Propuesta para mejorar el proceso de cierre contable y presupuestario de la Junta de Protección Social de San José

Abstract

El objetivo general de esta investigación es plantear procedimientos y métodos de trabajo con el fin de que el Departamento de Contabilidad y Presupuesto de la Junta de Protección Social de San José (JPSSJ) reduzca el tiempo que dura el proceso de cierre contable y presupuestario, incluyendo la emisión de la información financiera. La JPSSJ es una institución pública de bien social que por más de 160 años su principal objetivo ha sido la caridad, y tiene a su cargo la administración y distribución de las diversas loterías nacionales existentes, así como de los cementerios General y Metropolitano. Actualmente, el Departamento de Contabilidad y Presupuesto de la JPSSJ es el encargado de generar y enviar a las autoridades superiores los estados financieros e informes de ejecución presupuestaria los días 20 y 22 respectivamente; sin embargo, la institución tiene especial interés en que dicha información se emita en un periodo menor para así cumplir a cabalidad con los requerimientos solicitados por la Gerencia, y las entidades externas de fiscalización y supervisión, como son la Contraloría General de la República y la Autoridad Presupuestaria. Para ello, el presente proyecto desarrolla una investigación de tipo descriptiva y analítica de los procesos que se realizan en el Departamento de Contabilidad y Presupuesto, la cual permitirá identificar las actividades que agregan o no valor al proceso, así como las deficiencias que impiden un flujo de información adecuado que origina que el proceso de cierre sea extenso y que la emisión de los estados financieros se realice quince días hábiles después de que el mes ha finalizado. Dentro de sus principales conclusiones se encuentra que la esencial área de mejora en el actual proceso de cierre contable presupuestario se presenta en las secciones de Contabilidad General, Presupuesto y Control y Registro, primordialmente en los subprocesos de registro de excedentes, planillas, y operaciones de caja y bancos, pues debido a la falta de un sistema de información integrado, diversas tareas son registradas manualmente, duplicando actividades, alargando los tiempos de entrega y restando confiabilidad a la información. Con base en todo lo anterior, se recomienda que la organización analice los flujos de información para las áreas que se encuentran íntimamente ligadas al proceso del cierre contable, como son Contabilidad, y Presupuesto y Tesorería. Se propone utilizar técnicas cuantitativas que facilitarán la recopilación, agrupación y análisis de los datos generados por los procesos. Desarrollar interfases en los módulos de los departamentos o secciones que proveen de información a la Sección Contabilidad, evitando así la duplicidad de funciones, la digitación manual y logrando que se realicen consultas en tiempo real.