Propuesta del nuevo Sistema de Información de Planes de Estudio de la Universidad de Costa Rica aplicando el concepto de reingeniería

Abstract

Dedicarse a la administración de una empresa es una actividad agotadora, pero importante para su buen funcionamiento y desarrollo. Estas dos últimas tareas son los cimientos del éxito de la organización para el futuro, siempre y cuando las actividades que se realicen ofrezcan una visión y fortalezas necesarias para lograrlo. Una de las herramientas de gran potencial para obtener fuertes bases en cualquier negocio es su información y, ante todo, su adecuado manejo; por esta razón, las empresas hacen fuertes inversiones en tecnología de información. La Universidad de Costa Rica, como una organización grande y compleja, ha utilizado una gran cantidad de capital para que su infraestructura tecnológica soporte las demandas de información que solicitan sus clientes, tanto externos como internos. Por lo tanto, es básico en este estudio profundizar en el tema de las tecnologías de información, con el objetivo de familiarizar al lector acerca de los términos que involucran una infraestructura tecnológica. La tecnología de información (IT), según lo definido por la Asociación de la Tecnología de Información de América (ITAA), es el estudio, diseño, desarrollo, implementación, soporte o dirección de los sistemas de información computarizados, en particular de software de aplicación y hardware de computadoras.; esta se ocupa del uso de las computadoras y su software para convertir, almacenar, proteger, procesar, transmitir y recuperar la información. Representan un apoyo significativo para todas aquellas empresas cuya visión las encamina hacia un futuro exitoso en su desempeño dentro del mercado. Como parte de este tema, se incorporan también los sistemas de información, los cuales permiten administrar y procesar los datos de un negocio. Al igual que muchas empresas, la Universidad de Costa Rica ha apostado en estos sistemas para contribuir con el control y manejo de sus datos. Un sistema de información consiste en un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de la empresa. Partiendo del hecho de que la información es un recurso valioso para la Institución, los sistemas resultan ser una herramienta muy útil, ya que con su aplicación se obtienen mejores resultados en el manejo de los datos corporativos que se generen, con el fin de poder utilizarlos de forma oportuna para tomar decisiones. Como cualquier otro recurso, las tecnologías de información también tienen un ciclo de vida; este consiste en un patrón predecible, desde su introducción y desarrollo hasta su saturación y sustitución. Este ciclo de vida es impactado directamente por los cambios y avances del entrono empresarial. Con el paso del tiempo, las tecnologías comienzan a alcanzar sus límites superiores, tanto de sus capacidades de desempeño como de la difusión de su uso. Un sistema de información puede permanecer en su etapa de madurez durante algún tiempo; o bien, puede ser reemplazado por otro que ofrezca un desempeño superior. En los últimos años, la plataforma tecnológica de la Universidad ha venido evolucionando de acuerdo con las propuestas que el ambiente sugiere. Se ha incursionado en sistemas y aplicaciones nuevas que utilizan Internet, las cuales puedan ser utilizadas desde cualquier parte para proporcionar mejores servicios a la población estudiantil. Estos cambios han dado buenos resultados a la Institución y por ello se ha puesto énfasis en rediseñar muchos de los sistemas existentes hacia este nuevo enfoque web. Para efectuar este tipo de cambios estratégicos propuestos, es necesario explicar el término de reingeniería. En la actualidad, ha surgido una nueva tendencia en el desarrollo de las empresas y que ha resultado de los cambios cada vez más rápidos dentro del entorno de esta. La reingeniería viene a dar la pauta para nuevos cambios en la forma de operar de las empresas. De acuerdo con Thomas Bateman, la idea fundamental de este concepto es revolucionar sistemas y procesos organizacionales claves, respondiendo a la forma en que debe operar eficiente y eficazmente la empresa. La reingeniería no consiste en efectuar cambios modestos en la organización, se trata de rediseñar por completo la operación en formas revolucionarias para poder alcanzar los mayores beneficios posibles para el cliente y para la organización. La reingeniería es un concepto amplio que también es aplicable a los sistemas de información, por lo que también existe la reingeniería de sistemas. Esta consiste en la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en cuanto al rendimiento, costos, calidad, servicio y rapidez.