Propuesta de mejora de la gestión empresarial de OPB Arquitectos, basada en el modelo ABM

Abstract

La administración basada en actividades (ABM; del inglés “Activity-based Management”) tiene sus raíces en el costeo basado en actividades (ABC; del inglés “Activity-based Costing”), el cual tiene como finalidad revertir la tendencia del incremento de costos indirectos como efecto secundario de la automatización de procesos de producción. Para tal fin, se realiza un análisis previo, en el cual se identifican aquellas actividades que son necesarias para elaborar un producto o, en su defecto, para brindar un servicio, y se dividen en las que agregan valor al proceso y en las que no lo agregan. Seguidamente, se intenta la minimización o eliminación de las actividades que no representan un valor agregado y se establecen parámetros de control para todas las actividades clave. La administración basada en actividades va más allá y no se limita al análisis y control de costos, sino que busca proveer información para los diferentes áreas de gestión de una empresa a través del control y la evaluación continua de sus actividades clave. Contrario a la profesión tradicional e histórica de un arquitecto, que consistía en diseñar y realizar obras específicas de alto valor artístico o social, la consultoría en arquitectura no abarca solamente el diseño de una obra puntualmente contratada, sino que trata de convertir las necesidades actuales y futuras de sus clientes en un producto de valor agregado que se adapta de manera flexible a sus diferentes requerimientos. De paso, la gestión de una oficina de arquitectura con equipos de trabajo que participan simultáneamente en uno o varios proyectos requiere de la unificación de estándares y la evaluación continua de parámetros que garanticen la competitividad de la empresa a lo largo de su existencia. Sin embargo, tanto el arquitecto tradicional como la oficina de consultoría se enfrentan a una misma situación: la singularidad de cada uno de sus diseños como producto de su trabajo y por ende variaciones en la asignación de recursos en cada proyecto ejecutado. El presente trabajo pretende identificar posibilidades de mejora en la gestión de la oficina de consultoría en arquitectura OPB Arquitectos, una empresa costarricense que tiene casi cuatro décadas de existir en el mercado y que ha demostrado un crecimiento sostenible de sus operaciones. Sin embargo, ante la carencia de un sistema que permita en la actualidad analizar objetivamente cada una de sus áreas de gestión, el presente documento ilustra la implementación de una serie de herramientas, indicadores de rendimiento y mecanismos de control para las áreas de personal y recursos, procesos internos y control de calidad, proveedores, clientes, contratación de proyectos y gestión financiera. Para esto se utiliza como marco de referencia el modelo de administración basada en actividades.