¿Cómo usar este repositorio?

Manual de registro en Kérwá

Manual de depósito en Kérwá

¿Debo registrarme como usuario para consultar documentos?

No. Cualquier persona con acceso a Internet puede realizar consultas en el repositorio sin necesidad de registrarse. El registro se realiza cuando se desea depositar un documento.

¿Cómo me registro como usuario nuevo?

• Ingrese al Respositorio Kérwá
• En el menú Acceder en Kérwá, elija la opción Registro.
• Escriba una dirección de correo y presione el botón Registro.
• El sistema enviará un enlace a su correo, luego complete los datos solicitados.
• Presione Registro completo.

Todos los datos solicitados son de uso exclusivo del Repositorio Kérwá.

Instrucciones para depositar

Kérwá es un repositorio de autodepósito, es decir, son los autores o las unidades académicas y de investigación los encargados de depositar sus obras.

Para depositar en el Repositorio Kérwá cada usuario debe:

• Ingresar a la página de depósitos. Si ingresa por primera vez, ingresará a Registrarse como usuario nuevo.
• Siga las instrucciones del formulario y llene los campos requeridos: comenzar el envío, asignar colección, incluir los datos iniciales y los metadatos, adjuntar el archivo, verificar los datos, escoge la opción de conceder licencia CC (opcional), aprueba la licencia UCR, y finaliza el envío.
• En caso de no finalizar el envío, éste quedará guardado incompleto y usted podrá ingresar posteriormente para completarlo.

¿Quiénes pueden depositar?

Pueden depositar documentos:

• Autores de trabajos académicos, didácticos y de investigación realizados en la Universidad de Costa Rica (docentes, estudiantes, funcionarios administrativos), colaboraciones realizadas en el marco de un convenio o proyecto, personas contratadas por la Universidad por servicios profesionales, docentes pensionados.
• Personal de la UCR designado por dichos autores o por la dirección de una unidad de trabajo para realizar el depósito de documentos.

Las personas que desean realizar un depósito deben encontrarse registradas en el repositorio con un nombre de usuario y contraseña.

¿Qué puedo depositar?

• Ensayos y artículos científicos o académicos (versión final, pre-prints y post-prints).
• Trabajos inéditos (ensayos u otros textos que no han sido publicados formalmente).
• Trabajos finales de graduación.
• Material didáctico (por ejemplo, presentaciones, notas de clase, juegos, ejercicios, etc.).
• Informes de investigación.
• Fotografías, planos, dibujos y composiciones tridimensionales.
• Multimedia (utilización conjunta de distintos medios como imágenes, video, texto y audio).
• Libros y capítulos de libros.
• Sets de datos que acompañen una investigación (Open data).
• Partituras musicales.
• Ponencias y otros trabajos presentados en conferencias. Cualquier material relacionado con una conferencia, congreso u otra actividad académica.

Consideraciones antes de depositar

Tipos de documento:

Artículos publicados: quien deposite debe corroborar las disposiciones de derechos de autor por parte de la revista o editorial con el fin de determinar cuál o cuáles versión(es) del documento se pueden distribuir públicamente, ya que algunas publicaciones tienen restricciones y permiten depositar sólo algunas versiones de los documentos:

• PDF final: versión final publicada del artículo.
• Pre-print: versión en borrador, antes de realizarse la revisión por pares.
• Post-print: versión en borrador, después de realizada la revisión por pares.

Existe la posibilidad de que algunas versiones no puedan ser distribuidas libremente por el repositorio debido a los autores firmaron una serie de condiciones en el momento de publicar. Además, hay archivos con periodos de embargo (sólo pueden distribuirse luego de transcurrido el periodo establecido) por parte de la revista o casa editorial con que se publicó. Esas obras pueden ser depositadas en el repositorio, pero sólo se podrán descargar en el momento en que termine el periodo de protección o embargo. Por eso se insta a los autores a guardar siempre al menos la versión pre-print y la versión final de cada artículo.

En Sherpa Romeo y Dulcinea se registran políticas editoriales y de depósito de cientos de revistas y casas editoriales a nivel mundial para corroborar la versión del documento que se permite distribuir.

Libros o capítulos de libros: el depositante debe corroborar que la versión depositada sea la permitida por la editorial.

Consideraciones para depositar documentos no publicados:

• Propiedad industrial: se debe respetar la voluntad del autor cuando en el contenido del documento verse sobre aspectos relacionados con propiedad industrial (información susceptible de ser protegida mediante marcas, patentes, secreto industrial, entre otros).
• Información no divulgada o en curso: se de debe considerar un periodo de embargo que permita realizar las publicaciones del trabajo antes de difundirlo en el repositorio.
• Información sensible: se debe resguardar la presencia de información sensible como aspectos de la vida privada de una persona (identidad, preferencias sexuales, creencias religiosas y políticas, por ejemplo).
• Acuerdos y cláusulas de confidencialidad: cuando un documento sea producido en el marco de un acuerdo o cláusulas de confidencialidad, estas deberán respetarse según los criterios de divulgación y uso de las obras definido en ese acuerdo.
• Documentos con autores de diversas instituciones: consultar los términos de la cooperación pues en ocasiones estos trabajos se elaboran en el marco de convenios que contienen cláusulas de confidencialidad y uso de la información resultante.

Documentos generados por estudiantes:

• Los estudiantes pueden depositar su Trabajo Final de Graduación, informe de TCU u otro trabajo.
• Los documentos realizados en un curso o actividad académica deben acompañarse de una recomendación escrita por parte del docente encargado, la cual puede ser enviada por correo electrónico a la dirección kerwa@ucr.ac.cr
• Si el trabajo del estudiante es depositado por parte de la unidad académica, esta debe contar con la autorización del estudiante.

Preguntas frecuentes

¿Qué son las licencias Creative Commons?

Son herramientas legales que buscan restablecer el equilibrio entre los derechos de los autores, las industrias culturales y el acceso público a la cultura por medio de la cesión expresa de ciertos derechos sobre las obras. De esta forma, se aumenta la cantidad y calidad de obras que se pueden copiar, compartir, derivar o remezclar.

Las obras licenciadas bajo Creative Commons (CC) quedan protegidas por las leyes nacionales de derechos de autor. Esto significa que si alguien violara los términos de la licencia bajo la cual se encuentra una obra, deberán aplicarse las sanciones definidas por la Ley de Derechos de Autor y Derechos Conexos y demás normativa conexa y concordante. Tomado de: Creative Commons. Licencias para proteger, compartir, mezclar y reutilizar legalmente la información. Documento de la Vicerrectoría de Investigación.

Existen seis tipos de licenciamiento que otorgan mayor o menor restricción en el uso de la información, de los cuales la Universidad de Costa Rica recomienda el uso de la licencia: Atribución-NoComercial-SinDerivadas 3.0 Costa Rica (CC BY-NC-ND 3.0).

Aquí puede encontrar una herramienta para ayudarle a elegir licencias CC para sus obras visite: selector de licencia de creativecommons.org.

¿Puedo depositar el trabajo de otra persona?

Sí. Con autorización del autor o de la unidad académica en la que se generó el documento.

¿Una unidad de la UCR (centro, instituto, oficina, facultad, escuela, etc.) puede depositar trabajos realizados por funcionarios?

Sí. Tal como se menciona en el apartado 6 de las Directrices Generales para la Divulgación de la Información Científica de la Universidad de Costa Rica: "Salvo pacto en contrario, la Universidad de Costa Rica será la titular de los derechos patrimoniales y tendrá la autorización para divulgar las obras realizadas en el marco de relaciones laborales, de empleo público o servicios profesionales, financiadas o patrocinadas por esta... todo lo anterior de acuerdo con el artículo 40 de la Ley de Derechos de Autor y Derechos Conexos en relación con el artículo 16 del Decreto Nº 24611-J (Reglamento a la Ley de Derechos de Autor y Derechos Conexos) y los fallos de los tribunales de la República sobre esta materia".

¿Una unidad de la UCR (centro, instituto, oficina, facultad, escuela, etc.) puede depositar trabajos realizados por estudiantes?

Sí, cuando cuente con autorización de dichos estudiantes.

¿El Repositorio Kérwá admite trabajos realizados por estudiantes?

Sí. Los estudiantes pueden depositar sus Trabajos Finales de Graduación, informes de Trabajo Comunal Universitario y otros trabajos sin restricción. Los trabajos de cursos deben ser acompañados de la recomendación del profesor. Las unidades académicas pueden depositar trabajos de estudiantes siempre que tengan autorización.

¿Para registrarme como usuario nuevo, debo aportar un correo institucional?

No. Puede aportar un correo personal. Sin embargo, al aportar el correo institucional, se corrobora con mayor facilidad que el depositante proviene de la Universidad, agilizando la revisión y por ende, la visibilización del documento al público.

¿Qué tamaño de documentos soporta Kérwá?

Hasta 4 GB. Sin embargo, se recomienda compartir versiones comprimidas para falicitar las descargas.

¿Si divulgo mis trabajos en Repositorio Kérwá soy más susceptible al plagio?

No. Distintas fuentes bibliográficas señalan que colocar los documentos en acceso abierto facilita la detección de una situación de plagio, ya que al estar disponible en la web, se logra identificar y probar si parte o todo el documento aparece en otros trabajos.

¿De qué manera puedo proteger información "en curso" para que mis publicaciones no pierdan "originalidad" al colocarlas en Repositorio Kérwá?

Esta es una preocupación frecuente entre investigadores que se encuentran elaborando una publicación. Aun así, en el Repositorio Kérwá usted puede adjuntar el archivo original (texto completo) indicando un periodo de embargo para que el documento sea visible hasta después de la publicación oficial.

¿Si deposito mi documento en Repositorio Kérwá, puedo colocarlo también en otro repositorio?

Sí. El Repositorio Kérwá tiene la finalidad de divulgar los trabajos producidos en la Universidad de Costa Rica y no restringe su aparición en otros sitios.

¿Luego de depositar un trabajo, se refleja automáticamente en el Repositorio Kérwá?

No. Cada documento debe pasar un proceso de revisión en la Vicerrectoría de Investigación. Una vez finalizada la revisión, el documento aparece visible al público.

¿Puedo retirar mi documento del Repositorio Kérwá?

Sí, solo debe solicitarlo a la administración del Repositorio Kérwá vía correo electrónico (kerwa@ucr.ac.cr) u oficio dirigido a la Vicerrectoría de Investigación de la Universidad de Costa Rica.

How to deposit?

Should I register as a user to view documents?

No. Anyone with Internet access can query the repository without having to register. Registration is required when you want to submit a document.

How do I register as a new user?

• Enter the Kérwá
• In Kérwá Access menu, select the Register option.
• Enter an email address and press the Register button.
• A link will be sent to your email, complete the information requested.
• Press Detailed record.

Instructions to deposit

Kérwá is an auto-deposit repository; that means the authors or academic and research units are the ones who submit their works. To submit in the Kérwá each user must:

• Login to the submission page.
• If you enter for the first time, it will enter to Register as a new user.
• Follow the instructions on the form and fill in the required fields: start sending, assign collection, include the initial data and metadata, attach the file, verify the data, choose the option to grant Creative Commons license (optional), approve the license UCR, and submit it.
• In case of not completing the submission, it will be saved incomplete and you can log in later to complete it.

Who can deposit?

Can deposit documents:

• Authors of academic, teaching and research works carried out in the institution (professors, students, administrative staff), collaborators carried out under an agreement or project, people hired by the University for professional services, retired teachers and researchers.
• UCR personnel designated by authors or by the unit direction to make the deposit of documents.

Persons wishing to make a deposit must be registered in the repository with an username and password.

What can be deposited?

• Articles (final version, pre-prints and post-prints).
• Unpublished papers (essays or other works that have not been published).
• Final graduation works.
• Teaching materials (e.g. presentations, classroom notes, games, exercises).
• Research reports.
• Pictures, plans, drawings and three-dimensional compositions.
• Multimedia (joint use of different media such as images, text, and audio).
• Books and book chapters.
• Sets of data accompanying research (Open data).
• Musical scores.
• Presentations and lectures.

Considerations before depositing

Document Types:

Published articles: the one who deposits must confirm the requirements of copyright by the journal or publisher, in order to determine which version or versions of the document can be open access, since some publications have restrictions and allow access only some versions of the documents:

• Final PDF: final published version of the article.
• Pre-print: draft version, before undergoing peer review.
• Post-print: draft version, made after peer review.

There is a possibility that the work cannot be public because publisher copyright policies. In addition, there are files with embargo periods (open access after a certain period) set by the publisher and other distribution conditions. Therefore the authors are encouraged to always keep at least the preprint version and the final version of each article.

In websites like Sherpa Romeo y Dulcinea editorial and deposit policies of hundreds of magazines and publishers worldwide are recorded, so they are available to corroborate the version of the document to be deposited.

Books or book chapters: the depositor must verify that the cached version is permitted by the publisher.

Considerations before depositing unpublished documents:

• Industrial property: respect the will of the author when the document content is related to industrial property issues (information likely to be protected by trademarks, patents, trade secrets, among others).
• Information not disclosed or in process: observe an embargo period that allows the publications of the work before it is released in the repository.
• Sensitive information: safeguard the presence of sensitive information such as aspects of the private life of a person (as identity, sexual orientation, religious and political beliefs).
• Agreements and confidentiality clauses: when a document was produced within the framework of an agreement or confidentiality clauses, these must be respected by the standards of disclosure and use of works.
• Papers with authors from different institutions: consult full terms of cooperation because sometimes these works are made under agreements containing confidentiality clauses and use of the resulting information.

Documents generated by students:

• A student can place his TFG (Final Graduation Work), TCU (College Community Service) report or other work.
• Documents made in a class or academic activity must be accompanied by a written recommendation of the teacher in charge, which can be sent by email to the address kerwa@ucr.ac.cr
• If student work is submitted by the academic unit, it must be authorized by the student.

Frequently Asked Questions (FAQs)

What are Creative Commons licenses?

These are legal tools that seek to restore the balance between the rights of authors, cultural industries and public access to culture through the express assignment of some rights in the works. Thus, the quantity and quality of works that can be copied, shared, derived or remixed is increased. The works licensed under Creative Commons (CC) are protected by national copyright laws. This means that, if someone violates the terms of the license of a work, the sanctions defined by the Ley de Derechos de Autor y Derechos Conexos and other related and consistent rules should be applied. Taken from: Creative Commons. Licenses to protect, share, mix and legally reuse information. Document of the Research Office. There are six types of licensing that provide greater or lesser restriction on the use of information, of which the University of Costa Rica recommends using the license: Attribution-NonCommercial- NoDerivs 3.0 Costa Rica (CC BY-NC-ND 3.0). To generate free licenses for your works visit: http://www.creativecommons.org

Can I deposit someone else's work?

Yes, with permission of the author or of the academic unit in which the document was generated.

A unit of UCR (center, institute, office, faculty, school, etc.) can deposit works done by functionaries?

Yes. As mentioned in section 6 of the General Guidelines for the Dissemination of Scientific Information at the University of Costa Rica: "Unless otherwise agreed, the University of Costa Rica will be the owner of the economic rights and shall be authorized to disseminate the works in the context of labor relations, public employment, or professional services, funded or sponsored by it... all of the above in accordance with Article 40 of the Law of Copyright and Related Rights in relation to Article 16 Decree N° 24611-J (Regulations of the Law on Copyright and Related Rights) and judgments of the courts of the Republic on this matter."

A unit of UCR (center, institute, office, faculty, school, etc.) can deposit works done by students?

Yes, when it has the authorization of those students.

Kérwá supports work done by students?

Yes. In the case of the Final Graduation Works or Community Service reports the student may submit them without restrictions. Course works must be accompanied by teacher recommendation. Academic units may submit student works with their authorization.

As a new user, I must provide an institutional email?

No. You may use a personal email. However, by providing the institutional email it is easily corroborated the depositor comes from the University, streamlining the review by the Research Office and thus the visibility of the document to the public.

What document size Kérwá endures?

Up to 4 GB.

If I divulge my job on Kérwá, am I more susceptible to plagiarism?

No. Contrary to what is sometimes thought of, various literature sources point that placing the documents in open access facilitates the detection of a situation of plagiarism, since by being available, it can be identified whether part or the entire document appears in other documents.

How I can protect information "on course" to not lose my publication "originality" when placed in Kérwá?

This is a common concern among researchers who are developing a publication. Still, in the Kérwá Repository you can deposit only metadata work or attach the original file (full text), under the proviso that the second becomes visible until a certain period when the publication comes after that is being developed.

If I place my document in Kérwá, can I also put it in another repository?

Yes. The repository aims to disseminate the work produced in the UCR and does not restrict its occurrence elsewhere.

After placing a work, is it automatically reflected in the Kérwá?

No. It must pass a review process in Research Office. Once completed, the document is publicly visible.

Can I remove my documents from Kérwá?

Yes. On request to the administration of Kérwá via email (kerwa@ucr.ac.cr) or letter addressed to the Research Office of the University of Costa Rica.