La
actual sociedad de la información cuenta con un sinfín de herramientas
que facilitan sus labores diarias; tal es el caso de los sitios web.
Estos se utilizan frecuentemente para el manejo y divulgación de la
información, pero sobre todo como medio de comunicación entre personas.
Estos sistemas, a diferencia de otros servicios, tienen la
particularidad de que se proyectan a nivel mundial y son accesibles 24
horas al día, siete días a la semana a través de Internet. Su fácil
acceso y disponibilidad los convierte en los principales referentes
para las personas que buscan informarse sobre el quehacer de
organizaciones, instituciones, empresas, entre otros. Esta condición
generalmente convierte a los sitios web en la cara de las
organizaciones; por lo tanto, la información que ahí se consigne y la
regularidad con que se actualiza es vital para brindar un servicio útil
y de calidad.
Dependiendo
de la naturaleza y objetivos de la organización, existen diversos tipos
de sitios web. Según García (2001), estos pueden ser generales,
especializados y corporativos. Dentro de los especializados se
encuentran los portales web académicos comúnmente utilizados por
instituciones de educación superior para informar sobre su quehacer y
brindar servicios. El sitio web de la Escuela de Bibliotecología y
Ciencias de la Información (EBCI), de la Universidad de Costa Rica
(UCR), y el cual es objeto de estudio del presente artículo, se ubica
en esta categoría.
El
sitio web de EBCI fue creado en 1997 como producto de un trabajo final
de graduación del nivel de licenciatura (Ramírez y Vargas, 1997).
Posteriormente, en el año 2005 un grupo de estudiantes del nivel de
maestría realizó una evaluación del sitio. Como parte de los
resultados, se evidenció que únicamente el 40% de los aspectos
consultados fue calificado como bueno. Entre las deficiencias
predominaron las páginas desactualizadas, elementos de navegación y
contenidos faltantes (Alpízar, Arguedas, Flores y Solano, 2005).
Por
otra parte, en el año 2012 la Comisión de Autoevaluación de la EBCI
inició el proceso de autoevaluación de sus carreras de bachillerato y
licenciatura correspondiente al periodo 2007-2012. A través de él, se
identificó, entre muchos otros aspectos, una serie de debilidades en el
sitio web de la Escuela. Al respecto, se evidenció que la página web
presentaba información escasa, dispersa y desactualizada así como una
deficiente arquitectura de la información (Calvo, 2014a).
A
su vez, la Comisión de Autoevaluación (2013) señaló como las áreas más
urgidas de atender a través del sitio web de EBCI las siguientes: en el
área de investigación faltaba divulgación de los resultados de las
investigaciones; en el área de acción social no se brindaba un
cronograma estructurado y actualizado de las actividades de la Escuela;
en el área estudiantil era preciso divulgar la normativa de forma más
pertinente e informar sobre los procesos administrativos fundamentales.
A
raíz de lo anterior, se justifica la necesidad de contar con un sitio
web adecuado que mejore los mecanismos de comunicación con estudiantes,
docentes y administrativos, y permita fortalecer no solo las áreas
antes mencionadas, sino también los siguientes aspecto de la Escuela de
Bibliotecología y Ciencias de la Información:
- Disponer de un portal de servicios de información
con disponibilidad las 24 horas y siete días de la semana.
- Mejorar la sistematización de su información.
- Dar mayor facilidad y valor agregado a la hora
de brindar sus servicios.
- Fortalecer su sistema de información.
- Generar un mayor aprovechamiento de sus recursos
- Brindar una respuesta oportuna a las necesidades
de sus usuarios.
- Brindar apoyo a su personal administrativo en la
evacuación de consultas frecuentes de estudiantes y docentes.
- Fortalecer los canales de comunicación con sus
usuarios.
- Ampliar la oportunidad de atraer nuevos
estudiantes hacia las carreras.
- Brindar la posibilidad de contar con un
mecanismo de rendición de cuentas adecuado (Calvo, 2014a).
La Comisión de Autoevaluación de EBCI en conjunto con docentes y administrativos, plantearon una serie de proyectos con el fin de solventar las necesidades identificadas por el proceso de autoevaluación. Dichos proyectos fueron avalados y priorizados por la Asamblea de Escuela a finales del año 2012. En total, se plantearon nueve proyectos, enmarcados dentro de seis diferentes programas (ver Figura 1).
De los proyectos anteriores, el sitio web de la Escuela trabaja desde el proyecto 7, el cual tiene como fin:
Facilitar la comunicación interna y externa permanente de la Unidad académica con el fin de fortalecer la gestión del proceso educativo y la proyección de estudiantes y docentes que forman parte de los planes de Bachillerato en Bibliotecología en sus dos énfasis y de Licenciatura en Bibliotecología y Ciencias de la Información en procura de un efectivo manejo de la docencia, la investigación y la acción social (Comisión de Autoevaluación, 2013, p. 610).
Respecto
de lo anterior, dentro de los objetivos que conforman este proyecto, el
último busca “fortalecer y utilizar como mecanismo de comunicación del
quehacer de las tres carreras el sitio web de EBCI” (Comisión de
Autoevaluación, 2013, p. lk47). Este se desarrolló a través del trabajo
final de graduación titulado Diseño de un sistema de información basado
en Web para la divulgación del quehacer de la Escuela de
Bibliotecología y Ciencias de la Información, en docencia,
investigación y acción social, aprobado en junio del año 2014.
Por
lo tanto, el presente artículo busca describir las acciones
desarrolladas a través de la investigación antes mencionada y, a su
vez, pretende evidenciar el grado de avance del proyecto así como el
impacto que ha tenido a nivel organizacional las acciones que se han
logrado desarrollar a la fecha.
Sistemas de organización: la organización del sitio se compone de los flujos de información, el inventario de recursos de información, el esquema de organización, la estructura de organización y los metadatos (Calvo, 2014a).
Sistemas de etiquetado: los sistemas de etiquetado “garantizan la representación general del contenido que está disponible en el Sitio a través de las opciones establecidas en la barra y menús de navegación, u otras variantes por las cuales interactúa la audiencia en el Sitio” (Coutín, 2002, p. 166).
2. REFERENTES TEóRICOS
Para Morville y Rosenfeld, bibliotecólogos pioneros en Arquitectura de Información, citados por Calvo (2014a), la arquitectura de la información, es:
1. El diseño estructural de los
entornos de
información compartidos.
2. La combinación de la
organización, el
etiquetado, la búsqueda y los sistemas de navegación en sitios web e
intranets.
3.
El arte y la ciencia de la formación de productos de información y
experiencias para apoyar la usabilidad y la recuperabilidad.
4.
Una disciplina emergente y una comunidad de práctica enfocada en
proporcionar los principios de diseño y arquitectura a los entornos
digitales.
A
su vez Morville y Rosenfeld (2006) señalan que la Arquitectura de
Información se compone de cuatro elementos fundamentales a saber:
- Sistemas de organización: Cómo
clasificamos la información, por ejemplo, por tema o cronología.
- Sistemas de etiquetado: Cómo
representamos la información.
-
Sistemas de navegación: Cómo navegamos o movemos a través de la
información, por ejemplo, al hacer clic a través de una jerarquía.
- Sistemas de búsqueda: Cómo buscamos la información (Calvo, 2014, p. 493).
Sistemas de organización: la organización del sitio se compone de los flujos de información, el inventario de recursos de información, el esquema de organización, la estructura de organización y los metadatos (Calvo, 2014a).
- Flujos de información: Work, citado por Coutín (2002), define a los flujos de información como “el movimiento de los objetos de información desde un punto de origen a un usuario en el tiempo” (p. 70). Por su parte Sánchez-Vanderkast (2002) indica que para que se dé un flujo de información, es necesario que exista un emisor y su respectivo receptor. En ambos casos se puede apreciar como la presencia de los actores (emisor-receptor) es una condición necesaria.
- Inventario de recursos de información: según Coutín (2002), el inventario de recursos de información “consiste en el conjunto de fuentes, productos, servicios o sistemas de información que son relevantes para la existencia y el trabajo de una organización”.
- Esquema de organización: mediante estos es “posible organizar los contenidos por las características comunes, propiedades, o de acuerdo a la lógica del desarrollo de los contenidos de manera que la audiencia realice una navegación efectiva sobre el Sitio” (Coutín, 2002, p. 87).
- Estructuras de organización: las estructuras de organización definen las principales formas en que los usuarios pueden navegar (Morville y Rosenfeld, 2006). Entre las estructuras de organización se tienen las de tipo jerárquica (enfoque de arriba hacia abajo), las de hipertexto y las de modelo relacional de bases de datos.
- Metadatos: según Coutín (2002) permiten describir tanto el contenido general de sitio, así como los contenidos de cada una de las páginas del mismo, garantizando su futuro acceso por los usuarios.
Sistemas de etiquetado: los sistemas de etiquetado “garantizan la representación general del contenido que está disponible en el Sitio a través de las opciones establecidas en la barra y menús de navegación, u otras variantes por las cuales interactúa la audiencia en el Sitio” (Coutín, 2002, p. 166).
Sistemas de navegación: se
compone de la página principal, los elementos de navegación (mapa del
sitio, mapas de navegación, barras de navegación, menús desplegables y
utilitarios de apoyo a la navegación como por ejemplo banners y textos
alternativos) (Calvo, 2014a).
Sistemas de búsqueda: las
herramientas de búsqueda en el sitio se presentan como alternativa o
complemento de la navegación del mismo, estas nunca deben utilizarse
como solución a la desorganización del sitio o el mal funcionamiento de
la navegación, ya que esto desorienta a la audiencia (Coutín, 2002).
La
Arquitectura de Información (AI) tiene aplicabilidad en diferentes
entornos digitales, tales como sitios web, Intranets, bibliotecas
digitales y entornos virtuales de aprendizaje. Sin embargo, es más
frecuentemente empleada en sitios web.
En
síntesis la AI es la disciplina encargada de estructurar los entornos
digitales. A través de ella se realiza toda la planificación previa a
la implementación, a nivel de organización, etiquetado, búsqueda y
navegación del sistema.
3. METODOLOGíA
Se
realizó una investigación aplicada con enfoque cualitativo. Para la
recolección de la información se empleó la técnica de grupos focales
(focus groups).
A
grandes rasgos, la
investigación tuvo como fin:
- Propuesta final de contenidos.
- Establecer los objetivos,
misión y caracterización de los usuarios meta del portal web.
- Identificar los contenidos que
los estudiantes, docentes y administrativos requieren divulgar en el
portal web.
- Determinar los recursos humanos
y tecnológicos que requiere la Escuela para el portal web.
- Diseñar la arquitectura de información para el portal web acorde a las
necesidades de sus estudiantes, docentes y administrativos.
- Elaborar los diagramas para la representación de los contenidos del portal web.
A través del establecimiento de la misión, visión, objetivos, metas y caracterización de los usuarios del sitio web, fue posible tener claridad sobre los alcances del proyecto. Este punto contempló establecer lo que se deseaba realizar con el proyecto, su proyección a futuro; así como las metas y actividades de cada uno de los objetivos. Es preciso indicar que este último elemento resulta vital a la hora de asignar responsabilidades, de realizar el control de calidad y de dar seguimiento a los avances del proyecto.
Para la identificación de los contenidos que los estudiantes, docentes y administrativos requieren en el portal web, fue preciso realizar las siguientes tareas:
- Elaboración de una propuesta preliminar de los
contenidos.
- Desarrollo
de un grupo focal con el fin de que los usuarios meta (estudiantes,
docentes y administrativos) identificaran y validaran los contenidos
del portal.
Con el objetivo de determinar los recursos humanos y tecnológicos para el portal web, fueron necesarios los siguientes pasos:
- Identificación de los recursos humanos y
tecnológicos con los que contaba la EBCI hasta el momento de la
investigación.
- Desarrollo de un grupo focal con el fin de que las encargadas de la gestión administrativa de EBCI y especialistas en el área tecnológica, identificaran y validaran los recursos humanos y tecnológicos requeridos.
- Elaboración de un manual de procedimientos.
Para realizar el diseño de la arquitectura de información se siguió la metodología planteada por Coutín (2002), los elementos desarrollados este punto fueron los siguientes:
a. Organización del portal web, lo cual contempló las
siguientes actividades:
- Establecimiento de los flujos de información. En este punto se desarrolló un mapeo de la información en docencia, investigación y acción social, para esto se realizaron las siguientes actividades:
- Identificación de los usuarios de los procesos.
- Identificación de los procesos.
- Identificación de la información, sus entradas y salidas.
- Identificación de las personas generadoras, receptoras y custodios de la información.
- Elaboración de los diagramas de flujo de la información. Los diagramas producto del mapeo de la información contaron con la validación de los encargados de cada proceso, entre los principales responsables figuran: la dirección de EBCI, la coordinación de la Comisión de Trabajos Finales de Graduación, de la Comisión de Currículo, de la Comisión de Investigación, de la Comisión de Acción Social, del proyecto de Trabajo Comunal Universitario, miembro del grupo editor de la revista e-Ciencias de la Información y la Jefatura Administrativa.
- Inventario de recursos de información. Este punto contempló la localización, inventario y organización de la información identificada con el mapeo de la información. Con este fin se realizó una base de datos con el software LibreOffice Base.
- Organización de los recursos de información. La información registrada en el inventario de recursos de información fue organizada en carpetas y clasificada según los ejes de docencia, investigación y acción social.
- Esquema de organización. Se
seleccionó un esquema de organización de tipo ambiguo orientado a
tareas. La ambigüedad permite ubicar un determinado contenido en dos o
más lugares distintos del sitio, esto se utilizó en los recursos de
información de mayor uso con el fin de que fueran fácilmente
localizados por los usuarios, tal es el caso del enlace a la revista
e-Ciencias de la Información, ubicada en el menú principal (presente en
todas las páginas del sitio) y en la sección de Productos y Servicios
de Información.
Por su parte, la orientación a tareas permitió organizar el sitio con los principales procesos y tareas que desarrolla la Escuela.
- Estructura de organización. Se
seleccionó una estructura jerárquica de tipo ancha, con el fin de
limitar al mínimo la cantidad de clics que el usuario debe hacer para
encontrar la información.
- Metadatos. Este procedimiento lo
realizará el Centro de Informática en el momento en que lleve a cabo la
programación del sitio.
b. Navegación del portal web, lo cual contempló las siguientes actividades:
- Elaboración de la página principal. Es uno de los principales elementos de un sitio pues es lo que todo usuario visibiliza al ingresar al sitio, desde este recurso se refiere al usuario al resto de los recursos del sitio web.
c. Etiquetas del portal web, a través de las etiquetas se facilitó la labor de identificar los principales elementos de las páginas del portal, precisamente es a través de ellas que se normaliza la representación general del contenido que se señala en las barras de menú.
d. Búsqueda del portal web, se incluyó un buscador en la estructura del portal con el fin de apoyar a los usuarios en la localización de la información, en caso de que estos lo requieran.
Es importante mencionar que con el fin de diseñar un sitio web de utilidad, el portal fue enfocado como un sistema de información basado en web, por lo que contempló la identificación del hardware, el software, la conectividad, las personas y los procesos necesarios para su desarrollo. Para la identificación de los contenidos y obtener el visto bueno del diseño y la arquitectura de información, se contó con la participación de un grupo de docentes, estudiantes y administrativos, en un grupo focal. A su vez, la identificación de los recursos humanos y tecnológicos requirió de la realización de un segundo grupo focal, el cual consultó a las encargadas de la gestión administrativa de EBCI y a especialistas en el área tecnológica de la Escuela y la Universidad (Centro de Informática-CI).
Como
parte de las delimitaciones de la investigación, se trabajó únicamente
con los contenidos que forman parte de la Internet de la Escuela, esto
es, lo que se divulga hacia afuera. La investigación empleó como
actividad innovadora las disciplinas de arquitectura y mapeo de la
información. Este último proceso contempló la identificación de los
flujos de la información y su representación mediante diagramas de
flujo. A su vez, con el mapeo de la información se estableció otra de
las delimitaciones de la investigación, correspondiente a mapear la
información únicamente en las áreas de docencia, investigación y acción
social. No obstante, para la representación de los contenidos fueron
elaborados los diagramas o mapas de navegación de todos los contenidos
del portal web: docencia, investigación, acción social, antecedentes de
la Escuela, carreras, apoyo académico, productos y servicios, recursos
en línea, entre otros.
Adicionalmente, se planteó la posibilidad de que el Grupo Gestor de Contenidos se conforme de la siguiente manera:
A nivel interno, fueron señaladas las siguientes opciones de seguridad para ser tomadas en cuenta a la hora de desarrollar el portal web (Calvo, 2014b):
El mapeo de la información se convirtió en la etapa más rigurosa del proceso de investigación. La elaboración de cada uno de los diagramas de flujo de la información requirió de un arduo proceso de revisión bibliográfica, consulta a los encargados de los procesos y validación de cada uno de los diagramas por parte de los encargados. En total, se construyeron 84 páginas, las cuales contienen el mapeo de la información en docencia, investigación y acción social.
c. Etiquetas del portal web, éstas fueron ubicadas en forma alfabética. A continuación se presenta un extracto del sistema de etiquetas elaborado, correspondiente a las letras S, T y U.
d. Búsqueda del portal web, ver el buscador del sitio en la Figura 2.
4. RESULTADOS
4.1. Objetivos, misión y caracterización de los usuarios meta del portal web
A continuación se indican la misión,
la visión y el
objetivo general establecidos para el portal web:
Misión:
Desarrollar y mantener un portal de acceso y gestión de la información
y el conocimiento de la Escuela de Bibliotecología y Ciencias de la
información de la Universidad de Costa Rica, apoyado en modernas
tecnologías de información y comunicación, que contribuya a divulgar y
compartir el quehacer académico, investigativo y labor social de la
Unidad Académica.
Visión:
Constituirse en un portal académico de excelencia, que brinda variedad
de contenidos y servicios de navegación, recuperación y divulgación de
la información por medio de servicios tales como motores de búsqueda,
directorios, noticias, correo electrónico y otros, que faciliten el
acceder y compartir la información y el conocimiento en apoyo a los
ejes de docencia, investigación y acción social de la Escuela de
Bibliotecología y Ciencias de la información de la Universidad de Costa
Rica.
Objetivo
general: Desarrollar un sistema de información basado en web denominado
Portal WEBCI, que permita el acceso y gestión de la información y el
conocimiento; así como la divulgación del quehacer de la Escuela de
Bibliotecología y Ciencias de la información de la Universidad de Costa
Rica, en docencia, investigación y acción social, acorde a las
necesidades de sus docentes, estudiantes y administrativos.
Referente
a la caracterización de los usuarios meta del portal web, se identificó
que las poblaciones estudiantil y docente de las carreras de
bachillerato y licenciatura se encuentran conformadas mayoritariamente
por mujeres y, en el caso del personal administrativo, predominan los
hombres. Además, en el Bachillerato con énfasis en Ciencias de la
Información se ubica una mayor cantidad de estudiantes, seguido por el
Bachillerato con énfasis en Bibliotecas Educativas y la Licenciatura
respectivamente. El rango de edades oscila entre 17-56 años para los
estudiantes, de los 30-58 años para los docentes y de 25-54 años en el
caso de los administrativos (ver cuadros en Apéndice A).
De
igual forma, en el Apéndice A se puede observar la diversidad de las
áreas de conocimiento en que los docentes y administrativos se han
formado. Entre las especialidades se incluyen la Bibliotecología, la
Computación e Informática, la Administración Educativa, la
Administración de Empresas, la Ingeniería en Sistemas, la Teología,
entre otras (Comisión de Autoevaluación citado por Calvo, 2014a) (ver
cuadros en Apéndice A).
Lo
anterior evidencia la multidisciplinariedad que caracteriza a la
ciencia bibiotecológica y de la información y, en particular, a los
planes de estudio de la EBCI, que se nutren de diversas áreas de
conocimiento para dar respuestas a las necesidades del cambiante
entorno. Es preciso indicar que, cuando fue analizado el rango de
edades así como el resto de los elementos de los usuarios meta del
portal web, se determinó que el sitio a desarrollar debía ser adecuado
para la consulta de jóvenes y adultos, con interfaz agradable, sobria y
fácil de usar.
Por
lo tanto, la caracterización de los usuarios meta del portal web
permitió brindar la imagen gráfica, la navegación y los contenidos
acordes a la audiencia del sitio, es decir, a las necesidades de sus
usuarios.
4.2. Identificación de los contenidos del portal web
Debido
a la gran cantidad de contenidos identificados, estos no se presentan
en su totalidad; en su lugar, se presenta la Figura 1 que muestran los
principales contenidos extraídos del mapa del sitio.
4.3. Determinación de los recursos humanos y tecnológicos
Con
respecto a los recursos humanos, se planteó la conformación de un
equipo de trabajo denominado Grupo Gestor de Contenidos, que estará
encargado de:
-
La gestión de los contenidos del Portal WEBCI.
-
Que la renovación de los contenidos contemple la revisión y actualización de horarios, fechas y trámites, entre otros, de los contenidos generados por la EBCI.
-
Que se elaboren plantillas para completar la información cuando se soliciten actualizaciones.
-
Que la actualización sea un proceso articulado con el RID (Recursos Informáticos Desconcentrados) de la EBCI y el Grupo Gestor de Contenidos.
-
Que la actualización sea un proceso continuo, realizado según el tipo de información y en el momento que sea necesario.
-
Establecer las políticas de seguridad, uso y actualización (Calvo, 2014b).
Adicionalmente, se planteó la posibilidad de que el Grupo Gestor de Contenidos se conforme de la siguiente manera:
- Coordinador
del Grupo Gestor de Contenidos: coordinador del proyecto del portal
web. Recibe la información que le hace llegar el resto de los miembros;
se encarga de que esta sea actualizada en el portal y avala sus
contenidos. Delega las responsabilidades con el apoyo de los miembros.
- Dirección
de EBCI: avala los contenidos del portal. Miembro del área de Docencia:
coordinador o miembro de la Comisión de Currículo. Brinda los
contenidos de docencia y las carreras, y avala los contenidos del
portal.
- Miembro
del área de Investigación: coordinador o miembro de la Comisión de
Investigación. Brinda los contenidos de investigación y avala los
contenidos del portal.
- Miembro
del área de Acción Social: coordinador o miembro de la Comisión de
Acción Social. Brinda los contenidos de acción social y avala los
contenidos del portal.
- Miembro
de la Jefatura Administrativa: jefa administrativa de EBCI. Brinda los
contenidos del apoyo académico y avala los contenidos del portal.
- Miembro
representante de los estudiantes: revisa los contenidos de interés de
los estudiantes, informa sobre nuevos contenidos que necesiten y avala
los contenidos del portal. (Calvo, 2014b)
Por
otra parte, los recursos tecnológicos contemplan el hardware, el
software y la conectividad necesarios para el Portal WEBCI. Se logró
identificar los siguientes (Calvo, 2014b):
- Servidor virtual: es proporcionado
por el Centro de Informática.
- Sistema
Gestor de Contenidos: el sistema sería Drupal, el cual es proporcionado
por el Centro de Informática; no obstante, las actualizaciones las
realiza la Unidad Académica.
- Computadora
de escritorio: debe estar acorde con los estándares actualizados para
los equipos tecnológicos del Centro de Informática.
- Conexión a Internet: este servicio
es administrado y brindado por el Centro de Informática.
A nivel interno, fueron señaladas las siguientes opciones de seguridad para ser tomadas en cuenta a la hora de desarrollar el portal web (Calvo, 2014b):
- Se debe crear un protocolo de
respaldos semanal y mensual.
- Realizar actualizaciones
transparentes al contenido y periódicas.
- Tener
al menos dos niveles de aprobación de publicación de contenidos: un
revisor y un editor (los editores serían los miembros del Grupo Gestor
de Contenidos y el revisor sería el coordinador).
- Limitar usuarios de la publicación
(cantidad limitada de usuarios para mantenimiento del contenido).
- Se debe tener una clave de
administración (las contraseñas deben ser seguras).
- El equipo debe estar en el Centro
de Datos del Centro de Informática para asegurar el funcionamiento 24/7.
- Se deben actualizar las versiones del software Drupal cada vez que exista una nueva; para esto debe estar una persona a cargo de hacerlo y de realizar las configuraciones del sitio (esto estaría a cargo del RID de EBCI)
4.4. Diseño de la arquitectura de información y Elaboración de los diagramas para la representación de los contenidos
a.
Organización
del portal web, lo cual contempló las siguientes actividades:
- Establecimiento de los flujos de información., a través de esta etapa fue realizado el mapeo de la información. Los flujos de información se plasmaron a través de tres diferentes recursos:
- Fichas de descripción general de los procesos y subprocesos (ver ejemplo en Apéndice C).
- Fichas de descripción de los procedimientos (ver ejemplo en Apéndice D).
- Diagramas de flujo de los procedimientos (ver ejemplo en Apéndice E).
El mapeo de la información se convirtió en la etapa más rigurosa del proceso de investigación. La elaboración de cada uno de los diagramas de flujo de la información requirió de un arduo proceso de revisión bibliográfica, consulta a los encargados de los procesos y validación de cada uno de los diagramas por parte de los encargados. En total, se construyeron 84 páginas, las cuales contienen el mapeo de la información en docencia, investigación y acción social.
- Inventario
de recursos de información, en total se registraron en el inventario
111 recursos de información. En la Tabla 2 se puede observar parte de
un informe de la base de datos.
- Organización de los recursos de información.
- Esquema de organización (Ver Figura 2).
- Estructura de organización (Ver Figura 2).
- Metadatos, con el fin de facilitar esta labor se elaboró un esquema de etiquetas que identifican los principales elementos de las páginas del sitio.
b. Navegación del portal web, la cual
contempló:
- Elaboración de la página principal. en la Figura
2 se muestra la página principal del portal web.
- Selección de los elementos de navegación, se integraron los siguientes:
- Mapa
del sitio o blueprint (ver Figura 1). Este elemento brinda la
representación de las principales áreas de organización y etiquetado
del portal.
- Mapas de navegación o wireframe. A través de este recurso se muestra la forma en que estarán estructurados los contenidos del sitio (ver ejemplo en Apéndice E). En total se realizaron 77 páginas correspondientes a cada una de las páginas del portal web.
- Barras de navegación.
- Banners. Estos se propusieron para informar sobre las novedades de la EBCI.
c. Etiquetas del portal web, éstas fueron ubicadas en forma alfabética. A continuación se presenta un extracto del sistema de etiquetas elaborado, correspondiente a las letras S, T y U.
- S, T, U
- Servicios (Use, Productos y Servicios)
- Sistema Administrativo de Matrícula
- Sistema de Bibliotecas SIBDI
- Sistema de Declaración Jurada
- Sistema de Expediente único
- Sistema de Matrícula Estudiantil
- Sistemas de Apoyo a la Docencia
d. Búsqueda del portal web, ver el buscador del sitio en la Figura 2.
4.5. El sitio web como sistema de información
Para desarrollar el
proyecto
del rediseño del sitio web de EBCI como mecanismo para fortalecer la
comunicación con sus poblaciones, resultó fundamental enfocarlo como un
sistema de información, lo cual claramente tiene un mayor alcance que
la creación de un sitio web tradicional.
Lo
anterior se plantea de esta forma por cuanto los sitios web deben
responder a los objetivos de la organización y ser orientados como
proyectos continuos en constante mejora, que evolucionan con los
cambios del entorno, sean estos del exterior o bien a lo interno de la
institución.
Al
dotar el proyecto de esta condición, se logró identificar todos los
elementos necesarios para desarrollarlo (hardware, software,
conectividad, recurso humano y procesos). Esto, a su vez, ha facilitado
el desarrollo de las actividades propuestas y las acciones de
seguimiento para alcanzar los objetivos.
4.6. Estado actual del proyecto
A
finales del mes de junio de 2014, fue enviado el oficio E-BCI-658-2014
con todos los insumos desarrollados en la investigación al Centro de
Informática de la UCR, con el fin de que dicha instancia continúe con
las siguientes etapas de diseño, programación e instalación en el
servidor del sitio web de la EBCI. El oficio en cuestión incluyó,
además, la solicitud de capacitación de parte del personal de la
Escuela en el software Drupal, sobre el cual estará soportado el portal
web (Comunicación personal, M. Gil Calderón, 8 de julio, 2014).
Con
respecto a la solicitud anterior, el diseñador web del Centro de
Informática envió a finales del mes de setiembre de 2014 el diseño
visual (ver Figura 4) del sitio web de la EBCI sobre el cual indicó que
fue adecuado a las posibilidades del CI y acorde a los estándares
institucionales (Comunicación personal, A. Fonseca Calvo, 26 de
setiembre, 2014). Sobre la capacitación en el software Drupal, se
programó una reunión en el CI para inicios del mes de octubre 2014, con
el fin de discutir este punto. Se espera que durante el mes de octubre
se haga la entrega oficial del sitio web por parte del Centro
(Comunicación personal, M.C. Sandí Sandí, 24 de setiembre, 2014).
Sobre
la capacitación en el software Drupal, se programó una reunión en el CI
para inicios del mes de octubre 2014, con el fin de ver este punto, se
espera que para el primer trimestre del año 2015 se brinde la
capacitación. A inicios del mes de diciembre del 2014, se hizo entrega
oficial del sitio web de la EBCI por parte del Centro de Informática.
Está pendiente el ingreso de la información al sitio previo a su puesta
en marcha y difusión.
Lo
anterior abarca inclusive la etapa de implementación del portal web.
Debido al enfoque del sistema de información otorgado, se identificó el
recurso humano que debería estar a cargo de este proyecto. Al respecto,
en el oficio E-BCI-731-14 se señala a la persona encargada de hacer
control de calidad de los contenidos del sitio web (Comunicación
personal, M.C. Sandí Sandí, 28 de julio, 2014).
Adicionalmente,
se espera que a inicios del año 2015 la Dirección de la Escuela de
Bibliotecología y Ciencias de la Información designe a los integrantes
del Grupo Gestor de Contenidos y a los administradores del sitio web
que finalmente se encargarían de la administración de los contenidos y
del sitio, respectivamente. A su vez, es preciso que la Dirección de
EBCI realice el seguimiento de la solicitud enviada al Centro de
Informática, con respecto a la capacitación en el software Drupal
seleccionado como el Gestor de Contenidos sobre el que estará soportado
el portal web de la Escuela.
5. CONCLUSIONES
Se
concluye que la identificación de los contenidos realizada a través de
la consulta a docentes, estudiantes y administrativos así como del
grupo focal con las encargadas de la gestión administrativa y expertos
en el área tecnológica para identificar recursos humanos y
tecnológicos, fue un claro ejemplo de la importancia de involucrar
desde el inicio de un proyecto a los usuarios del sistema. Esto ha
permitido que se sientan parte de los procesos realizados y mejora su
disposición para participar eventualmente en el proyecto como parte del
Grupo Gestor de Contenidos, o bien administrando el sitio web.
Por
otra parte, el mapeo de la información realizado en la investigación
tuvo un fuerte impacto a nivel organizacional en la medida que mejoró
la forma en que dicha información es gestionada. De igual forma,
permitió generar conciencia sobre el valor que tiene la información
para cada uno de los procesos institucionales y su relevancia para la
toma de decisiones. Asimismo, permitó identificar información y
procesos que no estaban claramente identificados, lo cual es un insumo
sumamente valioso para la gestión diaria de la Unidad Académica.
El
empleo de la arquitectura de información permitió planificar de forma
adecuada el trabajo, así como diseñar el portal web acorde a las
necesidades de los usuarios en un entorno estructurado adecuadamente,
útil y fácil de utilizar. Por ejemplo, permitió que la mayoría de
servicios y recursos de información tanto a nivel de la Universidad
como de la Unidad Académica que generalmente se encontraban dispersos y
en forma parcial, estuvieran centralizados y fáciles de localizar a
través del sitio web de EBCI. A su vez, los insumos obtenidos con la
aplicación de esta disciplina facilitarán la ejecución del resto de las
etapas, tal es el caso de la actualización, que además de dar
continuidad al proyecto, permitirá que la información esté a
disposición de los usuarios en el momento en que la necesiten.
En
definitiva, se evidencia la importancia de los procesos de
autoevaluación que apuntan hacia el mejoramiento continuo. La presente
investigación es un claro ejemplo de los proyectos o acciones de mejora
que pueden ser desarrollados con el fin de subsanar debilidades y
mejorar continuamente, sobre todo en un área tan sensible como lo es la
comunicación con las poblaciones que integran la Escuela.
6. REFERENCIAS
Alpízar Jara, L., Arguedas Ferreto, L., Flores de la Fuente, M. L. y Solano Siles, M. (2005). Aspectos que deben considerarse en la creación de una Intranet en apoyo a la gestión de la Escuela de Bibliotecología de la Universidad de Costa Rica [Trabajo final de curso de la carrera de Maestría en Bibliotecología y Estudios de la Información]. San José: Autoras.
Calvo Guillén, G. (2014a). Diseño de un sistema de información basado en Web para la divulgación del quehacer de la Escuela de Bibliotecología y Ciencias de la Información, en docencia, investigación y acción social (tesis de licenciatura). Escuela de Bibliotecología y Ciencias de la Información, Universidad de Costa Rica, Sede Rodrigo Facio.
Calvo Guillén, G. (2014b). Manual de procedimientos: Portal WEBCI. San José: Escuela de Bibliotecología y Ciencias de la Información, Universidad de Costa Rica.
Coutín Domíngez, A. (2002). Arquitectura de la información para sitios web. Madrid: Anaya Multimedia.
Escuela de Bibliotecología y Ciencias de la Información [EBCI]. Comisión de Autoevaluación. (2013). Informe de autoevaluación del periodo 2007-2012. San José, C.R.: UCR.
García Gómez, J. C. (2001). Portales de internet: concepto, tipología básica y desarrollo. El profesional de la información, 10(7-8), pp. 4-13. Recuperado de http://elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2001/julio/2.pdf
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Pérez-Montoro Gutiérrez, M. (2010). Arquitectura de la información en entornos web. España: Ediciones TREA.
Ramírez Azofeifa, A. R. y Vargas Sotela, J. (1997). Página de presentación de la Escuela de Bibliotecología y Ciencias de la Información de la Universidad de Costa Rica [sitio web] (tesis de licenciatura). Escuela de Bibliotecología y Ciencias de la Información, Universidad de Costa Rica, San José, Costa Rica.
7. APéNDICES
Rediseño
de un sitio web como sistema de información mediante la arquitectura de
información: en busca del fortalecimiento de la comunicación by Ginnette Calvo Guillén is licensed under a Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional License.
7. NOTAS
[1] La
investigación es producto del trabajo final de graduación titulado
“Diseño de un sistema de información basado en Web para la divulgación
del quehacer de la Escuela de Bibliotecología y Ciencias de la
Información, en docencia, investigación y acción social”, junio 2014.
[2] Universidad de Costa Rica. Escuela de Bibliotecología y C.I. COSTA RICA. ginnette.calvoguillen@ucr.ac.cr