Digital preservation of journals at UNAM and institutional repositories: an approach

Abstract

The purpose of this document is to provide the experience of migration and digital preservation of technical and scientific journals acquired by purchase by the UNAM. It deals in general with the characteristics of the printed collections of the UNAM, with updated data on these collections, and presents the state of the art regarding print subscriptions through some of the hard data updated to 2014. This paper also delivers a sketch of some digital preservation projects at UNAM (repositories), with the view of UNESCO regarding them, and introduces the three major collaborative digital preservation projects and their characteristics, advantages and disadvantages, organized by librarians and publishers jointly named Portico, LOCKSS and CLOKSS. The libraries that make up the Library System of the UNAM have a common denominator regarding print subscriptions called missing. This shortfall is due to several factors that have to do specifically with the logistics of sending, receiving and controlling subscriptions, which makes users suffer and therefore the staff working in the libraries. The challenge of the model of acquisition in electronic format has to do with ensuring continuous and permanent access called perpetuity, and provide consultation and access despite future technological changes. Hence, despite signed contracts with publishers’ perpetual access and the benefits regarding the accessibility and availability of collections, UNAM raised the need for a secure access of different external editors that can work in case of failure or suspension of service, called digital preservation of collections.

La finalidad del presente documento es aportar la experiencia en materia de migración y preservación digital de revistas técnicas y científicas adquiridas por compra en la UNAM. Se aborda de manera general las características de las colecciones impresas de la UNAM, con datos actualizados sobre estas; además, se plantea el estado del arte respecto de las suscripciones impresas con datos duros, algunos de los cuales están actualizados hasta el 2014; también se brinda un bosquejo de algunos proyectos de preservación digital como repositorios con la opinión de la UNESCO al respecto, para después presentar los tres principales proyectos de preservación colaborativa digital con sus características, ventajas y desventajas, organizados por bibliotecarios y editores de manera conjunta, y denominados Pórtico, LOCKSS y CLOKSS. El Sistema Bibliotecario de la UNAM está compuesto por 138 bibliotecas; las publicaciones periódicas impresas, como en cualquier otra biblioteca, tienen un común denominador respecto de las suscripciones, denominado faltante. Este se debe a diversos factores relacionados con la edición logística de envío, recepción y control de las suscripciones, lo cual hace padecer a los usuarios y, por tanto, al personal que labora en las bibliotecas del sistema. Uno de los grandes retos a los que se enfrenta es el cambio de modelo de adquisición de impreso o impreso más electrónico a solo digital, lo cual obliga a pensar en preservar lo adquirido. Existen varios modelos de preservación digital que se analizarán para finalmente determinar cuál es el mejor para la UNAM.