FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS MEMORIA DE PRACTICA PROFESIONAL PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA EMPRESA GRUPO VICAL S. A Trabajo Final de Graduación aceptado por la Comisión del Programa de Posgrado en Administración y Dirección de Empresas, de la Universidad de Costa Rica, como requisito parcial para optar por el grado de Magister en Administ Ciudad Universitaria “Rodrigo Facio” Costa Rica UNIVERSIDAD DE COSTA RICA Sistema de Estudios de Posgrado . ración y Dirección de Empresas con énfasis en Gerencia. Ing. Hugo Leonardo Faba Díaz Carné B18112 2014 LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A Principalmente quiero dedicar este trabajo a tres seres divinos sin los cuales habría logrado culminarlo. Dios, por haberme regalado el don de la vida, por ser mi fortaleza en mis momentos de debilidad y por brindarme una vida llena de mucho aprendizaje, experiencia, felicidad y permitirme el haber llegado hasta este momento ta profesional. Gracias Dios por estar al lado mío en cada paso que doy. Priscilla, por ser mi esposa y compañera de batallas, con quien he enfrentado momentos álgidos de mi vida, y en ellos te has comportado como una gran amiga, consejera y maestra, logrando a través de ti y del amor que me brindas, buscar mejores horizontes. Gracias Pris por no dejarme desfallecer cuando más quise abandonar. Sebastián, hijito amado, es por ti que lucho y este trabajo culmina una etapa en donde te he robado momentos especiales para dedicarlos al estudio, pero también tú me has apoyado, con tus sonrisas, tu infatigable alegría e infinita dulzura, hacen que cualquier esfuerzo sea leve. Gracias Pollito no cambies nunca.  DEDICATORIA n importante de mi formación  ii . no UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A AGRADECIMIENTOS Esta etapa de mi formación académica, que hace 20 años inició, y se cumple en la institución en la que siempre anhele estudiar, agradezco a todos los profesores de este programa, por que de cada de uno he tomado grandes enseñanzas, en unos he encontrado el apoyo académico, otros me brindaron más que soportar mis debilidades de formación, surgiendo como seres esplendidos y especiales con vocación verdadera, y poco a poco vi como mis compañe las tareas y proyectos educativos, gracias a los docentes de esta prestigiosa casa de enseñanza Universidad de Costa Rica, porque mientras ustedes luchen Costa Rica será patria y  cumple un sueño educación tiempo de sus vidas para ros y yo fuimos superando una a una dará buenos hijos .  iii . UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A HOJA DE APROBACIÓN Este Trabajo Final de Graduación Posgrado en Administración y Dirección de Empresas, de la Universidad de Costa Rica, como requisito parcial para optar de Empresas con énfasis en Gerencia. Dr. Aníbal Barquero Chacón. Director Programa Posgrado MBA. Anabelle León Chinchilla Lector interno fue aceptado por la Comisión del Programa de por el grado de Magister en Administración y Dirección MBA. Alfredo Abde Tutor MBA. Bolívar Solano Supervisor Laboral Ing. Hugo Leonardo Faba Díaz Estudiante iv . lnour E Ortiz UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A TABLA DE CONTENIDO DEDICATORIA ________________________________ AGRADECIMIENTOS ________________________________ HOJA DE APROBACIÓN Índice de figuras ________________________________ Índice de tablas ________________________________ RESUMEN ________________________________ INTRODUCCIÓN ________________________________ CAPÍTULO I ________________________________ CAPÍTULO I: ESTRUCTURA BÁSICA DEL TEMA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS ________________________________ 1. Concepto de proyecto y las diferencias con las operaciones 1.1. Estrategia y proyectos 1.2. Trabajo operacional 1.3. Influencia de los tipos de estructuras organizacionales en los proyectos 1.4. Industria del vidrio 1.5. La actualidad de la industria del vidrio 1.6. Revisión de metodologías de proyectos 1.7. Los indicadores de un proyecto: alcance, calidad, riesgos, costos y t 1.8. Herramientas para la adecuada gestión de proyectos 1.9. Control y cierre de proyectos 1.10. Importancia del recurso humano que participa en un proyecto 1.11. Importancia de trabajar en 1.12. Habilidades sociales e interpersonales 1.13. Cultura empresarial 1.14. Importancia de las comunicaciones en un proyec 1.15. Herramientas necesarias para la adecuada gestión 1.16. Gráficos PERT 1.17. Gráficos de Gantt 1.18. Software de gestión de proyectos 1.19. Profundidad de las herramientas financieras para el control de las adquisiciones 1.20. Esquema de proyectos del PMI 1.21. Gestión de la calidad en el proyec _______________________ _________________ ______________________________________________ _____________________ ______________________ __________________________ ____________________ ________________________ __________________________ ______________________ _____________________________________________________ ______________________________________________________ _______________________________________________________ ________________________________ ________________________________ iempo ___________________________ _______________________________________________ _______________ equipo ________________________________ ________________________________ ___________________________________________________ to _________________________ __________________________ _______________________________________________________ _____________________________________________________ ________________________________ ________________________________ to ________________________________ v . ii iii iv ix ix x xi xiii 1 1 1 2 ____________ 2 3 _______ 3 _______ 5 __________ 5 6 8 10 _______ 11 ____ 13 13 15 15 15 16 _________ 17 18 __________ 19 ______ 21 UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A 1.22. Gestión de adquisiciones 1.23. Gestión financiera 1.24. Recursos económicos y financiamiento 1.25. Presentación de las evaluaciones económicas 1.26. Actualidad de la empresa CAPÍTULO II ________________________________ CAPÍTULO II: ACTUALIDAD DE VICESA EN CUANTO AL DESARROLLO DE PROYECTOS Y SUS IMPLICACIONES EN EL CURSO DE LAS 2. El entorno de la industria vidriera centroamericana 2.1. Actualización tecnológica 2.2. VICESA ________________________________ 2.3. Enunciado de la 2.4. Visión del Grupo VICAL 2.5. Análisis de la Misión y Visión en relación con la propuesta 2.6. Estructura organizacional 2.7. Definiciones del organigrama 2.8. Estrategias operativas CAPÍTULO III ________________________________ CAPÍTULO III: ESTADO ACTUAL Y SU RESPECTIVO ANÁLISIS 3. Gestión de proyectos en VICESA 3.1. El esquema de los proyectos en VICESA 3.2. Casos de estudio de proyectos representativos en VICESA 3.2.1. La torre de enfriamiento EVAPCO para compresores. 3.2.1.1. Las particularidades del 3.2.1.2. Análisis del proyecto 3.2.1.3. Evaluación posterior del sistema 3.2.2. Reparación de horno 100 2009 3.2.2.1. Las particularidades del proyecto 3.2.2.2. Evaluación posterior del sistema 3.3. Participación de las áreas funcionales en la gestión de proyectos en VICESA 3.3.1. La participación del área de 3.3.2. La participación del área de tesorería 3.3.3. La participación de las áreas operativas (RRHH, Manufactura, IP, MP, Calidad) 3.3.4. La participación del departamento de adquisiciones o compras 3.3.5. La participación de la gerencia general _______________________________________________ _____________________________________________________ ________________________________ _______________________________ _______________________________________________ _______________________ OPERACIONES ___________________________ _________________________________________________ _______________________________ misión VICAL ____________________________________________ _________________________________________________ _____________________ ________________________________________________ ______________________________________________ ____________________________________________________ _______________________ ____________ ________________________________ ________________________________ _____________________ ______________________ proyecto ________________________________ ___________________________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ finanzas ________________________________ ________________________________ _______________ ________________________________ vi . 22 23 ____ 23 23 24 25 ___ 26 26 27 28 30 30 31 32 32 34 35 36 __________ 36 ____ 36 39 39 ________ 40 41 _________ 42 __________ 43 ________ 43 _________ 44 ______ 45 _____ 46 ____ 53 53 53 ___ 54 UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A 3.3.6. La participación de la dirección general 3.4. Debilidades y fortalezas del sistema actual en cuanto a gestión de proyectos 3.4.1. Cultura ________________________________ 3.4.2. Estrategia de inversiones 3.4.3. Recursos Humanos 3.4.4. Herramientas 3.5. Definición del modelo actual utilizado 3.5.1. Estructura funcional CAPÍTULO IV: DESARROLLO DEL MODELO DE GESTIÓN RECOMENDADO POR EL PMI PARA LA ADECUADA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Y LA VINCULACIÓN DE VICESA CON ESTE MODELO 4. Introducción al modelo 4.1. Conexión entre la intención estratégica y los proyectos de las organizaciones 4.2. Cultura de la empresa hacia el tema proyecto 4.3. ¿Cómo inspirar una cultura de proyectos? 4.4. Diagnóstico de necesidad de capacitación 4.5. Fortalecer la figura ya creada como dirección técnica 4.6. Responsabilidades del Director técnico 4.7. Las responsabilidades de la dirección técnica 4.8. Gestión de proyecto: 4.9. Factores ambientales de la empresa que inciden 4.10. El ámbito adecuado para la dirección de proyectos en una organización orientada a proyectos. 71 4.11. Relación entre los interesados y el proyecto. 4.12. Fortalecer el análisis financiero de los estudios de inversión 4.13. El proceso de preparación y evaluación de proyectos 4.14. Estimación de los costos de un proyecto 4.15. Caso negocio 4.16. Propuesta de protocolo 4.16.1. Protocolo empresarial o corporativo 4.16.2. Protocolo ________________________________ 4.16.3. Flujo del protocolo 4.17. Objetivos del modelo CAPÍTULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES. 5. Conclusiones y Recomendaciones ________________________________ _____________________________ _______________________________________________ ____________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________ __________________________________________________ ____________________________ ___________________________________________________ ________________________________ ________________________________ ________________________________ __________________________ ________________________________ ________________________________ _____________________________________________________ en la figura de proyectos _______________________________ __________________ ________________________ ________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________ ________________________________ ____________________________ ____________________________________________________ __________________________________________________ __________________ ________________________________ vii . __ 54 _______ 55 55 56 57 57 _______ 59 59 62 62 ______ 62 62 ___ 64 ____ 65 67 ______ 67 _ 68 68 _________ 71 73 73 75 ___ 76 78 81 _____ 81 83 85 86 89 __________ 89 UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A 5.1. Conclusiones ________________________________ 5.2. Recomendaciones Anexo ________________________________ Entrevista aplicada a altos ejecutivos de VICESA ___________________________ _______________________________________________________ ____________________________ __________________________ viii . 89 92 94 94 UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A Índice de figuras Figura 1. Diagrama de la estructura organizacional de VICESA Figura 2. Flujo de proyectos con la dinámica actual Figura 3. Diagrama de la Gerencia Financiera de VICESA. Figura 4. Formato para presentación de proyectos o Figura 5. Organización funcional. Figura 6. Esquema para preparación de un programa de capacitación y desarrollo. ................................ Figura 7. El proyecto y los interesados Figura 8. Clasificación de los proyectos según Nassir Sap Figura 9. Flujo del protocolo propuesto para el levantamiento, evaluación y ejecución de proyectos en VICESA. Índice de tablas Tabla 1. Análisis de indicadores TIR, PR, VAN para proyectos VICESA. Tabla 2. Resumen de inversiones por presentar en la Dirección General. Tabla 3 . Forma XIII, Control mensual de inversiones Tabla 4. Operación de proyectos en una estructura funcional Tabla 5. Protocolo para levantamiento, proyectos. ................................ ........................... ................................ ................................ iniciativa a CAPEX ................................................................ ........................................................................................ ................................................................ ag. ........................... ................................................................ ................................ ............................. evaluación y posterior ejecución de ........................................................................................ ix . 32 ............. 38 ... 47 ........... 49 ............ 59 65 .. 72 74 .............. 85 ............ 50 .......... 51 ........... 52 60 83 UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A La compañía Vidriera Centroamericana producción de envases de vidrio para el mercado norteamericano; esta actividad requiere de una estructura tecnológica muy amplia, la cual tiene que mantenerse al nivel de los requerimientos de vanguardia para ser una empresa competitiva, en un mercado de productos poco diferenciados y con múltiples proveedores del mismo bien. En pos de mantener la estructura tecnológica vigente estándares que requiere este tipo de industria, en VICESA se invierten grandes sumas de dinero en proyectos que abarcan diferentes áreas de la industria, tales como Calidad, Producción, Preparación de vidrio y Tecnologías de información. En muchas ocasiones diferentes ámbitos, lo que agrega un componente de mayor complejidad circunstancias, la gestión administrativa de los diferentes proyectos es un tema que demanda una cuidadosa atención y contro incidencia de riesgos asociados efectiva para la administración de los proyectos, sustentada en un protocolo que sistematice y ordene, desde las primeras ev alcances; tal es el fin primordial de RESUMEN S. A. es una empresa dedicada a la centroamericano, caribeño y parte del de los clientes y con las tecnologías , y siempre dentro de los , los proyectos se manejan de forma simultánea en l, a fin de evitar el desgaste de recursos y la . De ahí la importancia de contar con una plataforma aluaciones, sus posibles implicaciones y l presente trabajo. x . ; en estas UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A El alcance del trabajo propuesto pretende establecer las bases para que el grupo VICAL gestione de una forma sistemática el numeroso volume desarrollan dentro de sus áreas de operación, se cubre el suficiente estudio previo, proyectos, son escasos. En este punto es donde conside las estrategias de inversión de la compañía Vidriera Centroamericana S.A estructura básica que propone una institución como el PMI (Project Management Institute), aportaría muchos beneficios al gr efectivo de los objetivos planteados. El documento, entonces VICAL, que se involucren en temas de desarrollo de proyectos, en donde deberán cubrir los pasos normalizados que requiere cualquier desarrollo de un proyecto. El trabajo se realizará dentro de las instalaciones de VICESA (Vidriera Centroamericana S. A.), con ubicación en Cartago Se desarrollarán investigaciones del método utilizado actualmente fortalezas y debilidades, analizando casos recientes de proyectos implementados. vez, se planteará el método recomendado por el PMI para el desarrollo de proyectos con las adecuaciones necesarias para que VICAL pueda práctica y con buen suceso. En cuanto al marco de referencia para todos los elementos relacionados con este trabajo de investigación, indicamos que la cantidad para el análisis de los aspectos involucrad VICESA considere factible suministrar y empresa sobre la información confidenciales del negocio. La experiencia en cuanto esquemas y protocolos aprobados por el PMI, documental de este tema y INTRODUCCIÓN n de proyectos que se en los cuales, por la metodología actual, no y los controles durante las ejecuciones de dichos ramos que un protocolo organizacional para mejorar upo, potenciando los proyectos hacia el logro , funcionará como una guía para las diferentes áreas de . , determinando sus emplear el producto de forma , así como la calidad de la información os en el mismo estudio, dependerá de lo que , en todo momento, se le comunicará proporcionada cuando se relacione con a la gestión y sistemas de administración de proyectos contribuirá a desarrollar bajo a algunos expertos en este; sin embargo, es importante xi . ., con la A su a la aspectos , bajo , la consulta UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A indicar que el proyecto pretende iniciar la construcción de bases para la buena gestión de proyectos en el grupo VICAL, debido a que este tema es necesario el estudio de especialistas para desarrollarlo a completa cabalidad. considerablemente xii . amplio y es UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A CAPÍTULO I xiii . UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A CAPÍTULO I: ESTRUCTURA BÁSICA DEL TEMA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS 1. Concepto de proyecto y las diferencias con las operaciones Un proyecto es un esfuerzo temporal para crear un servicio, producto o único; su carácter temporal no significa que sea de corto plazo, de inicio y una fecha de arranque conjunto bien definido de tareas o actividades que deben realizarse para metas del proyecto. Todo tipo de organización proyectos, algunos ejemplos son: a. Construir las pirámides del rey Keops b. Encontrar trabajo al salir de la universidad c. Elaborar un plan de capacitación d. Desarrollar un software Tal como se mencionan estos proyectos parece ser que no tienen nada en común, y efectivamente así es, difícilmente un proyecto repite las mismas características de otro en muchos ámbitos. Por lo tanto etapas para alcanzar un atisbo de control sobre el ambiente que envuelve un proyecto. (Monarch, Gestión de proyectos, 2012) 1.1. Estrategia y proyectos Una forma efectiva de ejecutar actividades de programas o proyectos; proyectos o programas por ejecutar y clasificarlos, calificando y priorizando cada proyecto según el interés estratégico u organizacional. sino que tiene una fecha . También podemos identificar este término con un , sea pública o privada, lucrativa o no lucrativa emprende . , es evidente que hay seguir una guía ordenada de estratégicas es organizando un portafolio para ello, la organización debe establecer una lista de 1 . resultado cumplir las UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A 1.2. Trabajo operacional No se debe confundir el trabajo operacional que unidad o departamento con las actividade secuencias de actividades, la diferencia radica en que el trabajo operacional es un ciclo continuo de actividades que regularmente están estandarizadas por un proceso y que debe asegurar un rendimiento, mientra construir el producto del proyecto. Eventualmente un departamento podría brindar apoyo a un proyecto a través de trabajo operacional, por ejemplo compras, en estos casos se puede decir que el proyecto est tanto el desempeño del servicio como el resultado en el proyecto. En este sentido, las organizaciones pueden perder el norte entre función operativa y una estructura enfocada proyectos, 2012) 1.3. Influencia de los tipos de estructuras organizacionales en los proyectos Es importante comprender que las estructuras organizacionales afectan enormemente la forma como se planifican y ejecutan gestión de proyectos depende de la madurez que la organización tenga en temas de proyectos y de cómo esta madurez ha afectado su estructura organizacional como informalmente. Una clasificación de estructuras organizacionales Funcional: su estructura describe los departamentos funcionales que la organización requiere para entregar sus productos o servicios. general que tiene a cargo varias gerencias de área. El mayor distingo de este tipo de organización es la concentración de autoridad para coordinar y tomar decisiones de los proyectos, en los niveles más altos del organigrama. de manera permanente s de un proyecto; si bien es cierto ambas son s que las actividades del proyecto se ejecutan para á consumiendo los servicios operativos, y se debe medir lo en proyectos. (Monarch, Gestión de los proyectos; por lo tanto, la efectividad de la es la siguiente: Es dirigida por un gerente o director 2 . ejecuta una que es una , tanto formal UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A Matricial: de igual forma que la funcional funcionales que la organización requiere para entregar sus productos o servicios, pero en esta ya se ha adquirido una mayor madurez en la Orientada a proyectos: su estructura desc a cabo. (Monarch, Gestión de proyectos, 2012) 1.4. Industria del vidrio El vidrio es uno de los más antiguos, elaborados y comercializados productos que ha fabricado el hombre. Los primeros objetos de vidrio que se de collar o abalorios. Es probable que fueran artesanos asiáticos persas establecieron la manufactura del vidrio en Egipto, de donde proceden las primeras vasijas producidas durante el reinado de Tutmosis III (1504 floreció en Egipto y Mesopotamia hasta el 1200 completo durante varios siglos. Egipto produjo un vidrio claro, que contenía sílice pura; lo coloreaban de azul y verde. Durante la época helenística principal proveedor de objetos de vidrio de las cortes reales. Sin embargo, fue en las costas fenicias donde se desarrolló el importante descubrimiento del vidrio soplado en siglo I a. C. Durante la época romana desde Roma hasta Alemania. En el norte de Europa y Gran Bretaña continuaron produciendo objetos utilitarios de vidrio. El vidrio común tipo Waldglas (del alem fabricándose en Europa hasta la era moderna http://es.wikipedia.org/wiki/Vidrio, 16 de Mayo 2014. 1.5. La actualidad de la industria del vidrio El vidrio es un material duro, frágil, transparente y amorfo que se usa para ventanas, lentes, botellas y una gran variedad de productos totalmente reciclable y no hay límite en la cantidad de veces que puede ser reprocesado , su estructura describe los departamentos manera de gestionar los proyectos. ribe los proyectos que la organización lleva confeccionaron fueron cuentas -1450 a. C.). La fabricación del vidrio a. C. y, posteriormente, cesó casi por , Egipto se convirtió en el , la manufactura del vidrio se extendió por el Imperio, án, ‘vidrio del bosque’) continuó . ; este es un material 3 . quienes el fabricar , UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A al reciclarlo no se pierden las propiedades y se ahorra una cantidad de ener alrededor del 30% con respect En el mundo, la industria del vidrio es una de las más innovadoras en cuanto a productos y tecnología, por muy variadas; algunas de las p a. Vidrios tratados térmicamente b. Vidrio FLOAT: acristalamiento simple ordinario. c. Vidrios de exteriores pegados (VEC): pegadura sobre una estructura metálica. “Según United Nations Statistics Database (COMTRADE), las importaciones de “vidrio y sus manufacturas”, para el 2006 US$50,2 miles de millones, América, con el 12% de participación mundial, seguido por Alemania 8%, China 7 con 5.0% y Canadá con el 4,2%. El mercado global para el vidrio en bruto (“flan glass”) aproximadamente 44 millones de TM, un valor cercano a US$23 volumen, el 70% se destinó para ventanas de edificios, 10% en productos glaseados para automóviles y el 20% en muebles y otras decoraciones de interiores. anualmente en un 4%. Europa, China y Norteamérica suman el 75% de la demanda mundial de la industria vidriera. Asimismo, el mercado europeo es el más desarrollado en esta área y posee la mayor proporción de productos con alto valor investigaciones y desarrollos temprana e incipiente en cuanto a la comprensión de las posibilidades de este material (http://www.negociosgt.com/main.php?id=33 o al vidrio nuevo. ello, las combinaciones y diseños para trabajar el vidrio son rincipales tendencias para uso de vidrios son: , vidrios termoendurecidos y vidrios templados. sistema de aplicación de vidrios por , en Commodity Trade Statistics Database de los cuales el principal comprador es Estados Unidos de , en el 2006 fue de 000 millones. De este Esta industria crece agregado; además, hay una serie de , los cuales demuestran que apenas estamos en una etapa 3&show_item=1&id_area=142). 4 . gía de , fueron de ,3%, 6.1 ” UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A 1.6. Revisión de metodologías de proyectos Como la mayoría de los proyectos tienen metas de costo y tiempo definidas, es común que se considere el éxito de un proyecto según presupuesto y antes de la fecha de entrega. Sin embargo considerar que los límites de la integral de un proyecto son presupuestos y tiempo es muy ingenuo. Al reconocer que la administración de proyectos es un proceso avanzado más que herramientas y software para evaluar el nivel de competencia en metodologías es que las organizaciones mejorarán su capacidad para la administración de proyectos si evalúan con cuidado su competencia actual y tienen lineamientos para mejorar, gran cantidad de estos modelos se basan en amplias investigaciones empíricas que sirven como bases de datos para práctica, así como de lineamientos para procesos, en la actualidad existe un sinnúmero de autores y grupos organizados que establecen sus criterios y métodos para el adecuado desarrollo de los diferentes proyectos; en este sentido apegaremos al proceso de gestión de proyectos planteado por el 2012). 1.7. Los indicadores de un proyecto: Learning Monarch (2012), explica los conceptos que se presentan seguidamente. Alcance: Describe los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, satisfactoriamente. Se compone de varios procesos de dirección de proyectos como planificación del alcance, definición del alcance, crear EDT, verificación del alcance y control del alcance. Calidad: Especifica los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto cumpla con los objetivos por los cuales ha sido emprendido. Se compone de los procesos de su finalización , esto no siempre es lo mejor , algunos investigadores han desarrollado metodologías este ámbito, la motivación detrás de estas , se puede revisar mucha literatura, sin embargo nos PMI (Learning alcance, calidad, riesgos, costos y tiempo y solo el trabajo requerido, para completar el proyecto 5 . dentro del , y , que es optimizar Monarch, UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A dirección de proyectos, planificación de calidad, aseguramiento de calidad y control de calidad. Riesgo: Describe los procesos relacionado de un proyecto. Se compone de los procesos de dirección de proyectos Pla Gestión de Riesgos, Identificación de Riesgos, Análisis Cualitativo de Riesgos, Análisis Cuantitativo de Riesgos, Planificación de la Respuesta a los Riesgos, Seguimiento y Control de Riesgos. Costo: Describe los procesos involucrados en presupuesto y control de costos presupuesto aprobado. Se compone de los procesos de dirección de proyectos estimación de costos, preparación del presupuesto de costos y control Tiempo: Describe los procesos relativos a la puntualidad en la conclusión del proyecto. Se compone de los procesos de dirección de proyectos actividades, establecimiento de la secuencia de las actividades, estimación de recursos de las actividades, estimación de la duración de las actividades, desarrollo y control del cronograma. 1.8. Herramientas para la adecuada gestión de pro Aunque pueden emplearse muchas medidas numéricas para evaluar propuestas de proyectos, la mayoría ignora los factores no cuantificables factores cuantitativos como los cualitativos modelos de calificación o clasificación que atributos y sus pesos correspondientes. Los administradores y trabajadores relevantes califican cada atributo (por ejemplo atributos, sus pesos respectivos y el método para combinar estas calificaciones y pesos en un solo valor es la clave para diseñar un buen método de calificación que diferenciar entre proyectos que tendrán éxito y s con el desarrollo de la gestión de riesgos nificación de la la planificación, estimación, , de forma que el proyecto se complete dentro del de costos. , definición de las yectos , para considerar tanto los ; gran cantidad de organizaciones emplea , por lo general, consisten en una lista de , en una escala de 1 a 10). Así, la elección de aquellos que no lo tendrán. 6 . , los permita UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A También es necesario considerar l para que refleje la realidad de lo que se espera obtener de un proyecto. Un posible diseño de criterios para modelos de calificación es el siguiente:  Nombre del proyecto  Rentabilidad/Valor  ¿Aumenta la rentabilidad?  ¿Aumenta la participación de mercado?  ¿Proporcionará nuevos conocimientos a la organización que otros proyectos puedan aprovechar?  ¿Se estiman VAN, VCE, etcétera?  Estrategia de la organización  ¿Es consistente con la misión de la organización?  ¿Tiene impacto sobre los clientes?  Riesgo  ¿Qué probabilidad de éxito tiene la investigación?  ¿Qué probabilidad de éxito tiene el desarrollo?  ¿Qué probabilidad de éxito tiene el proceso?  ¿Cuál es la probabilidad de éxito comer  ¿Existe una demanda de mercado adecuada?  ¿Qué competidores hay en el mercado?  Costos para la organización  ¿Se necesitan nuevas instalaciones?  ¿Se puede emplear el personal que se tiene?  ¿Se necesitan consultores externos?  ¿Se requiere contratar más p  Factores varios  ¿Cuál es el impacto sobre los estándares ambientales?  ¿Cuál es el impacto sobre la seguridad de la fuerza de trabajo?  ¿Qué impacto tiene sobre la calidad?  ¿Cuáles son las implicaciones políticas a redacción de cada atributo, la cual debe cuidarse cial? ersonal? y sociales? 7 . UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A La organización debe procurar manejar un tengan congruencia con los objetivos, las políticas, la visión, la misión y todo lo que la organización considere como fundamental para su crecimiento y desarrollo. Los administradores siempre considerando este portafolio. A tomarse en cuenta como parte de todo proceso para la aceptación de proyectos potenciales: ¿El proyecto propuesto es consistente con la misión y los objetivos de la organización? ¿Contribuye el portafolio de proyectos a los objetivos estratégicos de la organización? ¿Cuál es el impacto sobre los flujos de efectivo de la organización a través del tiempo? Una vez que la organización decide seguir adelante con una propuesta de proyecto, los administradores deben terminar el plan del proyecto (Learning Monarch, 2012). 1.9. Control y cierre de proyectos El control es un proceso mediante que supuestamente deberá ocurrir correcciones necesarias. El control, dentro de un proyecto avance de cada una de las actividades como el que corresponde al proyecto total desarrolla sobre la base de disponer de la información necesaria, analizada y estructurada de acuerdo con la pirámide de dirección de garantiza la dirección del proyecto a partir de tomar las decisiones oportunamente. portafolio de proyectos estratégicos tendrán que evaluar los nuevos proyectos propuestos l respecto, surgen varias interrogantes que deberán (ver descripción en el cual se cerciora si lo que ocurre concuerda con lo ; de lo contrario, será necesario hacer , se encarga de determinar con precis este. Un eficiente control 8 . que , apéndices) los ajustes o ión tanto el , se Por UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A otra parte, el análisis de la información y selección de los problemas fundamentales ponderados en función de su importancia, permiten definir ejecución, estudiar variantes posibles para dar las soluciones más factibles y preparar la información para decidir. Este control de los objetivos que se establecen imprescindible medir y cuantificar los resultados, detectar desviaciones funciones inherentes del control es descubrir ejecución y la planeación, establec corregir los errores. En el control del proyecto es necesario determinar con precisión el avance de cada una de las actividades y el que corresponde al proyecto total. Una forma efectiva de control es el uso de gráficas que permiten vigilar visualmente el desarrollo de las actividades. La fase de cierre de un proyecto se inicia cuando se completa cliente acepta el resultado. El propósito de realizar un cierre formal, escenario de verificación del la experiencia ganada en el este tanto, las actividades relacionadas con la terminación del proyecto se deb incluir en el plan de línea base documentación del proyecto, recibir y hacer los pagos finales de evaluación posteriores a la terminación del proyecto, tanto dentro de la organización del contratista como en la del cliente. Cierre de proyecto o fase es el proceso de finalizar todas las actividades vinculadas a los grupos de procesos de gestión de proyectos para o fase. Al cerrarlo, el gerente de proyecto debe revisar toda la información previa de los cierres de fases anteriores, para proyecto ha cumplido sus objetivos. el Plan de Proyecto, el gerente de asegurarse de la finalización antes de considerar el cierre de proyecto. El proceso de una estrategia en el control de siempre existe para verificar tanto lo planeado en la planeación o medición; para controlar es . las diferencias que se encuentran entre la en medidas correctivas, y su objeto es prever y su ejecución y el además de cumplimiento de objetivos y criterios de éxito, es aprender de , con el fin de mejorar el desempeño en el futuro. Por lo en identificar e ; estas podrían comprender: organizar y archivar , así como realizar reuniones , formalmente, completar el proyecto garantizaar que todo el trabajo está completo y que el Debido a que el alcance del proyecto fue definido en proyecto revisará el documento en mención para 9 . , como el Una de las ser un UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A cierre de proyecto o fase también establece el procedimiento para investigar y documentar las razones para las acciones tomadas, si un proyecto es terminado antes de su finalización. 1.10. Importancia del recurso humano que participa en un proyecto Como toda actividad humana intervienen en ella, por tal motivo es de vital importancia tener claro que debemos tener las habilidades de un ajedrecista al seleccionar el equipo adecuado para llevar a cabo un determinado proyecto. Tomemos en cuenta que la gestión de los recursos humanos del proyecto incluye los procesos proyecto. El equipo de proyecto está conformado por aquellas personas a las que se le han asignado roles y responsabilidades para completar el proyecto miembros puede variar con frecuencia a medida que el proyecto avanza. Si bien roles y responsabilidades específicos a cada miembro del equipo de proyecto resultar beneficioso. La intervención y participación temprana de los miembros del equipo permite que aporten su experiencia profesional durante el proceso de planificación y fortalecen su compromiso de proyecto Los procesos que puede contemplar una adecuada gestión a. Planificación de los recursos humanos. b. Adquirir el equipo de proyecto. c. Desarrollar el equipo de proyecto. d. Dirigir el equipo de proyecto. El plan de recursos humanos debe contener los roles, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicación. Al construir este plan requiere prestar especial atención a la disponibilidad de los recursos para no competir por estos. Así mismo, es necesario requiere de cada miembro del equipo de trabajo. , su relevancia está en función de las personas que que organizan, gestionan y conducen el equipo de ; el tipo y cantidad de . del recurso humano son: considerar el conocimiento y la experiencia que se 10 . asignar , puede , se UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A Para iniciar el plan de recursos humanos ejecutar en el proyecto, y a partir de esta se definen los requisitos y las personas que integran el equipo de trabajo. 1.11. Importancia de trabajar en equipo El ser humano es, permanentemente está buscando grupos con los cuales referenciarse por diferentes motivos, sean familiares, religiosos, sociales y por empatías académic otro tipo. Todos los integrantes de un grupo humano buscan alcanzar un propósito cuando se reúnen: el triunfo de su equipo, ganar un torneo, un concurso, sobresalir ante los gerentes por sus resultados, etc.; en este sentido razón por la cual ha sido creado el equipo y la búsqueda constante de contar con las personas indicadas para obtener los resultados esperados. equipo se fundamenta, entonces, en (http://www.educadictos.com/b/la Los roles de los participantes. Se refiere a los conocimientos, experiencia, pericia o habilidades de los integrantes complementariedad, por cuanto cada integrante hace un aporte diferente que permite la consecución de los resultados esperados. La comunicación. Es un factor definitivo que permite mantener enterados a todos los integrantes del equipo de lo que ocurre y establecer un clima organizacional adecuado puespermite que se expresen los acuerdos y desacuerdos en la gestión que se realiza. Liderazgo. Es un aspecto que permite motivar y animar a los integrantes al tener claridad en las metas que se persiguen. Los líderes son aquellos que visualizan el objetivo y trasmiten a todos el impulso requerido para que el desempeño no decaiga el contrario, se incremente. , primero se precisa la lista de actividades por naturaleza, un ser gregario, significa esto que as o de cualquier , el trabajo en equipo está siempre asociado a la La importancia del trabajo en aspectos clave relacionados -importancia-del-equipo-para-emprender-un del equipo; en este sentido, se valora la importancia de la , 11 . por con -proyecto/): , sino que, por UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A Compensación. Cada integrante debe percibir que re económico, el reconocimiento que merece puede disminuir si no percibe fortalecer su compromiso con el equipo. Compromiso. Una vez que los integrantes del equipo establecen vínculos se identifican con los propósitos para los cuales está creado el grupo de pertenencia que hace del compromiso una característica que cohesiona mucho los miembros del equipo. Por otra parte, es importante considerar que tener metas claras y compartidas es el mejor aliciente para que el equipo trabaje de modo conjunto, armónico y decidido. En ocasiones, los integrantes de los equipos comienzan a p realizan, la comprensión del impacto que ofrece su trabajo queda reducida a metas de corto plazo, tareas puntuales y esfuerzos que no se valoran suficientemente por parte de los responsables del equipo. Promover el trabajo en equipo implica desarrollar estrategias de motivación que involucren la participación de todos los integrantes, que cada contribución es necesaria y requerida para el logro de los objetivos. Finalmente, como se mencionó, el hecho de otras personas y por tanto casi no podríamos hablar de desventajas, más bien de situaciones que es preciso aprender a sortear con el fin de lograr equipos de alto rendimiento y con motivación al logro. Se mencionan, como ventajas del trabajo en equipo a. Permite que sea más fácil la consecución de objetivos b. Contribuye al mejoramiento de la calidad de vida de los miembros c. Agrega valor a los procesos d. Cada integrante puede poner al servicio del equi e. Permite compartir las metas y objetivos del trabajo cibe, no solo en el aspecto ; en muchas ocasiones, el ritmo del equipo felicitaciones, bonificaciones o triunfos que les permite , se genera el sentido erder el sentido de la tarea que uno perciba que su ser gregarios nos obliga a trabajar con , las siguientes: . . po sus competencias . 12 . entre ellos y más a . . UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A Algunas desventajas de no trabajar en equipo, por su parte, serían: El tener que conocer e interrelacionarse con otros se convierte en ocasiones en fuente de conflicto para algunos de los integrantes. En ocasiones puede diluirse la responsabilidad personal al tomar al equipo como escudo frente a los resultados negativos. Se dan problemas de comunicación y falta de asertividad que dificulta el avance del equipo. 1.12. Habilidades sociales e interpersonales Desarrollar el equipo de proyecto es el proceso que busca mejorar las competencias, la interacción de los miembros del equipo y el ambiente general en el que se desenvuelve el equipo con el fin de obtener un mejor desempeño del de proyecto debe adquirir las habilidades necesarias para identificar, conformar, motivar, liderar, e inspirar a los equipos para que logren un alto desempeño y alca objetivos del proyecto. Los principales aspectos para desarrollar el equipo de trabajo son: a. Habilidades interpersonales: Estas cualidades permiten equipos a cargo de un proyecto no sufran desgaste por dinámica humana que se da en un proyecto. b. Trabajo en equipo: Al inicio de un proyecto es importante hacer énfasis en la forma en que el equipo trabajará conjuntamente y durante la ejecución del proyecto. c. Capacitación: Este elemento es básico para mejorar las competencias del equipo de trabajo. 1.13. Cultura empre La cultura organizacional puede ser percibida como un registro histórico de los éxitos y fracasos que obtiene la empresa proyecto. Por lo tanto , en gran medida inconformidad sarial , desde su inicio y durante su desarrollo, a través de los 13 . , el director ncen los , que los en la UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A cuales puede tomarse la decisión de omitir o crear algún tipo de c favorable o desfavorable para el crecimiento de la organización. La cultura organizacional se fundamenta en los valores, las creencias y los principios que constituyen las raíces del sistema gerencial de una organización, así como también al conjunto de procedimientos y conductas gerenciales que sirven de soporte a esos principios básicos. En este sentido el tema cultural en las empresas y cuadros o letras pintadas en la pared bajo el título de misión, visión y valores, a una mentalidad colectiva e interioriz redactar la cultura, pero poco esfuerzo en construirla y es común que las conversaci en torno a este tema no lleven a ningún lado, y en consecuencia, que todos los intentos de cambiar la cultura organizacional sean un fracaso. Comúnmente, el problema radica en que nadie define cultura corporativa; también cambia esta. ¿En dónde nace la cultura organizacional y cómo se filtra La respuesta a esta pregunta usualmente Recordemos empresas como Branson) y Apple (Steve Jobs); una cultura personal y filosofía de vida bajo la cual se comportan cada día. Pero la realidad es que hoy las maravillosos: que si la responsabilidad social, que si los accionistas, que si ser líderes, pero esa palabrería extraída de párrafos acartonados son ajenos para la gente externa y se nos olvida que sirven para insp (http://mundonegocios.net/como omportamiento , existen muchos planteamientos de especialistas sobre , definitivamente, es importante pasar de hermosos ada. Se malgasta mucho tiempo, dinero y esfuerzo en con claridad lo que significa la , que ni siquiera sabemos cómo se ha formado o cómo en la organización? es para los fundadores de la organización. Disney (Walt Disney), Microsoft (Bill Gates), Virgin (Richard estas crearon organizaciones poderosas porque tienen empresas cuentan con párrafos que suenan irar y motivar a los de adentro de la organización -cambiar-la-cultura-organizacional-de-una-empresa/ 14 . ones ). UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A 1.14. Importancia de las Una adecuada gestión de las comunicaciones permite una adecuada gestión de los involucrados; en la planificación de las comunicaciones de información de los interesados en el proyecto y se defin comunicaciones, lo cual responde a las siguientes preguntas: • ¿Quién necesita qué información? • ¿Cuándo la necesitará? • ¿Cómo le será proporcionada? • ¿Por quién será proporcionada? • ¿Cuáles lineamientos y cultura de divulgación de la organi El gerente de proyecto debe establecer la manera, forma y frecuencia de comunicación porr ejecutarse en el proyecto. estar siempre actualizada para que sea adecuada. 1.15. Herramientas necesarias para Dada la importancia que ha cobrado el tema de proyectos en las últimas décadas, se han desarrollado, con el avance de las técnicas y las teorías de administraciones esquemas que facilitan el análisis y las evoluciones de los administradores de proyectos llevar una gestión más ordenada y enfocada en la consecución de los objetivos planteados, a continuación mencionamos solamente algunas ya conocidas y validadas como herramientas efectivas para e 1.16. Gráficos PERT PERT, que significa Project Evaluation and Re y revisión de proyectos), fue desarrollado a finales de la década de planear y controlar los grandes proyectos de desarrol comunicaciones en un proyecto , se determinan las necesidades e como realizar las zación debe respetar? La gestión de las comunicaciones debe la adecuada gestión proyectos, lo cual permite a los stos procesos. view Technique (Técnica de evaluación los cincuenta lo armamentístico del ejército 15 . , ciertos para UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A estadounidense, y para evidenciar la interdependencia de las tareas de los proyectos cuando se realiza su planificación. En esencia, PERT es una técnica de modelos gráficos interrelacionados. Existen productos CASE, como proyectos a efectuar mejores estimaciones de tiempo. Otras organizaciones han puesto en práctica normas internas para calcular las estimaciones de tiempo de los proyectos de una forma más estructurada. Estas supondrían analizar las tareas en función de su dificultad, de los conocimientos y técnicas necesarios y de otros factores identificables. Alternativamente, podría hacerse una estimación optimista y después ajustarse usando factores de peso a diversos crite como el tamaño del equipo, el número de usuarios finales con trabajar, la disponibilidad de dichos usuarios finales, y así sucesivamente. Cada factor de peso puede tanto aumentar como reducir el valor de la estimación. 1.17. Gráficos de Gantt Este fue desarrollado por Henry L. gráficos de tiempos, ya que son fáciles de aprender, leer y escribir. Estos resultan bastante eficaces para la planificación y la evaluación del avance de los proye Al igual que los gráficos PERT, los Gantt se basan en un enfoque gráfico. Un de Gantt es un sencillo gráfico de barras. Cada barra simboliza una tarea del proyecto donde el eje horizontal representa el tiempo. Como estos gráficos se empl encadenar tareas entre sí, el eje horizontal debería incluir fechas. Verticalmente, y en la columna izquierda, se ofrece una relación de las tareas. Una ventaja importante de tareas planificadas. A diferencia demasiado bien la dependencia que existe entre tareas diferentes. SPQR/20, que pueden ayudar a los directores de quienes Gantt en 1917 y es una sencilla herramienta de estos es que ilustran claramente el solapamiento entre de los gráficos PERT, los gráficos Gantt no muestran 16 . rios, se tiene que ctos. gráfico , en ean para UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A 1.18. Software de g Ejemplos de paquetes de este tipo son Project, de Microsoft, y Project Manager Workbench, de Applied Business Technology, preparación de gráficos PERT y Gantt, permitiendo la transformación automática de ambos tipos de gráficos. El software recursos humanos y económicos a las tareas, informar sobre la evolución del proyecto algunos paquetes ofrecen también seguimiento del tiempo real invertido en los diferentes tipos de actividades. Esta información puede ser de utilidad para comparaciones de rendimiento y cuentas de clientes. Gestión de expectativas Los directores de proyectos con experiencia a menudo se quejan de que gestionar las expectativas de los proyectos es más difícil que gesti o la calidad. Durante el transcurso de un proyecto de desarrollo de sistemas medio, las prioridades no son estables; diversos introducción en los cambios en las ser más o menos rígidos, los más importante; y, con mucha frecuencia, las necesidades aumentan. Como ya se ha advertido, estos factores cambiantes cuestión es conseguir gestionar las expectativas a pesar de los cambios introducidos en los parámetros del proyecto ( estión de proyectos los cuales simplifican enormemente la también facilita a los directores de proyectos asignar software de recuento de tiempos para llevar a cabo un : onar el coste, los plazos, los equipos factores económicos, legales y políticos prioridades. Por otra parte, los presupuestos pueden plazos más o menos flexibles y la calidad puede hacerse influyen en algún grado sobre todas las medidas. La Learning Monarch, 2012) 17 . ; posibilitan la UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A 1.19. Profundidad de las herramientas financieras para el adquisiciones La evaluación de proyectos aborda el problema de la asignación de recursos de manera explícita, recomendando iniciativa se lleve adelante por sobre otras alternativas de proyectos. La evaluación de proyectos proporciona información adicional para ayudar a tomar una decisión. En este sentido, es conveniente hacer más de una evaluación para inf tanto de la rentabilidad del proyecto como pago para enfrentar deudas. La técnica de la evaluación de proyectos debe tener profundidad para indagar y advertir sobre las opciones que plantea cada desarrollo proyecto, la técnica utilizada debe medir el impacto que una determinada inversión tendrá sobre el bienestar de la operación. El estudio de un proyecto es un proceso cíclico en el cual reconocemos cuatro grandes etapas: idea, preinversión Idea------Preinversión La etapa de idea puede enfrentarse sistemáticamente bajo una modalidad de gerencia de beneficios. En la de preinversión Prefactibilidad, Factibilidad. En la etapa de inversión se reconocen dos subetapas recopilar información y otra que se encarga de sistematizar, en términos monetarios, comúnmente se habla de “el flujo de caja”, independientemente de sus fuentes de financiamiento. El estudio financiero es la etapa del análisis de viabilidad financiera de un proyecto, y los objetivos son ordenar y sistematizar la información de carácter monetario que proporcionan las etapas anteriores, elaborar los cuadros analíticos y datos adicionales para la evaluación del proyecto y evaluar los antecedentes para determinar su rentabilidad. control de las , a través de distintas técnicas, que una determinada de la del inversionista y de la capacidad de , inversión y operación. ------Inversión------Operación--------∞ , se realizan los tres estudios de viabilidad: Perfil, , una que se caracteriza por este medirá la rentabilidad de toda la inversión, 18 . ormar o UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A La sistematización de la información financiera consiste en identificar y ordenar los ítems de inversiones, costos e ingresos que puedan deducirse de los estudios previos, he ahí donde se habla de la profundidad de las herramientas financieras con las cuales se define la implementación de un proyecto, y es claro que las organizac este tipo de profundidad en sus herramientas a la hora de establecer sus análisis Chain, 2008) 1.20. Esquema de proyectos del PMI La gerencia de proyectos componentes más importantes de cada uno de los grupos de procesos del desarrollo de un proyecto: • Proceso de inicio • Proceso de planeación • Proceso de ejecución • Proceso de control y seguimiento • Proceso de cierre Dentro de cada uno de estos gru las gerencias del cuerpo de conocimientos PMI se maneja este esquema que se presenta a continuación proyectos, 2012) (Monarch, año Gerencia de alcance • Planear la gestión del alcance • Recolección de requerimientos • Definición del alcance-WBS (Work Breakdown Structure) • Verificación y control del alcance Gerencia de tiempo • Planear gestión de cronograma • Definir las actividades del proyecto • Establecer la secuencia, los recursos y la duración de las actividades iones deben tener , desde su visión integral, presenta a continuación pos de procesos hay componentes y herramientas de ; dentro de la estructura general (Monarch, Gestión de ): 19 . todos (Nassir los , en el PMI UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A • Desarrollar y controlar el cronograma Gerencia de costos • Planear gestión de costos • Estimación de costos del proyecto • Preparar el presupuesto del proyecto • Gerencia del Valor Ganado (E.V.M) Gerencia de comunicaciones • Planear las comunicaciones de un proyecto • Gestionar y controlar las comunicaciones Herramientas para la gerencia de proyecto • Taller MS Project Gerencia de riesgos • Planear la gestión de riesgos • Identificación de los riesgos • Análisis cualitativo y cuantitativo de los riesgos • Planear la respuesta de los riesgos • Seguimiento y control de riesgos Gerencia de recursos humanos • Planeación de los recursos humanos • Adquisición, desarrollo y gestión del equipo Gerencia de calidad • Planear la calidad del proyecto • Realizar aseguramiento de calidad • Controlar la calidad Gerencia de adquisiciones • Planear gestión de adquisiciones • Efectuar las adquisiciones • Controlar y cerrar adquisiciones PMO • Oficina de proyectos y código de ética Gerencia de stakeholders • Planear la gestión de los interesados 20 . UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A • Gestionar y controlar el compromiso de los interesados Gerencia de integración • Desarrollar plan de gestión del proyecto y control integral de cambios • Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto • Cierre del proyecto 1.21. Gestión de la calidad en el proyecto El concepto de calidad es muy difundido De acuerdo con ISO características inherentes cumple con los requisitos (1999), “calidad es la propiedad o conjunto de propiedades inherentes a algo, que permiten juzgar su valor”. Según requisitos”, y para Joseph Juran para Armand V. Feigenbaum cliente”. Como se aprecia, hay existe una diferencia entre la calidad de la administración del proyecto y la calidad del producto; la primera es igual está construyendo, la segunda s La calidad en la administración de proyectos es el cumplimiento de los requisitos y normas para el proyecto, así como para el producto del proyecto. planificación de la calidad en un proyecto correspond estándares, normas de calidad y regulaciones que identificación, puede ser necesario determinar cuáles estándares deberán desarrollarse específicamente para el proyecto, ya que Por último, pero tan importante como lo anterior, calidad en la administración de proyectos descubre la manera de mejorar continuamente durante el proyecto y sugiere a la organización la forma de replicarlo en el resto del portafolio. en el mundo y existen múltiples definiciones: 9001, la calidad es el grado en el que un conjunto de ; según la Real Academia Española Philip Crosby (2002),” la calidad es el cumplimiento de (2004), “es la adecuación al uso del cliente (2007), “calidad es satisfacción de las expectativas del muchas definiciones para un mismo tema; , independientemente de la naturaleza del producto que se í depende de él. Por otra parte, l e a la identificación de los lo afectan; además de su aún no existen en la organización. 21 . ”. A su vez, sin embargo, a UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A Algunos ejemplos de estándares, normas de calidad y regulaciones son los siguientes: Leyes, normativas internacionales, gubernamentales o municipales FDA, ley de aguas, plan regulador) a. Estándares técnicos (código eléctrico, código de b. Estandartes administrativos o formularios de requisitos (solicitud de préstamo, requisitos del donante). c. Durante las diferentes etapas de un proyecto debe haber espacio para los segmentos de calidad o revisión, tales como las auditor aseguramiento de calidad y su control, para que lo que hemos acordado en las cartas o contratos se cumpla, este espacio es vital para que la obra expectativas trazadas 1.22. Gestión de adquisiciones La adquisición es sinónimo de recurso comprado o derecho que se tiene porque se le ha hecho propio. Adquirir puede ser comprar, reservar o conformar en un proyecto ejemplo, cuando se dice que se adquiere el equipo de trabajo de proyecto fue conformado y cedido el derecho de uso de esos re En general, las adquisiciones se reconocen más fácilmente cuando intervienen terceros, proveedores o subcontratistas. La gestión de adquisiciones es un campo muy amplio de calidad, por lo que se limita a adquisiciones en proyectos. directamente en los proyectos planteado; en un proyecto hay que cubrir muchos aspectos de presupuestos, cronogramas, calidad, estándares, etc. adquisiciones. Por eso, la gestión de compras debe estar enfoc escenarios del proyecto, desde los criterios de compras de los diferentes artículos o (pronunciamientos . construcción). ías de c (Learning Monarch,2012) , significa cursos humanos para el proyecto. , igual que el tema de la gestión ciertos aspectos que son vitales para los procesos de El área encargada de realizar las adquisiciones participa , una mala gestión puede impactar de forma negativa lo , y en todos ellos hay una parte relacionada con ada en evaluar todos los 22 . alidad, el satisfaga las ; por que UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A elementos del proyecto, tales como precios, calidad, tiempo, atributos, contratos, proveedores (Learning Monarch 1.23. Gestión financiera El proceso de planificar la gestión financiera de un proyecto implica identificar el modo en que se planificarán, gestiona responde a las preguntas: ¿cómo haré para planificar los costos del proyecto? voy a administrar efectivamente el proyecto de acuerdo con la línea base de costos, controlar los costos y gestionar las variaciones de costos? proceso de gestión financiera de los costos del proyecto puede incluir de proyecto se pagará con los fondos existentes de la organización o si será financiado a través de capital o deuda. También puede incluir decisiones sobre el modo de financiar los recursos del proyecto, como elegir si se comprará o alquilará e existentes de la organización pueden ayudar a determinar deben utilizar para tomar estas decisiones. Las técnicas posibles incluyen el valor actual neto, el periodo de reembolso y la tasa interna de ret flujo de efectivo descontado 1.24. Recursos económicos y La empresa cuenta con varios sistemas de financiamiento para sus proyectos, puede financiar sus operaciones a través del flujo que deuda para dicho financiamiento, otro esquema muy utilizado es a través de los arrendamientos o leasing, los cuales pueden ser de tipo financiero u operativo modalidades la empresa lograr financiar sus proyec 1.25. Presentación de las evaluaciones económicas En esta parte de la gestión del proyecto, el director del proyecto calcula con el propósito de determinar la cantidad de fondos que la organización requiere tener disponible para el proyecto. El resultado de este cálculo se conoce como presupuesto. La ,2012). rán y controlarán los costos del proyecto. Este proceso En algunas organizaciones, el terminar si el l equipo. Las políticas cuáles técnicas analíticas se orno, retorno de la inversión (ROI) y (Mulcahy, 2013). financiamiento genera la misma operación o adquirir tos. 23 . , y ¿cómo ; con estas su costo total UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A línea base de costos es la porción del presupuesto sobre la cual te del proyecto; cumplir con la línea base de costos será una medida del éxito del proyecto, por lo que un presupuesto deberá venir de usarlo mientras se lleva a cabo el trabajo, con el p controlar los costos y, por lo tanto Monarch,2012). 1.26. Actualidad de la empresa En la actualidad, VICESA se encuentra en una coyuntura de mayores exigencias por parte de sus clientes, los procesos de calidad de los envasadores han evolucionado al igual que muchos procesos de la industria de alimentos y bebidas conciencia de su responsabilidad social y el vínculo intrínseco con sus clientes, toda esta situación se ha trasladado a VICESA como requerimientos de mejoras sus productos. Ello implica que esta empresa ha tenido que dar un salto en todos sus patrones de calidad, calidad en todos sus procesos Fabricación, Mantenimiento, Aseguramiento de calidad, Adquisiciones, etc VICESA ha realizado inversiones onerosas en varios ámbitos de la empresa compra de equipo de inspección de última generación, sistemas de empaque robotizados hasta plataformas administrativas como SAP. Adicionalmente, la empresa VICESA es pública los socios en cuanto a sus resultados. el Grupo VICAL forma parte de ellos poco diferenciados, la competencia se vuelve un tema de calidad y costo verdadero marco de operación de la empresa. naturaleza de conformación de uno de los grupos vidrieros más grandes del mundo como lo es VITRO, con operaciones en México, a partir de ahí se obtiene la plataforma de conocimiento del negocio; sin embargo autónomo en todo sentido, y en algunos caso procesos. ndrá control el director tal manera que el director del proyecto pueda ropósito de que tenga la posibilidad de , controlar el proyecto en general ; estos en la calidad de (Materias primas, Fundición del vidrio, .) , lo cual aumenta las expectativas de Hay muchos grupos vidrieros a nivel internacional y ; en un ambiente en donde los productos son muy El grupo VICAL tiene respaldo por la , en la actualidad, el grupo VICAL es totalmente s ha tomado la vanguardia en determinados 24 . (Learning han cobrado . Para esto, , desde la , , este es el UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A CAPÍTULO I I 25 . UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A CAPÍTULO II: ACTUALIDAD DE VICESA EN CUANTO AL DESARROLLO DE PROYECTOS Y SUS IMPLICACIONES EN 2. El entorno de la industria vidriera El negocio del vidrio, como hemos mencionado de este elemento se convirtió en un destino de las inversiones multinacionales, una vez que el mundo se globalizó constantemente las mejores oportunidades de invers mercados, un mercado de productos poco diferenciados y el cual producto final, estas empresas (OI), fundada en 1903, es el mayor fabricante de e Europa, Norteamérica, Asia Pacífico y América Latina. Es una empresa dedicada exclusivamente al mercado de envases de vidrio, comprometida con el crecimiento, la innovación y la rentabilidad de sus clientes continúa en esta lista. Saint-Gobain, creada en Francia en 1665 por el Ministro de Finanzas, Jean Colbert, para suministrar el vidrio para el Salón de los Es Grupo Saint Gobain diseña, produce y distribuye materiales para la construcción, aportando soluciones innovadoras para cubrir las crecientes demandas en diferentes mercados, para la eficiencia energética y la Saint-Gobain es, desde el año 20 mundial que forma parte del Acuerdo Global para integrar en su cultura los 10 principios universales en los ámbitos de los derechos humanos, del trabajo, de la atmósfera y la lucha contra la corrupción. Por último, Vitro, de México envases de vidrio para los segmentos alimenticio, sodero, cosmético, cervecero, medicinal, farmacéutico, así como de vinos y licores. EL CURSO DE LAS OPERACIONES centroamericana , es antiquísimo y por las propiedades . Los titanes del vidrio en el ámbito mundial sondean ión y están al acecho de los , normalmente , verdaderos emporios del negocio, son tres: Owen Illinois nvases de vidrio del mundo, líder en ; forma parte del S & P 500 original y a pejos del Palacio de Versalles. protección del medio ambiente. 03, uno de los cien grupos industriales a nivel , de la cual forma parte el Grupo VICAL, está Actualmente cuenta con 26 . , no es el ún -Baptiste El produciendo seis plantas UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A en México, dos en Centroa envases de vidrio, todas certificadas en el estándar ISO Packaging, Inc., subsidiaria en Estados Unidos, Vitro atiende al mercado de Norteamérica, apoyándose con un centro prin Laredo, Texas, así como con Estados Unidos. De la región centroamericana, se importaron manufacturas de vidrio procedentes de Guatemala (US$103 792, 00), y Canadá y al Caribe, mercado habitual de los productores de vidrio centroamericano es el mercado natural de las dos actuales vidrieras de Centroamérica, es un mercado de servicio y con altas exigencias de calidad por los mercados norteamericanos, ya que los envasadores del Caribe, de Centroamérica y México exportan la mayoría de sus productos a Estados Unidos o Canadá. 2.1. Actualización tecnológica El proceso de fabricación de vidrio tiene muchas totalmente ornamental, como los sistemas de producción de Murano fabricación industrial de máxima tecnología como vidrio para equipo aeroespacial rango se encuentran muchos sistemas de producción hace referencia a los sistemas de producción de envases de vidrio en línea los costos son elementos que producen un impacto significativo en los productores de este bien, y en la búsqueda de producir calidad al volcado hacia la tecnología, entonces es común ver que los equipos que se utilizan en la producción de vidrio están a la altamente tecnificados, y hablamos de formula etc., es normal que los grupos vidrieros tengan como líneas de negocio empresas de alta tecnología, ya que vidrio y técnica van de la mano. mérica y 1 en Sudamérica, dedicadas a la fabricación de -9001. A través de Vitro cipal de almacenaje y distribución en veinte centros satelitales y oficinas de ventas a lo largo de Costa Rica (US$201 291,00) a Estados Unidos, México, versiones, que van desde lo , en Italia, hasta la , pero en este caso . más bajo costo, los sistemas se han vanguardia, inclusive en otros sistemas de producción ción de vidrio, energía, robótica, materiales, 27 . ; este ; en ese particular se La calidad y UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A 2.2. VICESA Vidriera Centroamericana horno de fundición con capacidad para 170 toneladas diarias y cuatro líneas de fabricación equipadas con máquinas I.S. de FAMA para la fabricación del envase de vidrio. Como resultado del esfuerzo de inversionistas costarricenses, re Florida Ice and Farm de Costa Rica, Cervecería Centroamericana de Guatemala y grupo VITRO de México, se inicia la consolidación de esta empresa en 1974. Desde ese momento, VICESA vidrio, que son vendidos a la industria para uso en medicinas, alimentos, licores, vinos, cervezas, cosméticos y productos industriales. Esta empresa se ubica en el distrito de San Nicolás, Cantón Central de la provincia de Cartago, en un terreno cuya extensión de acceso y con suministro adecuado de servicios como agua y electricidad más de 33 000 m² de área construida, destinada a las actividades productivas y manejo de inventarios. La fuerza laboral de VICESA es netamente costarricense, alcanza en la actualidad cerca de 500 trabajadores. Debido a las características del proceso productivo, único en el país, se cuenta con personal muy calificado, necesario para desempeñar adecuadamente cada uno de El crecimiento del mercado que maneja sus negocios ha empezó a operar un nuevo horno con una capacidad de proceso de manufactura hay 18 silos, los cu constituye una de las principales materias primas, ya que permite un menor desgaste de los hornos y ahorro energético. S.A. inició operaciones el 1 de octubre de 1978, con un presentado por se introduce de lleno en el mercado de envases de es de 18 hectáreas, bordeado por importantes vías los puestos dentro de la empresa. , el dinamismo de este segmento y la competitividad con n propiciado la inversión, de tal forma que a partir de 1999 200 toneladas diarias. Para el ales se nutren de producto reciclado que 28 . ; cuenta con UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A Precisamente, VICESA ha impulsado un programa de reciclaje en todo el país que ha logrado el acopio de unas dos 628 suplidores como embotelladoras, hoteles, restaurantes, escuelas, hogares de ancianos, entre otros. La expectativa es crear una cultura de reciclaje de un producto que tiene valor y que al procesarlo se beneficia el ambiente. Cuenta con siete máquinas formadoras de envases, 1100 diferentes artículos de vidrio, en colores ámbar. Cuenta, además, con cinco máquinas para el decorado de envases, servicio complementario que se brinda a los clientes locales y regionales. En las líneas de producción se encuentran instalados equipos de que le permiten ofrecer al cliente productos de alta calidad, tal y como lo ha venido haciendo a través de su historia. Al ser el objetivo prioritario satisfacer las necesidades de artículos de vidrio de calidad para la industria y comercio, la compañía ha dedicado gran parte de sus recursos en garantizar que sus productos tengan calidad de exportación, así como a promover sus productos en el mercado externo. El potencial centroamericano para la exportación de productos de vidrio hizo que VICESA Es así como Costa Rica se ha convertido en la plataforma para enviar producto terminado hacia destinos como Estados Unidos, el Caribe y Centroamérica. En la actualidad, el 76% de lo que se resto se mantiene en Costa Rica. Por otra parte, en VICESA a excepción una vez cada 6 años para mantenimiento de sus hornos de fundici trabajo intensivo se prueba con la cantidad de envases que se fabricaron en el año (2008), que alcanzó los 485 millones de unidades La empresa se encuentra certificada con la asegurar a su cliente la calidad de su producto mediante el control de variables críticas en mil toneladas de vidrio al mes. En la actualidad cuenta con estas le permiten fabricar más de cristalino, verde georgia, verde esmeralda y inspección totalmente automatizados, naciera con una vocación exportadora. fabrica en la planta se dirige hacia dichos mercados y el se trabaja las 24 horas del día; la producción no se detiene, , la cual es una cifra importante norma ISO 9001, lo cual le permite 29 . ón. El . UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A sus procesos productivos. Así, busca de la excelencia en la fabricación de brindar productos de alta calidad particulares de cada cliente. (http://www.vicesa.co.cr/gerencia.asp, 2008) 2.3. Enunciado de la misió “Nuestra misión es satisfacer competitivamente las necesidades de envase y cristalería de mesa del mercado Centroamericano y de Exportación, produciendo nuestras materias primas y comercializando productos afines y complementarios a las líneas de nuestro giro principal, sin deterioro del medio ambiente. Nos preocupamos constantemente por asegurar la estabilidad, crecimiento y desarrollo del personal y de las empresas de grupo; así como por cumplir con los niveles de rentabilidad señalados mediante (http://www.vicesa.co.cr/gerencia.asp, 2008) 2.4. Visión del Grupo VICAL “Lograr en el mercado de Centroamérica una posición de liderazgo en envases de vidrio e insumos industriales relacionados con nuestro giro productos afines y complementarios o que representen un negocio de interés, asumiendo la responsabilidad de conquistar el reconocimiento de proveedor confiable de alta calidad que no deteriora el medio ambiente y respaldado por u dar el mayor grado de satisfacción al cliente. La operación de VICAL (instalaciones, productos y servicios) deberá asegurar el óptimo beneficio a clientes, proveedores, personal, accionistas, comunidad y medio ambiente en los países en donde se haga negocio. VICESA se ha transformado en una empresa eficiente, en l vidrio y de esa forma ser competitivos y por medio de un servicio que atiende las necesidades n VICAL un proceso de mejoramiento continuo . principal y comercializar n servicio eficiente, con el fin de 30 . ” UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A VICAL será una corporación con una cultura de trabajo en equipo, interacción e innovación a fin de coadyuvar al mejoramiento continuo del personal, sistemas, procesos y servicios” (http://www.vicesa.co.cr/gerencia.asp, 2008) 2.5. Análisis de la Misión y Visión en relación con la propuesta Tal como lo indica en su misión estabilidad, en desarrollar al personal y en mejorar los niveles de rentabil en el mercado y optimizar beneficios Por lo tanto, hay una completa compatibilidad con mejorar los procesos de gestión de proyecto; debe haber una congruencia absoluta con renovar la cul las nuevas tendencias o las mejoradas tendencias administrativas, es aquí donde nuestra propuesta de mejora toma gran fuerza, la forma de proceder con uno de los aspectos más estratég proyectos de inversión; no obstante, Misión, Visión y Políticas de Calidad deben ser vivencial para cubrir un requisito. . y visión, VICAL tiene interés en asegurar la idad, mediante procesos de mejora continua tura de la empresa, con ya que se pretende elaborar una actualización en icos de la organización como en toda organización, las propuestas de es, no una prosa muerta escrita 31 . ser un líder , entre otros. : los UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A 2.6. Estructura organizacional Figura 1. Diagrama de la estructura organizacional de VICESA Fuente: Creación propia (2014 2.7. Definiciones del organigrama  Gestión corporativa de guía que supervisa a los empleados, los proyectos y la producción en un negocio. La dirección corporativa se refiere a todos los niveles del personal directivo y ejecutivo en una empresa operan en la sede corporativa y actúan como los líderes principales empresa; en el Grupo VICAL empresas vidrieras: VICESA empresas relacionadas con la operación de estas dos, tales como comercializadoras y minas. . ). VICAL: La gestión corporativa de negocios es la fuerza , esta se puede referir a los gerentes y ejecutivos que , la gestión corporativa opera en el ámbito de dos , en Costa Rica, y VIGUA, en Guatemala, 32 . de la y todas las UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A  Dirección General: establecer los lineamientos y directrices apropiadas para el desarrollo del g este elemento establece el derrotero de las operaciones junta directiva dentro de la organización y a la organización con la junta directiva.  Dirección de Tesorería: gestionar la cobranza de las ventas las obligaciones de la compañía y tiene dentro de sus obligaciones buscar los financiamientos para las inversiones que han establecido la dirección general o la dirección técnica.  Dirección Técnica: revisar el desarrollo de las tecnologías y el rumbo de las tendencias en cuanto a producción de vidrio para gestiona la información técnica de las plantas en cuanto a consultas y búsqueda de información.  Dirección Financiera: encarga de toda la dinámica contable de las empresas y de  Dirección de Compras: gestionar el volumen de adquisiciones de la organización, para cualquier evento que esta requiera, también tiene dentro de su ámbito de responsabilidades la gestión de los embarques de producto termin respectivas navieras.  Gerencia General: La Gerencia General tiene la responsabilidad de la operación completa de la planta y sus resultados planta le reportan a esta. El director general del Grupo VICAL tiene la función de ; a su vez, representa a la La Dirección de Tesorería es un ente que se encarga ; asimismo, se encarga de agendar los pagos a La Dirección Técnica se encarga de gestionar proyectos, envases; adicionalmente, es el departamento que La Dirección Financiera es el departamento que se su orden financiero. La Dirección de Compras corporativa es la encargada de ado y las negociaciones con las , y todas las gerencias de área de cada 33 . rupo, de UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A Gerencias de área: Las Gerencias de área son gerencias parciales encargadas de las áreas operativas de la planta tales como calidad, producción, mantenimiento, finanzas y materias primas. 2.8. Estrategias operativas El estudio de las estrategias de las empresas ha evol una disciplina que carecía de bases analíticas sólidas y que solo se fundaba en la indagación de la experiencia, en la intuición y en algunas generalizaciones obtenidas de análisis estadísticos, se ha convertido en un campo riguroso. Así es como parte importante del análisis de la estrategia empresarial hoy tiene su base en una combinación de economía industrial, teoría de juegos, teoría de contratos y administración estratégica (Paredes J. En VICAL este tema se refiere al conjunto de acciones planificadas anticipadamente, cuyo derrotero es alinear los recursos y capacidades del grupo para el logro de sus metas y objetivos de expansión y crecimiento empresarial. del grupo y de sus unidades de negocio está en función fundamentales de la empresa (capacidad instalada, tecnología, mano de obra calificada, recursos financieros), consiste en establecer las principales ventajas competitivas basadas en costo, calidad, tiempo y flexibilidad del sistema de producción, brindando exclusividades en servicio para su cartera de clientes Otro aspecto relevante es que VICAL integra la estrategia de las unidades de negocio, para maximizar, como grupo adquisiciones, el cual es una gestión corporativa, en la compras a través del volumen Guatemala, pero trabaja en la captura de pedidos y organización de los programas de ventas para todo el grupo. ucionado; la que alguna vez fue de estudio que cuenta con un sostén T., 2012) De forma más concreta, de las capacidades y prioridades . , sus fortalezas. Dos ejemplos de esto son: el sistema de que se logra bajar costos de ; y el sistema ventas, es un sistema que opera con 34 . la estrategia sede en UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A CAPÍTULO I II 35 . UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A CAPÍTULO III: ESTADO ACTUAL Y SU RESPECTIVO ANÁLISIS 3. Gestión de proyectos en VICESA VICESA es una organización que forma parte del grupo comentado; en la actualidad, el Grupo VICAL, como tal, tiene 50 años de existencia, la operación ha evolucionado en este tiempo y se encuentra en una posibilidades de desarrollo; durante este periodo de 50 años por diferentes etapas, tratando de amalgamar su identidad como grupo vidriero con independencia del Grupo Vitro. Hace cuatro años la Dirección General tomo la decisión de crear la Dirección técnica del grupo, que es una figura que funge como catalizador de los temas de proyectos, tecnología y tendencias en la industria del vidrio. Cabe resaltar que la figura ya existía en el Grupo Vitro, en Vitro se creó la Gerencia Técnica llamada GERTEC, la cual agrupa a varios especialistas en temas diversos de la industria, a saber: en Materias primas, Operación de hornos, Diseño de hornos, Electrónica de máquinas IS, Fabricación de Este grupo de especialistas se encarga de asesorar y marcar la pauta en los temas que las plantas de VITRO necesitan, ellos punto de referencia para la búsqueda de la me departamento, a su vez, se encarga de gestionar y dirigir los proyectos de mayor envergadura del grupo. 3.1. El esquema de los proyectos en VICESA La descripción de este proceso en esta organización denominador es que la Gerencia General plantea un lineamiento o idea preestablecida VICAL, como ya hemos tiene aproximadamente 35 años de operar en Costa Rica, y época muy fértil en cuanto a experiencia del negocio y , la organización ha pasado envases, etc. atienden los temas más delicados y son el jora dentro de su grupo , es de esta forma: 36 . ; este El común UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A con la Dirección General o con la Dirección Técnica, en proyecto, ya sea para mejorar la productividad de la operación o los indicad sistema, etc. Este planteamiento puede hacerse a las gerencias de área, o a la Dirección de compras, normalmente el planteamiento ya contiene algunos parámetros iniciales que esgrimen los pasos por seguir para los directos involucrados en el A partir de ahí se desencadena una serie de eventos, en las áreas operativas, las cuales tienen a su haber obligaciones propias del día a día producto de sus obligaciones naturales. Dependiendo del grado de involucramiento que tengan estas con el pr planteado, las áreas operativas seleccionan a uno o al proyecto en cuestión, deslig hacerle frente a esta nueva responsabilidad, con lo cual algunos procesos se disminuyen o suspenden por completo, por el periodo que dure el proyecto, y retornan a sus labores habituales al finalizar el proyecto. Se designa a un líder del proyecto, informes, solicitar los apoyos, controlar el avance y la implementación entregar cuentas sobre la actividad del proyecto a la técnica. Normalmente, a este líder se le solicita un programa con todas las agendas y eventos del proyecto; como responsable tiene bajo su tutela el presupuesto asignado para las inversiones de este proyecto y una fórmula del sistema financiero llamada ( está dentro lo que se había estimado. Los indicadores del proyecto los define normalmente el desarrollo de toda la actividad, las primeras reuniones son clave para establecer los requisitos de implementación de la nueva inversión. el que propone las bases de un ores de algún tema. varios individuos que le harán frente ándolos parcial o totalmente de la operación diaria para quien tiene la responsabilidad de generar los , gerencia general y a la direc cada mes se revisa la parte contable de la inversión bajo Forma XIII), en donde se ve si el presupuesto 37 . oyecto además de ción UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A El control de la implementación experiencia del personal involucrado que por parámetros bien establecidos pre desarrollo de la obra. El mayor volumen de los proyectos se genera en la Dirección General y de esta se deriva a la dirección técnica; en la dirección técnica, se solicita la mejor figura f departamento. Aún no es claro en protocolo se presenta la solicitud al departamento financiero, este es el flujo actual o típico para movilizar los proyectos de inversión En cuanto a los sistemas de estructura y forma de operar de la organización con respecto al flujo de proyecto se ha descrito, en primera instancia con el siguiente Figura 2. Flujo de proyectos con la dinámica actual Fuente: Creación propia (2014 , en cuanto a las calidades de la obra, se da más por la una vez que el proyecto ha sido presentado o estructurado inanciera a la dirección de este qué momento de la concepción del proyecto o bajo qu . gestión de proyectos de la empresa, se esquema: . ). 38 . vios al é sintetiza la , tal como UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A 3.2. Casos de estudio de proyectos representativos en VICESA Para comprender de una forma más detallada el proceso de gestión de proyecto de VICESA, se revisan tres casos de los muchos que se han gestionado en la Vidriera, con el fin de ejemplificar la dinámica de lo que actual gestión de proyectos, en este punto solo se pretende establecer eventos y presentar datos sobre la narración de los protagonistas o gestores de dichos proyectos. Se indicará el nombre del proyecto descripción breve de las intenciones del mismo. particularidades del proyecto, el proyecto, debido a la falta de protocolos y estándares requeridos para el manejo de este tipo de inversiones. Por base en los postulados del PMI para manejo de proyectos. 3.2.1. La torre de enfriamiento EVAPCO para compresores.  Presupuesto inicial solicitado  Costo total estimado USD $ En el año 2007, la Gerencia de Ingeniería de planta presentó a la Gerencia General una propuesta de proyecto para mejorar la eficiencia energética de los compresores consistía en instalar una torre de enfriamiento de agua de ventiladores. El sistema en cuestión ofrecía dos importante en el consumo energético a los compresores de aire de la planta. Cabe mencionar que del total del monto de la factura eléctrica de VICESA, el cual ronda más del medio millón de dólares mensual costo por la utilización de la batería de compresores es del 40% mención de que se reducirá Gerencia. se ha comentado sobre los procesos de la , de forma objetiva , en primera instancia, y posterior Después, se detallar y solamente se expondrán los errores presentados durante último, se presenta un análisis objetivo de lo comentado USD $ 300 000. 500 000. , la cual refrigera el líquido a través beneficios: primero, una reducción l bajar la temperatura del agua de enfriamiento de ; por lo tanto la facturación de la fuerza motriz mueve el interés de 39 . , mente una án las , con ; esta , el , la sola la alta UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A El segundo beneficio, lo que homogeneidad en la temperatura del agua, y todo esto significaba mejores condiciones de operación de los equipos, mantenimiento asociados, los cuales son onerosos. En total, se hablaba de una inversión cercana a los 300 recuperación anual de 100 000 dólares según se presentó, muy necesario. La inversión, a partir de este planteamiento, parecía muy adecuada Gerencia General lo presenta en su sistema para solicitar fondos para proyectos, el cual se le expone a la Dirección General Directiva, conformada por los dueños de la empresa para que se tome el avance o eliminación del proyecto. 3.2.1.1. Las particularidades del proyecto Retrasos en el proyecto:  La torre en cuestión llega a VICESA en estaban listas.  La tubería de conexión no estaba lista, no había un diseño debidamente preparado del sistema de tubería.  Las bombas para el sistema ya estaban negociadas  No había un estudio como ta tampoco estaba claro de d  No estaba claro cómo compresores y cómo se conectaría el sistema actual.  Renuncia el líder del proyecto  El ingeniero que tenía a cargo el proyecto, además de la instalación y puesta en marcha de este nuevo sistema, es el encargado de mantenimiento mecánico de VICESA y de mantenimiento de hornos, contrata un nuevo ingeniero en ofrecía era mejorar la calidad de limpieza alargando su vida útil, y a su vez reducir los 000 dólares y una , por lo que el proyecto era altamente atractivo y , y es así como la , que a su vez lleva la petitoria de fondos a la Junta n decisiones sobre agosto del 2007, pero las fundaciones no , pero no habían llegado. l del volumen de agua que utilizaría est ónde se alimentaría. se independizaría el sistema de torre anterior de los . persona que renuncia a VICESA y se setiembre del 2007, una vez que este profesional 40 . y la costos de , a torre, UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A toma las riendas del departamento funciones típicas del anterior ingeniero.  Recibe poca información del proyecto, porque no la hay, en este sentido no hay una entrega formal del proyecto, con las inducciones  No existe un cronograma sobre este proyecto, no había agendas, minutas, ni ningún tipo de indicador. 3.2.1.2. Análisis del proyecto En enero del 2009, la torre de enfriamiento está debidamente lista para ponerse en línea con los compresores. Transcurrió un año y medio para concluir este proyecto, durante este tiempo hubo problemas de todo tipo, la empresa encargada de la obra gris abandon dejó en un mediano grado de avance este fin, la posibilidad de introducir cual no estaba presupuestado posible sacarla de línea sin parar la planta en su totalidad. Con este hecho se programó un paro de planta para meter en línea la torre nueva, pero el sistema nuevo no era estable debido a que el diseño de la tubería no contemplaba algunos factores evidentes en el diseño de sistemas de trasiego de fluidos, requirió la contratación de un especialista instalada. Mientras todo esto transcurría hacía meses, con solo la instalación de la torre y la compra del sistema de bombeo se agotaron los $300 000 dólares, estaba pendiente la instalación completa del sistema de tubería y todos los elementos de seguridad para este tipo de equipo puesta en marcha, la planta sufre pierden grandes cantidades de dinero en paros de producción e inestabilidad del sistema productivo, las cifras de estas pérdidas no se cuantifican, por lo cual no se le tra presupuesto de inversión que asume el costo de operación. , hereda el proyecto en cuestión, además de las adecuadas sobre cada tema. y por lo tanto ó el proyecto y con la mitad del dinero que se necesitaba para en línea el sistema dependía de un paro de planta , debido a que la torre de enfriamiento anter por lo tanto se en el tema para rediseñar la tubería ya , el presupuesto para esta obra había expirado ; en el proceso de tres paros de planta no programados, por lo que se según se comentó “ya estaba agotado”, así que todo esto lo 41 . , y lo , el ior no era slada al UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A En un movimiento para inyectar el capital que necesita el proyecto para finiquitarse Gerente de Ingeniería de planta autoriza ejecutandose en forma paralela. Una vez que el sistema se estabiliz sistema de enfriamiento ronda importante sin contemplarse previamente. De esta forma, año y medio después de que enfriamiento se termina de instalar, determinar debido a que algunos fueron asumidos por el costo de la operación y otros por capital de inversiones. 3.2.1.3. Evaluación posterior del sistema El sistema de enfriamiento se presentó como un proyecto clave en el ahorro energético y en el ahorro de los costos de embargo, se careció de un esquema de estudio, que permitiera el sistema. Desde un inicio no se planteó dejaron elementos sin revisar conocía. Se obviaron factores clave para el adecuado montaje de este sistema, el presupuesto que se estableció no cubrió el costo real, adecuado seguimiento de esta inversión presentar ningún tipo de rendimiento. Posteriormente, ninguna de la inversión se ha validado, por lo tanto no se recuperada. tomar fondos de otra inversión ó, se observó que la reposición de agua del ba los 17 metros cúbicos por día, lo cual era otro aspecto ingresaron los equipos, el sistema de cuyos costos totales de inversión no se pueden mantenimiento del sistema de compresores análisis previo a este la estructura del proyecto como tal, por lo tanto se o solamente el encargado inicial, quien debido a la carencia de análisis, no hubo un , puesto que transcurrió un año y medio sin de las justificaciones que se utilizaron para obtener el capital conoce en cuánto 42 . , el que estaba ; sin renunció, las tiempo será UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A 3.2.2. Reparación de horno 100  Presupuesto inicial solicitado  Costo total estimado USD $ Para el año 2008, uno de los hornos de vidrio de VICESA, concretamente el horno 100, el cual normalmente producción y estaba listo para recibir una reparación mayor en casi la totalidad de su estructura; por lo tanto, fue necesario los presupuestos del mismo líderes del proyecto de recabar la mayor información de las áreas involucradas para complementar el alcance de las obras departamentos para hacer es todas las necesidades de las áreas dólares, la expectativa era muy ambiciosa pero bien intencionada prerrogativa, el director corporativo se reunió con los directores alcance se limitara a solo la reparación del horno. Entonces hubo que volver a delimitar el alcance de la obra, una vez obra se inicia en el primer trimestre del 2009, con la asistencia y supervisión de ingenieros de VITRO. 3.2.2.1. Las particularidades del proyecto Retrasos en el proyecto: Por la experiencia que se ha ten reparación anterior de hornos, se ha visto que una de las máximas es que el horno se detiene para arrancar con la reparación hasta tanto este debe continuar en estaban completos cuando se decidió parar el horno 2009 USD $ 4 000 000. 5 000 000. produce vidrio ámbar, había cumplido su campaña de presentar todo el alcance de la obra para realizar proyecto, existió una muy buena intención por parte de los . Se realizaron unas tres reuniones con todos los te levantamiento; el alcance necesario, una vez conjuntada , requería de una inversión cercana a los . Por eso, ,quienes le pidieron que el preparada la documentación, iniciaron las cotizaciones y la ido en VITRO y en el Grupo VICAL tener la totalidad del material, mientras operación, este no fue el caso, dado que los materiales no y estaba pendiente su bóveda . 43 . s $16 000 000 con esta en cuanto a UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A Para la reparación de este horno se mexicana con amplia experiencia en vidrio, los empleados de EMPIRSA hospedaje, su alimentación, todos sus gastos al estar trabajando en el extranjero, al transcurrir la obra se desata el virus de gripe porcina (A(H1N1)), el cual asol república mexicana desde principios de Por lo tanto, las autoridades de salud toda persona que ingrese de la 15 días, durante el cual estas personas no podían tener contacto con nadie, por lo tanto hubo que suspender las obras durante esta cuarentena del personal experto contratado este hecho retrasó las obras en al menos 20 días. Luego de que se venció la cuarentena del personal pero estas se deben suspender nuevamente porque adecuada, ya que no tenía el ángulo requerido de acuerdo problema para el desarrollo de las obras. En esta situa tienen que repatriar a una buena cantidad de obreros a México mantener a todo este personal son muy altos, durante todo este se trasladaron a VICESA, ya que el contrato no los con Otra de las actividades que contemplaba este proyecto adecuadamente, fue la necesidad de subir la altura del horno para incrementar la “línea de metal de las máquina 101 formadora de envases” que ajustar todas las máquinas del horno, debido a que la línea de metal se demasiado para la altura de diseño de las otras máquinas del horno, representando dos semanas más de atraso y mucho dinero no presupuestado. 3.2.2.2. Evaluación posterior del s En este proyecto se observa con proveedores, incluso, en el caso de EMPIRSA contrató a la empresa FRAGA el arreglo de estas unidades para producción de , en su totalidad mexicanos, deben gestionar su marzo del 2009 hasta principios del 2010. costarricenses ordenan poner en república mexicana a territorio nacional por un periodo de mexicano, se retoman las obras cuando reciben la bóveda con el diseño, esto fue un gran ción, los directores de EMPIRSA porque los costos de periodo hubo costos que templaba. , pero no se dimensionó ; al mover la altura del horno, istema que hubo serios errores en la elaboración de contratos , tuvieron que ser remunerado 44 . , empresa ó a toda la cuarentena a : , , no es hubo elevó s por UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A concepto de atrasos en las obras algún tipo de control en el caso de la gripe porcina. El tema del retraso de los materiales de la bóveda, que no se pudo imputar a nadie por este hecho, ni a proveedores ni a responsables del proyecto, y no por el hecho de encontrar responsables, sino pa toda la operación de un proyecto con fechas de entrega establecidas No tomar las consideraciones necesarias y de rigor para verificar c máquinas, en una revisión de propuesta para el horno, representa un error típico en este tipo de proyectos y en el caso particular de VICESA, significa retrasos muy costosos, todo debido a que la revisión de los aspectos macros y micros de los proyectos se enfocan en un mínimo de detalles y los pormenores de las obras quedan marginados al representar valores cuantía; sin embargo, muchas veces detiene por un pequeño aspecto no contemplado. 3.3. Participación de las áreas funcionales en la gestión de proyectos en VICESA En este apartado se pretenden conocer algunas áreas que normalmente tienen un peso relativo alto en e evaluando dentro de las organizaciones. Se entrevistó a cuatro responsabilidades intrínsecas con el tema, para dilucidar cuál es el sistema como tal y cuáles son las dinámicas que se siguen para la adecuada gestión de los proyectos de la compañía; para esto se desarrolló una entrevista con quince preguntas envía para que la revisen y posteriormente se les aplica. Esta entrevista el apartado de anexos) se confecciona para obtener el concepto y las opiniones de algunos de los involucrados del gerente corporativo de adquisiciones, el director corporativo de tesorería y la gerente financiera. Adicionalmente, se revisaron , debido al hecho de que ni VICESA ni EMPIRSA tenía ra hallar las causas de una situación que puso en riesgo . ómo quedaban las layout de instalación de forma previa contra la actualidad relativamente en el transcurso del proyecto, el total del avance se a fondo las posiciones y el funcionamiento de l tema que estamos gerentes de alto rango dentro de la organización , la cual se les (se encuentra en directos con el tema de proyectos en VICESA, todos los sistemas documentados que tienen 45 . n de baja , con en este caso UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A afinidad con este tema en su plataforma de ISO 9000 y no se cuenta con información debidamente formalizada o estandarizada al respecto del tema de proyectos, lo cual no significa que, de forma aislada estrategias establecidas para atender cualquier tema relacionado a proyectos cuando este se presente. 3.3.1. La participación del El departamento de finanzas comprometido con las funciones preparados en todos los aspectos contables y financieros, cada uno de ellos tiene los atestados que así lo demuestra y su meta es mantene financiera de la organización contabilidad financiera o registral y la gerencia del departamento. A continuación, se describe funciones. Contabilidad Financiera Suministro del capital necesario que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, manejar la estructura y la custodia de las inversiones en activos de la organización, realizando las evaluaciones de l departamentos involucrados. Funciones  Financiamiento  Planificación financiera  Relaciones financieras  Obtención de recursos  Control de inversiones  Contabilidad de costos , algunos departamentos no cuenten con herramientas o área de finanzas , está conformado por un grupo de colaboradores que desempeña, son profesionales muy bien r en óptimas condiciones la salud ; el departamento se divide en contabilidad de costos y brevemente la estructura del departamento, os flujos en relación y coordinación con los 46 . muy así como sus UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A La función del departamento contable en inventarios, costos, registros, balances, estados financieros y las estadísticas empresariales. Funciones  Inventarios y su evaluación  Costos  Registros  Balances  Elaboración de los Figura 3. Diagrama de la Gerencia Financiera de VICESA Fuente: Creación propia (2014 En relación con el tema de proyectos comenta la Gerente del área siguientes: “Se cuenta con tareas macro definidas por áreas de responsabilidad, pero no se tiene nada específico para el tema de proyectos”. cuanto a costos se orienta al control de estados financieros . ). , las funciones del departamento , Licda. Marcela Zeledón en entrevista realizada, son las 47 . los , según nos UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A Se realiza una vez al año un presupuesto de inversiones diferentes departamentos de la organización las áreas aglutinan sus necesidad general, el montaje de cuadros lo realiza el departamento financier encargado de costos, quien como el TIR y el VAN, con la información que las áreas preparan para exponer sus necesidades de inversión en un documento diseñado para este fin información se presenta a la Gerencia General y Dirección General y finalmente e proyectos avanzan o no. Se adjunta una muestra del necesidades de inversión. , el cual es presentado por , en este documento denominado es, y estas se analizan y priorizan con la gerencia o, específicamente evalúa la rentabilidad, se determinan indicadores financieros ; adicionalmente , a su vez, la Gerencia General a la l director a la Junta Directiva donde se decide si los documento en cuestión, diseñado para presentar las 48 . los CAPEX; el , esta UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A Se adjunta una muestra del documento en cuestión, diseñado para realizar las evaluaciones de los indicadores TIR,VAN y Periodo de recuperación. Figura 4. Formato para presentación de proyectos o iniciativa a CAPEX. Fuente: Departamento Financiero de VICESA (2014). VIDRIERA CENTROAMERICANA, S.A PRESUPUESTO INVERSIONES ACTIVOS FIJOS NOMBRE DE PROYECTO ÁREA VALOR MILES $ GERENTE ÁREA EXPLICACIÓN y/o JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO ENERO - DICIEMBRE 2014 TIPO DE PROYECTO DEPARTAMENTO TIR % VAN $ RECUPERACIÓN EN AÑOS DE MES A MES GERENTE GENERAL DIRECCIÓN GENERAL FECHAS PARA SEGUIMIENTO DEL PROYECTO 49 . # PROYECTO UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A Tabla 1. Análisis de indicadores TIR Fuente: Sistema Financiero VICESA (2014) No obstante, el seguimiento mensual de la aplicación de los presupuestos establecidos, y eventuales cambios, lo realiza la jefatura de contabilidad, en este cuadro se contemplan compras menores y proyectos de mayor envergadura, sucede veces que, aunque este análisis se presenta a la gerencia, hay parte de la dirección general que desestiman las prioridades establecidas en este documento, porque las estrategias no concuerdan con las intenciones y necesidades planteadas de previo, diluyendo el trabajo realizado por las áreas año 2014 se presentaron cerca de 25 necesidades de inversión por los departamento operativos, de estas 25 necesidades solamente un 25% era congruente con lo planteado en el CAPEX 2014. Monto de Inversión Ahorros Total Ahorros Mantenimientos Total Gastos Total Ahorros - Gastos Depreciación (10 años) Ingresos Afectos Antes Imp/Renta Impuesto sobre Renta Ingresos Contables Valor de Rescate Flujo Neto de Fondos Tasa Interna Retorno (TIR%) Periodo de Recuperación (Años) Valor Actual Neto (VAN$) DESCRIPCIÓN , PR, VAN para proyectos VICESA. ciertos lineamientos por ; por ejemplo 1 2 3 4 5 6 7 8 10.0 30.0% 5.0% #¡NUM! #¡DIV/0! ENERO - DICIEMBRE 2014 (EXPRESADO EN MILES DE DÓLARES) P E R I O D O E N A Ñ O S 50 . algunas , para el s 9 10 UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A Se adjunta una muestra del documento en cuestión, preparado para el 2014. Tabla 2. Resumen de inversiones Fuente: Sistema Financiero de VICESA (2014). Está claro que al ser una empresa multinacional, los proyectos se establecen para el grupo como un todo, fijando prioridades no por normalmente, se tienen inversiones en activos fijos. un proyecto, si no contempla únicamente la compra del activo, sin neces El proyecto determina una inversión inicial y eventuales desembolsos futuros, así como los ahorros que se esperan recibir tales como mano de obra, me insumos, ahorros en impuestos por el gasto por depreciación que generará el activo, mayor demanda o incremento en ventas. Todo esto afecta el flujo de fondos de la compañía, que se calcula y se proyecta para un lapso que abarca inicialmente periodo de recuperación de la inversión Departamento de Contabilidad, se controlan y presentan mensualmente en la la cual se les envía a todos los involucrados para su revisión y oportuna modific CONTROL DE PROCESO GVS EN CALIENTE LINEA 201 CONTROL DE PROCESO GVS EN CALIENTE LINEA 203 INSTALACION GVS VIPASA POSICION 101 TRASLADO E INSTALACION TANQUES LPG (2) 30K GAL/C/UNO TRASLADO E INSTALACION DE PLANTAS DE EMERGENCIA TRASLADO E INSTALACION COMPRESOR/SECADOR KAESER 90 PSI REPARACION E INSTALACION COMPRESOR AERSEN 45 PSI TRASLADO E INSTALACION TEMPLADOR CNUD LINEA 103 INSTALACION EQUIPOS EMHART POR LEASING EQUIPAMIENTO EMHART FLEX T INSTALACION MAQUINA BDF POSICION 203 REPARACION MAYOR HORNO 100 BALANZAS PARA COLORANTES MATERIAS PRIMAS (SAP) ALIMENTADOR COLOREADO LINEA 203 LICENCIAS PROENGINEER (2) TARJETAS VIDEO (2) FORTIANALIZER(1) SERVIDOR (2) SWTICH (4) COMPUTADORAS(24) ROUTER (1) LAPTOP(5) UNIDAD DE RESPALDO TOTAL VICESA 2014 DESCRIPCION por presentar a la Dirección General empresa si no en aras de visión Para algunos no se requiere montar idad de montaje. nor consumo de ; estas relaciones y factores los revisa el ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SET OCT 231.000 231.000 198.000 5.000 5.000 45.000 45.000 40.000 40.000 20.000 20.000 30.000 30.000 40.000 40.000 300.000 100.000 100.000 100.000 170.000 100.000 70.000 300.000 300.000 2,000.000 500.000 500.000 21.000 21.000 950.000 500.000 450.000 13.000 13.000 0.600 0.600 2.500 2.500 14.000 14.000 8.000 8.000 29.000 10.000 10.000 9.000 6.000 6.000 7.500 2.000 2.000 2.000 1.500 8.000 8.000 4,438.600 100.000 405.000 216.500 196.000 358.000 502.000 9.000 2.000 1,000.000 452.100 FECHA DE EJECUCION MONTO PROYECTOS DE INVERSION 2014 51 . conjunta; el Forma XIII, ación, de NOV DIC ACM 231.000 198.000 198.000 5.000 45.000 40.000 20.000 30.000 40.000 300.000 170.000 300.000 500.000 500.000 2,000.000 21.000 950.000 13.000 0.600 2.500 14.000 8.000 29.000 6.000 7.500 8.000 500.000 698.000 4,438.600 UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A ser necesario y de acuerdo con el documento en cuestión, preparado para el 2014. Se verifica que los costos vayan generándose según valores estimados en la proyección, de tal manera que una Tabla 3 . Forma XIII, Control mensual de inversiones Fuente: Sistema Financiero de VICESA (2014). avance de los proyectos. Se adjunta una muestra del desviación no vaya a revertir la rentabilidad esperada. 52 . UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A 3.3.2. La participación del área de tesorería La participación del departamento el Director del área, a la recepción de solicitudes de financiamiento establecido un proyecto en curso, el departamento de tesorería debe encontrar la figura idónea para financiar las ob requerimiento de la figura de financiamiento, de tal manera que a este departamento solamente le corresponde encontrar la entidad dispuesta a financiar de acuerdo condiciones favorables para VICESA. 3.3.3. La participación de las áreas operativas ( Calidad) Las áreas operativas de la corporación son entidades que proyectos, funcionan con patrocinadores de necesidades, las cuales pueden afectar a una o varias de las áreas a la vez de CAPEX, bajo la modalidad antes descrita. Sin embargo, estas plantean que solo conoce organización en términos de cambios tecnológicos y tendencias en las líneas productivas, por lo tanto el aporte en este sentido es muy limitado en la búsqueda de mejores aplicaciones al desarrollo a través de proyectos. 3.3.4. La participación del departamento de adquisiciones o compras La participación del área de abastecimientos con los proyectos de la compañía tiene una relación con un alto volumen de intervenciones según nos indica su director, coordinaciones logísticas para la importación de materiales, suministro de servicios especializados y todo lo relacionado a la merciología para los elementos necesarios del proyecto. En este sentido, el departamento participación en los eventos de proyectos, tiene algunas experiencias que les han dado de tesorería está restringida, según nos menciona ; una vez que se ha ras, en algunos casos ya viene preestablecido el RRHH, Manufactura, IP, MP, , desde el punto de vista de ; los diferentes departamentos presentan sus requerimientos n parcialmente la estrategia de la ; el departamento de abastecimientos participa en la negociación de los temas comerciales y las , aunque no tiene un rol definido para su 53 . con las , UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A una pauta sobre cómo manejar los temas, el director del departamento asigna a un comprador para dar seguimiento a las compras. Los indicadores para el departamento son los que se establezcan en la agenda del proyecto, es decir los tiempos de entrega y la adecuada importación de los bienes, sin embargo, no hay ningún tipo de preparación previa en conjunto con los departamentos involucrados. 3.3.5. La participación de la gerencia general La participación de la gerencia general depende en su totalidad de la persona que tenga bajo su responsabilidad este cargo, propuestas, revisiones y establecimiento de estrategias no están normalizados, el cargo en sí tiene la responsabilidad directa de que se cumpla lo establecido en el CAPEX y el documento de control para el gerente es independientemente del carisma de la persona que cuentan con el aval de la Dirección General, adicionalmente funciona bajo la modalidad de un contralor general del 3.3.6. La participación de la dirección general La dirección general dispone de accionistas del grupo, sumado a ello departamentos a la gerencia general derrotero para el tema de proyectos, algunos no tienen relación con la estrategia pero s con requerimientos regulatorios del estado, otros obedecen a necesidades de incrementar los indicadores de la operac obedecen a estrategias de la organización frente a los movimientos del mercado y las tendencias del mismo. Por esta razón, el tema de proyectos; la dirección general dio un paso importante en el 2009 al conformar la figura de la dirección técnica corporativa, de la cual ya hemos comentado sus por ello cuando hay un proyecto en desarrollo, esto se refiere a que los protocolos de la Forma XIII. En términos generales , es la de un facilitador en los proyectos proyecto. información privilegiada sobre los intereses de los cuenta con la información que presentan los ; en este sentido, la dirección general establece el ión como, por ejemplo: productividad, calidad, etc. Y otros la dirección esgrime los lineamientos 54 . , la función, í por seguir en UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A funciones, para la dirección general este departamento es el apoyo esencial en el buen manejo de los proyectos. 3.4. Debilidades y fortalezas del sistema actual en cuanto a gestión de proyectos En este punto, con lo considerar de manera objetiva las debilidades y las fortalezas que tiene el sistema actual, para lograr establecer un marco de referencia en la situación de la empresa en el tema de proyectos y a partir de ahí proyectar las mejoras al sistema fortalezas del sistema se consideran como tales solamente al compararse con lo que establece el sistema de trabajo del PMI para lo que a proyectos se refiere, en este sentido se analizará cada planteamiento teórico descrito en el No es estrictamente un análisis FODA, situaciones, fortalezas y debilidades del sistema, que nos sirva para analizar la viabilidad actual y futura de una determinada estrategia en el tema de proyectos para la empresa VICESA; estas dos consecuencias se clasificar Recursos Humanos y Herramientas, cuatro pilares claves en este tema. 3.4.1. Cultura La organización presenta una tendencia a la concentración de la autoridad que puede incidir en la efectiva coordinación de las estrategias de avance y en la toma de decisión de las mejores descripciones para los proyectos necesarios para el desarrollo de la organización. Esta necesita modificar la estructura de pensamiento del tema de proyectos, debido a que se entiende por proyecto solamente lo que la alta gerencia o los planteamientos de necesidades de las áreas establecen en su sistema de CAPEX, obviando que las iniciativas que rutinariamente se generan a lo interno son proyectos y deben contar con expuesto por las personas entrevistadas, es necesario ; las debilidades y las segundo capítulo de este trabajo. sino una macrodescripción de estas dos án en términos de Cultura, 55 . Estrategia, UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A los mismos estándares que los establecidos en el CAPEX, porque cada iniciativa por sí misma es un proyecto. No existe una cultura real de investigación, solamente hay parcialidades en cuanto recepción de tendencias de métodos de trabajo y tecnología de indicadores que opera como tornillos de ajuste para la mejora continua de la operación, pero un modelo de investigación estricto con una cultura empresarial que facilite la investigación por departamentos puede lograr avances significa mayor velocidad que solamente vigilar indicadores para promover el avance. 3.4.2. Estrategia de inversiones No contar con una división estratégica en portafolio de los proyectos que la empresa requiere a corto, mediano y largo plazo, si existe entrevistadas, lo cual vuelve el tema más delicado aun. La planeación de los temas, de las ideas, de los eventos es un requisito para el éxito empresarial, se ha identificado estrategias de parte de las áreas debido a que no hay un hilo conductor en las estrategias de la alta dirección, no hay una integralidad de temas fragmentos del plan general, esto produce retrabajo, mala conceptua e iniciativas idénticas duplicadas. Hay una falta de indicadores claramente definidos que operen como parámetros de toda iniciativa, tales como productividad, calidad, costo, riesgo, esto para cada proyecto establecido. Desgaste de recursos, debido a que no hay una estructura adecuadamente las intenciones de los departamentos como rector de los proyectos y de los temas técnicos del grupo, al cual los departamentos pueden acceder con relativa facilidad, sin embargo aunque bien intencionada, no cuenta con las herramientas para una adecuada gestión del ; por otro lado, hay una matriz tivos y a una , no es del conocimiento de las personas que en VICESA la planeación es parcial en función de las , por lo que solo se conocen lización de eventos, óptima que materialice ; se tiene una figura que funge , la estructura de la Gerencia técnica 56 . , UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A volumen de temas que administra, esto aplicado, donde es recurrente el tema de que en ocasiones tiene problemas para desenvolverse de manera eficiente y oportuna. 3.4.3. Recursos Humanos La capacitación en el tema de proyectos no es una prioridad en los departamentos operativos revisados, si bien en algunos aparece, no hay una gestión real de este importante asunto. La comunicación es un factor vital en la empresa moderna, se ha demostrado que aquellas que tienen transparencia en sus funciones y altos índices de co poseen mejores resultados que las empresas comunicación se refiere; por involucramiento de áreas directamente relacionadas en temas de proyectos, deb mala comunicación con la cual se organiza el tema de proyectos y nos referimos a la comunicación parcial de la información. Mezcla de funciones entre lo operacional cíclico y los eventos finitos que establece un proyecto, esto es que las áreas qu condiciones abandonan funciones operacionales por atender los temas del proyecto, o atienden parcialmente las actividades del proyecto, este tipo de estrategias son eventualmente funcionales, pero no deb planteados, ya que las áreas deben atender su funciones normales, no ser sobrecargadas o postergar sus funciones para sacar adelante un proyecto conflictos en los resultados internos y proyecto. 3.4.4. Herramientas Falta de investigación detallada previa a las inversiones para seleccionar el mejor producto en el cual invertir. se evidencia en las entrevistas que se han diagnósticos de necesidades de capacitación con esquemas no tan claros en cuanto a ende, podemos abordar desde esta perspectiva la falta de e intervienen en los temas de proyectos bajo ciertas en ser la norma, para abordar los proyectos . Lo anterior podría resultados poco eficientes en el desarrollo del 57 . municación ido a la generar UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A El sistema es reactivo, pues inducción al tema, obviando etapas clave de todo buen análisis. Incongruencia en los planteamientos bajo los formatos establecidos, esta afirmación es posible validarla al ver las diferencias en la p CAPEX de los departamentos, lo que plantea la alta dirección como CAPEX aprobado por la junta directiva y lo que registra el control de la llamada forma XIII, hay secuencia en los planteamientos, por lo funcionen bajo un protocolo normalizado y que todas las áreas involucradas en el tema de proyectos lo validen en una lógica sincronía de responsabilidades. Falta de una estructura normalizada para potenciar las fort el ámbito de proyectos, esta carencia produce un bajo nivel de sinergia en las iniciativas de la organización. los proyectos se presentan sin los debidos procesos de resentación de las necesidades de se evidencia tanto es necesario que las propuestas alezas de la corporación en 58 . que no UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A 3.5. Definición del modelo ac Figura 5. Organización funcional. Fuente: PMBOK cuarta edición. 3.5.1. Estructura funcional Como ya se ha comentado en el organizacionales afectan o favorecen enormemente la forma en que los proyectos son planificados y ejecutados, en VICESA de su estructura encaja en lo que el PMI define como una estructura funcional, la cual tiene la característica de que su esquema describe los departamentos funcionales que la organización requiere para entre un gerente o director general que tiene a su cargo varias gerencias de área o jefaturas funcionales (finanzas, ventas, recursos humanos, operaciones, TI, etc.). El rasgo característico de una organi autoridad para coordinar y tomar decisiones de los proyectos en los niveles más altos del Persona Gerente funcional Persona Persona Coordinación del proyecto tual utilizado capítulo dos de este trabajo, las estructuras , con todo lo revisado, se observa que el esquema gar sus productos o servicios. Se encuentra dirigida por zación funcional es la concentración de la Director ejecutivo Persona Persona Persona Persona Persona Persona Gerente funcional Gerente funcional 59 . UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A organigrama. La estructura de una organización funcional es la que se muestra en la figura # 5, su madurez en el tema este tema. La forma en que los proyectos se ejecutan en este tipo de organización es la siguiente. Tabla 4. Operación de proyectos en una estructura funcional Fuente: PMBOK cuarta edición. de proyectos es incipiente en términos de gestión de 60 . UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A CAPÍTULO I V 61 . UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A CAPÍTULO IV: DESARROLLO DEL MODELO DE GESTIÓN RECOMENDADO POR EL PMI PARA LA ADECUADA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Y LA VINCULACIÓN DE VICESA CON ESTE MODELO 4. Introducción al modelo 4.1. Conexión entre la intención estratégica y los proyectos de las organizaciones Ha quedado establecido el tema de la relación intrínseca entre cultura y estilo de organización, se comentó en el primer capítulo sobre la importancia de esta palabra y de su influencia en la forma de llevar a cabo los proyectos, las experiencias comunes de los miembros de la organización son las que conforman la cultura de la misma; la mayoría de las organizaciones han desarrollado culturas únicas a través de la práctica y el a lo largo del tiempo. Las experiencias comunes incluyen Visión, Misión, Valores, Políticas, etc. (Institute, Quinta edición) 4.2. Cultura de la empresa hacia el tema proyecto Se ha comentado el esquema cultural en torno al tema proyecto en la empresa VICESA, se han descritos algunos casos de proyectos en donde se en realidad no asociadas a una mala gestión de personas, sino propias de la cultura o del sistema utilizado para gestionar los proyectos. Por esto, el tema de cultura tiene una importancia relevante en la propuesta de mejora que se está planteando, para gestionar de manera más eficiente las iniciativas de proyectos en la empresa, VICESA tiene mucha nuevas culturas, o modificación de pensamientos en pos de objetivos, la empresa incursionó en los sistemas de ISO casi al inicio de esta tendencia en Costa Rica, de hecho tiene la tercera certificación otorgada por sistema de ISO le ha aportado mucho a la mejora de los sistemas de trabajo de la . detectaron experiencia en temas como desarrollo de INTECO a una empresa costarricense 62 . uso común falencias ; el UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A empresa, y esto es ampliamente reconocido por cada miembro sus sistemas son constantemente auditados por dive prestigio de Heineken como organizaciones oficiales organizaciones bancarias, etc. Por lo tanto, el objetivo de enriquecer la cultura empresarial con un esquema adecuado de gestión de proyecto en definitiva no lo es y es aquí donde radica de alguna manera el espíritu de la propuesta de este documento, para avanzar en la madurez del sistema de gestión de proyectos es necesario ampliar la cultura de la empresa, así como cada individuo amplía su cultura al leer, al aprender, al viajar, la empresa necesita culturizarse continuamente, no es una propuesta más sobre llenar documentos. El tema de estandarizar la gestión de proyectos no es otro tema do se quiere llenar de formatos y documentos que nadie revisa, es un asunto importante y vital que hay que plantear para promover la cultura de proyectos, no se pretende llenar por llenar más documentos y si es del caso es un proceso que compl ya se tiene en términos de ISO. Gran cantidad de organizaciones procuran establecer algún tipo de conexión entre sus procesos y su misión, visión de negocios y valores, con esto pretenden identificación con tendencias, monitoreo de merc desarrollo que promuevan el crecimiento de la empresa, lo importante es diseminar una cultura enfocada en proyectos dentro de la organización, porque en general los proyectos se relacionan con la innovación enfocada a proyecto incrementa la innovación en proyectos y no solo nos referimos a procesos triviales, adoptan una mentalidad de innovación y de salir de lo convencional, este tipo de cultura aumenta la establecer objetivos claros, de pactar prioridades y de planear colectivamente con todos los beneficios que esto trae, por último se presenta la necesidad de organizar la memoria del trabajo del equipo de modo que la información esté disponible para todos y que se pueda compartir de forma rápida y práctic de la organización rsas entidades, tanto clientes del , en este caso INTECO, INS, s no debe ser visto como un tema documental, porque cumental, donde ementa todo lo que ados, con lo cual se pueden elaborar proyectos de : crear algo o hacer algo diferente, la cultura empresarial , ya que cada elemento empieza a pensar relevanacia a (Idalberto Chiavenato, 2011). 63 . , esta y de UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A 4.3. ¿Cómo inspirar una cultura de proyectos? Realmente, como ya se ha comentado desempeño en el ámbito de proyectos es este “crear una cultura de proyectos”. alcanzar este nivel de cultura de proyectos, lo primero que debe suceder en la organización es que haya un proceso de capacitación en los niveles adecua misma, para sensibilizar conciencias, abrir tesis, un sistema adecuado con instrumentos eficientes para la evaluación e implementación de las iniciativas de inversión. Muchos gerentes y directores de la o proyectos, y hay seguridad de aplicó la entrevista algunos tenían opiniones a favor de tener una estructura robusta que permita tomar decisiones acertadas a afirmar que hay un atisbo de necesidad en los gerentes de la organización, en cuanto a formación en el manejo de proyectos. Por lo tanto subsanar la necesidad de cultura capacitación sobre el tema, este tema. El inicio del camino del plan de culturización sobre proyectos es empezar a inducir a los niveles de altos mandos en él, y así para trasladar la nueva cultura a los otros niveles. Un ejemplo es el ideario Cuahutemoc de FEMSA, que Eugenio Garza Sada instituyó y donde quedó plasmada su filosofía, citamos un par de conce 1. “Revisa tu cultura corporativa para saber si está escrita con el cerebro o con el corazón. Y de ser necesario actualízala a los nuevos tiempos 2. “Desarrolla una campaña permanente de culturización que se incluya desde la inducción de los nuevos, , el principal obstáculo para incrementar el y que se entiendan las ventajas de tener rganización probablemente han desarrollado que lo han hecho de forma exitosa, sin embargo cuando se nte un proyecto, con estos antecedentes , el primer paso para incrementar o en cuanto al manejo eficiente de proyectos es solo así se logrará cerrar la brecha de conocimiento sobre se conseguirá un nivel de implicación de ptos. como una reinducción a los ya antiguos. 64 . Para dos de la es posible estos ”. ” UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A 4.4. Diagnóstico de necesidad de capacitación La entrevista aplicada a los altos ejecutivos elaboradas para medir indicadores de conocimiento sobre el tema, permitió identificar l necesidad de formación a los gerentes relacionados con este, al responder de forma imprecisa o somera la amplitud de cada pregunta. Es por ello que se propone la etapa de sensibilización, el cuadr preliminares en la preparación de un programa de capacitación y desarrollo, para ampliar la propuesta es necesario involucrar al departamento de Recursos Humanos de VICESA. Figura 6. Esquema para preparación de un programa de capacitación y desarrollo. Fuente: Administración de Personal y Recursos Humanos En la etapa de Evaluación de necesidades se tiene ya un primer fundamento que se ha localizado a través de la entrevista, sin embargo se debe ampliar con la colaboración del departamento de Recursos Humanos de la compañía. En la etapa de establecer los objetivos de la capacitación, debemos en conjunto con Recursos Humanos elaborar el alcance de estas capacitacion volver expertos a los Gerentes o Directores, el primer objetivo es sensibilizar y culturizar sobre el tema, hay que tener cuidado de no crear animadversión sobre el planteamiento. , a través de las preguntas 6 de forma concreta el siguiente esquema para arrancar con o que se presenta es un esquema de los pasos , 2011. es, ya que no se pretende 65 . -7-8-9 y 10 a UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A El contenido del programa tiene que estar fundame documentadas por el PMI y los resultados positivos alcanzados por empresas que lo aplican. Los principios pedagógicos deben establecerse con el mismo tacto que los objetivos de la capacitación, ya que por el nivel de responsa ejecutivos no podemos establecer clases magistrales y exámenes enseñanza debe ser sintetizada y enfocada a sensibilizar, a vender las bondades de esta cultura, para así lograr un buen programa de implique en el tema. Capacitación altos mandos. Es importante considerar que los departamentos de recursos humanos desempeñan un papel fundamental y en constante expansión en el proceso de asegurar el éxito de organizaciones, tanto a nivel nacional como internacional. Dentro de los muchos beneficios de la capacitación interesan para el aspecto de crear cultura dentro de la organización autores, y son, particularmen • Ayuda al personal a identificarse con los objetivos de la organización. • Proporciona información respecto a necesidades futuras a todo nivel. • Es un poderoso auxiliar para la compresión y adopción de nuevas políticas. Diversos estudios de la American Society for que toda cantidad que se invierte en capacitación y desarrollo genera ingresos equivalentes a tres veces el monto original. Por lo mencionado, se considera tema de manejo o administración de proyectos ntado en las buenas prácticas bilidad y las ocupaciones de estos altos ; la metodología de capacitación para los altos mandos que los se mencionan solamente tres que , según algunos te (William B Werther, 2010): Training and Development importante, para mejorar el entendimiento sobre el , capacitar a los siguientes puestos: 66 . demuestran UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A  Dirección General  Gerencia General  Dirección Técnica  Dirección de adquisiciones  Gerencia Financiera  Gerencias operativas  Gerencia de TI 4.5. Fortalecer la figura ya creada como dirección técnica Se ha declarado que la empresa se encaminó hacia un modelo adecuado al gestionar una figura que centralice las iniciativas de inversión, con todo lo que esto conlleva, sin embargo, se revisarán más descrito a groso modo en el responsabilidades hasta donde se conoce o nos han permitido indagar, esto con el fin de proponer el punto de mejora. 4.6. Responsabilidades del Director técnico La dirección técnica se encarga de gestionar proyectos. Revisar el desarrollo de las tecnologías y el rumbo de las tendencias en cuanto a producción de vidrio para envases Gestionar la información técnica de información. Administración y centralización de los temas relacionados a diseño de molduras y formación de envases. a fondo las actividades de esta figura las cuales ya se han capítulo dos, es importante ampliar con más detalle las . las plantas en cuanto a consultas y búsqueda de 67 . UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A Cantidad de personas que Un Ingeniero industrial. Con el siguiente perfil largo de más de 20 años en la industria, con inducción y conocimiento en diversos temas de la industria como preparación de vidrio, calidad, fabricación de envases, construcción de hornos y equipos especiales para la inspección de envases y equipos para empaque de estos. Un ingeniero civil. Con un perfil adecuado en el tema de proyectos y con un nivel de maestría en el tema, además con experiencia en la parte de construcción de hornos, área en el que la empresa ha invertido en especializarlo. Un Asistente en diseño. centralizar la información de todo lo relacionado el proceso de manufactura de vidrio. 4.7. Las responsabilidades de la dirección técnica En capítulos anteriores, se comentó cuanto al manejo de proyectos esto fue cuando funcional, cuya la principal característica es la concentración de poder y algunas debilidades en el ámbito de sinergia, desde esa perspectiva relacionadas con el área de Dirección Técnica 4.8. Gestión de proyecto: Con toda la información que se ha presentado sobre el tema de proyectos y la importancia del aspecto de manejar adecuadamente y de forma progresiva todo su ámbito, se considera que la dirección técnica es la figura más adecuada para la gestión de este tema, en donde todas las áreas de VICESA deben converger hacia la dirección técnica, sin embargo esto no es lo que sucede, lo que sucede realmente desempeñan un rol en la dirección técnica. : una buena experiencia probada a lo Es dibujante técnico de profesión y tiene como tarea con diseño y operación de molduras para sobre el tipo de organización que es VICESA, en se revisó el tema de organización se abordan las actividades . se explica 68 . en el UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A capítulo tres con amplitud de detalles cuando de la actual gestión de proyectos. En concreto, se tiene una organización que opera con un sistema funcional y que posee una iniciativa en progreso de dirección técnica que gestiona proyectos, la cual como se conformó de forma acertada no hace muchos años. Es un hecho, no estamos diciendo que comentó la organización tiene personal de amplia experiencia con muchas compete y realmente con todos los inconvenientes las iniciativas caminan, pero hay forma de mejorar lo que se tiene, y esto también es Entonces, con esta información que se ha presentado: Técnica del Grupo VICAL es la figura adecuada para centralizar la gestión de proyectos dentro de la organización, adicionalmente es la figura indicada para gestionar el portafolio de proyectos de la empresa, ya que un portafolio de proyectos implica un alcance organizacional que varía en función de los objetivos de monitorea permanentemente los cambios en una entorno más amplio, sin embargo actualmente forma parte de una organización con una estructura para el manejo de proyectos llamado, en el esquema del PMI, sistema funcional. Para fortalecer la estructura adecuadas gestiones del tema de proyectos para los elementos que conforman este departamento, que se estudie por parte del área de Recursos puesto o el departamento en sí, esto es realizar un análisis para validar el diseño del departamento en función de objetivos claros, trabajo y su congruencia con los objetivos. Esto es un procedimiento por el cual se determinan los deberes y la naturaleza de los puestos y los tipos de personas. Estos análisis proporcionan datos sobre los requerimientos del puesto que más tarde se utilizarán para desarrollar las descripciones y las especificaciones del puesto las tareas que integran un puesto dado se presenta un análisis de toda la dinámica actualmente los la situación sea crítica, porque tal como ya se una realidad. se indica que la Dirección esta; un director de portafolio , se propone, adicional a la capacitación sobre las Humanos el diseño de este elaborando una revisión de la carga de , es el proceso para determinar y ponderar los elementos y ; evalúa la complejidad del cargo, parte por parte y 69 . ncias , UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A permite conocer con algún grado de certeza las características que una persona debe cumplir para desarrollarlo normalmente. empresas para organizar eficazmente los trabajos de que cada trabajador hace y las aptitudes que requiere para hacerlo bien. Es importante resaltar que esta función tiene como meta el análisis de cada puesto de trabajo y no de las personas que lo desempeñan. Este planteamiento busca eliminar cualquier contaminante en torno al tema gestión de proyectos dentro de la estructura de la dirección técnic funciones que actualmente el departamento realiza, para impulsar el tema proyectos. Es importante subrayar que proyectos representa un alto volumen de actividades (si se quiere llevar de forma adecuada en cuenta las que se mencionan Revisar el desarrollo de las tecnologías y el rumbo de las tendencias en cuanto a producción de vidrio para envases Gestionar la información técnica de las plantas información. Administración y centralización de los temas relacionados formación de envases. En el departamento de la dirección técnica cada uno de los integrantes tiene funciones que deberán revisarse con detalle, a los perfiles y enfocar los objetivos del departamento para la mejora integral de tema de proyectos. Así como responde a una necesidad de las estas, conociendo con precisión lo a, así como encausar las otras , tal como lo estamos planteando), sin tener que tomar como: . respecto a consultas y búsqueda de con diseño de molduras y para poder establecer el esquema adecuado 70 . UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A 4.9. Factores ambientales Los factores ambientales de la empresa hacen referencia a condiciones que no están bajo el control del equipo del proyecto y que influyen, restringen o dirigen el proyecto. Los factores ambientales de la empresa se consideran entradas para la mayor parte d procesos de planificación, pueden mejorar o restringir las opciones de la dirección de proyectos, e influir de manera positiva o negativa sobre el resultado, los principales factores que intervienen son (  La cultura  La estructura  Gobierno de la organización Estos elementos ya los hemos revisado y descontaminar el departamento de dirección de proyectos para realmente enfocarlo y fortalecerlo para la adecuada gestión de proyectos, adicional a la capacitación para crear la cultura, a la revisión de perfiles y de la estructura de este departamento es necesario que el gobierno de la organización enfile sus estrategias para que se enfoque el conocimiento y la experiencia en forma individual y grupal, es necesario establecer de las estrategias de negocio que determina el gobierno de la organización de esta figura en el ámbito de gestión de proyectos. 4.10. El ámbito adecuado para la direcci organización orientada a proyectos. Las organizaciones establecen la dirección estratégica y los parámetros de desempeño a través de la gobernabilidad. La dirección estratégica establece el propósito, las expectativas, las metas y y está alineada con los objetivos del negocio. deben estar alineadas con la dirección del proyecto con el negocio es constante, las posibilidades de éxito del proyecto aumentan de la empresa que inciden en la figura de proyectos (Monarch, Gestión de proyectos, 2012) , continuando con la propuesta de , ón de proyectos en una las acciones necesarias para guiar el desarrollo del negocio Las actividades de la dirección de proyectos negocio a alto nivel. Cuando la alineación del 71 . e los , dentro el desarrollo UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A significativamente, ya que el proyecto permanece alineado con la dirección estratégica de la organización. El vínculo entre la dirección de proyectos y la estrategia organizacional la estrategia organizacional debe proporcionar guía y dirección a la dirección de proyectos. (Project Manegement En un sistema fuerte y con tendencia hacia los proyectos, la actividad en torno a las iniciativas de inversión tienen muchos interesados y se generan sistemas orbitales alrededor del equipo de proyectos. Figura 7. El Proyecto y los Interesados Fuente: PMBOK cuarta edición. , es ineludible Institute, 2013) 72 . UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A 4.11. Relación entre los interesados y el proyecto. La figura 7 presenta el esquema adecuado para que la dirección de proyectos opere, en el que la responsabilidad y la participación tienen un actividad y la identificación de los interesados es un proceso continuo a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. En la actualidad, el esquema que se utiliza tiene dispersiones serias de los implicados en temas de proyectos a todo nivel, lo cual causa problemas de comunicación serios que pueden perjudicar las iniciativas, es importante que la figura encargada de la gestión de proyectos tenga la preponderancia que requiere un sistema maduro con inclinación hacia los proyectos, pero también los vínculos de esta figura con los interesados o involucrados debe tener lazos fuertes que fundamente la gestión de la dirección de proyectos. 4.12. Fortalecer el análisis financiero de los estudios de inversión Planificar el desarrollo significa det sistema económico para una forma de organización dada. Existen diversos mecanismos operacionales por los cuales un empresario decide invertir recursos económicos en un determinado proyecto. Los nivele múltiples y variados, puesto que en el mundo moderno cada vez es menor la posibilidad de tomar decisiones de forma unipersonal. Regularmente, los proyectos están asociados interdisciplinariamente y requieren diversas instancias de apoyo té sometidos a la aprobación de cada nivel. Para el evaluador de proyectos es necesario y fundamental diferenciar entre la rentabilidad del proyecto y la rentabilidad del inversionista. Mientras en el primer caso se busca medir la rentabilidad de un negocio, independientemente de quien lo haga, en el segundo interesa, contrariamente, medir la rentabilidad de los recursos propios del inversionista en la eventualidad de que se lleve a cabo el proyecto. vínculo estrecho en cada erminar los objetivos y las metas en el interior de un s decisorios son cnico antes de ser 73 . UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A Desde el punto de vista financiero estudio y según el objeto de la inversión. Según la finalidad del estudio, los proyectos se realizan para evaluar:  La rentabilidad del proyecto  La rentabilidad del inversionista  La capacidad de pago del proy  Según el objeto de la inversión, los proyectos se realizan para evaluar:  La creación de un nuevo negocio  Un proyecto de modernización. El cual puede incluir:  Externalización  Internalización  Reemplazo  Ampliación  Abandono (Nassir Chain, 2008) Figura 8. Clasificación de los proyectos según Nassir Sapag Fuente: Preparación y Evaluación de Proyectos Nassir Sapag ( Según la finalidad del estudio Rentabilidad del proyecto Rentabilidad inversionista Capacidad de pago del , los proyectos se clasifican según la finalidad del ecto . 2008). del proyecto Según el objeto de la inversión Creación de un nuevo negocio Proyecto de modernización 74 . UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A 4.13. El proceso de preparación y evaluación de proyectos La parte de preparar y presentar proyectos de cada elemento debe estar fundamentada en un proceso riguroso de evaluación de elementos, por esta razón se adecuada gestión de los proyectos en la e Aunque no existen proyectos iguales en la totalidad de sus elementos, s similitudes entre uno y otro, por lo tanto los procesos de evaluación y los estudios de viabilidad pueden contener casi cualquier proyecto en una serie de metodológicos para su adecuada evaluación. Si bien toda decisión de inversión debe responder a un estudio previo de las ventajas y desventajas asociadas con su implementación, la profundidad con que este se realice dependerá de lo que aconseje ca En términos generales, son varios los estudios particulares que deben realizarse para evaluar un proyecto: los de viabilidad comercial, técnica, legal, organizacional, de impacto ambiental y financiera (Nassir Centrando estos estudios en la rigurosidad financiera y contable dado que en el análisis de los detalles presentados en el el desarrollo de los proyectos que se comentaron como ejemplos, en cuanto a lo financiero y su seguimiento, adicionalmente a través de las entrevistas con los especialistas en el tema dentro de la organización, hemos determinado que existe un manejo macro de las particularidades financieras de un proyecto, dejando de lado el análisis de los detalles de cada inversión, lo cual no es lo más adecuado. Es por eso que se considera analista financiero con las competencias y las facultades correctas para un operador de este tipo de situaciones proyectos a nivel de caso negocio no se debe tomar a la ligera plantea que la parte financiera es un elemento clave para la mpresa VICESA. da proyecto en particular. Chain, 2008) capítulo tres hemos visto serias debilidades en necesario que la dirección técnica cuente con un , el cual debe fungir como evaluador de , y que esta figura se encargue de la preparación de 75 . , y la revisión í hay ciertas procesos UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A todos los análisis que conlleva un estudio de inversión. la dinámica que actualmente se ejecuta evolu contener cierta información importante como el TIR y el VAN de un proyecto estos elementos no son determinantes para la adecuada evaluación y presentación de una iniciativa de inversión. Se revisará la estimación de comentando, según el experimentado evaluador de proyectos Nassir Sapag, hay temas financieros dentro de una iniciativa de inversión que no se pueden obviar si se quiere tomar la decisión correcta, revisemos al 4.14. Estimación de los costos de un proyecto La determinación de los costos del proyecto requiere conceptuar algunas de las distintas clasificaciones de costos para la toma de decisiones. Para la toma de decisiones asociadas a la considerarse: Costos diferenciales: proporcione un retorno o beneficio similar determinará cuál de ella debe seleccionarse. Costos futuros: cualquier decisión que se resultados futuros, por lo tanto el análisis de estos en relación con los costos históricos es un elemento importante para la toma de decisión. Costos pertinentes de sustitución de instalaciones: inversión para la sustitución de instalaciones constituyen uno de los análisis más complejos en la consideración de costos relevantes. Sustitución con aumento de capacidad: la capacidad productiva debe plan De tal manera que se permita cione, pues aunque los formatos parecen costos para darle fundamento a lo que se está gunos que el comenta. preparación de un proyecto, deben es la diferencia en los costos de cada alternativa que tome en el presente afectará a los los cálculos económicos el análisis de sustitución con ampliación de tearse en función de una estimación del mercado 76 . que de UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A potencial, con referencia específica a las variables precio y volumen de ventas, en una proyección de los ingresos esperados de la operación. El estudio de los elementos relevantes de costos: relevantes para la toma de decisiones implica entrar a identificar aquellos costos que son determinantes o prioritarios tales como:  Variaciones en los estándares de materia prima.  Tasa de salario y requerimientos de personal.  Combustible y energía.  Volumen de producción y precio de venta.  Desperdicios o mermas.  Valor de adquisición.  Impuestos y seguros.  Mantenimiento y reparaciones. Costos sepultados: es una clase de costos que más decisión, a pesar de ser irrelevantes, son los llamados costos sepultados Costos pertinentes de producción: pertinentes se desarrolla en lo relacionado con las decisiones de fabricación. D estas, son fundamentales las de optar por fabricar o comprar y distribuir, seleccionar la combinación óptima de producción y minimizar la inversión en inventarios. Costos a corto plazo. Análisis costo-volumen-utilidad. Costos contables. Tratamiento del costo IVA. (Nassir Chain, 2008) Se evidencia que el tema financiero para proyectos es un tema relevante y especializado, el cual debe ser tratado con la atención que merece para que los eventos el análisis de comúnmente se consideran en una . el uso más frecuente del análisis de costos 77 . los costos entro de UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A que suceden dentro de una inversión puedan en algun ciencias contables, y lo que se pretende es que esta rigurosidad entregue a la dirección técnica como catalizador del tema proyectos, un producto debidamente procesado y digerible para la toma de decisiones, en donde los im de implementación sea permitiendo que las decisiones de inversión contribuyan a la salud financiera de las operaciones, la resultante de esto será que cada iniciativa que se lleve a solicitud de CAPEX con la junta direct para los inversionistas del negocio y minimice el riesgo de sus aportes para inversión para lograr que esto se materialice es necesario, que la empresa cuente con un sistema adicional que actualmente no o análisis de caso negocio. 4.15. Caso negocio Cada vez son más los ejecutivos encargados de la gestión de proyectos que son cuestionados sobre su capacidad de entregar métricas confiables de impacto y inversión a sus proyectos. Hemos revisado algunos casos de VICESA que ameritaban un poco más de estudio sobre sus alternativas de inversión y definitivamente no adecuado, por lo que se requiere que la empresa desarrol muy necesario para revisar las iniciativas de inversión de que permita antes las revisiones primarias proyectos, a esta gestión se le denomina Caso Nego Un Caso de Negocio en el marco de la Gerencia de Proyectos, se elabora para documentar el razonamiento para iniciar un nuevo proyecto o iniciativa determinar si un proyecto justifica la inversión de la organización. Para ello, el caso negocio define el problema a resolver, el impacto del proyecto en los procesos y resultados de la organización, realiza el análisis costo beneficio, y análisis de las alternativas. Adicionalmente, el caso de negocio establece la relación entre los objet estratégicos de la organización y el proyecto. a medida ser proyectados por las previstos se minimicen, y el riesgo iva, produzca la mayor cantidad de riqueza posible pera dentro de la dinámica de proyectos, hablamos del se les dio el seguimiento le un esquema simple, pero sde un punto de vista ordenado , para posteriormente subirlas al portafolio de cio. ; contribuye 78 . , retorno de a de ivos UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A Es importante percibir que un caso de negocios es mucho más que la presentación de un análisis de retorno sobre vez tomará una decisión so financiera. En lugar de ello, se debe ejemplo: ¿la inversión responde a una prioridad clave del negocio? ¿Cuáles son los riesgos de avanzar en esta inver el costo de no hacer nada? ¿Cuán creíble es el análisis? requiere anticiparse y enfrentar preocupaciones y preguntas a través de los ojos de la persona que toma las decisione persuadir a la persona que toma las decisiones a tomar acción. Desde el punto de vista de la Gerencia de Proyectos definida en el PMBOK 5, el caso de negocio es un documento externo, elaborado previamente, entrada de la elaboración del Acta de Constitución (Project Charter). En muchos casos, el patrocinador y el Gerente del futuro proyecto pueden colaborar en su elaboración. El caso de negocio es un documento que se construye a partir de un diagnóstico previo, tanto de una situación interna Este documento representa también la base estructural de un proyecto, la parte medular de los temas que aborda una iniciativa de inversión. Para elaborar un caso de negocio, deben recopilarse y documentar el siguiente contenido: Resumen Ejecutivo: esta sección resumen) el problema del negocio que Descripción del Problema: del problema de negocio que se espera atender y para lo cual fue creado el proyecto. Puede ser un problema de tecnología, habilidades o perfiles del personal. la inversión (ROI por sus siglas en inglés). Un ejecutivo rara lo basándose en las cifras presentadas en la justificación n considerar adicionalmente otros factores. Por sión? ¿Qué otras alternativas se consideraron? ¿Cuál es , etc. El caso de negocios s. Aún más importante, el caso de negocios debe y que se recibe como por resolver como de un objetivo común de negocio. describe brevemente (en forma de sumario o el proyecto solucionará. en esta sección se proporciona una descripción detallada procesos, estructura organizativa e inclusive de las 79 . UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A Cómo el proyecto beneficiará al negocio: medir (métricas, indicadores de éxito). En qué consiste el proyecto Justificación: por qué el proyecto es la mejor opción para resolver el problema y qué fue seleccionado en lugar de otras alternativas. Describir en detalle c impactará o modificará la estructura de la organización, sus procesos software. Visión general del proyecto: cómo será ejecutado y su propósito. Objetivos e indicadores de éxito: negocio que el proyecto contribuirá a lograr. Asimismo, deben incluirse las métricas cuantificables por usar para declarar que el objetivo ha sido cumplido, así como los valores definidos para dichas métricas. Premisas: Lista preliminar de las premisas involucradas en el proyecto (supuestos que se asumen reales para poder lograr los objetivos). Restricciones: Lista preliminar de las limitaciones de tiempo, presupuesto o de recursos involucrados en el proyecto Alineación con los objetivos estratégicos de la organización: una organización debe estar relacionado con se hace referencia al plan estratégico de la organización (previamente elaborado), l objetivos estratégicos expresados y c objetivos. Análisis Costo Beneficio pues los ahorros (beneficios) y costos del proyecto son el elemento expresado en términos que se puedan : (cómo se resolverá el problema de negocio). ómo el proyecto , herramientas o descripción, información en qué consiste el proyecto, En esta sección se describen los objetivos de . Todo proyecto de su planificación estratégica. En esta sección ómo el proyecto contribuye al logro de estos : Esta es la sección más importante del caso de negocio, que más 80 . por os se toma en UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A cuenta al decidir sobre si se procede con el proyecto o no. Es importante cuantificar los beneficios y costos del proyecto en el caso de negocio. Análisis de Alternativas: proyecto o alternativa. En esta sección se describen otras alternativas que existían (inclusive mantener el statu quo actual) y por Aprobaciones: Sección para registrar los apr aprobarán si el caso de negocio (www.pmoinformatica.com). Si desarrollamos cada uno de estos componentes de manera adecuada, podremos asegurar que los proyectos que se desarrollen en VICESA tendrán una alta expectativa de éxito. Así que siempre se debe iniciar un proyecto con la definición del problema y la meta. Lo que realmente es necesario generales y ambiguos. 4.16. Propuesta de protocolo 4.16.1. Protocolo empresarial o corporativo El estudio de la estrategia de las empresas ha evolucionado, y probablemente lo seguirá haciendo en el futuro. La que alguna vez fue una disciplina que carecía de bases analíticas sólidas se ha convertido en un campo de estudio Es importante el avance que ha aportado la estandarización, la normalización de algunos sistemas, repasando la idea de que es un protocolo empresarial o corporativo el compendio de normas escritas que regulan la actuación de una empresa, tanto interna como externamente. Las habilidades sociales son transmitidas y siempre se refieren a personas o grupos, más o menos grandes en definitiva de comunicación. El caso de negocio es el resultado de seleccionar un qué no se seleccionaron. obadores del caso de negocio (quienes se considera para iniciar un proyecto) evitar es empezar un problema con términos (Paredes J. T.). , que establecen unas pautas de convivenc 81 . : es ia y UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A Otra definición de protocolo empresarial sería el conjunto de normas y técnicas necesarias para la planificación, preparación, desarrollo y control de actos promovidos por empresas privadas. El concepto de protocolo emp argumentado un nuevo concepto de protocolo basad los correspondientes objetivos: imagen, proyección, comunicación, procedimiento, rentabilidad y prestigio (http://turismoyprotocoloempresarial.blogspot.com/) resarial va evolucionando y son ya algunos los que han o en seis máximas para conseguir . 82 . UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A 4.16.2. Protocolo Tabla 5. Protocolo para levantamiento, evaluación y posterior ejecución de proyectos Paso Departamento 1 Dirección General que se originen en la dirección deben plantearse en el actual 1 Gerencia General/Dirección técnica G plantearse en el actual formato 1 Gerencias de áreas organización deben 2 Evaluación en caso negocio análisis cuantitativo financiero 3 Portafolio de proyectos Iniciativa/Proyecto Entrega Las estrategias/ideas/proyectos general de la organización formato de presupuesto de inversión activo fijo. Una vez completa la forma con la información que se solicita, se debe entregar al evaluador de proyectos que debe ser el encargado de realizar el análisis de caso negocio. Las estrategias/ideas/proyectos que se originen en Gerencia eneral y Dirección técnica de la organización deben de presupuesto de inversión activo fijo. Una vez completa la forma con la información que se solicita, se debe entregar al evaluador de proyectos que debe ser el encargado de realizar el análisis de caso negocio. Las estrategias/ideas/proyectos que se originen en las Gerencias de área de la plantearse en el actual formato de presupuesto de inversión activo fijo. Una vez completa la forma con la información que se solicita, se debe entregar al evaluador de proyectos que será el encargado de realizar el análisis de caso negocio. Toda iniciativa de inversión debe pasar por el riguroso escrutinio del evaluador de proyectos, donde la iniciativa cumplirá con cada fase del y cualitativo técnico. Una vez finalizados los eventos en negocio, el producto se debe ceder al portafolio de proyectos de la organ donde el evaluador debe mantener los proyectos en vigencia financiera. Esta instancia es un sistema de almacenamiento donde deben estar todos los Una vez que las prioridades sean las adecuadas para seleccionar un proyecto o iniciativa, este se entregará con la certeza 83 . caso ización, UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A 4 Dirección de proyectos proyectos en coordinación con Fuente: Elaboración propia (2014) proyectos vivos, con perspectivas confiables de beneficio futuro para la organización. financiera de que es viable y se cede a la dirección de proyectos. Se encargara de comunicar, gestionar e impulsar los las áreas involucradas . 84 . UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A 4.16.3. Flujo del protocolo Figura 9. Flujo del Protocolo propuesto para el levantamiento, evaluación y ejecución de proyectos en VICESA. Fuente: Creación propia para este trabajo (2014). 85 . UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A 4.17. Objetivos del modelo Lo que se pretende, con este arreglo de situaciones que la empresa ya tiene para el manejo de sus proyectos, es un intento de mismos y, a la vez, profesionalizar las técnicas y la rigurosidad del manejo de las inversiones, para crear una cultura organizacional que permita que todos vibren a la misma frecuencia en cuanto a gestión de proyectos se refiere. La capacitación permitirá a la empresa abrir un nuevo y mejor panorama en cuanto a un tema que revierte una gran importancia para lo gestión de proyectos, cultura de proyectos. Si consideramos que las particularidades técnicas de cada proyecto son normalmente muy diferentes entre sí y frente a la especialización requerida para cada una de ellas y dado que cada proyecto presenta objetivo imprescindible de este modelo es definir una estructura organizativa acorde para sobre llevar este nivel de detalles. Atender los muchos factores que influyen en la det considerarse tamaño óptimo de la inversión, destacándose la demanda, la disponibilidad de insumos, la capacidad financiera del inversionista Entender, documentar y resolver las necesidades de inversión, comprender que esta se determinan principalmente en función de la distribución de los equipos productivos en el espacio físico, tanto actual como proyectado. Establecer los mecanismos financieros adecuados, dado que los efectos económicos de la estructura organizativa se m de operación del proyecto, toda estructura puede definirse en términos de su tamaño, tecnología administrativa y complejidad de la operación. hacer más eficiente el desarrollo de los s intereses de la organización, la una característica propia y normalmente única, un erminación de lo que pueda , etc. anifiestan tanto en las inversiones como en los costos 86 . s UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A Dotar de pericia a los evaluadores de proyectos para la co tenga la capacidad de analizar proyectos con la debida información que tienen clara certeza de éxito y otros que no son tan precisos con las perspectivas de éxito, hablamos de proyectos riesgosos. rporación, 87 . en donde se UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A CAPÍTULO I V 88 . UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A CAPÍTULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES. 5. Conclusiones y Recomendaciones 5.1. Conclusiones Se ha tratado la información proporcionad trabajo, con mucho tacto y siempre procurando un aprovechamiento del cien por ciento de información que gentilmente VICESA nos ha participación de algunos ejecutivo enriquecieron con sus comentarios el trabajo presentado buenas prácticas que el Instituto de Administración de Proyectos establece para las organizaciones, podemos establecer una serie de conclusiones que sintetizan todo lo presentado en los capítulos anteriores: 1. Como conclusión, en todo el material que se ha revisado empresa VICESA, esta que la estructura prevaleciente del PMI, lo cual vuelve a la empresa débil en cuanto a los procesos y herramientas existentes para el mejor manejo de proyectos. 2. La organización no cuenta con un protocolo deb manejo o gestión de los proyectos, solamente cuenta con algunos procesos de control que podrían representar un esquema incipiente para la gestión de proyectos. 3. VICESA es una empresa madura y que cuenta con una amplia experie administración de proyectos de diversa índole que abarcan sectores de calidad, producción, mantenimiento y sistemas de vanguardia tecnológica, esa experiencia le ha permitido concluir proyectos de forma satisfactoria, sin embargo a, con el fin de apoyar los objetivos de este el mayor cuidado dada la importancia de algunos datos y esta. Luego facilitado, al igual que la importancia de la s de alto perfil dentro de la organización con la cual , y posterior al estudio de las y ha sido indagado en la no cuenta con una Organización Orientada a Proyectos, es la Organización Funcional, según el esquema idamente estandarizado para el 89 . de revisar la ellos ncia en la , este hecho UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A no significa que lo comprobados por organizaciones con mayor actividad en términos de gestión de proyectos. 4. Una posible conclusión es depende de cómo cada di uno aplica o no procesos de forma considere mejor. No existe una proyectos como tal, lo que provoca que proyectos resultados completamente disímiles. 5. De la investigación realizada se puede inferir que dentro de la organización términos generales, prácticas que establece y propicia el PMI p de altos ejecutivos de la empresa capacitación en el tema de la administración de proyectos. De ahí que muchas de las prácticas que son recomendadas en el PMBOK son de del todo se ignoran. 6. La propuesta que se está planteando en este proyecto, principalmente lo que busca es un primer paso para organizar la forma en estandarizar ciertas actividades, de forma tal que sean constantes proyectos sin importar el tipo, magnitud o el profesional que se encuentre a cargo de él. 7. Podemos concluir que para que exista una mejora progresiva en el tema de gestión de proyectos bajo los mejores estatutos planteados por el PMI, es necesario desarrollar un plan de capacitación completo en este tema, dado que es necesario propiciar el inicio de un cambio cultural en la gestión actual de las iniciativas de inversión, este podría ser el paso más importante en un arranque de una nueva visión y forma de operar los temas de proyectos dentro de una organización que maneja muchas inversiones al mismo tiempo. existente no se pueda mejorar recurriendo a métodos que la forma como se administra cada proyecto rector de proyectos asignado asuma el trabajo, cada subjetiva, de acuerdo con lo que cada uno estandarización del método para manejo de similares terminen con no se tiene un conocimiento amplio sobre las buenas ara la gestión de proyectos. El equipo , así como su cuerpo de ingeniería no ha recibido conocimiento general o cómo 90 . , en se trabaja y en todos los UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A 8. La gestión de proyectos técnica, requiere una revisión adecuada del perfil de la figura como tal para que exista una verdadera congruencia con el volumen de trabajo que demanda una gestión eficiente de proyectos dentro de una organización como VICESA, en donde se revisen las actividades paralelas que el departamento realiza y su vínculo con el tema proyectos, para crear un marco de actuación enfocado en gestionar las actividades de proyectos. 9. La relación entre algunas áreas de la organización que deberían tener una función preponderante en el tema proyecto es casi irrelevan adecuado estudio interdisciplinario de los temas, cada área debe aportar su especialidad en el tema que mejor domine para el beneficio de los estudios de las iniciativas. 10. Por último, con la información que hemos revisado en los d proyectos en donde incluso algunos se justificaron basándose en TIR o VAN, que la participación del departamento financiero se limita a llevar un registro del presupuesto establecido para cada inversión, dejando de lado los estudios económicos previos a cada proyecto, y el control del seguimiento posterior a la implementación, lo cual es totalmente contrario a las buenas prácticas establecidas por el PMI, donde la participación de una figura financiera dentro de la adecuada gestión de un paso para continuar o abandonar cualquier iniciativa. , la cual actualmente es encabezada por la dirección o del departamento te, lo cual perjudica el iferentes casos de anteproyecto y un proyecto es determinante en cada 91 . UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A 5.2. Recomendaciones Es importante notar que este trabajo solamente es un primer acercamiento al tema proyecto dentro de la empresa VICESA, si se herramientas en conjunto, después de cultural necesario para gestar un cambio definitivo en el proceder de la gestión de proyectos. 1. La organización debe invertir en c mandos, acerca del tema proyectos y sobre todo en relación con técnicas y buenas prácticas comprobadas como las que establece el PMI, aplicadas a la parte de métodos de presupuesto, anteproyecto, factibilidad f proyectos, comunicación en un ambiente de proyectos, procesos necesarios para la conformación adecuada de un proyecto, etc. Para que en el seno de este grupo de ejecutivos se geste el caldo de conocimiento necesario para iniciar la conformación de una manera moderna y eficiente de gestionar las iniciativas de inversión. 2. Posterior a los procesos de capacitación perfil de la dirección técnica como catalizador de los proyectos del Grupo VICAL en concreto, de VICESA, con el volumen de actividades que se desencadena con un proyecto sea debidamente administrado de acuerdo exitosa de proyectos. 3. Es necesario, posterior a los procesos de capacitación y revisión del perfil de la dirección técnica, tomar el protocolo propuesto una dinámica más apropiada para el desarrollo de los temas de inversión en la organización, y como una posible guía para establecer de forma contundente las bases de un buen proyecto iniciativa. requiere ampliar el tema y conformar las avanzar en el tema capacitación y en el cambio apacitación del personal a cargo de los altos inanciera, agenda de , iniciar con la revisión de la estructura y el el objeto de fortalecer este departamento para que con la dinámica que establece el PMI para una gestión para la gestión de proyectos y así mejorar las perspectivas de éxito de cada 92 . y, como UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A 4. Se vuelve necesaria la restructuración de algunas áreas de servicios para el adecuado impulso de consideramos que será evidente cuando los ejecutivos de VICESA cuenten con la capacitación adecuada. En este sentido técnica cuente con el soporte (ya sea dentro del organigrama del mismo departamento, o como un servicio de otro departamento hacia la dirección técnica) de un profesional en evaluación de proyectos, que minuciosamente todo lo relacionado financieros que revierte cada iniciativa de inversión, con la intención de que al director de proyectos le llegue la información debidamente procesada. 5. Es recomendable que la empre de datos donde se centralice toda la información de los proyectos realizados en las diferentes áreas, y a su vez se encuentren actuales de proyecto, esto con el fin de ma adicional del historial de los eventos presentados en cada también revisar la actuación realizada para crear una conciencia y una memoria sobre todo lo relativo a proy algunas particularidades podrían encontrar similitud con nuevos temas, lo cual facilitaría en buena medida el avance de los temas en cada nuevo proyecto fundamentos basados en experiencias anteriores 6. El sistema de Gestión de calidad proyectos como un apartado más, el cual momento para que, de esta forma dinero se invierte, y donde se materializan las estra encuentra que hay congruencia entre lo que reporta la misión, de calidad de la organización que auditar formalmente los procesos de gestión de proyectos esta versión más eficiente de gestionar proyectos, lo cual , es de vital importancia que la dirección con cada negocio y revise los tecnicismos sa adquiera un software o se construya una base , en esta herramienta, nejar un portafolio de proyectos, uno; es importante su ejecución, esto con el objeto de ectos, en donde . ISO 9000 debe incluir los procesos de gestión de ha de ser sujeto de auditoría en todo , se custodie uno de los apartados donde más tegias del negocio la visión y ; por lo tanto, el sistema de Gestión de Calidad . 93 . analice las iniciativas , con . Se la política tiene UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A Anexo Entrevista aplicada a altos ejecutivos de VICESA 1) ¿Su empresa maneja grandes inversiones a nivel de proyectos, cu que usted desempeña para la implementación de nuevos activos? 2) ¿El marco de sus responsabilidades está definido de alg contemplado en algún esquema al cual los involucrados en un proyecto puedan consultar? 3) ¿Cuántos proyectos que usted tenga conocimiento desarrollan en su empresa al año? 4) ¿Existe algún sistema de evaluación de portafolio de proyectos? 5) ¿Existe algún protocolo o algún sistema de trabajo que le indique a usted en cuál etapa del proyecto se encuentra una implementación nueva? 6) ¿Cuál es el mecanismo conoce para aportar o para revisar situaciones relaci determinado? 7) ¿Considera usted que este sistema es el más adecuado? 8) ¿Cuáles son las etapas de un proyecto lógico? 9) ¿En su opinión, los proyectos tienen que ser congruentes con la misión, la visión, la política o los objetivos de la empresa? 10) ¿Cómo se determina si un proyecto es viable? una forma o , en cuanto a comunicación se refiere onadas con ; si las conoce, numérelas en orden 94 . ál es el rol , que usted un proyecto UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A 11) ¿En su experiencia 12) ¿Cuál es el seguimiento que se le da a un proyecto una vez implementado desde el ámbito financiero? 13) ¿Cómo se mide el impacto sobre los flujos de efectivo de la organización a través del tiempo? 14) ¿Cómo cree que impacta un proyecto mal analizado los flujos de efectivo organización a través del tiempo? 15) ¿Cuál sería su recomendación para mejorar la estructura actual que gestiona los proyectos en su organización? , cuándo se debe abandonar un proyecto si no es viable? 95 . de la UNIVERSIDAD DE COSTA RICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Sistema de Estudios de Posgrado PROCEDIMIENTO CORPORATIVO DE GESTIÓN DE PROYECTOS PARA LA EMPRESA GRUPO VICAL S.A BIBLIOGRAFÍA Libros consultados  Chain, N. S. (2008). Edición).Mc Graw Hill.  Idalberto Chiavenato, A. S. (2011). aplicaciones.(Segunda edición)  Institute, P. M. (2013). edición). Global Standard.  Learning Monarch.(2012).  Mulcahy, R. (2013).  Paredes, J. T. Empresarial.(Tercera edición).  William B Werther, J.(2009). (Quinta edición).Mc Graw Hill. Páginas visitadas en Internet  http://es.wikipedia.org/wiki/Pandemia_de_gripe_A_(H1N1)_de_2009 (s.f.).  http://es.wikipedia.org/wiki/Vidrio. (16 de Mayo 2014). Vidrio.  http://mundonegocios.net/como empresa/. (s.f.). Cultura organizacional.  http://turismoyprotocoloempresarial.blogspot.com/. (s.f.). Protocolo empresarial.s  http://www.educadictos.com/b/la proyecto/. Trabajo en equipo.  http://www.negociosgt.com/main.php?id=333&show_item=1&id_area=142. (s.f.). Vidrio y su manufactura.  http://www.vicesa.co.cr/gerencia.asp. (2008). VICESA.  www.pmoinformatica.com. (s.f.). Preparación y Evaluación de Proyectos Planeación estratégica fundamentos y Mc Graw Hill. 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