Methodology
for the migration of bibliographic data between automation software:
from ECLAC to MARC
José Ivan
Saborío-Acuña1,
Ricardo Chinchilla-Arley2
RESUMEN
En la actualidad existen aún muchas bases de datos bibliográficas
diseñadas en WinIsis sobre formato de intercambio de información CEPAL;
sin embargo, la tendencia de los nuevos software de gestión
de unidades
de información es la utilización del formato MARC21, con el
inconveniente de que ambos formatos son incompatibles entre sí. Por
eso, el presente documento ofrece una guía para migrar del formato
CEPAL al formato MARC21 utilizando una tabla de equivalencias de campos
en una FST de exportación. Se construyó, además, una base de datos
intermedia en WinIsis donde se vaciaron los datos convertidos.
Posteriormente, se describe el proceso de conversión de un archivo de
salida ISO2709 a un archivo MARC puro, que puede ser cargado desde
cualquier sistema de gestión de unidades de información de última
generación. También, se describe el proceso de depuración del mismo
utilizando el programa MarcEdit y se realiza un ejemplo de la carga
final en la aplicación de automatización EspaBiblio 3.2. Se concluye
que todo proceso de migración debe responder a un proyecto previamente
definido y la importancia de realizar la depuración para garantizar la
pureza de los datos.
Palabras clave:
automatización
de bibliotecas, migración de datos,
bases de datos, bases de datos textuales
ABSTRACT
At present there are still many bibliographic databases designed in
WinIsis on ECLAC exchange format information, however, the trend of new
software
management information units is the use of MARC21 format, with
the drawback that both formats are incompatible with each other. This
document provides guidance for migrating from ECLAC format to MARC21
format using a conversion table of fields in a FST export. It also
built an intermediate database in which the converted data WinIsis
emptied. Subsequently, the process of converting an output file ISO2709
to a file pure MARC, which can be loaded from any system of information
management units described generation. It also describes the process of
debugging the same program using the MARCEdit and an example of the
final charge is made in the application of automation EspaBiblio 3.2.
It is concluded that the process of migration to respond to a
previously defined project and the importance of debugging to ensure
the purity of the data.
Keywords:
library automation,
data migration, databases, textual
databases
Fecha de recibido: 31 de
marzo del 2014
Fecha de
aprobado: 12 de mayo del 2014
Fecha de
corregido: 03 de junio del 2014
1. INTRODUCCION
Hasta hace muy poco tiempo, el software
de automatización de catálogos
WinIsis se ha utilizado como estándar para el manejo de la descripción
bibliográfica en muchas unidades de información. Por su parte y para el
caso concreto de América Latina, la Comisión Económica para América
Latina y el Caribe (CEPAL) tuvo en la década de los 80 y 90 del siglo
pasado una participación sumamente activa en el ámbito de la
distribución del WinIsis y el intercambio de información bibliográfica.
En primera instancia, la CEPAL desarrolló su formato de intercambio de
información (conocido como formato CEPAL) para uso interno. Sin
embargo, se detectó la problemática surgida por el diseño libre y
desordenado de bases de datos bibliográficas sin formato alguno, lo
cual generaba incompatibilidades en el intercambio de información. Por
tal motivo y como apoyo a las bibliotecas de América Latina, se
distribuyó el formato CEPAL junto con el paquete WinIsis, por lo cual
se utilizó de manera extensiva (Ugobono,
2011).
No obstante, debido a los cambios y demandas actuales de los usuarios,
ahora se requieren sistemas de automatización modernos, ágiles,
modulares y con posibilidades de crecimiento bajo estándares
internacionales. Por lo tanto, el WinIsis ya ha dejado de ser una
opción. De hecho, hay que recordar que WinIsis es una sistema de primer
nivel de automatización (Chinchilla,
2011), no es multiplataforma y su
desarrollo se detuvo en la versión 1.5 (solamente corre sobre las
antiguas versiones de Windows NT/2000/XP). Esto hace necesario el
evaluar otras alternativas para los nuevos proyectos de automatización
y para el desarrollo tecnológico de las unidades de información ya
automatizadas.
Sin bien es cierto que el formato CEPAL es aún de uso extensivo, los
nuevos sistemas de automatización integral de unidades de información
han apostado por el formato MARC (MAchine-Readable Cataloging),
desarrollado por la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de
América y que ya va por la versión 21. Con este panorama nos
enfrentamos al hecho de que si deseamos migrar a una nueva plataforma
informática, es necesario comenzar por migrar de formato de intercambio
de información.
Aunque, algunos sistemas como SIABUC© o aplicaciones basadas en WinIsis
como ABCD3
pueden cargar archivos tipo ISO 2709, los
archivos MRC
pueden ser cargados por cualquier aplicación de automatización de
unidades de información. Para ofrecer un ejemplo de este último punto,
se ejemplifica dicha carga utilizando el programa EspaBiblio 3.24.
Entonces, el objetivo de este documento es atender la problemática
descrita, proponiendo una metodología de migración. En primera
instancia, se explica cómo realizar la migración de datos del formato
CEPAL al MARC utilizando una tabla de equivalencias. En segunda, se
explica cómo utilizar la aplicación MarcEdit 5.95
para
transformar
el archivo ISO 27096
generado por el proceso de exportación
de
WinIsis en un archivo tipo MRC (MARC puro) y depurarlo. Una vez limpio,
este archivo puede ser cargado por el sistema de automatización de
nuestra elección.
2. PROCESO DE MIGRACION
Se debe recordar que al momento de diseñar una bases de datos en
WinIsis, deben definirse cuatro archivos de trabajo:
1. Tabla de definición de
campos (FDT): aquí se
muestra el número y nombre de cada uno de los campos sobre
los
cuales se trabajará, así como una serie de variables para cada campo, como la
definición de los subcampos, si son repetibles o no y si tienen
un patrón definido para el ingreso de la información. Es aquí donde se
define el formato de intercambio sobre el que se
trabajará.
2. Hoja de entrada de datos (FMT): se
construye la
hoja sobre la cual se digitarán los datos bibliográficos que serán
ingresados a la base de datos.
3. Formato de visualización (PFT): en
este archivo se
diseña la forma como se verán los datos en pantalla o impresos.
4. Tabla se selección de datos (FST): en
este archivo
se indica cuales serán los campos que servirán como puntos de entrada a
los registros.
Una vez diseñada la base de datos, se generan de forma automáticas
varios archivos, dentro de los cuales se destacan los siguientes:
- Archivo Maestro (MST):
archivo que contiene todos
los registros ingresados a la base de datos.
- Archivo Invertido o
Diccionario de Datos (IFP):
archivo de punteros generado por los campos señalados en el FST
previamente definido.
Además, WinIsis controla cada uno de los registros asignando un número
consecutivo a cada uno de ellos, denominado Número Maestro (MFN). Es
importante especificar que este número no funciona como una llave
primaria de cada registro, es simplemente un número consecutivo que se
reacomodará cada vez que se borren e ingresen nuevos registros.
Todos los archivos mencionados son almacenados en el directorio DATA de
WinIsis. La estructura de almacenamiento de todo el programa es la
siguiente:

En el directorio PROG se encuentran los programas ejecutables, en MENU
todos los menús del sistema y en el directorio WORK se almacenan todas
las salidas, como impresiones, exportaciones y demás. Este último
directorio es muy importante para el proceso que se describirá más
adelante.
2.1
Proceso de
conversión de CEPAL a MARC en WinIsis
Para este proceso, se utilizan dos bases de datos desarrolladas en
WinIsis: la primera con los campos más utilizados del formato
CEPAL7 y
la segunda con los campos equivalentes en el
formato
MARC. Se construye, además, una FST con las equivalencias de campos y
que funcionará como puente entre ambas bases. Si la base de datos a
migrar tuviese más campos, es posible ampliar la tabla de equivalencias.
La primera base de datos tiene la FDT tal y como se muestra en la tabla
siguiente. Además, se debe tener presente que el formato CEPAL no
utiliza subcampos.
Por su parte, la base de datos sobre la que se descargarán los datos a
migrar se diseña utilizando MARC. También, debe tenerse en cuenta que
toda migración es propensa a la pérdida de datos si no existe el campo
o subcampo equivalente en el formato al que se va a migrar. Por eso, la
Tabla 2 muestra la estructura de campos.
Se podrá notar que no se incluyen algunos subcampos, como el ^d del
campo 100 o los subcamos adicionales del campo 245, esto debido a que
no hay un campo equivalente en la Tabla 1. Se insiste en que toda
migración es propensa a la pérdida de datos.
Revisadas ambas estructuras, se procede a construir la tabla de
equivalencias. Para ello, se desarrolla una FST con la siguiente
estructura:
Esta FST presenta las siguientes características:
• En la columna de la izquierda
contiene el
identificador de campo de entrada MARC donde se almacenarán los datos.
• En la columna central se
muestra la técnica de
indización. En el caso concreto debe ser tipo 0, que seleccionará el
contenido completo del campo.
• En la columna de la derecha se señala
el formato de
extracción que contiene los indicadores de cada campo, el campo de
salida en formato CEPAL que contiene los datos a transferir y los
subcampos
MARC.
La función de los indicadores la describe la Biblioteca del Congreso de
los Estados Unidos:
Indicadores:
De las dos posiciones de caracteres
que le siguen a cada
etiqueta (con excepción de los campos 001 al 009), una o ambas pueden
estar ocupadas por indicadores. En
algunos campos se
utiliza únicamente
la primera o la segunda posición; en otros campos se usan las dos, y en
algunos como el 020 y el 300 no se usa ninguna. Cuando una posición de
indicador no se usa se dice que "no está definida", y dicha posición se
deja en blanco. Por regla convencional se representa a los espacios
dejados en blanco en los indicadores (no definidos) mediante el símbolo
"#" (Biblioteca
del Congreso, 2003, párr 31.).
Los indicadores son dos dígitos que van del 0 al 9 y no se leen en
forma conjunta sino en forma individual, debido a que son dos números
individuales. Como se muestra en el ejemplo siguiente (Figura 1), el
número 245 corresponde al campo de título, el 13 representa los
indicadores (Biblioteca
del Congreso, 2003).
El primer indicador es el 1, el cual señala que el título de la obra es
un asiento secundario; si fuese 0 significa que el documento no tiene
autor o son más de 3 y el título entra como punto de acceso principal.
El segundo indicador es 3, que le señala a la base de datos donde debe
iniciar la alfabetización del título, es decir, si es un 3 debe
ubicarse en el cuarto campo del título para el acomodo alfabético del
mismo, estos 3 campos incluyen espacios en blanco para que la
computadora no tome en cuenta dichos caracteres en el proceso de
ordenamiento alfabético. En el título
La cordillera andina
el valor
del
segundo indicador es 3, de manera que los primeros tres caracteres (la
"L" la "a," y el espacio)
serán ignorados y
el título será alfabetizado
bajo la letra “c”
de "cordillera
andina".Es
importante recordar que ninguna migración es completamente efectiva
y siempre habrá algún porcentaje de pérdida de datos. Esto se debe
a que, por su propia naturaleza, no existe uniformidad en la
información bibliográfica ingresada y no es posible prever todas
las posibles combinaciones que pudiesen presentarse. Esto se explica
en el siguiente ejemplo:Etiqueta
Técnica
Formato
245
0
"10^a"v60,v75
El
indicador 1 se utiliza cuando el título tiene entrada secundaria, es
decir cuando hay un autor responsable del documento, pero si hay
documentos que entran por título, entonces el indicador debería ser
0 . El segundo indicador es 0, el cual se utiliza cuando el título
no tiene artículos, pero siempre habrán algunos que si los tienen.
Por
su parte, el subcampo ^a es para el título propiamente dicho. Sin
embargo es necesario contemplar el subcampo ^b para el resto del
título, el ^c para la mención de responsabilidad y el ^h para la
Designación General del Material (DGM). Si la base de datos original
tiene estos subcampos, entonces es necesario agregarlos en la tabla
de equivalencias.
Una vez construida la FST de exportación,
la que para este ejercicio
llamaremos MIGRA.FST, se procede a exportar la base de datos en CEPAL.
El archivo de salida, el cual es generado por WinIsis utilizando el
estándar ISO2709 como se mencionó con antelación, se denominará
MIGRA.ISO (Ver Figura 2). Los parámetros que se deben mostrar en la
ventana de diálogo de exportación son los siguientes:
• Nombre del archivo ISO de salida:
MIGRA.ISO
• Intervalo desde 1 hasta
999999 (toda la base de
datos)
• Longitud de línea de salida
(en algunas versiones
aparece Caracteres por línea): 0
• Dirección física de la FST de
reformateo:
C:\WINISIS\DATA\MIGRA.FST
Una vez ejecutada la exportación, se generará el archivo MIGRA.ISO en
el directorio WORK de WinIsis.
Ahora es necesario salir de la base de datos de CEPAL e ingresar a la
base de datos diseñada sobre MARC señalada en la Tabla 3. Una vez
dentro se procede a importar el archivo ISO generado con antelación. En
la ventana de diálogo de importación es necesario demostrar lo
siguiente:
• Archivo ISO de entrada:
MIGRA.ISO
• Primer MFN a ser asignado: 1
• En las opciones de
importación que se ofrecen, se
debe seleccionar CARGAR. Con esto se asegura que se eliminará cualquier
registro previo existente.
• Longitud de línea de entrada
(o caracteres por
línea): 0
Una vez realizado el proceso, se pueden verificar los registros
ingresados a la base y posteriormente se procede a exportar la base de
datos completa una vez más. En esta oportunidad en la ventana de
diálogo de exportación se indica el nuevo nombre del archivo de salida
(para este ejercicio será MARC.ISO) y los caracteres por línea
nuevamente serán 0 y ya no es necesario señalar la FST de reformateo.
Este proceso generará el archivo indicado y lo almacenará nuevamente en
el directorio WORK.
2.2
Depuración de
datos utilizando MarcEdit
Los datos almacenados en el archivo ISO generado en el proceso anterior
siempre tendrán algunas inconsistencias y errores, sobre todo con el
manejo de tildes y demás signos propios, en este ejemplo concreto, del
idioma español. Por tal motivo, es necesario realizar alguna limpieza
directamente sobre cada uno de los registros contenidos en el archivo
de salida. Para depurar dichos datos se utiliza MarcEdit8,
un programa
multiplataforma de acceso libre para editar y corregir registros MARC.
Como primer paso, debemos transformar el archivo ISO en un archivo MRC.
Para ello, una vez abierto el MarcEdit, se ingresa al menú Add-ins y se
selecciona la opción CDS-Isis.iso
–
Marc Translation. Se selecciona el
archivo de entrada (marc.iso) que se encuentra en la carpeta WORK de
WinIsis y se muestra el nombre del archivo de salida. Este ejercicio se
llamará openbiblio.mrc y se guardará en c:\winisis\work\ Una vez
señalados los archivos correspondientes, se presiona el botón OK, la
pantalla “parpadea” una vez y se procede a presionar el botón
Close (Figura
5).
La acción anterior ha generado un archivo tipo MRC que es necesario
depurar. Para ello, se abre el Marc Tools para convertirlo en a la
extensión MRK con la finalidad de editarlo y depurarlo como se muestra
en la Figura 6.
Una vez convertido el archivo con la extensión mrk, se abre con
MarcEditor, que consiste en un editor de texto plano. En dicho editor
se selecciona el menú File
y
la opción Open.
Se busca el
archivo
openbiblio.mrk generado en el paso anterior y se abre para proceder a
su limpieza (Figura 7).
Este proceso requiere de mucho cuidado y dedicación. Por lo tanto, es
importante tener presentes los caracteres básicos que deberán ser
tomados en cuenta para su respectiva recuperación, que no fueron
reconocidos en el proceso de conversión y que se sustituyeron por
grupos de caracteres encerrados en llaves {}. A manera de ejemplo
tendríamos los siguientes:
á, é, í, ó, ú, ü, ñ (Y sus respectivas mayúsculas)
Es importante indicar que, si se tuviesen registros en otros idiomas
diferentes del inglés, se deben incluir los caracteres propios de dicho
idioma.
Después de una rápida revisión por los primeros registros, se puede ir
formando una tabla de conversión de la siguiente forma:
Una vez identificadas las series de caracteres a convertir, se
selecciona en el menú Edit
la
opción Replace, se indica la serie de
caracteres a convertir en la primera línea de diálogo, el caracter que
se desea recuperar en la segunda línea de diálogo y se selecciona
Replace All.
Se presiona Acept
y el editor se encargará de
realizar las
conversiones necesarias a lo largo del documento.
Hay que recordar que es necesario salvar el documento cada vez que se
realiza una conversión, con el fin de evitar pérdidas de trabajo por
posibles imprevistos. Una vez finalizada la revisión es necesario volver a
generar el archivo mrc. Para ello se selecciona en el menú File la
opción Compile file into MARC, se selecciona el archivo openbiblio.mrc
y se salva. El sistema indicará si se desea reeemplazar el archivo, se
indica que si. Al final de la labor de limpieza tendremos un
archivo MARC listo para ser cargado por cualquier sistema de
automatización de unidades de información.
2.3
Carga de datos
en un sistema de automatización de unidades de
información
Para ejemplificar la carga de un archivo MARC en un sistema de
automatización de unidades de información, se utilizará EspaBiblio 3.29.
Se escogió dicho programa por ser un software de tercer
nivel de
automatización (Chinchilla
y Fernandez, 2012), pero de complejidad
mediana (Fernández, 2013), lo cual facilita la ejecución y comprensión
del ejemplo.
Como primer paso, es necesario ingresar al sistema y autenticarse como
usuario administrador, a fin de tener los permisos necesarios para
poder realizar los cambios pertinentes. Posteriormente se debe revisar
que los campos contenidos en la hoja de trabajo book
sean los
mismos
que contiene visibles la tabla 3, a fin de verificar la correcta
descarga de los datos. Para ello basta con ingresar al menú
Catalogación
y seleccionar Nuevo
material. Por defecto se
encuentra
seleccionada la hoja de trabajo book,
correspondiente a libros.
Si falta algún campo, es necesario agregarlo. Para hacerlo se siguen
los siguientes pasos:
1. Dentro del menú Administración
se selecciona Tipos
de Material, donde aparecerán las distintas hojas de
trabajo.
2. Se selecciona Campos
Marc en la línea book,
como
se muestra en la siguiente figura:
3. y, posteriormente, da click sobre la
única opción
que aparece en la parte superior: Agregar
un campo MARC para este tipo
de materiales (book). Como se muestra
en la siguiente figura:
4. Esta opción permite el poder agregar
los campos
faltantes, esquematizados con antelación en la Tabla 3. Por ejemplo, si
faltase el campo con la etiqueta 505, simplemente lo agregamos, al
igual que el subcampo correspondiente y su descripción. Es posible
indicar, también, si dicho campo es requerido o no. Esto es importante,
ya que si se indica que sí es requerido (true), el sistema mostrará que
es un campo obligatorio. En este caso particular, dicho campo no es
obligatorio, por lo que se señala FALSE.
Por último, el tipo de
control, que consta del campo de texto para unas cuantas palabras o la
otra opción llamada área de texto, que se utiliza para escribir mucha
más palabras que la anterior opción (Figura 12).
Para realizar la carga de datos, se selecciona Subir datos Marc dentro
del menú Catalogación. Con el fin de verificar los registros, se puede
realizar una carga de prueba, para lo cual se deberá marcar la casilla
Verdadero.
Si se desea realizar
la carga final, se debe marcar la
casilla Falso.
Para la entrada
de datos, se debe seleccionar el archivo
openbiblio.mrc generado en el punto anterior por MarcEdit y que se
encuentra en la carpeta WORK de WinIsis
(c:\winisis\work\openbiblio.mrc). Se selecciona la codificación de
caracteres (UTF-8 es la codificación para español), el tipo de la
colección donde se ubicará el material, el tipo de material (book) y si
se desea que los registros puedan ser visualizados en el catálogo en
línea del sistema (Opac).
Al
finalizar esta opción se da click sobre el
botón Cargar Archivo
Almacenado
(Figura 13).
Si se realizó la carga de prueba, se visualizarán los registros para
realizar una verificación del archivo MRC, tal y como lo muestra la
siguiente figura. De esta forma es posible realizar cambios sobre el
mismo antes de efectuar la carga final (Figura 14).
Una vez realizado el procedimiento nuevamente marcando la casilla
Falso, se cargarán los datos en la base de datos del sistema de forma
definitiva. Finalizado el proceso, el sistema enviará un mensaje con
los datos técnicos del archivo almacenado similar al siguiente:
This data is not unicoded
string &
would be converted.
Technical information:
Detected encoding: SJIS
Conversion: UTF-8
> UTF-8
Registros transferidos: 34
Ahora es posible realizar búsquedas, ediciones, controles de copias y
demás sobre los registros almacenados desde el EspaBiblio.

Es importante indicar que siempre será necesario realizar una revisión
minuciosa de cada uno de los registros transferidos, a fin de limpiar
cualquier otra inconsistencia que se haya producido durante el proceso
de migración.
3. CONCLUSION
Las unidades de información deben ir a la vanguardia en la tecnología
de almacenamiento y recuperación de la información. El uso de formatos
de intercambio de información ha permitido la transferencia de datos
entre ellas y la migración a nuevas y más modernas plataformas.
Asimismo, contar con un usuario mucho más alfabetizado
tecnológicamente implica que se deben ofrecer servicios de alta calidad
sobre sistemas de automatización cada vez más sofisticados.
La migración hacia dichos sistemas es imperante. Sin embargo, es
importante tener en cuenta que siempre existirá pérdida de información,
sobre todo, si es necesario el migrar no solamente de sistema, sino
también de formato. Como se mencionó, el estándar que actualmente se
utiliza de manera extendida por los nuevos sistemas de automatización
es el MARC, por lo que es necesario establecer un plan de migración
procurando transferir la mayor cantidad de campos y con la menor
pérdida posible.
Por otra parte, el proceso de limpieza de la información posterior debe
realizarse con sumo cuidado y esmero, a fin de garantizar hasta donde
sea posible, la pureza de los datos iniciales. Es importante realizar
un estudio previo, con base en la integridad de la base de datos
fuente, que determine el posible nivel de inconsistencias que podrían
surgir en el proceso. Debido a la cantidad de inconsistencias y pérdida
de información, cabe la posibilidad de que dicho estudio muestre que el
proceso de depuración sería más costoso que ingresar de forma manual
todos los datos en el nuevo sistema.
Por lo tanto, este documento pretende ser una guía con los elementos
básicos para realizar una migración de datos de manera exitosa. Sin
embargo, todo el proceso de migración debe responder a un proyecto de
automatización o de migración de datos previamente diseñado.
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manual de referencia. Santiago de Chile: CEPAL
[1]
Universidad de Costa Rica, Escuela
de Bibliotecología y
C.I. JOSE.SABORIOACUNA@ucr.ac.cr
[2] Universidad
de Costa Rica, Escuela de Bibliotecología y
C.I. RICARDO.CHINCHILLA@ucr.ac.cr
[3] http://reddes.bvsaude.org/projects/abcd
[4] http://sourceforge.net/projects/espabiblio/
[5] http://marcedit.reeset.net/
[6] ISO 2709 es
el estándar de la International Standar
Organizaction para la descripción bibliográfica. Para mayor información
consultar http://es.wikipedia.org/wiki/ISO_2709
[7] Para
una lista completa de los campos del formato CEPAL
se puede consultar el documento Vera, C (2003) Sistema de Información
Bibliográfica de la CEPAL: manual de referencia. Santiago de Chile:
CEPAL.
[8] La aplicación
puede ser descargada de forma libre en
http://marcedit.reeset.net/downloads
[9]
EspaBiblio
es
software libre (GNU General Public
License) basada en OpenBiblio y puede descargar la aplicación en
http://sourceforge.net/projects/espabiblio/