gerente delega esta labor en el bibliotecario, el cual a su vez tiene las siguientes funciones: ƒ Adquirir, clasificar, catalogar y colocar en circulación los documentos de la biblioteca ƒ Promocionar los servicios que se ofrecen en la biblioteca ƒ Organizar exposiciones y distribución de material informativo acerca de la biblioteca ƒ Asesorar a los usuarios en las búsquedas de información 2.4. Oferta académica El estudiante del Colegio Humboldt, puede después de once años de estudio optar por el bachillerato costarricense, además si cursa el doceavo año puede optar por el bachillerato alemán. La oferta académica se divide en preescolar, primaria, secundaria y el bachillerato alemán. 56 En preescolar se ofrecen los niveles de maternal, prekinder, kinder y preparatoria. Los niños ingresan desde los dos años y seis meses al centro de estudio. La primaria va del primero al sexto grado. En los primeros dos grados, las lecciones se imparten según el principio del profesor guía; es decir, se procura que sea un grupo reducido de profesores los que participen en el proceso de enseñanza. Las materias de alemán, matemática, música, artes y religión ecuménica, se imparten en alemán. Las demás materias son impartidas en español. A partir del tercer y hasta el sexto grado, las materias que se imparten en alemán son: alemán, matemática y religión ecuménica. Las demás materias se imparten en español. A partir del quinto grado se inician las materias de informática e inglés. En el último semestre del sexto grado se aplican las pruebas de conclusión de la primaria, son exámenes en las materias de alemán, matemática, español, inglés, ciencias naturales y estudios sociales. Estos exámenes son reconocidos por el Ministerio de Educación de Costa Rica. La secundaria se rige en su mayoría por las regulaciones dictadas por la República Federal de Alemania, pero además cumple con las disposiciones del Ministerio de Educación Pública de Costa Rica. Se ofrecen los niveles de sétimo a undécimo, los cuales son necesarios para optar por el bachillerato costarricense y un doceavo año del programa Abitur que permite optar por el bachillerato alemán. Los estudiantes realizan los exámenes correspondientes a las certificaciones del idioma alemán (Sprachdiplom I y II) y del inglés (Cambridge Certificate of English), además de la certificación Europea en el uso de computadoras (European Computer Driving License). 57 El Colegio ofrece un programa especial de ingreso al quinto grado, este programa es dirigido a niños con excelente rendimiento académico. El programa busca motivar a los mejores promedios de cuarto grado de las escuelas públicas, para que decidan continuar sus estudios en el Colegio Humboldt, además se les ofrece una beca socioeconómica. 2.5. Infraestructura tecnológica 2.5.1. Hardware El colegio cuenta con moderno equipo de cómputo. En total existen ciento ochenta estaciones de trabajo. Se cuenta con tres laboratorios de cómputo debidamente equipados, el primero de ellos es el que se utiliza exclusivamente para impartir las lecciones de informática en los distintos niveles, el laboratorio cuenta con treinta computadoras que tienen las características que se detallan en la siguiente tabla: Tabla 1. Características del equipo del laboratorio 1 Característica Valor Marca DELL Modelo Precision 360 Tipo de procesador Pentium 4 Velocidad del procesador (MHz) 2,8 Memoria RAM (MB) 256 Disco Duro (40 GB) 40 Fuente: Elaboración propia con base en datos recolectados en el Colegio. El segundo de los laboratorios se utiliza para que profesores, de otras materias diferentes a la de informática, impartan lecciones, además es utilizado por estudiantes para la realización de diversas tareas. El laboratorio lo conforman doce computadoras con las siguientes características: 58 Tabla 2. Características del equipo del laboratorio 2 Característica Valor Marca DELL Modelo Optiplex GX400 Tipo de procesador Pentium 4 Velocidad del procesador (MHz) 1,7 Memoria RAM (MB) 512 Disco Duro (GB) 20 Fuente: Elaboración propia con base en datos recolectados en el Colegio. El laboratorio tres, es un laboratorio de uso general, el cual es utilizado para impartir lecciones, pero también para que los estudiantes lo utilicen tanto para que exploren por sí mismos, como para la realización de diversas tareas de su programa de estudio. El laboratorio cuenta con doce computadoras que tienen las siguientes características: Tabla 3. Características del equipo del laboratorio 3 Característica Valor Marca ITX Modelo Genérica Tipo de procesador Pentium 3 Velocidad del procesador (MHz) 800 Memoria RAM (MB) 256 Disco Duro (GB) 20 Fuente: Elaboración propia con base en datos recolectados en el Colegio. Además se cuenta con dos modernos laboratorios móviles, estos son dispositivos especialmente diseñados para contener un total de veintiocho computadoras portátiles cada uno, con acceso inalámbrico a la red. Este equipo permite que en cualquier aula se instale un moderno laboratorio de cómputo, únicamente hace falta que se traslade 59 el contenedor con las computadoras. Este es un recurso sumamente valioso ya que permite una fácil integración de la informática a las lecciones y el acercamiento a la tecnología. Las características del equipo son las siguientes: Tabla 4. Características del equipo de los laboratorios móviles Característica Valor Marca IBM Modelo ThinkPad Tipo de procesador Centrino Velocidad del procesador (MHz) 1,6 Memoria RAM (MB) 512 Disco Duro (GB) 40 Fuente: Elaboración propia con base en datos recolectados en el Colegio. También se cuenta con un total de treinta y una computadoras distribuidas en diferentes aulas. Las características de diecinueve de ellas son las siguientes: Tabla 5. Características de algunas computadoras de las aulas Característica Valor Marca DELL Modelo Optiplex Tipo de procesador Pentium IV Velocidad del procesador (MHz) 3,2 Memoria RAM (MB) 512 Disco Duro (GB) 80 Fuente: Elaboración propia con base en datos recolectados en el Colegio. 60 Las características de las restantes doce computadoras son las siguientes: Tabla 6. Características de algunas computadoras de las aulas Característica Valor Marca ITX Modelo Genérica Tipo de procesador Pentium IV Velocidad del procesador (MHz) 2,4 Memoria RAM (MB) 256 Disco Duro (GB) 80 Fuente: Elaboración propia con base en datos recolectados en el Colegio. Además del equipo anterior que se utiliza para el proceso de enseñanza-aprendizaje, se cuenta con diecisiete computadoras de distinta capacidad para el área administrativa. 2.5.2. Software El Colegio Humboldt cuenta con diverso software necesario para las labores de enseñanza y administración. La institución, recientemente, renovó con la empresa Microsoft el licenciamiento de los sistemas operativos, tanto para los servidores como para las estaciones de trabajo, el MS Office, los servidores de Internet, bases de datos, correo electrónico y la enciclopedia Encarta, todo en el marco del acuerdo School Agreement, el cual le permite al Colegio acceder a las últimas versiones del mencionado software. En lo que respecta a la protección antivirus, el Colegio cuenta con licencias del paquete de programas Symantec Antivirus, el cual contiene el antivirus para las estaciones de trabajo, el antivirus para el servidor de correo y un programa para el filtrado de contenido Web. 61 Para realizar el control de los sitios que los diversos usuarios del Colegio pueden acceder en la Web, se cuenta con el software WebSense, el cual se ha configurado para brindar diversos tipos de acceso de acuerdo con el rol de la persona que intenta ingresar a Internet, existen diversos controles para los estudiantes, profesores y administrativos. Además, se cuenta con gran cantidad de programas informáticos, especialmente diseñados para la enseñanza de diversas materias tales como: alemán, ciencias, matemática, historia, arte, etc. Dicho software se encuentra instalado en las aulas correspondientes y es utilizado por los docentes como material de apoyo para impartir las lecciones. 2.5.3. Sistemas de información El Colegio cuenta con Sistemas de Información para la gestión de los horarios y asignación de las aulas, para las tareas anteriores se utiliza el software denominado Untis. Para la gestión de las calificaciones, se utiliza un sistema basado en Web que fue desarrollado a la medida de las necesidades de la institución, es un sistema desarrollado en la plataforma .NET de Microsoft, para su construcción se utilizó la base de datos SQL Server y la tecnología ASP.NET, esta última hace posible que el profesor pueda acceder al sistema vía Internet desde cualquier ubicación. Además se cuenta con sistemas de información desarrollados a la medida de las necesidades, para las labores de contabilidad y finanzas, caja, punto de venta y biblioteca. También se cuenta con un sistema de Ex alumnos basado en tecnología Web. 62 2.5.4. Infraestructura de comunicación El Colegio cuenta con dos enlaces WAN que le permiten acceder a Internet, el principal es una línea dedicada a 1Mbps, contratada con la empresa de comunicaciones Racsa y el otro es un enlace vía cable modem a 512 Kbps, contratado con la empresa Amnet. La red está protegida con dos Firewalls, uno es físico y el otro lógico; el equipo físico es un Cisco PIX, en la parte lógica se utilizan diversos productos de software. La red LAN cuenta con un Backbone de fibra óptica y se utiliza hardware de red marca Cisco. Existen más de ciento treinta puntos de acceso distribuidos en todo el campus, además es posible el acceso inalámbrico. Se cuenta con nueve equipos servidores, los principales son marca DELL modelo Power Edge y ejecutan Windows 2003 Server. En cuanto a estaciones de trabajo se cuenta con ciento ochenta equipos, distribuidos en todo el campus. Además se cuenta con impresoras de diferentes tecnologías, desde matriz de punto hasta láser a colores. 2.5.5. Intranet Desde el año 2005 el Colegio cuenta con una moderna Intranet, denominada CHISPA (siglas de Colegio Humboldt Intranet Service para Pedagogía y Administración). La implementación de esta Intranet fue pionera entre los centros educativos de Costa Rica y utiliza la tecnología de SharePoint Portal Service de Microsoft. En esta Intranet se publica contenido de los diversos departamentos que componen elColegio. Los padres de familia pueden acceder a CHISPA desde sus hogares u oficinas, para ese fin se les ha entregado un usuario y una contraseña. Desde la Intranet es posible 63 acceder a los calendarios de evaluaciones, a los materiales que publican ciertos profesores, a los calendarios de eventos, al sistema de calificaciones, y a un gran número de enlaces a diversos sitios de Internet. Se pretende que la Intranet se convierta en un importante canal de comunicación, tanto interno, entre los funcionarios del Colegio, como externo, entre el Colegio y los padres de familia. En este capítulo se ha presentado una descripción de la estructura administrativa, académica y las principales TIC del Colegio Humboldt. En el siguiente capítulo se presenta el análisis del conocimiento y uso de las TIC por parte de los funcionarios de la institución. 64 Capítulo III 3. Análisis del conocimiento y uso de las TIC por parte de los administrativos y profesores del Colegio Humboldt 3.1. Método 3.1.1. Descripción de los participantes en el estudio El estudio se realizó con una muestra de 32 sujetos, todos funcionarios del Colegio Humboldt. De los cuales 23 forman parte del cuerpo docente y 10 pertenecen al área administrativa. En lo que respecta al sexo, la muestra se distribuye de la siguiente manera: 28 (85%) son mujeres y 5 (15%) son hombres. Las edades de los sujetos oscilan entre los 22 y los 64 años. El nivel de escolaridad va desde la enseñanza media hasta el grado de maestría. Con respecto a las profesiones se encuentran educadores, administradores de empresas y oficinistas. 3.1.2. Instrumento utilizado El instrumento utilizado para realizar el estudio consiste en un cuestionario, el cual contiene una serie de interrogantes que los sujetos debían contestar y una serie de instrucciones para responderlo. Cada uno de los cuestionarios fue contestado de manera anónima. El instrumento consta de cuatro partes. En la primera parte, se le presenta a los sujetos una serie de TIC que actualmente es posible encontrar en el mercado; de esa lista el participante debe marcar las tecnologías que conoce que existen, aun cuando nunca las haya utilizado. 65 La segunda parte del instrumento es similar a la primera, con la única diferencia que la lista de TIC que se le presenta al sujeto es de tecnologías que actualmente posee el Colegio y se encuentran a disposición de los funcionarios. En la tercera parte del instrumento se utiliza una escala Likert, la cual consiste en presentarle al sujeto una serie de actividades relacionadas con las TIC y solicitarle que seleccione la opción con que más se identifica respecto a la realización de la actividad, las opciones se encuentran numeradas del 1 al 4, en donde 1 = Muy poco o inexistente y 4 = Muy frecuente. La cuarta parte del cuestionario se destina a solicitarle al participante información sociodemográfica básica, tal como el sexo, la edad, la nacionalidad, la escolaridad, el área en donde trabaja y la profesión. El instrumento se encuentra pre-codificado y se utiliza el software estadístico SPSS versión 12, para procesar los cuestionarios y obtener los resultados. El cuestionario puede ser consultado en el Anexo No. 2 de este documento. 3.1.3. Procedimientos Se procedió primero a determinar el total de la población (N), para cada grupo de interés: profesores y administrativos. Se encontró que en el Colegio laboran 63 profesores y 13 administrativos, además se estableció un valor de 0.05 para el error estándar (se). Luego se determinó que la confiabilidad del estudio fuese del 0.9, y se realizó el cálculo para determinar la varianza de la población y la de la muestra, para luego determinar el valor de n para cada uno de los grupos. El procedimiento en detalle, así como los aspectos matemáticos se encuentran en el Anexo No. 3. 66 3.2. Análisis de los resultados A continuación se realiza el análisis respectivo de los datos con el fin de determinar el grado de conocimiento que tienen, tanto los docentes como los administrativos del Colegio Humboldt respecto a las TIC que se encuentran en el mercado y las que posee la institución, además interesa determinar el grado de uso que hacen los funcionarios de las diferentes tecnología que tienen a disposición. El análisis se divide en dos grandes secciones, una para cada tipo de funcionario, de manera que primero se analizan los resultados obtenidos para los docentes y luego los obtenidos para los miembros de la administración. 3.2.1. Aréa docente En esta sección se presentan los resultados obtenidos al aplicar el instrumento a los sujetos seleccionados del grupo de docentes. Descripción de la muestra De los 23 participantes que pertenecen al área docente, 19 son mujeres (83%) y 4 (17%) son hombres. Las edades de los docentes participantes oscilan entre los 22 y los 64 años de edad. El nivel de escolaridad se encuentra desde el bachillerato universitario hasta el grado de maestría, de forma que 4 individuos (17%) poseen una bachillerato universitario, 11 (48%) son licenciados y 8 (35%) poseen una maestría. Con respecto a la nacionalidad, 19 (83%) de los docentes participantes son costarricenses, 1 (4%) alemán y 3 (13%) son de otra nacionalidad diferente a las dos ya mencionadas. 67 Todos los entrevistados que se desempeñan como docentes, cuentan con formación profesional en esa área. Conocimiento de las TIC que ofrece el mercado Para realizar este análisis fue necesario establecer un criterio que permitiera clasificar a los individuos en personas con conocimiento y personas sin conocimiento, en lo que respecta a las TIC que el mercado ofrece. Dado que a cada individuo se le presentan un total de 25 TIC, entonces se determinó que para que se considere a un sujeto como conocedor, este debe conocer más de 13 TIC, lo que representa un 52% de las tecnologías presentadas. Se estimó que un sujeto que desconozca más de la mitad de las 25 TIC que se muestran en la primera parte del cuestionario, es una persona con bajo conocimiento de ese tipo de tecnología. Con respecto al conocimiento que poseen los docentes, respecto a las diferentes TIC que se encuentran en el mercado, se encontró que este es muy bajo ya que solamente un 35 % conoce más de 13 de las TIC que se enuncian en el cuestionario. En términos globales solamente el 52% de los participantes cuentan con conocimiento acerca de las TIC que ofrece el mercado. Se encuentra que de los educadores encuestados únicamente el 57% señala conocer acerca de la telefonía IP, mientras que el restante 43% afirma desconocer la mencionada tecnología, tal como se puede apreciar en el siguiente gráfico. 68 Gráfico 1. Conocimiento de la telefonía IP Telefonía IP No conoceConoce P or ce nt aj e 60 50 40 30 20 10 0 43 57 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC La telefonía IP es de las tecnologías que más se utilizan en las organizaciones modernas y es, con toda seguridad, la sustituta de las técnicas que actualmente se usan en las comunicaciones telefónicas. La cantidad de comunicaciones que se dan en el mundo mediante la telefonía IP es creciente y permite ahorros muy importantes en la factura telefónica de las empresas. Los resultados muestran que es una tecnología bastante desconocida para el cuerpo docente. Con respecto a la publicación de diarios personales (en inglés se les denomina blogs), el conocimiento de los docentes acerca de esa tecnología apenas llega al 43 %, el restante 57% declara no saber acerca de esa tecnología. 69 Gráfico 2. Conocimiento de los diarios personales en línea Publicación de diarios personales (blogs) No conoceConoce Po rc en ta je 60 50 40 30 20 10 0 57 43 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC Los diarios personales son una fuente de información que ha ido en crecimiento, y permite que las personas expongan sus ideas y hasta sus conocimientos técnicos, sin la necesidad de un editor, es muy probable que estos lleguen a convertirse en una de las fuentes de información más importantes que los estudiantes deban consultar en el futuro, pero los docentes la conocen muy poco. En cuanto al intercambio de archivos de audio y video las respuestas de los participantes fueron idénticas en cuanto a porcentajes, ya que el 52% declaró conocer ambas tecnologías tecnologías, frente al 48% que respondió que no conocía acerca de esas tecnologías. Este tipo de tecnología es bastante difundido y es sumamente común encontrar en el mercado artículos, tales como los tocadores de archivos de audio en formato mp3, que hacen que esta tecnología sea conocida. El intercambio de archivos de audio y video en Internet, no solamente se hace para fines de ocio, sino que es creciente la oferta de material que sirve para fines didácticos, por lo que sería conveniente que los docentes las conozcan más. En lo que respecta a las tiendas en línea el grado de conocimiento es bastante alto, ya que el 74% de los participantes, mencionó conocerlas, frente a únicamente el 27% que dijo no conocerlas, los resultados se muestran en el siguiente gráfico. 70 Gráfico 3. Conocimiento de las tiendas en línea Tiendas en línea No conoceConoce Po rc en ta je 80 60 40 20 0 26 74 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC Este resultado es bastante natural ya que incluso, muchas de las compras del Colegio, que son solicitadas por los docentes, son realizadas por el personal administrativo en tiendas en línea. Con respecto al conocimiento acerca de la posibilidad de navegar en Internet desde un teléfono celular, se encuentra que el 61% de los encuestados desconocen esa tecnología, frente al 39% que dicen conocerla. Gráfico 4. Conocimiento de la navegación en Internet desde un teléfono celular Navegador de Internet en los teléfonos celulares No conoceConoce Po rc en ta je 70 60 50 40 30 20 10 0 61 39 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC 71 La tendencia mundial es hacia la posibilidad de ingresar a Internet desde una gran variedad de dispositivos y estos a su vez cuentan con un conjunto creciente de funciones, los teléfonos celulares cada día incorporan nuevas funciones y una de la más novedosas y útiles es la capacidad de poder navegar en Internet desde ellos. Los docentes al no estar enterados de las capacidades, quedan en desventaja, incluso ante los propios estudiantes que sí conocen y utilizan tecnologías modernas. En cuanto al conocimiento acerca de los dispositivos que integran un asistente personal con la funcionalidad de un teléfono celular se evidenció que el 70% de los educadores participantes desconocen tal TIC, solamente el 30% la conocen. Gráfico 5. Conocimiento de los dispositivos que integran un asistente personal con un teléfono celular Dispo. integran asist. personal y telf No conoceConoce Po rc en ta je 80 60 40 20 0 70 30 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC Los dispositivos para la asistencia personal cada día son más sofisticados y superan por mucho a una simple agenda electrónica. Las industrias de la electrónica apuestan a integrar en un solo aparato la funcionalidad de un asistente personal y un teléfono celular. La época de las agendas de papel está quedando atrás y pronto será común que los estudiantes sincronicen sus agendas personales, razón por la que los docentes deben mantenerse al día en sus conocimientos. 72 La transmisión de las emisoras de radio vía Internet es conocida únicamente por el 52% de los docentes participantes en el estudio, el 48% restante dice no conocer acerca de esa TIC. Todos los medios de comunicación tienen presencia en Internet y la radio no es la excepción, para la formación de los estudiantes y el acceso al conocimiento sería conveniente que los docentes conocieran acerca de esta tecnología que hace posible el poder escuchar emisoras de diversas partes del mundo a través de una conexión a Internet. Actualmente, las dos formas más populares de acceder a Internet fuera de los lugares de trabajo, es mediante el mismo cable que transporta la señal de televisión y por medio de la tecnología ADSL3. El resultado de preguntar a los docentes acerca de su conocimiento de la posibilidad de ingresar a Internet mediante el uso del cable de la TV fue que un 70% dijo conocerla, frente al 30% que dijo no conocerla. Pero en el caso de la tecnología ADSL, que es la que más se está utilizando, solo el 48% la conoce, mientras que el 52% la desconoce. Gráfico 6. Conocimiento de la tecnología ADSL Acceso a Internet por tecnología ADSL No conoceConoce Po rc en ta je 60 50 40 30 20 10 0 52 48 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC 3 ADSL son las siglas en inglés de Asymmetric Digital Subscriber Line. Esta tecnología permite que por medio de dispositivos especiales, se pueda establecer una conexión de alta velocidad a Internet desde una línea telefónica convencional. 73 El conocimiento de la posibilidad de acceder a Internet mediante el cable de la electricidad fue de solamente el 26%, mientras que el desconocimiento ascendió al 74%. Gráfico 7. Conocimiento de la tecnología para acceder Internet a través del cable de electricidad Acceso a Internet mediante el cable de la electricidad No conoceConoce Po rc en ta je 80 60 40 20 0 74 26 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC El conocimiento del software que sirve para repeler los ataques que sufre el sistema al ingresar a Internet fue únicamente del 39%, mientras que el 61% de los encuestados dijo no conocer acerca de este tipo de software que se denomina corta fuegos o firewall. Gráfico 8. Conocimiento del software cortafuegos o firewall Software cortafuegos (FireWall) No conoceConoce Po rc en ta je 70 60 50 40 30 20 10 0 61 39 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC 74 Este muestra que los docentes desconocen una de las formas básicas de protección de datos ante los peligros que implica el ingresar a Internet, dicho conocimiento es necesario tanto para su aplicación como para poder instruir a los educandos y prevenir que sean víctimas de los delincuentes que hacen sus fechorías a través de Internet. Actualmente, en las organizaciones los miembros exponen sus agendas para que los demás las puedan acceder y consultar. Entre los docentes, este tipo de tecnología es conocida por únicamente el 57% de los participantes, el restante 43% no la conoce. Gráfico 9. Conocimiento de la consulta en línea de las agendas Consulta en línea de agendas No conoceConoce Po rc en ta je 60 50 40 30 20 10 0 43 57 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC Conocimiento de las TIC con que cuenta el Colegio Para el análisis del conocimiento que poseen los docentes respecto a las TIC que posee el Colegio, se utilizó un procedimiento similar al usado para determinar el conocimiento de las TIC que ofrece el mercado, de manera que se determinó que para que un participante se considerara conocedor de las tecnologías que posee el Colegio debió haber marcado más de 16 tecnologías de las que se mostraban en la segunda parte del cuestionario. 75 Al realizar el análisis de los datos obtenidos se tiene que únicamente el 43.5% de los docentes conocen acerca de las TIC que posee el Colegio, por lo que un 56.5% de los docentes encuestados no conocen acerca de las tecnologías que posee el centro de estudios en donde laboran. Al analizar este dato de manera global, se tiene que de la totalidad de los sujetos que participaron en el estudio únicamente el 36.4% conocen las TIC que posee la institución. El Colegio cuenta con software para el control de la contabilidad, algo que es bastante normal en las organizaciones, pero resulta que el 52% de los docentes dice desconocer que esa tecnología se utiliza en el Colegio. Gráfico 10. Conocimiento del sistema de contabilidad Sistema para el control de la contabilidad No conoceConoce Po rc en ta je 60 50 40 30 20 10 0 52 48 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC Este resultado no es conveniente para la institución, ya que si bien es cierto que los docentes no se dedican a las labores de la gestión del centro educativo, si deberían conocer acerca de las herramientas que se utilizan para realizar tal tarea. El 52% de los docentes participantes saben que existe un sistema para el pago de la planilla, frente al 48% que declara no saberlo. De nuevo es importante que los docentes conozcan que la gestión de la institución se hace mediante el uso de diversos paquetes de software. 76 Gráfico 11. Conocimiento del sistema para el pago de la planilla Sistema para el pago de la planilla No conoceConoce Po rc en ta je 60 50 40 30 20 10 0 48 52 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC En el Colegio existe un punto de venta que expende los uniformes, útiles escolares, artículos deportivos y demás artículos para estudiantes y profesores. El conocimiento del uso de un sistema para la administración de este punto de venta es conocido por solo el 22% de los docentes, el 78% lo desconoce. Gráfico 12. Conocimiento del sistema para el control del punto de venta Sistema para el control del punto de venta No conoceConoce Po rc en ta je 100 80 60 40 20 0 78 22 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC Este resultado es inesperado ya que el punto de venta es visitado por la mayoría de los docentes, ya que incluso la tienda es el lugar en donde se retiran las impresiones a 77 color. Es altamente probable que el resultado se deba al desconocimiento por parte de los docentes del tipo de software que se encuentra en el punto de venta o tienda, porque es seguro que lo han visto en funcionamiento. Con respecto al sistema para el control de la biblioteca, existe un gran desconocimiento ya que ya que el 74% dice no conocerlo, frente al 26% que dice saber acerca de la existencia de software para el control de la biblioteca. Gráfico 13. Conocimiento del sistema para el control de la biblioteca Sistema para el control de la biblioteca No conoceConoce Po rc en ta je 80 60 40 20 0 74 26 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC El resultado es bastante particular, porque pone en evidencia una de dos situaciones: los docentes no hacen uso de la biblioteca o lo hacen y no se percatan del software que utiliza la bibliotecaria del Colegio para registrar los préstamos de material. Uno de los sistemas creados durante el año 2006 es el que permite el auto-registro de los ex-alumnos en una página Web; esta se puede acceder desde el sitio en Internet del Colegio. El porcentaje de docentes que dicen conocer acerca del sistema de ex- alumnos es del 61%. El sistema fue presentado a la comunidad por lo que se esperaría que ese porcentaje hubiese sido mayor. 78 Gráfico 14. Conocimiento del sistema de ex-alumnos Sistema para los ex-alumnos No conoceConoce Po rc en ta je 70 60 50 40 30 20 10 0 39 61 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC Con respecto a la línea de conexión del Colegio con Internet apenas el 26% de los participantes saben que es a una velocidad de 1Mbps, el resto (74%) lo desconoce. Este resultado es esperable ya que los docentes son usuarios de la red y raras veces se involucran de manera que puedan llegar a detalles como la velocidad de la línea de conexión. El acceso a la red del Colegio es bastante fácil para un docente ya que en las aulas existen computadoras al igual que en la sala de profesores. La Intranet del Colegio se accede de manera sencilla, ya que únicamente basta con ingresar a la red y a un navegador para Internet, por lo que el resultado del 30% de docentes que dicen desconocer acerca de la intranet del Colegio se puede deber a que utilizan la tecnología, pero no saben el nombre o bien que realmente no saben que la institución cuenta con esta tecnología. 79 Gráfico 15. Conocimiento de la Intranet Intranet No conoceConoce Po rc en ta je 80 60 40 20 0 30 70 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC Un resultado bastante preocupante es el que respecta al conocimiento acerca de la existencia de enciclopedias electrónicas y software para ayudar en la enseñanza de materias como los idiomas, las ciencias o las matemáticas. Era de esperar que tratándose precisamente de los docentes, estos en su totalidad conocieran acerca de la existencia del software recién mencionado, pero el resultado obtenido es que únicamente el 65% de los participantes en el estudio dice conocer que el Colegio cuenta con enciclopedias electrónicas y software para el apoyo de la enseñanza de diversas materias. Grado de uso de las TIC A continuación se muestra el resultado obtenido respecto a la medición del grado de uso de las TIC entre los educadores que participaron en el estudio. Con respecto al grado de uso de la computadora se encontró que el 74% de los participantes dicen que la usan muy frecuentemente. Este resultado no debe llevar a la conclusión que un alto grado de uso de la computadora implique un alto grado de uso de las TIC. 80 Tabla 7. Grado de uso de la computadora Opción Porcentaje% 1 9 2 4 3 13 4 74 Total 100 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC En cuanto al acceso a Internet se tiene que la mayoría de educadores entrevistados dicen acceder a Internet, ellos señalaron las opciones 3 y 4 en porcentajes del 13% y 78% respectivamente, tal como se muestra en la siguiente tabla. Tabla 8. Acceso a Internet Opción Porcentaje% 1 9 3 13 4 78 Total 100 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC En cuanto al uso del correo electrónico el resultado es que la mayoría de los docentes respondió con las opciones 3 y 4, tal y como se muestra en la siguiente tabla. 81 Tabla 9. Uso del correo electrónico Opción Porcentaje% 2 13 3 13 4 73 Total 100 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC En cuanto al uso de la Intranet del Colegio, los resultados son más bajos que los que anteriormente se han mostrado, ya que las opciones 3 y 4, fueron señaladas únicamente por el 43 % y el 26 % respectivamente de los participantes. La Intranet se ha convertido en un poderoso mecanismo de comunicación en las organizaciones modernas. Los resultados muestran que los docentes hacen poco uso de la Intranet del Colegio que se conoce con el nombre de CHISPA. Tabla 10. Uso de la Intranet Opción Porcentaje% 1 9 2 22 3 43 4 26 Total 100 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC El resultado que se obtuvo al consultar a los educadores acerca de la lectura de periódicos en Internet, fue que la mayoría, marcó la opción 1 que corresponde a un uso poco frecuente o inexistente. 82 Tabla 11. Lectura de los periódicos en Internet Opción Porcentaje% 1 48 2 17 3 17 4 17 Total 100 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC En cuanto al uso de la telefonía IP, el 70 % de los encuestados utilizó la opción 1 para responder, lo cual muestra que este tipo de tecnología se utiliza muy poco en la institución, aun cuando se debe estar en constante contacto con Alemania. Tabla 12. Uso de telefonía IP Opción Porcentaje% 1 70 2 4 3 17 4 9 Total 100 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC En cuanto al uso de los chats, los docentes señalaron en un 65% que los utilizan muy poco o no los utilizan, tal como se muestra en la siguiente tabla. 83 Tabla 13. Uso de chats Opción Porcentaje% 1 65 2 13 3 4 4 18 Total 100 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC El acceso a la Intranet desde la casa de habitación por parte de los docentes, ha mostrado niveles bajos, ya que el 48 % utilizó la opción 1 para responder, el 13 % respondió con la opción 2, el 17 respondió con la opción 3 y solamente el 22% dijo acceder frecuentemente la Intranet. Tabla 14. Uso de la Intranet Opción Porcentaje% 1 48 2 13 3 17 4 22 Total 100 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC Con respecto a la investigación en Internet, el resultado de la encuesta es que solamente el 56% de los docentes dicen realizar esa actividad de manera frecuente. Existe un 9% que no realiza esta actividad. 84 Tabla 15. Investigación en Internet Opción Porcentaje% 1 9 2 13 3 22 4 56 Total 100 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC La publicación en Internet por parte de los docentes es sumamente escasa, ya que el 70% utilizó la opción 1 para responder el punto. Tabla 16. Publicación en Internet Opción Porcentaje% 1 70 2 17 3 4 4 9 Total 100 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC Con respecto al uso de laboratorios de computación, el 44% de los participantes respondió con la opción 1 y solamente el 13% utilizó la opción 4 para responder. 85 Tabla 17. Uso de los laboratorios de computación Opción Porcentaje% 1 44 2 30 3 13 4 13 Total 100 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC La consulta de la Intranet es hecha de manera muy frecuente únicamente por el 26.1% de los docentes, mientras que el 30.4% dicen realizar la actividad muy poco o no la hacen. Tabla 18. Consulta de la Intranet Opción Porcentaje% 1 30 2 22 3 22 4 26 Total 100 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC La publicación en la Intranet es bastante baja ya que únicamente el 4.3% de los docentes hacen esta actividad frecuentemente y el 43.5 lo hacen poco o no la hacen. 86 Tabla 19. Publicación en la Intranet Opción Porcentaje% 1 44 2 26 3 26 4 4 Total 100 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC 3.2.2. Aréa administrativa A continuación se muestran los resultados obtenidos al aplicar el instrumento a los funcionarios seleccionados del grupo de los administrativos. Descripción de la muestra El grupo de 10 administrativos se distribuyó de la siguiente manera respecto al sexo: 9 son mujeres para un 90% y 10 son hombres. La edad de los participantes osciló entre los 25 y los 59 años. Con respecto a la escolaridad se tiene que 3 (30%) poseen el grado de enseñanza media, 4 (40%) terminaron un bachillerato universitario, 1 (10%) tiene una licenciatura, otro 1 (10%) cuenta con el grado de maestría, mientras que uno de los participantes no indicó su escolaridad. Con respeto a la nacionalidad 9 (90%) son costarricenses y 1 (10%) es alemán. En lo que respecta a las profesiones, los participantes presentan la siguiente distribución: 5 (50%) son administradores de empresas, 3 (30%) son oficinistas y los restantes 2 (20%) se clasifican en la categoría de otras. 87 Conocimiento de las TIC que ofrece el mercado Para realizar este análisis se utilizaron los mismos criterios que para el estudio de los docentes, tal como se muestra en la sección 3.3.3, de forma que se considera que un funcionario administrativo desconoce acerca de las TIC que se ofrecen en el mercado si señala desconocer menos de la mitad de las 25 tecnologías listadas en la primera parte del cuestionario. Se encuentra que el conocimiento que poseen los administrativos acerca de las TIC que el mercado ofrece es bastante bueno en términos generales, ya que el 90% dice conocer más de la mitad de las tecnologías acerca de las que se les preguntó. Sin embargo, dicen desconocer algunas TIC que son fundamentales para las organizaciones modernas. En el caso de la telefonía IP, el 20 % la conoce y el 80% afirman desconocerla. Gráfico 16. Conocimiento de la telefonía IP Telefonía IP No conoceConoce Po rc en ta je 100 80 60 40 20 0 80 20 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC Este tipo de tecnología Ahorra gran cantidad de recursos a las instituciones que la utilizan; en el caso del Colegio, que es una institución que debe estar en contacto 88 permanente con las oficinas centrales ubicadas en Alemania, esta tecnología no debería ser desconocida para los administrativos. En el caso de tecnologías modernas tal como el acceso a Internet desde un teléfono celular, los administrativos participantes la desconocen en un 80%, este porcentaje es bastante alto, ya que es de esperar que los encargados de la administración del Colegio conozcan acerca de nuevas tecnologías, de manera que puedan discernir cuáles pueden ser útiles para el desempeño de las actividades diarias y mejorar el procesos de administración del centro educativo. Gráfico 17. Conocimiento de la navegación en Internet desde un teléfono celular Navegador de Internet en los teléfonos celulares No conoceConoce Po rc en ta je 100 80 60 40 20 0 80 20 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC Es necesario que los administrativos tengan claro el funcionamiento de las tecnologías más populares, utilizadas por las organizaciones modernas. Al preguntársele a los administrativos acerca de su conocimiento con respecto a la posibilidad de ingresar a Internet a través del cable que porta la señal de televisión, el 60% dice desconocer esta posibilidad, resultado que sorprende pues es una tecnología bastante común en el país, e incluso el Colegio cuenta con un enlace de este tipo. 89 Gráfico 18. Conocimiento del acceso a Internet mediante el cable de televisión Acceso a Internet mediante el cable de la TV No conoceConoce Po rc en ta je 70 60 50 40 30 20 10 0 60 40 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC En cuanto al conocimiento de los administrativos respecto a la tecnología ADSL que permite el ingreso a Internet a través de una línea telefónica convencional, el 90% de los administrativos la desconocen. Gráfico 19. Conocimiento de la tecnología ADSL Acceso a Internet por tecnología ADSL No conoceConoce Po rc en ta je 100 80 60 40 20 0 90 10 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC Con respecto al conocimiento que poseen los administrativos respecto a la existencia de software especial para contrarestar los ataques de los virus, el resultado fue que únicamente el 60% de los encuestados dijo conocer tal software. 90 Esto representa un porcentaje bajo si se toma en cuenta que día a día se liberan nuevos virus en Internet y los usuarios deben estar al tanto de ello. Gráfico 20. Conocimiento del software antivirus Software antivirus No conoceConoce Po rc en ta je 70 60 50 40 30 20 10 0 40 60 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC Al preguntarse a los administrativos acerca de si tienen conocimiento de la posibilidad de fraudes por medio del correo electrónico, se encuentra que únicamente el 50% de ellos conocen tal posibilidad. Precisamente los encargados de la gestión del Colego son los que deben estar más enterados acerca de las nuevas formas de actuar de los delincuentes y el resultado recién mostrado permite concluir que no es así. Gráfico 21. Conocimiento del fraude por medio del correo electrónico Fraudes mediante el correo electrónico No conoceConoce Po rc en ta je 60 50 40 30 20 10 0 5050 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC 91 Tal como se muestra en el siguiente gráfico, el 90% de los administrativos que participaron en el estudio no saben acerca de la existencia de software denominado cortafuegos o firewall el cual sirve para repeler los cada vez más frecuentes ataques que se dan al ingresar a Internet. Gráfico 22. Conocimiento del software cortafuegos Software cortafuegos (FireWall) No conoceConoce Po rc en ta ja 100 80 60 40 20 0 90 10 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC En lo referente al conocimiento acerca de software para el filtrado del contenido de la Web, únicamente el 50% de los participantes manifestaron conocer tal tecnología. En el caso de los cursos en línea, un 60% de los administrativos los desconocen, mientras que solo el 40% dicen conocerlos. 92 Gráfico 23. Conocimiento de los cursos en línea Cursos en línea No conoceConoce Po rc en ta je 70 60 50 40 30 20 10 0 60 40 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC La educación en línea es cada vez más común y la oferta de cursos aumenta cada día, el porcentaje de conocimiento de los administrativos respecto a los cursos en línea es muy bajo. En cuanto a la pegunta acerca de la posibilidad de realizar trámites de gobierno en línea, únicamente el 50% de los administrativos dijo conocer tal posibilidad. Sería conveniente que un mayor porcentaje de funcionarios conociesen acerca de esta posibilidad ya que permite ahorrar recursos como tiempo y dinero. En el caso de la video conferencia, la totalidad de los administrativos mencionó desconocer tal tecnología. Conocimiento de las TIC con que cuenta el Colegio Para el análisis del conocimiento que poseen los administrativos respecto a las TIC con que cuenta el Colegio, se utilizó un procedimiento similar al usado en el apartado correspondiente a los docentes, de forma que se determinó que para que un participante se considerará conocedor de las tecnologías que posee el Colegio debió 93 haber marcado más de 16 de las tecnologías que se mostraban en la segunda parte del cuestionario. El conocimiento que poseen, los administrativos que participaron en el estudio, respecto a las TIC que el Colegio posee es mucho menor que el que muestran acerca de las TIC que ofrece el mercado, ya que solo el 20% de los participantes dijeron conocer las tecnologías con que cuenta en Colegio, frente a un 80% que manifestaron desconocerlas. Los sistemas para el control de la contabilidad y pago de la planilla son ampliamente conocidos entre los administrativos, ya que el 100 % y el 90% conocen respectivamente dichos sistemas. El sistema para el punto de venta es conocido por el 100% de los administrativos, mientras que el 20% de este grupo de funcionarios dijo desconocer el sistema para el control de la biblioteca. En cuanto a los laboratorios móviles de computación, el porcentaje de personal administrativo que los conoce asciende al 60%, por lo que existe un 40% que no sabe que el Colegio cuenta con una herramienta sumamente valiosa como lo son los laboratorios móviles, que consisten en dispositivos equipados con 28 computadoras portátiles y acceso a la red de manera inalámbrica. La red inalámbrica con que cuenta el Colegio es desconocida por el 40% de los funcionarios administrativos que participaron en el estudio, tal como se muestra en el siguiente gráfico. 94 Gráfico 24. Conocimiento de la red inalámbrica Red inalámbrica No conoceConoce Po rc en ta je 70 60 50 40 30 20 10 0 40 60 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC La institución cuenta con acceso inalámbrico a la red, de manera que los funcionarios deberían conocer esta facilidad para que sea aprovechada, de forma que se desplacen por el campus y mantengan la conexión a la red. El resultado de preguntar a los funcionarios administrativos acerca de si conocen que el Colegio cuenta con servidores de bases de datos, fue que el 60% dijo saberlo frente al 40 % que dijo desconocer que en la institución se contase con esta tecnología. Gráfico 25. Conocimiento del servidor de bases de datos Servidor de bases de datos No conoceConoce Po rc en ta je 70 60 50 40 30 20 10 0 40 60 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC 95 En cuanto al software antivirus, se tiene que el 60% de los administrativos desconocen que la institución cuenta con este tipo de software. Este resultado no es bueno, ya que el personal administrativo es el que trabaja más tiempo con las computadoras y con los datos del Colegio y debería estar al tanto de este tipo de software que hoy en día es básico. Gráfico 26. Conocimiento del software antivirus Antivirus corporativo No conoceConoce Po rc en ta je 70 60 50 40 30 20 10 0 60 40 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC Al igual que para los docentes, la forma de comunicación del Colegio con Internet, es bastante desconocida, ya que el 80% de los funcionarios dice no saber acerca de las características de la línea de comunicación. En cuanto a que el Colegio cuenta con una Intranet, el 40% de los funcionarios respondieron que desconocían tal situación. Grado de uso de las TIC El estudio mostró que los administrativos utilizan muy poco la Intranet ya que el 30% de los participantes utilizó la opción 1 para responder, mientras que la opción 4 fue seleccionada únicamente por el 20% de los encuestados. 96 Tabla 20. Grado de uso de la Intranet Opción Porcentaje % 1 30 2 50 4 20 Total 100 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC Al igual que entre los docentes, el uso de la telefonía IP es poco difundido entre los administrativos, ya que el 70% utilizó la opción 1 para responder y el restante 30 % respondió con la opción 2. Tabla 21. Grado de uso de la telefonía IP Opción Porcentaje % 1 70 2 30 Total 100 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC El acceso a la Intranet desde la casa es casi inexistente entre los funcionarios administrativos, ya que el 90% respondió que esa actividad la realizaba muy poco o no la realizaba del todo. Tabla 22. Acceso a la Intranet desde la casa Opción Porcentaje% 1 90 2 10 Total 100 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC 97 La consulta del material que se publica en la Intranet es sumamente bajo ya que el 70% de los administrativos utilizaron la opción 1 para responder. Tabla 23. Consulta del material que se publica en la Intranet Opción Porcentaje% 1 70 2 20 4 10 Total 100 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC Al igual que el resultado anterior, también el 80 % de los administrativos manifestó que no publica contenido en la Intranet del Colegio, tal como se muestra en la siguiente tabla. Tabla 24. Publicación en la Intranet Opción Porcentaje% 1 80 2 10 4 10 Total 100 Fuente: Elaboración propia basado en los resultados de la encuesta aplicada a funcionarios del Colegio Humboldt acerca de las TIC 3.3. Retos que enfrenta el Colegio y papel de las TIC para hacerles frente Actualmente, el Colegio se enfrenta a una serie de retos. Muchos de ellos son comunes a los que enfrentan las organizaciones que pretenden operar con éxito en la sociedad del conocimiento; por ejemplo, es de vital importancia contar con una excelente plataforma de sistemas de información, que permita tener un control 98 altamente eficiente de los datos que se manejan y se requiere que la información acerca de los clientes se encuentre centralizada, para un manejo más fácil de ella. El Colegio enfrenta el reto de renovar toda la plataforma de sistemas de información, para contar con un software que abarque desde el manejo de la contabilidad hasta el control de la matrícula. Además, la institución se enfrenta al reto de formar a los estudiantes en el manejo de las tecnologías de información que avanzan a pasos agigantados. La propuesta educativa del Colegio necesariamente debe contemplar la enseñanza de diversas TIC ya que son herramientas que indudablemente el educando va a necesitar para su desempeño como miembro de una sociedad cada vez más automatizada y dependiente de la tecnología. En este capítulo se ha presentado el análisis de los resultados de la encuesta acerca del conocimiento y uso de las TIC aplicada a los funcionarios del Colegio Humboldt. 99 Capítulo IV 4. Propuesta de plan para el fomento del uso de las TIC en el Colegio Humboldt El uso de las TIC por parte de los miembros de una organización moderna es una necesidad y las organizaciones que no las utilizan tienen el riesgo de perder competitividad. La tecnología avanza de manera vertiginosa, hace pocos años las máquinas de escribir eran una herramienta imprescindible en una oficina; hoy son casi piezas de museo y han visto como los procesadores de palabras las han venido a sustituir, de forma que el dominio de un programa para computadora que permita la edición de texto, es hoy una necesidad innegable para cualquier colaborador de una organización moderna. Actualmente, existe una serie de TIC que hace que muchas de las labores que desarrollan los miembros de las organizaciones se simplifiquen y en muchos casos, permitan incrementos en la productividad. Para cualquier institución que pretenda sobrevivir en los tiempos actuales, en donde la competencia es feroz, es inaplazable la adopción de nuevas tecnologías. Se requiere que los funcionarios del Colegio Humboldt conozcan las principales TIC que el mercado ofrece y más importante, que conozcan y utilicen de manera óptima las TIC que ya posee la institución. Con base en los resultados mostrados en el capítulo anterior, se ha determinado que la mejor forma para fomentar el uso de las TIC en el Colegio Humboldt, es mediante un Plan de Capacitación, el cual se debe dirigir a todos los funcionarios, tanto docentes como administrativos. 100 4.1. Propuesta de capacitación A continuación se detalla una propuesta para lograr la capacitación de los funcionarios del Colegio Humboldt. Se detallan todos los aspectos que se deben contemplar al momento de implementar el plan de capacitación. 4.1.1. Introducción Con esta propuesta se pretende que los diversos colaboradores del Colegio Humboldt (profesores y administrativos) conozcan acerca de las TIC que se ofrecen en el mercado y las que posee el Colegio con el fin de incentivar el uso de las TIC entre todos los colaboradores de la organización. Se pretende, que los asistentes a la capacitación incrementen su conocimiento respecto a las TIC con el fin de que hagan un uso más eficiente y efectivo de las tecnologías que ya utilizan y que aprendan acerca de las que aún no utilizan. Se espera que el nuevo conocimiento que van a adquirir los asistentes a la capacitación sirva como reforzamiento del que ya poseen y que les sea útil para poder asimilar las tecnologías, que a futuro, el mercado ofrezca. Las TIC son relativamente recientes y son un campo en constante y rápido cambio que dificulta el que un individuo pueda tener un conocimiento completo y totalmente actualizado de la materia. El rápido avance que se presenta en el campo de las TIC, provoca que quienes se queden al margen de ellas, pierdan competitividad y por ende, provoquen que la organización para la que trabajan, también sea menos competitiva respecto a otras organizaciones que sí hacen un uso eficiente y efectivo de las TIC. Esta propuesta de capacitación se ha diseñado de manera exclusiva para los funcionarios del Colegio Humboldt; atiende exactamente las necesidades que se han identificado mediante el análisis detallado de los datos recolectados con la aplicación del cuestionario que se presentó en el capítulo anterior. 101 Con el programa de capacitación se pretende dotar a los funcionarios que laboran para el Colegio, del conocimiento necesario con el fin de que aumenten sus competencias en el área de las TIC y que de esa manera, se incremente el uso de las TIC en el Colegio. El carácter de institución educativa que posee el Colegio Humboldt; compromete aún más a sus colaboradores a utilizar las TIC que el mercado ofrece y mucho más a hacer uso de las que el Colegio posee. El cuerpo docente, en su misión de transmitir conocimiento a los educandos, debe necesariamente ser uno de los usuarios de las diversas herramientas que ofrecen las TIC, para hacer el proceso de enseñanza- aprendizaje más efectivo y para transmitir conocimiento acerca de diversas herramientas que los estudiantes deberán utilizar en la vida diaria. Los estudiantes al salir de la institución deberán estar en capacidad de utilizar una gran variedad de herramientas propias de las TIC. Los funcionarios administrativos deben utilizar las principales tecnologías que se ofrecen para lograr una mejor gestión del Colegio y aumentar la competitividad de la institución frente a otros centros educativos que operan en el país. 4.1.2. Diagnóstico de las necesidades de capacitación Se ha realizado un diagnóstico de las necesidades de capacitación, que tiene el personal docente y administrativo del Colegio Humboldt en el área de las TIC, dicho procedimiento se realizó mediante la aplicación del instrumento que se detalla en el capítulo anterior. Se buscó determinar las TIC que si bien existen en el mercado, el personal no conoce y más importante aun, determinar las TIC que el Colegio posee y los empleados no lo saben. El instrumento se aplicó a representantes del área docente y administrativa. Tal como se desprende del análisis del instrumento aplicado para la recolección de datos, en el Colegio Humboldt existe la necesidad de capacitar al personal en las siguientes áreas: 102 • Principales TIC que ofrece el mercado • TIC que posee el Colegio • Uso de Internet para realizar diversas tareas tales como: resolución de consultas, acceso a publicaciones, consulta de material y publicación de material • Uso de herramientas de comunicación por medio de Internet: chats, llamadas telefónicas y videoconferencias • Intranet o Consulta del contenido de la Intranet o Publicación en la Intranet 4.1.3. Población objetivo La población objetivo son todos los miembros del cuerpo docente y personal administrativo del Colegio Humboldt. 4.1.4. Objetivo general Incrementar el conocimiento general que poseen los funcionarios del Colegio Humboldt respecto a las diferentes TIC, tanto de las que el mercado ofrece, como de las que cuenta la institución para fomentar el uso de estas herramientas en el Colegio. 4.1.5. Objetivos específicos A continuación se listan los objetivos específicos del plan de capacitación: ƒ Contribuir a que los funcionarios del Colegio Humboldt adquieran nuevas competencias y refuercen las que ya poseen ƒ Conocer de manera general, las principales TIC que ofrece el mercado ƒ Conocer las principales TIC que posee el Colegio ƒ Listar los diversos usos de las TIC en la gestión del Colegio 103 ƒ Fomentar un mayor uso de las TIC en el Colegio Humboldt ƒ Incrementar la eficiencia y eficacia del personal docente y administrativo mediante la utilización de las TIC 4.1.6. Contenido Se proponen un total de tres módulos, los cuales se deben impartir en la secuencia que se muestra a continuación: • Módulo 1: Introducción a las TIC • Módulo 2: Tecnologías de la Información y la comunicación presentes en el Colegio Humboldt • Módulo 3: Aprender a utilizar las TIC que posee el Colegio La duración total del programa propuesto es de 46 horas, distribuidas de la siguiente forma: Tabla 25. Duración propuesta del programa de capacitación Módulo Duración (horas) Primero 10 Segundo 12 Tercero 24 Total 46 Fuente: Elaboración propia 104 Módulo 1: Introducción a las TIC Objetivo general Presentar al participante una introducción a las principales TIC que el mercado ofrece. Objetivos específicos ƒ Listar las principales TIC que el mercado ofrece ƒ Comprender los conceptos básicos acerca del funcionamiento de las principales TIC ofrecidas por el mercado Contenido ƒ Conceptos básicos acerca de las Tecnologías de la Información y la comunicación ƒ Internet o Formas de acceso o La Word Wide Web ƒ Navegadores ƒ Principales buscadores o Nuevas Tecnologías ƒ Chats ƒ Telefonía IP ƒ Sistemas de noticias ƒ Diarios personales (blogs) ƒ Intercambio de archivos (música y video) ƒ Tiendas en línea ƒ Transmisiones de radio ƒ Cursos en línea ƒ Consulta de bases de datos y enciclopedias ƒ Video conferencias o Los peligros de ingresar a los que se enfrenta el internauta 105 o Software para protección del internauta Módulo 2: Tecnologías de la Información y la comunicación presentes en el Colegio Humboldt Objetivo general Presentar al participante las TIC que posee el Colegio Humboldt Objetivos específicos ƒ Listar las TIC que posee el Colegio ƒ Comprender el funcionamiento de las TIC que posee el Colegio ƒ Conocer las formas de acceder a las TIC que posee el Colegio Contenido ƒ Sistemas de información que posee el Colegio o Sistema contable o Sistema para la planilla o Sistema para el punto de venta o Sistema para la biblioteca o Sistema para el control de notas o Sistema para los ex-alumnos ƒ Infraestructura de comunicación del Colegio o Líneas de comunicación o Servidores o Servicios o Protección ƒ Software o Programa de licenciamiento con Microsoft o Software para la protección antivirus 106 o Software para el filtrado del contenido Web o Software didáctico ƒ Intranet o Definiciones o CHISPA Módulo 3: Aprender a utilizar las TIC que posee el Colegio Objetivo Enseñar las formas básicas de utilizar las principales TIC que el Colegio posee Objetivos específicos ƒ Aprender a utilizar las TIC que la organización posee ƒ Utilizar las principales funcionalidades que ofrece la Intranet ƒ Listar ventajas de utilizar las TIC en las labores diarias Contenido ƒ Conceptos y definiciones o Internet o Intranet o Importancia de la Intranet en las organizaciones modernas ƒ Uso de tecnologías propiciadas por Internet o Chats o Telefonía IP o Sistemas de noticias o Diarios personales (blogs) o Intercambio de archivos (música y video) o Tiendas en línea o Transmisiones de radio o Cursos en línea 107 o Consulta de bases de datos y enciclopedias o Video conferencias ƒ La Intranet del Colegio (CHISPA) o Conceptos básicos o Usuarios o Formas de acceso o Dentro del Colegio o Desde fuera del Colegio o Subwebs o Creación o Administración o Publicación o Anuncios o Imágenes o Archivos o Gestión de calendarios o Grupos de discusión o Realización de encuestas 4.1.7. Metodología propuesta La metodología propuesta para impartir el plan de capacitación es teórico-práctica. La impartición del conocimiento debe hacerse de forma que el participante reciba una adecuada combinación de sesiones teóricas y prácticas. En las sesiones teóricas, se le presenta al participante, una variedad de temas y contenidos de manera magistral, en las prácticas, es donde el participante utiliza el conocimiento adquirido. Las sesiones prácticas se llevan a cabo mediante laboratorios, estos son sesiones en las cuales se le facilita al participante una serie de documentos con prácticas dirigidas 108 y en donde se listan cada uno de los pasos para conseguir un determinado objetivo. Estas sesiones prácticas son fundamentales para que el participante incorpore los conocimientos que se le imparten en las sesiones magistrales. Será en las sesiones prácticas en donde el participante entre en contacto directo con las diversas herramientas que ofrecen las TIC. Se utilizarán materiales que deberán ser especialmente diseñados para cada curso y se revisarán diversos documentos disponibles en Internet y que coadyuven en el cumplimiento de los diferentes objetivos. Es posible que el grupo de participantes sea heterogéneo en lo que respecta al grado y profundidad de conocimiento de los temas en estudio; por lo anterior deberá plantearse una serie de retos que motiven a los más aventajados y permita que los rezagados tengan suficiente tiempo para la asimilación del nuevo conocimiento. Toda sesión de capacitación deberá contar con el material necesario para el estudiante; el instructor debe utilizar necesariamente material hecho en MS Power Point, el cual se muestre mediante un video-proyector. Todos los archivos utilizados para la capacitación deberán hacerse disponibles a los participantes mediante su publicación en la Intranet del Colegio en formato pdf4. 4.1.8. Evaluación de los participantes Todos los contenidos que se impartan deberán ser evaluados de la forma que el instructor considere conveniente, siempre y cuando sea posible llegar a conclusiones cuantitativas respecto al grado de aprendizaje de los participantes. Las evaluaciones deben estar dirigidas a lograr una comprobación respecto a que los participantes han incorporado el conocimiento que se impartió. Las evaluaciones deberán medir el grado de asimilación del conocimiento, por tanto las evaluaciones deberán permitir la verificación del logro de los objetivos. 4 Siglas en inglés para Portable Document Format, actualmente este es el formato más común para distribución de documentos. 109 4.1.9. Medición de los efectos de la capacitación De acuerdo con Dessler (1991), los efectos que deben medirse de las capacitaciones son: la reacción, el aprendizaje, la conducta y los resultados, al respecto se platean las siguientes estrategias para la medición. Para determinar la reacción de los participantes se deberán analizar los resultados de las respuestas dadas a un cuestionario que se debe desarrollar para ese fin específico. Se propone que el cuestionario sea sumamente sencillo y simplemente cuestione al participante acerca del grado de aceptación del programa y si considera que los contenidos son de valor para incorporarlos a las labores diarias. Lo referente al aprendizaje se cubre de manera gradual conforme se impartan los contenidos y, como ya se mencionó, los participantes serán evaluados respecto al conocimiento que van recibiendo. La conducta, será algo que se determine luego de trascurrido un periodo de dos meses después de la finalización del programa. Se deberá realizar una actividad de observación de cada uno de los participantes para determinar si los contenidos impartidos se han incorporado a las labores y si los empleados consideran que el programa les dotó de nuevos conocimientos que han incorporado y que les han ayudado en sus labores. Los resultados serán los últimos en medirse y tendrán que ver con el grado de sofisticación de la organización y del grado de uso de las diversas TIC para lograr que el Colegio aumente su competitividad. Se deberán hacer mediciones que determinen el grado de uso de diversas herramientas entre las que se incluyen, pero no se debe limitar a: el correo electrónico, la Web, las enciclopedias en línea, los sistemas de conversación, las gestiones y trámites en línea, etc. 110 4.1.10. Recursos necesarios El programa de capacitación requiere para su correcta y eficaz impartición de los siguientes recursos: • Un instructor con las siguientes características: o Graduado de la carrera de ingeniería en computación, informática o afín o Con experiencia comprobada en la capacitación de adultos o Con amplios conocimientos acerca de las diversas TIC que el mercado ofrece o Con experiencia en el uso de las TIC que el Colegio posee o Con experiencia en el manejo de Intranets • Un laboratorio de computación, cuyas computadoras cuenten con las siguientes características de hardware como mínimo o superiores : Tabla 26. Características de las computadoras para impartir las capacitaciones Característica Valor Tipo de procesador Pentium IV Velocidad del procesador 3,4 Mhz o superior Memoria RAM 512 MB o superior Disco duro 80 GM o superior Velocidad de la unidad de CD-ROM 52x o superior Monitor 14 pulgadas o superior Fuente: Elaboración propia. Además el equipo debe contar con todo el software necesario, debidamente instalado. Como base se debe tener el sistema operativo Windows XP en su versión Profesional y el paquete para ofimática MS-Office versión 2003 como mínimo. Todas las estaciones de trabajo deberán contar con acceso a Internet. 111 Además se deberá contar con un proyector de video y una pantalla, pizarra acrílica, marcadores y borrador para este tipo de pizarra. El laboratorio deberá contar con la ventilación necesaria y de preferencia tener aire acondicionado. 4.1.11. Lugar y horario Las capacitaciones se deben impartir en las instalaciones del Colegio, en horario de lunes a viernes, de las 2:30 PM a las 5:00 PM. 112 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Al finalizar este trabajo se concluye lo siguiente: • Actualmente las organizaciones se desenvuelven en un ambiente altamente competitivo y tecnificado, en donde se hace un uso intensivo y exhaustivo de gran variedad de tecnologías. Los miembros de las organizaciones requieren estar al tanto de un número cada vez creciente de TIC, que les permita incorporarlas a sus labores diarias con el fin de hacer a la organización cada vez más eficiente. • De acuerdo con los datos mostrados en el capítulo anterior se concluye que tanto los funcionarios docentes como los administrativos del Colegio requieren: o Aumentar el conocimiento respecto a las TIC que se encuentran en el mercado o Conocer más acerca de las TIC que tienen disponibles en el Colegio o Incrementar el uso de las TIC en la organización • Los grados de desconocimiento y bajo uso de las TIC que se pusieron en evidencia en este estudio son perjudiciales para el Colegio en dos sentidos; el primero de ellos es que es una institución educativa que se encarga de formar personas, por tanto es de esperar que los educadores tengan un conocimiento amplio acerca de diversas herramientas que los educandos van, necesariamente, a necesitar en la vida. El segundo es que el centro educativo debe ser cada vez más eficiente en su operación, razón por la que los funcionarios administrativos deben utilizar las TIC que les faciliten el trabajo. 113 • La consecuencia de que se mantengan los bajos índices de conocimiento y uso de las TIC será la pérdida de competitividad frente a los demás centros de educación privada. A continuación se listan una serie de recomendaciones dirigidas al Colegio: • Implementar la propuesta de capacitación descrita en este documento • Capacitar al personal docente y administrativo en el área de las TIC, tanto acerca de las que el mercado ofrece, como de las que el Colegio posee • Informar a los funcionarios del Colegio acerca de las TIC que el mercado ofrece • Dar a conocer entre los funcionarios las diversas TIC que el Colegio posee • Capacitar al personal, de manera estructurada, acerca de las TIC y de la forma en que esas tecnologías se utilizan • Fomentar el uso de las TIC tanto de parte de los docentes como del personal administrativo • Incentivar a los docentes para que se conviertan en transmisores de información respecto a las TIC, hacia los alumnos 114 BIBLIOGRAFÍA Libros Andreu, R. (1996). Valor: estrategia y sistemas de información (Segunda edición). México: McGraw-Hill (p. 223-225). Canos, R. & Villa, M. (2003). 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International Journal of Technology Management, pp. 1,10. Recuperado el 20 de junio del 2006 de the Business Source Premier database 117 ANEXO 1: ANEXO METODOLÓGICO Metodología Objetivo I Realizar una investigación documental acerca de los principales conceptos relacionados con la capacitación del recurso humano y las TIC en las instituciones. Tipo de investigación: exploratoria, se consultan diversas fuentes: libros, revistas y bases de datos en Internet, con el fin de buscar información que permita el desarrollo del tema de la capacitación del recurso humano y del uso de las TIC en las instituciones. Método: por medio de investigación documental se recopilan diversas opiniones, definiciones, teorías, resultados de estudios y recomendaciones de diversos autores, con el objetivo de estudiarlas y contrastarlas para utilizar las que más se ajustan al entorno en donde se desarrolla el proyecto de graduación. Con lo anterior se procede a construir el marco teórico que sirva de base para el desarrollo de los siguientes capítulos. Técnicas: se accede a los recursos disponibles en diversas bibliotecas, hemerotecas y bases datos, se estudian diversos libros, revistas y artículos publicados en la Web, para extraer de ellos los elementos más relevantes que sirvan para sustentar los demás capítulos de este documento. Instrumentos: para recopilar la información necesaria para el primer capítulo se recurre al uso de fichas bibliográficas, el formato utilizado se puede observar en el Anexo 1. Fuentes: en este caso la información se obtiene a partir de fuentes secundarias de información. Indicadores: se utilizan indicadores de tipo cualitativo, se establecen los conceptos básicos referentes a capacitación y de las TIC. 118 Objetivo II Describir al Colegio Humboldt en cuanto a su organización administrativa, académica, planes y objetivos y disponibilidad de hardware, software e infraestructura de comunicación. Tipo de investigación: descriptiva, se recopila información acerca de la estructura administrativa, la oferta académica, los planes y los objetivos de la institución, también interesan los datos acerca del hardware, software e infraestructura de comunicación del centro educativo. Método: por medio de observación se logra determinar la cantidad y características de los elementos relacionados con las TIC que posee la organización, se hace una percepción directa del hardware, software y de la infraestructura de comunicación disponibles en el Colegio ya que se desea identificar la disponibilidad real de los recursos y no solamente lo que consta en el inventario de activos. Además, se hace investigación documental, se recopilan y procesan documentos en diversos formatos, para lograr extraer la información respecto a la estructura organizacional, la oferta académica, los planes y los objetivos del centro educativo. Esto último se realiza porque la información de interés no se encuentra concentrada en un solo documento, sino que consta en varios de ellos. Técnicas: se accede a los documentos públicos del Colegio, estos se solicitan en diversas oficinas de éste. Se observa el hardware y software, así como la infraestructura de comunicación disponible en la organización, para poder tener un inventario completo de los recursos disponibles relacionados con las TIC. Instrumentos: para recopilar la información necesaria para el desarrollo del capítulo, se hace uso de fichas, específicamente se han desarrollado cuatro formatos diferentes para diversos fines. El primer formato se utiliza para registrar la información acerca de la estructura administrativa y oferta académica del Colegio. Los otros tres formatos son especiales para el registro de la información referente a las TIC que posee la 119 organización; estas fichas permiten el registro de los datos del hardware, software e infraestructura de comunicación disponibles. Los cuatro tipos de fichas se pueden observar en el Anexo 2. Fuentes: se recurre a fuentes primarias (observación del equipo presente en los laboratorios y salas de cómputo, dispositivos de red y programas para computadoras) y secundarias. Se observan el hardware y el software, así como los activos que conforman la infraestructura de comunicación; además se accede a diversa documentación disponible en el Colegio. Indicadores: se utilizan indicadores de tipo cualitativo y otros de tipo cuantitativo. Se hacen descripciones de la estructura organizativa y de la oferta académica. Además se cuantifican los recursos en el Colegio relacionados con las TIC (hardware, software e infraestructura de comunicación). Objetivo III: Determinar el grado de conocimiento que tienen los profesores y administrativos respecto a la existencia y uso de las TIC que posee el Colegio Humboldt, así como el grado de uso que de ellas se hace. Tipo de investigación: de campo, debido a que se requiere información actual respecto al fenómeno en estudio (grado de conocimiento y uso de las TIC en el Colegio). Se encuesta al personal para la información deseada. Método: práctico, se hace uso de una encuesta para determinar la información que se requiere. Técnicas: se utiliza una encuesta para determinar la información necesaria, dicho instrumento se diseña exclusivamente para ser aplicado a los docentes y administrativos de la institución. 120 Instrumentos: se hace uso de un cuestionario para encuesta; dicho instrumento pretende medir el grado de conocimiento y uso de las TIC por parte de los miembros de las áreas académica y administrativa del Colegio. El cuestionario se puede observar en el Anexo 3 de este documento. Fuentes: por la naturaleza de la información requerida se recurre a fuentes primarias, se encuesta a todos los docentes y administrativos que laboran en la institución. Indicadores: en este caso los indicadores son de tipo cuantitativo. Se cuantifica el grado de conocimiento y uso de las TIC que tienen los docentes y administrativos del Colegio. Objetivo IV: Crear un programa de fomento al uso de las TIC en el Colegio Humboldt que contemple la identificación de las principales herramientas que deben utilizar los miembros de la organización (tanto las que ya posee la institución como las que se recomienda que adquiera) y el plan de capacitación que se debe seguir para garantizar que los profesores y administrativos conozcan las herramientas y la forma en que ellas se utilizan. Tipo de investigación: formulativa, se toma como base los conceptos definidos en el primer capítulo, los recursos disponibles que se identifican en el segundo capítulo y las necesidades de conocimiento que se deducen del análisis de la encuesta. Tomando en cuenta lo anterior, se formula un programa de fomento al uso de las TIC en el Colegio, dicho programa incluye un plan de capacitación diseñado especialmente para los docentes y administrativos del centro educativo. Método: se recurre a la investigación documental con el fin de construir el programa de fomento al uso de las TIC que mejor se adapta a las necesidades de la institución. Técnicas: se utiliza la técnica de consulta documental para determinar los aspectos que conforman el programa de capacitación. 121 Instrumentos: se recurre al uso de fichas diseñadas para la recolección de los datos acerca de los contenidos del programa de capacitación, dicho instrumento se puede observar en el Anexo 4. Fuentes: las fuentes a las que se recurre para la realización son de tipo primarias y secundarias. Para determinar las necesidades reales de capacitación de los docentes y administrativos de la institución se utilizan las fuentes primarias, mientras que las secundarias se usan como referencia para construir el plan de capacitación. Indicadores: Los indicadores que se utilizan son de tipo cualitativo y cuantitativo. Se determinan las principales TIC que se deben utilizar en la organización y se crea el plan para el fomento de ellas. 122 ANEXO 2: CUESTIONARIO Estimado(a) compañero(a), Primero le agradezco su tiempo para completar este pequeño cuestionario, el cual pretende obtener información acerca del conocimiento de las Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC de ahora en adelante) que existen en el mercado, que posee el Colegio y el uso que se hace de ellas. El cuestionario es anónimo, confidencial y su participación es completamente voluntaria. Si desea más información puede comunicarse con el Ing. Carlos Zúñiga, a la extensión 244 o mediante el correo electrónico carzuma@humboldt.ed.cr. Primera parte: Conocimiento de las TIC que ofrece el mercado global. De la siguiente lista de TIC, por favor marque con una letra “X” las que usted conoce. Chats en Internet Telefonía IP Sistemas de noticias Publicación de diarios personales (blogs) Intercambio de archivos de música Intercambio de archivos de video Tiendas en línea Navegador de Internet en los teléfonos celulares Dispositivos que integran un asistente personal con un teléfono celular Emisoras de radio vía Internet Acceso a Internet mediante el cable de la TV 123 Acceso a Internet por tecnología ADSL Acceso a Internet mediante el cable de la electricidad Software antivirus El correo no deseado (spam) Fraudes mediante el correo electrónico Software cortafuegos (FireWall) Software para el filtrado del contenido de la Web Cursos en línea Consulta de enciclopedias en línea Consulta en línea de las agendas de los demás miembros de la organización para fijar reuniones Visitas virtuales a grandes museos Pago de servicios desde la página de un banco Trámites de gobierno en línea Videoconferencia Otra (por favor especifique) Segunda parte: Conocimiento de las TIC que posee el Colegio Humboldt. De la siguiente lista de TIC, marque con una letra “X” las que existen en el Colegio Humboldt. Sistema para el control de la contabilidad Sistema para el pago de la planilla Sistema para el control del presupuesto Sistema para el control del punto de venta Sistema para el control de la biblioteca Sistema para el control de las notas de los alumnos Sistema para el control de las ausencias de los alumnos Sistema para los ex-alumnos 124 Boletín electrónico Laboratorios de Computación Laboratorios móviles de Computación Red inalámbrica Red mediante fibra óptica Computadoras portátiles Computadoras especialmente diseñadas para ser servidores Servidor de correo electrónico Servidor de acceso a Internet Servidor de bases de datos Sistema operativo Windows XP MS Office 2003 Planificador de horarios (sistema Untis) Antivirus corporativo Filtro para el contenido de la Web Flash Dreanweaver FireWorks Conexión a Internet con una velocidad de 1Mbps Línea de respaldo para el acceso a Internet Intranet Enciclopedias electrónicas Software para la enseñanza de los idiomas, ciencias y matemática Otra (por favor especifique) 125 Tercera parte: Uso de las TIC. A continuación se presentan una serie de actividades que tienen que ver con el uso de las computadoras y de Internet, por favor marque con una letra “X” la opción con la que más se identifique. 1. Uso de la computadora Muy poco o inexistente 1 2 3 4 Muy frecuente 2. Acceso a Internet Muy poco o inexistente 1 2 3 4 Muy frecuente 3. Uso del correo electrónico Muy poco o inexistente 1 2 3 4 Muy frecuente 4. Uso de CHISPA para consultas y/o publicaciones Muy poco o inexistente 1 2 3 4 Muy frecuente 5. Lectura de los periódicos en Internet Muy poco o inexistente 1 2 3 4 Muy frecuente 6. Uso de telefonía IP (por ejemplo Skype) Muy poco o inexistente 1 2 3 4 Muy frecuente 7. Uso de chats (por ejemplo MS Messenger o Yahoo Messenger) Muy poco o inexistente 1 2 3 4 Muy frecuente 8. Acceso remoto a CHISPA (por ejemplo desde la casa) Muy poco o inexistente 1 2 3 4 Muy frecuente 9. Investigación en Internet Muy poco o inexistente 1 2 3 4 Muy frecuente 126 10. Publicación de materiales en Internet Muy poco o inexistente 1 2 3 4 Muy frecuente 11. Trámites bancarios en Internet Muy poco o inexistente 1 2 3 4 Muy frecuente 12. Compra de artículos en tiendas en línea Muy poco o inexistente 1 2 3 4 Muy frecuente 13. Consulta de bases de datos Muy poco o inexistente 1 2 3 4 Muy frecuente 14. Trámites de gobierno en línea Muy poco o inexistente 1 2 3 4 Muy frecuente 15. Lectura de boletines electrónicos Muy poco o inexistente 1 2 3 4 Muy frecuente 16. Uso de los laboratorios de computación Muy poco o inexistente 1 2 3 4 Muy frecuente 17. Elaboración de itinerarios para las vacaciones (reserva de vuelos, hoteles, tours) con la ayuda de sitos Web Muy poco o inexistente 1 2 3 4 Muy frecuente 18. Búsqueda de empleo en Internet Muy poco o inexistente 1 2 3 4 Muy frecuente 19. Búsqueda de información acerca de salud en Internet Muy poco o inexistente 1 2 3 4 Muy frecuente 20. Consulta del contenido de la Intranet 127 Muy poco o inexistente 1 2 3 4 Muy frecuente 21. Publicación de contenido en la Intranet Muy poco o inexistente 1 2 3 4 Muy frecuente 22. Acceso a la Intranet desde la casa Muy poco o inexistente 1 2 3 4 Muy frecuente 23. Coordinación de actividades con colegas mediante el correo electrónico Muy poco o inexistente 1 2 3 4 Muy frecuente Cuarta parte: Información socio-demográfica del participante. Por favor escriba la letra X sobre la opción que lo(a) describe. 1. Sexo 1. Femenino ( ) 2. Masculino ( ) 2. Edad ______años 3. Nacionalidad 1.Alemana ( ) 2.Costarricense ( ) 3.Otra (Indique)__________________. 128 4. Escolaridad (Marque el máximo grado académico obtenido) 1.Bachiller de enseñanza media ( ) 2.Bachillerato universitario ( ) 3.Licenciatura ( ) 4.Maestría ( ) 5.Doctorado ( ) 5. Área en la que labora 1.Administrativa ( ) 2.Académica ( ) 6. Profesión __________________________ Muchas gracias por su colaboración. 129 ANEXO 3: PROCEDIMIENTO PARA DETERMINAR EL TAMAÑO DE LAS MUESTRAS Para determinar el tamaño de las muestras (n) se utilizó la siguiente fórmula: n = n´ / (1+ n´/N ) donde: n´= s2 / σ2 σ2 = varianza de la población. s2 = varianza de la muestra, la cual se determina con s2 = p(1-p), donde p = grado de confiabilidad del estudio. se= error estándar que a su vez esta dado por la diferencia entre la media poblacional y la media muestral. (se)2 = es útil para determinar σ2 , de forma que se tiene que σ2 = (se)2 Tabla 1. Cálculo del tamaño de la muestra para el caso de los docentes Fuente: Elaboración propia Descripción Valor se 0.05 Confialbilidad 0.9 Varianza de la población 0.0025 Varianza de la muestra 0.09 N' 36 n 23 130 Tabla 2. Cálculo del tamaño de la muestra para el caso de los académicos Descripción Valor se 0.05 Confialbilidad 0.9 Varianza de la población 0.0025 Varianza de la muestra 0.09 n' 36 n 10 Fuente: Elaboración propia Una vez que se obtuvieron los valores del tamaño de la muestra (n), se procedió a seleccionar de manera aleatoria a los sujetos, a cada uno de los seleccionados se le entregó un cuestionario que posteriormente fue devuelto debidamente lleno al investigador.