Diseño de una guía metodológica para evaluar la gestión estratégica de la Oficina de Administración Financiera (OAF) de la Universidad de Costa Rica

Abstract

La Oficina de Administración Financiera (OAF) de la Universidad de Costa Rica tiene 88 colaboradores y un presupuesto anual superior a los dos mil millones de colones; su función principal consiste en tramitar todo lo relacionado con los ingresos y egresos de los dineros de la universidad y controlar la ejecución del presupuesto institucional. Durante este proyecto se realiza una revisión del Plan Estratégico OAF 2016-2020 y el Plan Operativo OAF 2017 en los que se identifican las siguientes condiciones: objetivos genéricos, objetivos estratégicos sin temporalidad, falta de vinculación estratégico-operativa, inexistencia de vinculación entre la planeación y el presupuesto. Adicionalmente, se evidencian otras deficiencias al no existir evaluación de riesgos ni disponibilidad de indicadores que permitan medir el avance de los proyectos, la ejecución de recursos, la calidad de la gestión y su eficiencia. La aplicación de herramientas especializadas en la etapa de diagnóstico atribuye el 60% de las causas analizadas a la deficiencia en la gestión estratégica y operativa. Se evidencia una fuerte correlación de causalidad entre las causas identificadas, por lo que deben ser abordadas de manera integral. La aplicación de las matrices de factores internos y externos determinaron que la OAF tiene fuerzas internas favorables y responde medianamente a las amenazas del entorno, por lo que tiene oportunidad de mejorar en este aspecto. Se desarrolla una guía metodológica para la OAF que incluye el proceso de diagnóstico, diseño de instrumentos de planificación (estratégica y operativa) y su evaluación, que contemplen aspectos como: vinculación estratégica, seguimiento, administración del riesgo e indicadores. Esta metodología posee un enfoque integral de sistemas que permite dar solución a problemas complejos que involucran varios niveles y áreas de la organización. Adicionalmente, se considera la posición estratégica de la OAF, de modo que puedan aprovecharse sus fortalezas y oportunidades, al tiempo que sean observadas sus debilidades y amenazas. El enfoque sugerido integra el modelo de excelencia de Malcolm Baldrige, el modelo de gestión por resultados, las cuatro disciplinas de la ejecución de Sean Covey y la administración de riesgos, lo que proporciona un enfoque novedoso en esta temática y que pretende fortalecer el proceso de planeación estratégica. Se diseña una herramienta para evaluar el plan estratégico y operativo de la OAF y al aplicarla se obtuvo un cumplimiento del 28% y del 50% respectivamente; se comprueba que los objetivos estratégicos no son medibles ni temporizados y que no existen evidencias de ser realistas. Lo anterior es prueba de la brecha existente y la necesidad que tiene la OAF de adoptar las medidas propuestas para subsanar estas deficiencias. Asimismo, se aplica un ejemplo piloto en la línea estratégica de Gobierno Abierto, en la que se formulan estrategias, tácticas, vinculación estratégica, asignación de recursos (humanos y financieros) y se desarrollan indicadores con el fin de evidenciar la aplicación de la guía metodológica propuesta.